CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐẤT ĐAI TẠI TỈNH BẮC
3.2. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin đất đai
3.2.1. Đặc tả yêu cầu người dùng
a. Yêu cầu về dữ liệu
Cơ sở dữ liệu đất đai bao gồm 02 thành phần dữ liệu không gian và các dữ liệu thuộc tính.
Hình 3.1. Các thành phần của cơ sở dữ liệu đất đai
Dữ liệu không gian
Được lập để mô tả các yếu tố gồm tự nhiên có liên quan đến việc sử dụng đất bao gồm các thông tin:
- Thửa đất (hình thửa): vị trí, hình dạng, kích thước, tọa độ đỉnh thửa, số thứ tự, diện tích, mục đích sử dụng của các thửa đất;
- Hệ thống thủy văn: vị trí, hình dạng, diện tích của hệ thống thủy văn gồm sông, ngòi, kênh, rạch, suối; hệ thống thủy lợi gồm hệ thống dẫn nước, đê, đập, cống;
hệ thống đường giao thông gồm đường bộ, đường sắt, cầu và các khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín;
- Mốc giới, địa giới: vị trí, tọa độ các mốc giới;
- Đường địa giới: vị trí, tọa độ các đường địa giới hành chính các cấp, ranh giới hành lang bảo vệ an toàn công trình;
- Điểm tọa độ địa chính;
Dữ liệu thuộc tính
Được lập để thể hiện nội dung của Sổ mục kê đất đai, Sổ địa chính, sổ cấp giấy và Sổ theo dõi biến động đất đai bao gồm các thông tin:
- Thửa đất gồm mã thửa, số tờ, số thửa, diện tích, loại đất;
- Người sử dụng đất: tên chủ sử dụng đất, mã đối tượng sử dụng đất cho từng chủ sử dụng đất, ngày sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân, địa chỉ ;
- Người quản lý đất: tên tổ chức được giao quản lý, tên mã đối tượng được giao quản lý đất;
- Hình thức sử dụng đất: dữ liệu về hình thức sử dụng chung, hình thức sử dụng riêng;
- Mục đích sử dụng đất: dữ liệu về mục đích sử dụng đất theo quy hoạch, theo GCN, theo chỉ tiêu kiểm kê;
- Nguồn gốc sử dụng đất;
- Thời hạn sử dụng đất;
- Nghĩa vụ tài chính về đất đai;
- Nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: dữ liệu về nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất.
- Giấy chứng nhận: dữ liệu số phát hành giấy, số vào sổ cấp giấy, mã vạch giấy.
- Biến động về sử dụng đất trong quá trình sử dụng: dữ liệu về thời điểm đăng ký biến động, nội dung biến động, chỉ số tra cứu biến động.
- Đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất: dữ liệu về tên gọi và mã của đối tượng, dữ liệu về người quản lý đất, diện tích của đối tượng chiếm đất.
Yêu cầu tối thiểu của cơ sở dữ liệu
- Từ cơ sở dữ liệu địa chính in ra được: Giấy chứng nhận; bản đồ địa; Sổ mục kê đất đai và Sổ địa chính theo quy định; Biểu thống kê, kiểm kê đất đai, các biểu tổng hợp kết quả cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động về đất đai theo quy định;
Trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính của thửa đất.
- Tìm được thông tin về thửa đất khi biết thông tin về người sử dụng đất, tìm được thông tin về người sử dụng đất khi biết thông tin về thửa đất; tìm được thông tin về thửa đất và thông tin về người sử dụng đất trong dữ liệu thuộc tính địa chính thửa đất khi biết vị trí thửa đất trên bản đồ địa chính, tìm được vị trí thửa đất trên bản đồ địa chính khi biết thông tin về thửa đất, người sử dụng đất trong dữ liệu thuộc tính địa chính thửa đất.
- Tìm được các thửa đất, người sử dụng đất theo các tiêu chí hoặc nhóm các tiêu chí về tên, địa chỉ của người sử dụng đất, đối tượng sử dụng đất; vị trí, kích thước, hình thể, mã, diện tích, hình thức sử dụng, mục đích sử dụng, nguồn gốc sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất; giá đất, tài sản gắn liền với đất, những hạn chế về quyền của
người sử dụng đất, nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất; những biến động về sử dụng đất của thửa đất; số phát hành và số vào Sổ cấp Giấy chứng nhận;
b. Yêu cầu về chức năng của hệ thống
Yêu cầu chung của hệ thống
- Bảo đảm nhập liệu, quản lý, cập nhật được thuận tiện đối với toàn bộ dữ liệu địa chính;
- Đối với hồ sơ đăng ký cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu hoặc hồ sơ đăng ký biến động, hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu:
+ Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ;
+ Ghi nhận tình trạng xử lý hồ sơ: Chưa được xử lý; đang xử lý; đã xử lý;
đã trả người dân; bị hủy bỏ…
+ Phân quyền xem, chỉnh sửa và xử lý đối với thông tin trong hồ sơ: Xem thông tin hồ sơ; thêm mới hồ sơ vào hệ thống; chỉnh sửa thông tin trong hồ sơ; xử lý hồ sơ; xem kết quả xử lý hồ sơ; lưu kết quả xử lý hồ sơ;
hoàn thành việc xử lý hồ sơ, chỉnh lý biến động; hủy bỏ hồ sơ đã hoàn thành, khôi phục dữ liệu gốc…
- Bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin trong việc cập nhật, chỉnh lý dữ liệu địa chính; bảo đảm việc phân cấp chặt chẽ đối với quyền truy nhập thông tin trong cơ sở dữ liệu;
- Bảo đảm yêu cầu về an toàn dữ liệu;
- Thể hiện thông tin đất đai theo hiện trạng và lưu giữ được thông tin biến động về sử dụng đất trong lịch sử;
- Thuận tiện, nhanh chóng, chính xác trong việc khai thác, cung cấp các thông tin đất đai; trích lục bản đồ địa chính đối với từng thửa đất; trích sao Sổ địa chính, Sổ mục kê đất đai đối với từng thửa đất hoặc từng chủ sử dụng đất;
tổng hợp thông tin đất đai.
Yêu cầu các chức năng
- Nhóm chức năng quản trị hệ thống: cung cấp các chức năng quản trị, cấu hình hệ thống như: Quản trị và phân quyền người dùng; Cấu hình hệ thống;
Quản lý các module trong hệ thống; Quản lý các danh mục dùng chung; Các chức năng hỗ trợ duy trì hệ thống …
- Nhóm chức năng xử lý nội nghiệp: cung cấp các chức năng tin học hóa nghiệp vụ quản lý đất đai bao gồm: Đăng ký, quản lý, cấp giấy chứng nhận; Chỉnh lý biến động thửa đất; Quản lý lịch sử thửa đất;… Bên cạnh đó, nhóm này còn bao gồm các chức năng xử lý nghiệp vụ theo quy trình cho phép thiết kế các quy trình ví dụ quy trình cấp giấy chứng nhận sau đó áp dụng quy trình trong
quá trình xử lý nội nghiệp. Đối với hệ thống thông tin đất đai, tất cả các nghiệp vụ quản lý nhà nước về đất đai đều được thực hiện theo quy trình.
3.2.2. Tin học hóa quy trình nghiệp vụ
Có rất nhiều quy trình nghiệp vụ về công tác quản lý đất đai quy định tại Nghị định 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ. Tuy nhiên, trong phạm vi đề tài khảo sát một số quy trình nghiệp vụ cơ bản sau:
a. Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất lần đầu và đăng ký bổ sung đối với tài sản gắn liền với đất.
Đối với trường hợp người sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện dự án trên địa bàn tỉnh.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của Văn phòng đăng ký đất đai, nhập thông tin hồ sơ khi tiếp nhận, giao biên nhận cho người nộp hồ sơ, lập phiếu luân chuyển hồ sơ; lập danh sách các hồ sơ nhận trong ngày.
Bước 2: Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu phù hợp quy định của pháp luật thì thực hiện các công việc:
- Kiểm tra hồ sơ, lập phiếu giao nhiệm vụ và theo dõi thực hiện trình Giám đốc Văn phòng phê duyệt;
- Kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trên thực địa, trích lục hoặc trích đo địa chính thửa đất;
- Lấy ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước về tài sản (nếu có);
- Lập, gửi phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính sang thuế;
- Nhận lại kết quả thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất;
- Hoàn thiện, xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận và đơn đăng ký.
Bước 3: In Giấy chứng nhận; sắp xếp hoàn thiện hồ sơ chuyển đến Sở Tài nguyên và Môi trường.
Bước 4: Sở Tài nguyên và Môi trường: Kiểm tra hồ sơ và Giấy chứng nhận đã in; lập tờ trình; chuyển đến UBND tỉnh ký Giấy chứng nhận;
Nhận hồ sơ, Giấy chứng nhận đã ký từ UBND tỉnh và giao cho Văn phòng đăng ký đất đai.
Bước 5: Văn phòng đăng ký đất đai nhận hồ sơ và Giấy chứng nhận đã ký; cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai. Chuyển kết quả cho bộ phận một cửa để trả kết quả và thu phí, lệ phí.
Tiep nhan HS
Kiem tra HS - Phan luong
KT hien trang su dung dat Lay y kien ve tai san tren dat Gui - nhan phieu thu thue
Xac nhan DK In GCN
Kiem tra HS, GCN
Dong dau - Tra KQ Du ÐK
Du ÐK
Chua du ÐK Chua du ÐK
Hình 3.2. Biểu đồ đăng ký lần đầu cho tổ chức
Đối với trường hợp người sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất là hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, nhập thông tin hồ sơ khi tiếp nhận, giao biên nhận cho người nộp hồ sơ, lập phiếu luân chuyển hồ sơ; lập danh sách các hồ sơ nhận trong ngày.
Bước 2: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu phù hợp quy định của pháp luật thì thực hiện các công việc:
- Kiểm tra hồ sơ, lập phiếu giao nhiệm vụ và theo dõi thực hiện trình Giám đốc chi nhánh phê duyệt;
- Chuyển hồ sơ về UBND cấp xã để lấy ý kiến xác nhận và công khai kết quả.
- Kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trên thực địa, trích lục hoặc trích đo địa chính thửa đất; gửi thông tin cập nhật chỉnh lý bản đồ lên Phòng Kỹ thuật và Đo đạc bản đồ để xác thực kết quả chỉnh lý hoặc cung cấp số thứ tự thửa đất mới phát sinh (nếu có).
- Lấy ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước về tài sản (nếu có);
- Lập, gửi phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính sang thuế;
- Nhận lại kết quả thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất;
- Hoàn thiện, xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận và đơn đăng ký.
Bước 3: In Giấy chứng nhận; sắp xếp hoàn thiện hồ sơ chuyển đến Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Bước 4: Phòng Tài nguyên và Môi trường: Kiểm tra hồ sơ và Giấy chứng nhận đã in; lập tờ trình; chuyển đến UBND huyện ký Giấy chứng nhận;
Nhận hồ sơ, Giấy chứng nhận đã ký từ UBND huyện và giao cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Bước 5: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nhận hồ sơ và Giấy chứng nhận đã ký; cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai. Chuyển kết quả cho bộ phận một cửa để trả kết quả và thu phí, lệ phí.
Tiep nhan HS
Kiem tra HS - Phan luong
KT hien trang su dung dat Lay y kien ve tai san tren dat Gui - nhan phieu thu thue
Xac nhan DK In GCN
Kiem tra HS, GCN
Cap nhat CSDL - Tra KQ Du ÐK
Du ÐK Chua du ÐK Chua du ÐK
Xac nhan thong tin
Hình 3.3. Biểu đồ đăng ký lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân
b. Đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đối với các trường hợp đăng ký biến động sau cấp Giấy chứng nhận cho các đối tượng là hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam.
Đối với các hồ sơ đăng ký biến động trường hợp không phải cấp mới Giấy chứng nhận thì Giám đốc Chi nhánh xác nhận trực tiếp trên Giấy chứng nhận đã cấp và trả kết quả theo quy định.
Đối với hồ sơ đăng ký biến động trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận thì chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chuyển hồ sơ đến Phòng Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận của Văn phòng đăng ký đất đai để chuyển Sở Tài nguyên và Môi trường ký Giấy chứng nhận. Cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, nhập thông tin hồ sơ khi tiếp nhận, giao biên nhận cho người
nộp hồ sơ, lập phiếu luân chuyển hồ sơ; lập danh sách các hồ sơ nhận trong ngày.
Bước 2: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu phù hợp quy định của pháp luật thì thực hiện các công việc:
- Kiểm tra hồ sơ, lập phiếu giao nhiệm vụ và theo dõi thực hiện trình Giám đốc chi nhánh phê duyệt;
- Kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trên thực địa, trích lục hoặc trích đo địa chính thửa đất; gửi thông tin cập nhật chỉnh lý bản đồ lên Phòng Kỹ thuật và Đo đạc bản đồ để xác thực kết quả chỉnh lý hoặc cung cấp số thứ tự thửa đất mới phát sinh (nếu có);
- Lấy ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước về tài sản (nếu có);
- Lập, gửi phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính sang thuế;
- Nhận lại kết quả thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất;
- Hoàn thiện, xác nhận đủ điều kiện hay không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận và đơn đăng ký.
Bước 3: In Giấy chứng nhận; sắp xếp hoàn thiện hồ sơ chuyển đến Phòng Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận.
Bước 4: Phòng Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận: Kiểm tra hồ sơ và Giấy chứng nhận đã in; trình Sở Tài nguyên và Môi trường ký Giấy chứng nhận;
Nhận hồ sơ, Giấy chứng nhận đã ký từ Sở Tài nguyên và Môi trường giao cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Bước 5: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nhận hồ sơ và Giấy chứng nhận đã ký; cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai. Chuyển kết quả cho bộ phận một cửa để trả kết quả và thu phí, lệ phí.
Tiep nhan HS
Kiem tra HS - Phan luong
KT hien trang dat - tai san Lay y kien cua CQCN
Gui phieu thu thue
Hoan thien HS In GCN
Kiem tra GCN
Cap nhat CSDL - Tra KQ Du DK
Dung TT
Chua dung TT Chua du ÐK
Hình 3.4. Biểu đồ đăng ký biến động sau cấp giấy
c. Đăng ký cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận cho các đối tượng là hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, nhập thông tin hồ sơ khi tiếp nhận, giao biên nhận cho người nộp hồ sơ, lập phiếu luân chuyển hồ sơ; lập danh sách các hồ sơ nhận trong ngày.
Bước 2: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, nếu phù hợp quy định của pháp luật thì thực hiện các công việc:
- Kiểm tra hồ sơ, lập phiếu giao nhiệm vụ và theo dõi thực hiện trình Giám đốc chi nhánh phê duyệt;
- Kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất trên thực địa, trích lục hoặc trích đo địa chính thửa đất; gửi thông tin cập nhật chỉnh lý bản đồ lên Phòng Kỹ thuật và Đo đạc bản đồ để xác thực kết quả chỉnh lý hoặc cung cấp số thứ tự thửa đất mới phát sinh (nếu có);
Bước 3: In Giấy chứng nhận; sắp xếp hoàn thiện hồ sơ chuyển đến Phòng Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận.
Bước 4: Phòng Đăng ký và cấp Giấy chứng nhận: Kiểm tra hồ sơ và Giấy chứng nhận đã in; trình Sở Tài nguyên và Môi trường ký Giấy chứng nhận;
Nhận hồ sơ, Giấy chứng nhận đã ký từ Sở Tài nguyên và Môi trường giao cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
Bước 5: Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nhận hồ sơ và Giấy chứng nhận đã ký; cập nhật thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai. Chuyển kết quả cho bộ phận một cửa để trả kết quả và thu phí, lệ phí.
Tiep nhan HS
Kiem tra HS - Phan luong
KT hien trang dat - tai san In GCN
Kiem tra HS
Cap nhat CSDL - Tra KQ
Hình 3.5. Biểu đồ cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận