Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝ
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
2.3.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Lập hồ sơ theo Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ như sau:
- Mở hồ sơ:
Căn cứ và danh mục hồ sơ của Ban quản lý dự án và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ để đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ, đồng thời mở hồ sơ công việc trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, khi có phát sinh, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục mở hồ sơ để quản lý và theo dõi quá trình giải quyết công việc.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ:
Khi hồ sơ đã mở, có những công văn, giấy tờ liên quan đến công việc đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì để vào bìa hồ sơ đã được quy định, kể cả
"công văn đến", bản lưu "công văn đi", một số tư liệu tham khảo để giải quyết việc.
Công văn, giất tờ, trong hồ sơ phải sắp xếp cho khoa học (theo thứ tự thời gian, theo vần chữ cái (a, b, c) theo thứ tự số công văn hoặc sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc). Tuỳ theo từng hồ sơ mà vận dụng cách nào cho thích hợp hoặc cách này phối hợp với cách khác. Nếu hồ sơ có ảnh (hoặc phim) tư liệu (như sách, báo, áp phích)... đi kèm, phải cho ảnh (hoặc phim) tư liệu vào phong bì và kèm theo hồ sơ.
Nếu hồ sơ có dây ghi âm, micrô phim đi kèm thì phải bảo quản riêng dây ghi âm và micrô phim, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ để tiện cho việc tra cứu và nộp lưu chuyển.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần thiết để trong hồ sơ.
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức biên mục hồ sơ đầy đủ.
- Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ;
Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc;
Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
- Giao nhận hồ sơ, tài liệu và lưu trữ Ban quản lý dự án
Các cá nhân, bộ phận trong Ban phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của Ban. Trường hợp cá nhân, bộ phận cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm;
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho Ban hay người kế nhiệm.
- Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi – crô – phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
- Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và hai bản Biên bản giao nhận tài liệu. Các bộ phận và cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
- Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Lãnh đạo Ban có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài tài liệu vào Trưởng các bộ phận của Ban có nhiệm vụ: Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan.
- Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức của Ban quản lý dự án:
+ Cán bộ, công chức, viên chức của các bộ phận có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
+ Văn thư có trách nhiệm hướng dẫn các cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.
Tiểu kết
Như vậy ở chương 2, tôi đã tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn. Qua đây chúng ta có thể nắm được tình hình
tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư, tình hình quản lý và công tác chỉ đạo văn thư của Ban Quản lý dự án huyện Sóc Sơn.