NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP
1.3 Nội dung chi tiết của công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp
1.3.1.1 Xác định nhu cầu về nhân lực
Xác định nhu c u tuy n d ng nhầ ể ụ ằm xác định đúng nhu cầu nhân lực trước mắt và lâu dài cho doanh nghiệp. Nhà qu n trả ị ầ c n bi t rõ ràng cế ần tuy n bao nhiêu nhân sể ự? Ở v ị trí nào? Và yêu cầu về trình độ chuyên môn c a nhân sủ ự đó ra sao? Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của doanh nghiệp để có thể xác định nhu c u tuy n dầ ể ụng một cách chính xác nh t. ấ
Bước này được th c hi n b ng quá trình phân tích công vi c. Phân tích công vi c là ự ệ ằ ệ ệ quá trình thu thập các tư liệu đánh giá một cách có hệ ố th ng các thông tin quan tr ng có ọ liên quan t i các công viớ ệc cụ ể th trong t ổchức nhằm làm rõ b n ch t cả ấ ủa từng công vi c. ệ
10
Kết quả ủ c a xác định nhu cầu tuyển dụng được thể ệ hi n bằng hai tài liệu quan trọng phục vụcho tuyển dụng của doanh nghiệp đó là: bản mô tảcông việc và bản tiêu chuẩn công vi ệc.
Bản mô tảcông việc: là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác c thụ ể, các nhiệm vụvà trách nhiệm của công việc. Bản mô tảcông việc bao gồm các nội dung chính như : tên công việc, mã s , c p b c công vi c, chố ấ ậ ệ ức năng, trách nhiệm trong công vi c, quy n h n cệ ề ạ ủa người th c hi n công viự ệ ệc, điều kiện làm việc…
Bản tiêu chuẩn công việc : là bản trình bày ở các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có th ểchấp nhận được mà một người cần phải có đểhoàn thành một công vi c nhệ ất định nào đó. Bản tiêu chu n công vi c li t kê t t c nh ng yêu c u ch yếu đố ớẩ ệ ệ ấ ả ữ ầ ủ i v i nhân viên th c ự hiện công việc như : trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm, tuổi tác, s c kh e, tính cách, tham v ng… ứ ỏ ọ
1.3.1.2. Tuyển dụngnhân lực a. L p k ậ ếhoạch tuyển dụng
Để ế ti n hành tuy n d ng có hi u qu thì vi c l p k ho ch là r t quan tr ng và c n ể ụ ệ ả ệ ậ ế ạ ấ ọ ầ thiết. Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho việc tuyển dụng có được định hướng, các bước thực hiện cụ th ể và tránh được các sự việc diễn biến khó kiểm soát. Cần phải lập kế ho ch c th : ngu n tuyạ ụ ể ồ ển dụng, phương pháp tuyển d ng và th i gian tuyụ ờ ển d ng. ụ
- Ngu n tuy n d ng ồ ể ụ
Nguồn bên trong: Nguồn tuyển dụng từ bên trong bao gồm những người làm việc bên trong công ty, tuyển mộ ngu n này tồ ức là quá trình đề ạ b t h vào vọ ị trí cao hơn hoặc thuyên chuy n h ể ọsang vị trí c n thi t kh ầ ế ác.
Nguồn bên ngoài: Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài là những người đến xin việc từ ngoài công ty, nguồn này có phạm vi rộng, số lượng lớn, chất lượng phong phú và đa d ng. ạ
- Phương pháp tuyển dụng
Đố ới v i m i ngu n tuy n d ng khác nhau có th s dỗ ồ ể ụ ể ử ụng phương pháp tuy n d ng ể ụ khác nhau. Ví dụ đố i với ngu n tuy n d ng bên trong tồ ể ụ ổ chức thì nhà qu n tr nên sả ị ử dụng phương pháp gì ? Và đối với nguồn tuyển d ng bên ngoài t ch c thì nhà qu n tr ụ ổ ứ ả ị nên sử ụng phương pháp gì ? Khi đã xác định phương pháp tuyể d n dụng cụ ể th thì công tác tuy n d ng s ể ụ ẽ được th c hi n hiự ệ ệu quả hơn.
- Hình th c tuy n dứ ể ụng
Mỗi vị trí tuyển dụng khác nhau có hình th c thi tuy n khác nhau, vì v y mà nhà ứ ể ậ qu n tr cả ị ần lập một bản k ho ch c th cho t ng v trí d tuy n. ế ạ ụ ể ừ ị ự ể
11
Các hình th c tuy n dứ ể ụng có thể là: th c hi n các bài tr c nghiự ệ ắ ệm như trắc nghiệm năng khiếu, tr c nghi m tính cách và s thích, tr c nghi m v tính trung th c…, ho c ắ ệ ở ắ ệ ề ự ặ phỏng vấn trực tiếp như: phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn hội đồng…, hay th c hi n các bài thi vi t bao g m các môn v nghi p v , k ự ệ ế ồ ề ệ ụ ỹ năng và môn ki n th c chung… ế ứ
- Th i gian tuyờ ển dụng
Sau khi xác định nhu c u tuy n d ng c n ph i l p k ho ch v th i gian tuy n d ng: ầ ể ụ ầ ả ậ ế ạ ề ờ ể ụ thời gian bắt đầu tuyển dụng là ngày nào, tuy n dể ụng trong bao lâu? Đăng thông báo tuyển dụng trong khoảng thời gian nào và hạn nộp hồ sơ ứng tuyển ra sao? Sắp xếp được thời gian cụ th ể cho từng công việc giúp cho công tác tuyển dụng th c hiự ện theo đúng tiến độ, tránh nh ng s vi c phát sinh không mong mu n. ữ ự ệ ố
b. Quá trình tuyển dụng nhân l c ự
Quá trình tuy n chể ọn là giai đoạn quan tr ng nhọ ất thường theo các bước sau : Bước1. Ti p nh n và sàng l c h ế ậ ọ ồ sơ
Trong bước này nhóm các nhân viên tuy n ch n có nhi m v tiể ọ ệ ụ ếp đón các ứng viên, quan sát phong thái, cử ch c a ứỉ ủ ng viên và xem xét hồ sơ xin việc của họ ừ đó loạ, t i bỏ ứng viên có h ồ sơ không phù hợp.
Nghiên c u hứ ồsơ của các ứng viên được bắ ầt đ u bằng việc nghiên c u lý l ch, hứ ị ồsơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc của ứng viên đến thời điểm tuyển d ng. Khi nghiên c u hụ ứ ồ sơ hãy tìm những điểm không rõ ràng hay không nh t quán ấ để xem xét k ỹ hơn. Bộphận phụtrách nhân sựchuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên d a trên k t qu điự ế ả ều tra và nghiên cứu hồ sơ.
Nhân viên ti p nh n hế ậ ồ sơ cần có thái độ ề ni m nở và l ch s khi tiị ự ếp đón ứng viên để ạ ấn tượng ban đầ ốt đẹ t o u t p v t ch c. Khi quyề ổ ứ ết định có lo i b ng viên hay không ạ ỏ ứ cần được nhân viên tuyển chọn hội ý thống nhất. Tất cả ọi hồ sơ xin việc phải ghi vào m s xin vi c, có phân loổ ệ ại để ệ ti n cho việc sử ụ d ng sau này.
Bước 2. Ph ng vỏ ấn sơ bộ
Bước này có m c tiêu xác lụ ập m i quan h giố ệ ữa người xin việc và ngườ ử ụi s d ng lao động, xác định t ch t và kh ố ấ ả năng củ ứa ng viên xem h có phù h p v i công vi c ọ ợ ớ ệ của tổchức hay không.
Để xác định nhân viên có đủ ố t ch t và kh ấ ả năng theo yêu cầu công vi c hay không, ệ t ổchức cần đềra các tiêu chuẩn rõ ràng và có s cân nh c thự ắ ận trọng về nh ng tiêu chuữ ẩn đó. Nếu sau bu i ph ng vổ ỏ ấn sơ bộ ội đồ, h ng tuy n d ng th y ể ụ ấ ứng viên không đủ ố t ch t ấ hoặc không đủ kh ả năng để đảm nhận chức danh công việc cần tuyển ch n thì s quy t ọ ẽ ế
12
định lo i b ng viên. Hạ ỏ ứ ội đồng tuy n dể ụng cũng cần có s th ng nh t cao v ự ố ấ ềcách đánh giá ứng viên trước khi ti n hành ph ng vế ỏ ấn sơ bộ.
Bước 3. Kiểm tra các thông tin thu được trong quá trình tuy n d ng ể ụ
Để xác định độ tin c y cậ ủa thông tin thu được qua các bước tuy n d ng t ch c c n ể ụ ổ ứ ầ phải thực hiện thêm bước thẩm tra lại để xem mức độ chính xác của các thông tin. Có nhiều cách đ ổể t chức thẩm tra các thông tin như trao đổi với các tổchức cũ mà người lao động t ng làm viừ ệc trước đây đã nêu trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng chứng ch . Các thông tin ki m tra lỉ ể ại là các căn cứ chính xác để cho nhà tuy n d ng ra ể ụ quyết định cuối cùng là nh n hay không nh n. ậ ậ
Bước 4. Ki m tra, tr c nghi m ể ắ ệ
Trong bước tuyển chọn này, tổ chức có thể thực hi n kiệ ểm tra dưới hình thức thi vi t ho c ki m tra tay ngh . ế ặ ể ề
Hình thức kiểm tra tay nghề gần như là bắt bu c với vị trí công nhân kỹ ộ thuật, giúp tổ chức đánh giá ứng viên có thực sự nắm được các k năng nghiệp vụ hay không. ỹ
Hình th c thi vi t giúp ki m tra khứ ế ể ả năng tư duy, mức độ ắ n m v ng v lý thuyữ ề ết, kh ả năng xử lý nghiệp vụ và kh ả năng lập kế ho ch, t ạ ổchức thực hi n cệ ủa ứng viên.
Ngoài ra, để giúp cho các nhà tuy n ch n nể ọ ắm được các t ch t tâm lý, nh ng kh ố ấ ữ ả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân s khác không cho ta biự ết được một cách chính xác và đầy đủ. Các tr c nghiắ ệm nhân s mang l i cho ta nhự ạ ững kết qu khách quan vả ề những đặc trưng tâm lý của con người. Khi dùng phương pháp trắc nghi m nhân s tuy n chệ ự để ể ọn ta cũng nên chọn phương pháp thích hợp thì m i d ớ ự đoán được thành tích th c hi n công vi c. Muự ệ ệ ốn như vậy thì khi xây dựng các bài trắc nghiệm cần phải có những người am hiểu vềcông việc hoặc đã nghiên cứu kỹ ề v công việc nhất là bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đố ới người v i th c hi n. ự ệ
Thông thường người ta chia tr c nghi m nhân s thành các loắ ệ ự ại sau đây : - Trắc nghi m thành tích ệ
Trắc nghiệm về thành tích là loại trắc nghiệm được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như giáo dục, th c hi n công viự ệ ệc…để đánh giá xem các cá nhân nắm v ng ữ ngh nghiề ệp, hiểu biết nghề đến mức nào, thành tích h ọ đạt được cao hay th p bi u hi n ấ ể ệ qua th i gian hoàn thành công viờ ệc, điểm bài thi, bài ki m tra… ể
- Trắc nghi m v ệ ề năng khiếu và kh ả năng
Trắc nghiệm năng khiếu và khả năng được dùng chủ ếu để y chỉ ra xem cá nhân nào đã họ ốt trong đào tạc t o, s th c hi n t t công viẽ ự ệ ố ệc trong tương lai, tiếp thu t t các ki n ố ế thức mới.
13
- Trắc nghi m v tính cách và s thích ệ ề ở
Trong thực tế có nhi u loề ại người có khí chất khác nhau như : khí chất sôi n i, khí ổ chất linh ho t, khí chạ ất điềm tính, khí chất ưu tư, tương ứng v i các khí ch t này s ớ ấ ẽ có các thuộc tính tâm lý khác nhau như tốc độ ủ c a ph n ng, tính kích thích, tính ả ứ thăng bằng, tính xúc cảm, tính cứng rắn, kiên trì, hưng phấn hay ức chế. Đây là những tính cách cần thiết cho mỗi công việc, do đó phương pháp trắc nghi m này s cho chúng ta có th ệ ẽ ể nắm rõ được trạng thái tâm sinh lý, ước mơ, nguyện vọng của từng người để ử ụng vào s d công việc cho hợp lý.
- Trắc nghi m v tính trung th c ệ ề ự
Tính trung thực là rấ ầt c n thi t trong viế ệc sử ụng lao độ d ng và trong t t cấ ả các công việc của công tác nhân sự. Người ta thường dùng các trắc nghiệm tâm lý để đánh giá tính trung th c. Nh ng tr c nghiự ữ ắ ệm này thường dùng nh ng câu hữ ỏi đề ập đế c n nhi u khía ề cạnh như việc chấp hành kỷ ật lao động khi không có sự lu giám sát của nhà quản trị, thái độ ủa cá nhân đố ớ ấn đề ăn cắ c i v i v p, tham ô, không th t thà trong công vi c… ậ ệ
T t c ấ ảcác trắc nghiệm này giúp ta dự đoán được các hành vi không trung th c trong ự tương lai của ngườ ựi d tuy n. ể
Bước 5. Tham quan công vi c ệ
Những người xin việc luôn có kỳ ọ v ng về ự s thỏa mãn công việc do đó nếu tổchức tạo ra sự thất vọng đối với công việc do không có đầy đủ các thông tin thì sẽ gây rất nhiều bất lợi cho người mới đến nhận công việc. Do đó để ạo điều kiện cho người xin t việc đưa ra những quyết định cuối cùng về việc làm thì tổ chức có thể cho những ng ứ viên tham quan ho c nghe giặ ải thích đầy đủ ề v các công việc mà sau khi họ được tuyển dụng họ ẽ làm. Điều này giúp cho người lao độ s ng biết được một cách khá chi tiết về công việc như : mức độ ph c tạứ p c a công vi c, tình hình thu thủ ệ ập, sự thỏa mãn đối với công việc,và các điều ki n làm việ ệc khác… Qua đó người tham gia d tuy n s nự ể ẽ ắm được những gì họ phải thực hiện trong tương lai khi mà họ đã được nhận vào làm việc tại tổ chức để không b ng ngàng khi g p nhị ỡ ặ ững điều không như mong muốn và suy nghĩ.
Bước 6. Ra quyết định tuy n d ng ể ụ
Sau khi th c hiự ện xong các bước tuy n dể ụng trên đây và các thông tin tuyển d ng ụ đã đảm bảo theo đúng với các yêu c u tuy n dầ ể ụng đề ra thì lúc này hội đồng tuyển d ng ụ s thẽ ống nhất và đi đến quyết định tuyển dụng đối với các ứng viên đã tham gia ứng tuy n. ể Cơ sở ủa việc ra quyết định tuyển dụng này là dựa vào phương pháp đánh giá chủ c quan theo thủ thục lo i trạ ừ ầ d n và theo k t quế ả đánh giá phỏng v n, thi tuyấ ển và tr c ắ nghiệm. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì người sử ụng lao động và người lao độ d ng c n ti n hành ký kầ ế ết hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động. Những cơ sở pháp lý của
14
bản hợp đồng lao động là bộ luật lao động mà do Nhà nước ban hành. Trong hợp đồng lao động nên chú ý m t s ộ ố điều khoản sau đây: Tiền công, th i gian làm vi c, th i gian ờ ệ ờ th viử ệc và thời gian làm thêm giờ ấ gi c các loại đảm bảo mà tổchức phải đóng cho người lao động.
1.3.1.3 Hội nhập nhân viên mới
Mục đích của chương trình hội nhập vào môi trường làm việc là giúp nhân viên mới d ễthích nghi với tổchức, cung cấp thông tin chi tiết vềcông việc và kỳ vọng hoàn thành công việc mà cấp trên mong đợi, tránh sai sót, ti t ki m th i gian và t o ế ệ ờ ạ ấn tượng t t v ố ề t ổchức. Nhân viên mới sẽ ải qua hai giai đoạ tr n của chương trình hội nhập:
- Chương trình hội nh p t ng quát Khi nh n vào làm vi c trong doanh nghi p, nhân ậ ổ : ậ ệ ệ viên mới sẽ được giới thi u vệ ới người phụtrách và các đồng nghi p khác. Doanh nghiệ ệp s thẽ ực hiện hình thức hướng dẫn về công việc và giới thiệu về doanh nghiệp cho nhân viên m i bớ ằng cách gi i thi u vớ ệ ề ị l ch s ử hình thành, quá trình phát tri n, các giá trể ị văn hóa tinh th n, các truy n th ng tầ ề ố ốt đẹp, các chính sách và nội quy chung, các chế độ khen thưởng và k luỷ ật lao động.
- Chương trình chuyên môn: Nhân viên mới thường lo l ng, h i hắ ồ ộp do chưa quen với công việc mới trong điều kiện môi trường làm việc mới. Do đó sự quan tâm giúp đỡ của người phụ trách và đồng nghiệp với người mới đến là rất cần thiết, giúp họ mau chóng thích nghi với môi trường làm việc mới. Thông qua công vi c doanh nghiệ ệp đánh giá được kh ả năng thích nghi, hướng phát tri n c a nhân viên m i t ể ủ ớ ừ đó có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân viên nhằm phát huy tối đa năng lực sáng tạo của người lao động.
1.3.2 Các nội dung thuộc chức năng đào tạo và phát triể nhân lựcn 1.3.2.1 Xác định nhu cầ nhân lực cần đào tạo và phát triểnu
Đây là bước đầu tiên và quan tr ng nh t ọ ấ ảnh hưởng quyết định t i hi u qu c a toàn ớ ệ ả ủ b ộ công tác đào tạo, phát triển. Thực chất của việc xác định nhu cầu đào tạo, phát triển là việc xác định xem khi nào? bộ ph n, ậ phòng ban nào? Cần phải phải đào tạo, đào tạo kĩ năng nào, cho loại lao động nào, lao động qu n lý hay công nhân và s ả ố lượng là bao nhiêu. Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên các cơ sở:
- Phân tích doanh nghiệ Khi xác địp: nh nhu cầu đào tạo doanh nghi p c n ph i xác ệ ầ ả định được mục tiêu, phương hướng và chiến lược phát triển trong tương lai của doanh nghiệp để ừ đó xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên của mình. Ngoài ra, năng suất t lao động, chất lượng th c hi n công viự ệ ệc… cũng là căn cứ để phân tích và đưa ra quyết định có th c hiự ện đào tạo hay không.
15
Bên cạnh đó, ý kiến, c u cầ ủa lãnh đạo các bộ phận hay quy ho ch v phát triạ ề ển cán b u là nhộ đề ững cơ sở ế ứ h t s c quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo.
- Phân tích công việc và con ngườ Xác địi: nh nhi m v , trách nhi m, ki n thệ ụ ệ ế ức, kĩ năng và các tiêu chuẩn mà người lao động c n có r i so sánh vầ ồ ới người lao động để phát hi n ra nhệ ững điểm còn thiếu, còn yếu… rồi xác định nhu cầu đào tạo phát tri n thêm cho ể người lao động.
Đánh giá hiệu qu th c hi n th c hi n công vi c cả ự ệ ự ệ ệ ủa người lao động s cho th y ẽ ấ được người lao động đang ở mức độ nào, c n phầ ải đào tạo cho h nh ng ki n thọ ữ ế ức, kĩ năng nào? ở ức độ m nào…
Các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo:
- Xác định nhu cầu đào tạo công nhân k thu ỹ ật:
+ Xác định d a trên công th c: ự ứ
Nhu cầu đào tạo = Nhu c u c n thi t + Nhu c u thay th – S hi n có ầ ầ ế ầ ế ố ệ
Hoặc có thể xác định căn cứvào tổng hao phí thời gian lao động kỹ thuật cần thiết hay số lượng máy móc, thi t b k thu t cầế ị ỹ ậ n thi t cho quá trình s n xu t, cho t ng lo i ế ả ấ ừ ạ s n phả ẩm.
+ Phương pháp khảo sát th c tự ế: Quan sát tr c tiự ếp các hành động thực tế ủa ngườ c i lao động tại nơi làm việc theo các tiêu th c c th , nhứ ụ ể ất định.
+ Phương pháp phân tích tài liệu: Căn cứ vào các tài liệu, văn bản v k ho ch hoá ề ế ạ nhân lực, các bản phân tích đánh giá công việc.
+ Phương pháp điều tra ph ng v n: S d ng các b ng hỏ ấ ử ụ ả ỏi để kh o sát tr c ti p t ả ự ế ừ phía người lao động.
- Xác định nhu cầu đào tạo cho lao động quản lý: Bằng 3 phương pháp:
+ Phương pháp khảo sát th c t ự ế + Phương pháp phân tích tà ệi li u + Phương pháp điều tra ph ng v n ỏ ấ
Để đánh giá được chính xác nhu cầu đào tạo, phát tri n thì phể ải đảm b o có s k t ả ự ế hợp hài hoà giữa nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp và của cá nhân người lao động. Việc lấy thông tin phản hồi từcác thành viên trong tổchức, ý kiến của cán bộcông nhân viên, đánh giá của người qu n lý tr c tiả ự ếp, đồng nghi p, khách hàng… là th c s c n thi t cho ệ ự ự ầ ế việc xác định nhu cầu đào tạo.
16