Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝ
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
2.3.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đi, đến của Ban quản lý dự án đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại Văn thư của Ban để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký , trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các bộ phận, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: '' Hỏa tốc'' (kể cả '' Hỏa tốc'' hẹn giờ), '' Thượng khẩn'' và '' Khẩn''( sau đây gọi chung là văn bản khẩn) đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước( sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký , quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại quy chế.
- Tiếp nhận văn bản đến
Những văn bản giấy tờ từ cơ quan ngoài gửi đến Ban gọi tắt là “văn bản đến”
Về nguyên tắc: Mọi văn bản giấy tờ gửi đến Ban gồm văn bản, thư từ, chỉ thị, quyết định, thông báo, tờ trình, công văn,…Do mạng nội bộ, nhân viên bưu điện hay trực tiếp nhân viên nơi gửi mang đến đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất và được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ bí mật.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản đến có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ cán bộ, viên chức hoặc bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo ngay với Lãnh đạo cơ quan, người có trách nhiệm để xử lý;
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có dấu "Hỏa tốc" hẹn giờ) Văn thu hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn
bản đến phải có trách nhiệm báo cáo ngay cho người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản;
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét giải quyết.
+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Kiểm tra sơ bộ bì văn bản: cán bộ văn thư cần xem xét văn bản có đúng gửi cho Ban quản lý dự án mình hay không, nếu nhầm cán bộ phải trả lại cho người đưa thư. Nếu phát hiện bì văn bản bị rách hoặc có hiện tượng bị bóc, hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì thì cán bộ văn thư lập biên bản đối với người đưa thư. Đối với văn bản chuyển qua máy fax, kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cáo lên phụ trách ban giải quyết.
Loại không bóc bì gồm: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong Ban, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Ban quản lý dự án thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Ban quản lý dự án.
Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:
Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;
Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác
minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm minh chứng.
- Đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
"Đến"; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).
Đối với văn bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu "Đến";
Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản đến gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không đóng dấu "Đến";
Dấu "Đến" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trông dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Mẫu dấu "Đến" và cách ghi các thông tin trên dấu "Đến" được thực hiện theo hướng dẫn Phụ lục I tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012.
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN H.SÓC SƠN CÔNG VĂN ĐẾN Số:………
Ngày…….tháng…….năm 20…
- Đăng ký văn bản đến
Các nguồn văn bản đến của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn được chia ra làm 2 loại:
+ Văn bản đến qua hệ thống phần mềm trên mạng nội bộ: thì văn thư đăng ký và xử lý trực tiếp trên hệ thống, gồm các loại sổ sau: sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đến Đảng, sổ đăng ký văn bản Công đoàn, sổ đăng ký văn bản đến “mật”. Tất cả các nội dung đăng ký vào sổ đã có sẵn cơ sở dữ liệu trên hệ thống mạng rất thuận tiện, dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian.
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này;
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức cung cấp phần mềm đó;
Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến và hết năm phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý;
Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến.
+ Văn bản đến từ các nguồn: bưu điện, trực tiếp,…thì sẽ đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm Ban quản lý dự án quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:
Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ:
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả văn bản đến.
Trên 2000 văn bản đến, nên lập ba sổ:
Sổ đăng ký văn bản mật đến
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan Trung ương
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Đăng ký văn bản đến
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản;
không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ thông dụng;
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật thực hiện theo hướng dẫn phụ lục II tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
Trình, chuyển giao văn bản đến.
Sau khi làm thủ tục đóng dấu "Đến", đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư Ban quản lý dự án có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Giám đốc Ban xem xét và có ý kiến chỉ đạo đến cá nhân có liên quan. Những văn bản quan trọng, văn bản đến chỉ các mức độ khẩn phải nhanh chóng chuyển cho Giám đốc.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp vào sổ, nhập dữ liệu vào máy tính, scan văn bản đến chuyển qua mạng và chuyển văn bản giấy tờ tới đơn vị, cá nhân giải quyết.
Đối với văn bản mật, văn thư trực tiếp trình Giám đốc cho ý kiến; Văn thư đơn vị vào sổ đăng ký và trình thủ trưởng cho ý kiến xử lý. Cá nhân nhận được văn bản, sau khi xem và xử lý công việc chuyển trả lại Văn thư để lưu và bảo quản theo chế độ lưu trữ văn bản mật.
Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề rõ
"chỉ người có tên mới được bóc bì", văn thư của các đơn vị có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên cả bì cho đơn vị hay cá nhân.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến các bộ phận, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo của Ban, lãnh đạo UBND huyện hay lãnh đạo Sở, Thành phố và theo thời hạn yêu cầu của văn bản, hoặc theo quy định của pháp luật.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa giải quyết để báo cáo với Ban lãnh đạo để giao ban tuần đôn đốc và nhắc nhở. Đối với văn bản đến có dấu "Tài liệu thu hồi", Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Đối với những đơn, thư khiếu nại thì được đăng ký riêng vào sổ theo dõi tiếp nhận xử lý đơn gồm các cột: số thứ tự, ngày tháng nă, nguồn đơn, nguyên đơn, nội dung nội dung thuộc các lĩnh vực, đề xuất, ý kiến của lãnh đạo, thẩm quyền giải quyết, hướng dẫn công dân, thời hạn giải quyết, kết quả giải quyết, ghi chú.
Nhìn chung việc đăng ký văn bản đến của Ban quản lý dự án được thực hiện tốt và đúng quy định, thuận tiện cho việc tra cứu nhanh chóng và hiệu quả, giúp ích cho việc quản lý và điều hành của lãnh đạo Ban.