Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN QUẢN LÝ
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Ban quản lý dự án huyện Sóc Sơn
2.3.2. Tổ chức quản lý văn bản đi
Việc tổ chức, quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và đúng quy định Nhà nước đã quy định. Tất cả các văn bản, giấy tờ do cán bộ chuyên môn phụ trách từ công tác soạn thảo, đánh máy đến công tác trình ký văn bản… rồi sau đó các văn bản đi phải được quy định về một đầu mối, đó là bộ phận văn thư thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Quá trình quản lý, thực hiện văn bản đi của văn thư Ban quản lý dự được thực hiện như sau:
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
Cách ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi được ghi ngay ngắn,
rõ ràng theo đúng quy định
Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Bộ Nội vụ.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Trường hợp văn bản có nội dung chồng chéo, người ký không đúng thẩm quyền hoặc không đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày văn thư trả lại vào báo cáo với lãnh đạo trực tiếp.
Sau khi kiểm tra lại văn bản lần cuối cùng, văn thư đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký văn bản đi: tất cả các văn bản đi của Ban quản lý dự án được đăng ký trên phần mềm hệ thống quản lý văn bản đi trên máy tính.
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản đi được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này;
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp phần mềm đó;
Văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến hết năm phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý;
Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đi.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soản thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, bảo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối thượng khác chỉ để biết, để tham khảo;
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng
thời gian quy định;
Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Ban quản lý dự án và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Đóng dấu cơ quan:
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
Đóng dấu vào phụ lục kèm theo, các loại phiếu:
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính; phiếu thăm dò tín nhiệm; phiếu đánh giá của các đề tài do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục hay phiếu tín nhiệm, phiếu đánh giá.
Các phụ lục kèm theo văn bản chính phải có chữ ký của người ký văn bản.
- Đóng dấu giáp lai:
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo; dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
- Đóng dấu độ khẩn, mật:
Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV;
Việc đóng dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT, MẬT), dấu tăng mật, giảm mật và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Khoản 1, 2, 3, 4 Điều 16, Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 hướng dẫn thực hiện Nghị định só 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Vị trí đóng dấu độ khẩn và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b và Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT- BNV.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).
- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: theo
nguyên tắc đảm bảo, chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
+ Cán bộ văn thư có nhiệm vụ lựa chọn loại bì và kích thước bì cho văn bản vào trong phong bì, dán kín sau đó ghi rõ địa chỉ và tên người nhận ở ngoài bì thư và dán tem. Những thông tin bên ngoài được nhân viên văn thư ghi rõ ràng phải khớp với nội dung bên trong. Theo quy định số lượng văn bản gửi nhiều hoặc quan trọng thì cán bộ văn thư phải sử dụng phong bì to lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì đó. Tuy nhiên trên thực tế ở Ban quản lý dự án rất ít khi gửi văn bản đi với số lượng nhiều và nếu có thì cán bộ văn thư cũng không lập phiếu gửi kèm theo cùng với phong bì. Gửi văn bản đi có nhiều hình thức nhưng chủ yếu gửi đi theo 2 con đường bằng đường bưu điện hoặc cán bộ văn thư chuyển trực tiếp đến cơ quan. Những văn bản đi đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngày trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng:
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi văn bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghi định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và quy định tại Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn theo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.
Đối với những văn bản đi có đóng dấu "Tài liệu thu hồi" phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo
ngay cho lãnh đạo Ban để xử lý.
- Lưu văn bản đi:
Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dầu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Văn bản mật lưu riêng, được cất giữ cẩn thận.