3.1. Đánh giá thực trạng văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn 3.1.1. Những ưu điểm trong công tác văn thư
Thời gian qua công tác văn thư đã có sự tiến bộ rõ rệt, đặc biệt là trọng việc soạn thảo văn bản, cộng với kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư sẵn có nên các văn bản luôn được trình bày đúng, đẹp, nội dung rõ ràng, ngôn từ dễ hiểu… giúp cho quá trình hoạt động của Ban và các chỉ đạo của lãnh đạo được thuận tiện.
Đó là do được sự quan tâm, ủng hộ của lãnh đạo UBND huyện và Ban lãnh đạo của Ban quản lý dự án, cũng như trang thiết bị đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị máy móc tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên văn thư.
Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và hiện đại hóa bằng hệ thống máy điện thoại, máy fax, mail qua mạng,…đặc biệt là hòm thư công vụ, rất nhanh và thuận tiện.
Trong quá trình hoạt động công tác văn thư ở Ban, nhìn chung các cán bộ văn thư đã đáp ứng được yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ tốt yêu cầu cho hoạt động quản lý, cung cấp thông tin một cách đầy đủ chính xác cho hoạt động quản lý của Ban.
Về quản lý văn bản đến, đi:
Tiếp nhận, luân chuyển và giải quyết kịp thời văn bản đi, văn bản đến không để xảy ra sai sót; đóng dấu các loại giấy tờ theo đúng nguyên tắc. Thực hiện tốt công tác lập, lưu hồ sơ, tài liệu của Ban, giúp cho việc tra cứu được dễ dàng hơn
Đối với văn bản mật:
Cán bộ văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngặt theo đúng quy định không xảy ra tình trạng lộ thông tin ra ngoài
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định;
Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của lãnh đạo Ban và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Trong hoạt động quản lý con dấu:
Văn thư của Ban quan đã chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Ban trong việc bảo quản và sử dụng con dấu. Việc đóng dấu được thực hiện đúng, không xảy ra tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu khi chưa có chữ ký và đóng dấu phải trình theo bản gốc.
Ứng dụng công nghệ thông tin:
Công nghệ thông tin đóng một vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của Ban. Đặc biệt là giúp cho việc đăng ký văn bản đi, văn bản đến, tra cứu văn bản nhanh chóng, hiệu quả (thông qua phần mềm mạng nội bộ).
Công nghệ thông tin áp dụng trong soạn thảo văn bản và trong hoạt động xử lý và trao đổi thông tin qua mạng. Do đó tình hình phong cách làm việc mới , có hiệu quả cao, tạo điều kiện để trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải quyết công việc. Ngoài ra công nghệ thông tin còn được áp dụng trong việc chuyển giao văn bản, những văn bản không quan trọng đều được scan gửi qua mail, hòm thư công vụ,…
Về kỹ thuật và trang thiết bị:
Ban quản lý dự án là đơn vị trực thuộc của UBND huyện Sóc Sơn nhưng lại là đơn vị hành chính sự nghiệp, có nguồn thu từ các dự án và là một đơn vị có tầm quan trọng rất lớn đối với huyện Sóc Sơn nên các cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật rất được quan tâm và có nhiều đầu tư.
Về cán bộ công chức:
Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn, đội ngũ cán bộ trẻ tuổi, nhiệt tình, tận tình với công việc.
3.1.2. Những mặt còn hạn chế
- Hiện nay, với sự phát triển và mở rộng của Ban quản lý dự án về hạ tầng cũng như số lượng công việc ngày nhiều, nhưng nhân sự của cán bộ làm công tác văn thư lại chỉ một nhân viên, vừa phải kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ, đánh máy và in ấn photo tài liệu. Do vậy khối lượng công việc nhiều đã dẫn đến ùn tắc, không giải quyết kịp thời, đôi khi phải để đến ngày hôm sau giải quyết.
- Cán bộ văn thư của Ban có những lúc làm việc còn chưa tập trung cao độ, chưa cẩn thận, xuề xòa trong công việc.
- Do tính chất công việc của Ban nên phần soạn thảo văn bản phần lớn do các cán bộ kỹ thuật của Ban soạn thảo các nhiệm vụ liên quan đến dự án của mình phụ trách và cán bộ văn thư chủ yếu làm khâu sau cùng là kiểm tra lại thể thức và làm công tác văn thư. Chính vì vậy có những lúc văn bản soạn thảo chưa tuân thủ
đúng quy định về nội dung và thể thức.
- Tình trạng xin chèn số văn bản đi vẫn còn nhiều
- Nhiều văn bản gửi đến không qua bộ phận văn thư, văn bản không được đăng ký.
3.2. Giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư và tăng cường trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức với công tác văn thư ở cơ quan. Tập trung phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư như Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các văn bản của cấp trên, Quy chế của UBND huyện Sóc Sơn, Quy chế của Ban quản lý dự án.
`3.2.1. Giải pháp về nhân sự
Hiện nay, số lượng cán bộ văn thư là không cân đối. Công việc thì nhiều, người làm thì ít cho nên dẫn đến hiện tượng ùn tắc, trì trệ. Vì vậy Ban lãnh đạo nên tuyển thêm nhân viên mới trẻ có năng lực và nhiệt huyết làm việc, họ có sức sáng tạo, có đủ trình độ và kiến thức để hỗ trợ và giúp cán bộ văn thư cũ và các cán bộ khác trong hoạt động liên quan đến công tác văn thư, văn phòng của Ban.
Ban lãnh đạo có kế hoạch tổ chức buổi tập huấn về kỹ thuật soạn thảo văn bản cho tập thể cán bộ, đặc biệt là cán bộ kỹ thuật là những người thường xuyên soạn thảo văn bản theo đúng trình tự và quy định.
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước và Quy chế của Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn.
3.2.2. Về công tác chỉ đạo văn thư của ở Ban quản lý dự án
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình trạng của nhân viên để đảm bảo công tác văn thư được thực hiện tốt; kiểm tra kỹ hơn về quy trình và công tác soạn thảo văn bản mà công ty ban hành có đúng theo quy định không, nếu không đúng thì phải điều chỉnh cho kịp thời, phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các bộ phận khác trong Ban quản lý dự án nói chung để rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục.
- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định
về công tác văn thư theo quy định của pháp luật hiện hành
- Định kỳ hết quý cán bộ văn thư phải làm báo cáo về tình hình thực hiện công việc của mình để nộp lên lãnh đạo
- Quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư tại các đơn vị
- Tổ chức hướng dẫn nghiệm vụ công tác văn thư cho các bộ phận, cá nhân thuộc đơn vị mình
- Ban lãnh đạo có chính sách khen thưởng nhân viên, xử phạt nghiêm minh, kiểm điểm đối với những cán bộ công nhân viên không chấp hành đúng nội quy, quy chế làm việc.
3.2.3. Về độ bí mật
Mọi hoạt động trong công tác văn thư của Ban quản lý dự án phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước.
3.2.4. Cơ sở vật chất và trang thiết bị
- Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc hiện đại hóa công tác văn thư
Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc để nâng cao điều kiện làm việc của Ban quản lý dự án bởi điiều kiện và môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và năng suất lao động. Điều kiện làm việc kém sẽ gây cảm giác khó chịu cho người lao động, làm giảm sự nhiệt tình đối với công việc.
Việc tổ chức và trang bị đầy đủ chỗ làm việc sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, đồng thời góp phần giảm nhẹ sức lao động của cán bộ văn thư
Tiểu kết
Như vậy ở chương 3 này, tôi đã đánh giá được những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế của công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn . Qua đó, chúng em đã đề xuất các giải pháp với mong muốn hoàn thiện công tác văn thư ở Ban quản lý dự án