III. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU LINH KIỆN ĐIỆN TỬ CỦA CÔNG TY
1. Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử của Công ty TNHH Điện tử Schmidt (Việt Nam)
1.1 Tìm hiểu thị trường.
- Thực tế hiện nay trong công việc kinh doanh thì việc nghiên cứu thị trường là một vấn đề rất quan trọng được các cán bộ phòng XNK tìm hiểu và thực hiện. Với công ty TNHH Điện tử Schmidt (Việt Nam) thì hoạt động chính là nhập khẩu các thiết bị máy móc, linh kiện, chuyển giao công nghệ … thì việc nghiên cứu thị trường và lên kế hoạch tìm kiếm các dự án lâu dài là rất quan
trọng. Đầu tiên là việc nghiên cứu kỹ về đặc điểm các ngàng công nghiệp, các dự án của Nhà nước đã và đang triển khai … Đo đặc thù mặt hàng kinh doanh của công ty là những mặt hàng công nghệ cao vì vậy việc am hiểu về kỹ thuật, về công nghệ tiên tiến trên thế giới giúp cho công ty có thể tư vấn cho các đối tác, bạn hàng của mình, tạo được sự tin cậy, đồng thời xác định được nhu cầu, đòi hỏi của thị trường. Bên cạnh đó, Công ty cũng thu nhập thông tin tìm ra các mặt hàng để lựa chọn kinh doanh.
- Công ty còn tiến hành nắm bắt, tìm hiểu các mức giá cho từng điều kiện mua bán, điều kiện giao hàng, tính tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu cũng như sơ bộ tính giá thành hàng nhập để từ đó làm cơ sở cho việc xây dựng phương án kinh doanh. Ngoài ra, Công ty còn tiến hành nghiên cứu biến động thị trường trong và ngoài nước, sự vận động của chu kỳ kinh doanh, cũng như khả năng thương lượng để đạt được các điều kiện có lợi nhất. Nói tóm lại, nghiệp vụ đầu tiên và rất quan trọng là việc nghiên cứu thị trường nhập khẩu hàng hoá để lên kế hoạch kinh doanh.
1.2 Lập phương án kinh doanh
-Lập phương án kinh doanh cho Công ty do Trưởng phòng của phòng XNK phân công chỉ đạo cán bộ phòng mình thực hiện. Đây cũng chính là một bản giải trình về một dự án kinh doanh, các phương án thực hiện, các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả của dự án.
- Quy trình lập dự án kinh doanh: 5 Bước
Bước 1: Đánh giá thị trường quốc tế và mặt hàng mà doanh nghiệp định nhập khẩu
Bước 2: Lựa chọn thời cơ và điều kiện kinh doanh
Bước 3: Đăt ra các mục tiêu kinh doanh cho doanh nghiệp
Bước 4: Đề xuất các phương án tực hiện
Bước 5 : Đánh giá hiệu quả dự án thông qua việc phân tích các chỉ tiêu cơ bản
2 6
1.3 Đặt hàng
- Sau khi tiến hành nghiên cứu thị trường và tìm kiếm được nguồn khách hàng thì Công ty đã có đơn đặt hàng – hợp đồng của khách hàng, trong đó nêu rõ tên hàng hóa, xuất xứ chủng loại, số lượng và các thông số kỹ thuật khác….
Công ty sẽ tiến hành đặt hàng trực tiếp với các bạn hàng. Trong đơn đặt hàng của mình Công ty luôn chú ý nêu rõ các yêu cầu về thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn mà các linh kiện đạt đến, giá cả, phương thức thanh toán, hình thức thanh toán, thời gian giao hàng, số lượng v.v…
1.4 Đàm phán – ký kết hợp đồng.
- Việc đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng là rất quan trọng. Vì vậy Công ty thực hiện bước này theo một số công việc sau:
- Trước hết công ty lập dự thảo hợp đồng. Với những đối tác lần đầu quan hệ thì thường cả hai bên làm dự thảo hợp đồng và gửi cho nhau xem xét để sửa đổi và bổ xung. Trong bản hợp đồng bao giờ Công ty cũng đề cập đến điều khoản chủ yếu trong hợp đồng như: Tên mặt hàng Công ty nhập khẩu, giá cả, phương thức thanh toán, số lượng, chất lượng…
- Việc đàm phán của Công ty cũng rất đa dạng. Công ty đàm phán với đối tác thông qua thư tín, điện thoại, fax, mạng Internet với các nước ở xa. Hình thức này giúp cho Công ty tiết kiệm được nhiều chi phí.
- Việc ký kết hợp đồng của Công ty được tiến hành dưới hình thức văn bản vì nó là hình thức được pháp luật công nhận. Nội dung và hình thức hợp đồng luôn tuân thủ theo pháp luật và được sự đồng ý thống nhất của cả hai bên.
1.5 Thực hiện hợp đồng
- Sau khi ký kết hợp đồng Công ty thường tiến hành đặt cọc khoảng 20%
giá trị hợp đồng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (nếu phía đối tác có yêu cầu).
- Cũng giống như tất cả các doanh nghiệp nhập khẩu khác Công ty chỉ nhận hàng sau khi thực hiện một số thủ tục sau:
- Khi hợp đồng yêu cầu thanh toán bằng L/C thì Công ty tiến hành mở L/C tại ngân hàng của mình theo yêu cầu của hợp đồng, thường thì Công ty ký quỹ với ngân hàng từ 30% -60% giá trị hợp đồng. Nếu thanh toán bằng các phương thức chuyển tiền thì Công ty tiến hành chuyển tiền cho ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền cho người bán.
- Khi nhận được thông báo hàng đến, Công ty tiến hành nhận bộ chứng từ giao hàng ở ngân hàng và tiến hành kiểm tra nếu thấy đầy đủ và hợp lệ thì chuyển tiền cho ngân hàng và được ngân hàng ký xác nhận để đi lấy hàng.
- Các thủ tục Hải quan được Công ty thuê lại một bên forwarder đứng ra làm. Bộ chứng từ cần chuẩn bị bao gồm: hợp đồng nhập khẩu, tờ khai Hải quan, bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), hóa đơn (Comercial Invoice), Vận đơn (Bill of loading), lệnh giao hàng, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), phiếu đóng gói v.v…
- Khi có thông báo về thuế Công ty phải xác nhận nộp thuế. Điều này nghĩa là Công ty đã hoàn thành thủ tục hải quan và việc nộp thuế sẽ thực hiện trong 30 ngày tiếp.
- Tiến hành nhận hàng và kiểm tra về số lượng và chất lượng đồng thời làm thủ tục thanh toán cho phía xuất khẩu.