CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆ . N CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT LINH
3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại Công ty TNHH Nhật Linh
3.2.1. Giải pháp 1: Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực từ nguồn bên ngoài cho Công ty TNHH Nhật Linh
3.2.1.1. Cơ sở đề xuât
Như kết qu ả đã phân tích ở chương 2, đố i v i công tác tuy n d ng nhân l c t ớ ể ụ ự ừ nguồn bên ngoài, Công ty đã tuyển chọn nhầm một sốnhân viên không thực sựthích hợp với vị trí làm việc, gây tốn kém chi phí cho quá trình đào tạo và mất thời gian đểnhân sự m i thích nghi v i công vi c. ớ ớ ệ
Nguyên nhân là do quy trình tuyển chọn từ nguồn bên ngoài của Công ty hiện nay còn khá sơ sài, dẫn đến việc chưa thể ự l a chọn đượ ức ng viên t t nh t cho v trí c n ố ấ ị ầ tuyển. Do đó, cần phải có giải pháp đối với công tác tuyển dụng nhân lực từ nguồn bên ngoài để đả m b o v chả ề ất lượng c a nhân s , giúp cho Công ty hoủ ự ạt động tốt hơn.
Đó là cơ sở để tôi đưa ra đề xu t hoàn thi n công tác tuy n d ng nhân l c t ngu n ấ ệ ể ụ ự ừ ồ bên ngoài cho Công ty TNHH Nh t Linh ậ
82
3.2.1.2. Nội dung đề xuất
Sau khi xác định nhu c u nhân l c t ngu n bên ngoài c n tuy n d ng cho các ầ ự ừ ồ ầ ể ụ phòng, ban, đơn vị trong công ty , Phòng hành chính nhân s ti n hành l p k ho ch chi ự ế ậ ế ạ tiết cho đợt tuyển dụng bao gồm các nội dung :Số lượng nhân sự ần tuyển, yêu cầu công c việc, phương pháp, hội đồng thi tuyển, th i gian, kinh phí, nhân l c th c hi n tuy n ờ ự ự ệ ể dụng,…trình lãnh đạo Công ty duy t. ệ
Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài được thực hiện theo quy trình được thể ệ ở hi n sơ đồ 3.1
Hình 3.1. Quy trình dự kiến của công tác tuyển dụng từ nguồn bên ngoài của Công ty TNHH Nhật Linh
Bước 1: Ti p nh n và sàng l c h ế ậ ọ ồ sơ
Sau khi vi c thông báo tuyệ ển dụng được đăng tải, công ty sẽ ế ti n hành tiếp nhận hồ sơ. Việc ti p nh n h ế ậ ồsơ được ti n hành thông qua hai hình thế ức đó là: nộp h ồ sơ trực ti p ế hoặc thông qua đường bưu điện, do nhân viên phòng Hành chính nhân sự đảm nhiệm.
Khi đã có đủ ồ h sơ cần thi t, phòng Hành chính nhân s ti n hành nghiên c u, phân lo i ế ự ế ứ ạ và lựa chọn sơ bộ ồ sơ. h
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Phỏng vấn
Kiểm tra thông tin thu được trong quá trình phỏng vấn
Tiến hành kiểm tra, trắc nghiệm
Thử việc
Ra quyết định tuyển dụng
83
H ồ sơ của ứng viên tối thiểu phải đầy đ các tiêu chí như:ủ
+ Về m t hình th c: H ặ ứ ồ sơ phải photo công chứng đầy đủ theo yêu cầu, quy định c a công ty. ủ
+ Về m t n i d ng: H ặ ộ ụ ồ sơ phải th hiể ện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu của từng vịtrí dự tuy n ể thông qua đơn xin việc, sơ yếu lý lịch và các bằng c p, ch ng ch có liên quan. Bên cấ ứ ỉ ạnh đó, ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của Cơ quan Y tế có thẩm quy n ề
Sau khi đã chọn được nh ng b h sơ đữ ộ ồ ạt yêu c u, phòng Hành chính nhân s s ầ ự ẽ ti n hành lế ập danh sách các ứng viên l p phiậ ếu đề xu t ph ng v n ấ ỏ ấ
Bước 2: Ph ng v n ỏ ấ
Khi đã có đủ ồ h sơ của các ng viên, phòng Hành chính nhân s s ti n hành g i ứ ự ẽ ế ọ thông báo hẹn lịch phỏng vấn cho ứng viên. Th i gian gờ ọi chậm nhất là 3 ngày trước khi phỏng vấn. Trong quá trình gọi thông báo lịch phỏng vấn, Công ty thông báo chi tiết cho ứng viên v ề địa điểm, th i gian bu i ph ng vờ ổ ỏ ấn. Người ph ng vỏ ấn là đại di n phòng ệ Hành chính nhân sự chuyên trách công tác tuy n dể ụng và người đại diện đơn vị ầ c n tuy n. ể
Đố ới bưới v c ph ng vỏ ấn sơ bộ ộ, n i dung các câu hỏi thường đặt ra khi ph ng v n là: ỏ ấ - Đã làm ở công ty nào cùng ngành chưa?
- Công việc đã làm, điều gì thích nh t? ấ - T i sao b n ng tuy n vào v ạ ạ ứ ể ịtrí này?
- B n hi u công viạ ể ệc này cần làm nh ng gì? ữ - ng lĐộ ực thúc đẩy làm việc?
- Kh ả năng làm việc nhóm?
- Nếu được lựa chọn thì b n th c hi n công viạ ự ệ ệc như thế nào?
Tại vòng phỏng vấn này Công ty sẽ xem xét để xác định t ch t và kh ố ấ ả năng của ứng viên xem h có phù h p v i yêu c u công vi c c a công ty hay không. Trong quá ọ ợ ớ ầ ệ ủ trình ph ng vỏ ấn, người ph ng v n sỏ ấ ẽ quan sát thái độ, khả năng giao tiếp của ứng viên và đặt ra nh ng câu h i cho ng viên. N i dung c a nh ng câu h i xoay quanh vi c ki m ữ ỏ ứ ộ ủ ữ ỏ ệ ể chứng các thông tin cá nhân, tìm hi u v thông tin khác c a bản thân mà chưa đề ập đếể ề ủ c n trong h ồ sơ, các thông tin vềcông việc cũ và những điều mong muố ởn công việc mới.
Bước 3: Kiểm tra thông tin thu được trong quá trình ph ng v n ỏ ấ
Sau khi ph ng vỏ ấn, Công ty sẽ ể ki m tra lại thông tin thu được từ ứng viên trong quá trình ph ng v n. Ví dỏ ấ ụ như thông tin vềcông việc cũ, vị trí làm việc cũ, thái độ đối xử đố ới đồi v ng nghiệp cũ, …
84
Các bước kiểm tra thông tin như sau:
- Trong quá trình phỏng vấn, công ty yêu cầu ứng viên cung cấp tối thiểu 3 nguồn thông tin đểxác minh. Đểtiện xác minh thông tin, Công ty yêu cầu ứng viên cung cấp họ tên và thông tin liên l c cạ ủa tối thiểu 3 ngư i. Đây là nh ng ngư i đã làm viờ ữ ờ ệc tr c ti p v i ứng ự ế ớ viên tối thiểu là 6 tháng và nắm rõ kỹ năng và thành tích làm việc của ứng viên (trong đó phải có ít nhất một người qu n lý trả ực ti p c a ế ủ ứng viên).
- Đại diện Công ty sẽ chuẩn bị trước danh sách những vấn đề muốn hỏi người chứng th c thông tin. ự
- Sau đó, đại diện Công ty sẽchủ động gọi điện cho người chứng thực thông tin và xác minh thông tin xem đã chính xác hay chưa.
Bước 4: Ki m tra, tr c nghi m ể ắ ệ
Nh ng ữ ứng viên đã lọt qua vòng phỏng vấn sơ bộ ẽ s tham gia bài ki m tra, tr c ể ắ nghiệm do Công ty đưa ra
Đố ớ ịi v i v trí ng tuy n là công nhân s n xu t thì áp d ng hình th c thi tuy n là: thi ứ ể ả ấ ụ ứ ể lý thuy t và thi thế ực hành. Đố ới v i ph n thi lý thuy t, hình th c thi là thi vi t, không thi ầ ế ứ ế tr c nghi m, thí sinh làm tr c tiắ ệ ự ếp ra giấy theo mẫu đề ủ c a công ty. Tùy thu c vào t ng v ộ ừ ị trí mà đề thi khác nhau do công ty cung cấp. Sau khi các ng viên làm bài thi xong, bài ứ thi sẽ được chuyển đến cho b phộ ận ra đề chấm điểm. Nguyên t c ch m thi th c hi n ắ ấ ự ệ theo quy định c a hủ ội đồng tuy n chể ọn. Điểm thi s lẽ ấy theo thang điểm 100, k t qu s ế ả ẽ đượ ấc l y theo th t t ứ ự ừcao tới thấ Thí sinh nào thi đạp. t ph n thi lý thuyầ ế ẽ đủ điềt s u ki n ệ để ế ụ ti p t c thi ph n th c hành. ầ ự
Phần thi th c hành c a thí sinh s ự ủ ẽ được các cán bộ ỹ k thu t tr c tiậ ự ếp đưa ra các câu hỏi và quan sát cách thí sinh thực hiện. Mỗi thí sinh sẽ được thực hành từ 5-7 phút liên quan đến v trí ng tuy n c a mình. K t qu thi tuy n c a ng viên s ị ứ ể ủ ế ả ể ủ ứ ẽ được thông báo sau 03 ngày thi, những ứng viên nào đạt sẽ được thông báo công khai tại bảng thông báo của công ty và website c a công ty ủ
Hội đồng tuyển dụng bao gồm: Đại diện Lãnh đạo Công ty, Trưởng phòng Hành chính nhân s ựvà mộ ốt s cán bộ am hi u sâu sể ắc về lĩnh vực chuyên môn nghi p v cệ ụ ủa vị trí công việc cần tuy n. ể
85
Bước 5: Th vi c ử ệ
Dựa vào kết quả thi tuyển, phòng Hành chính nhân sự ẽ ời các ứng viên đạt yêu s m cầu qua vòng thi tuyển nh n viậ ệc thông qua điện tho i. Nhân viên phòng Hành chính ạ nhân sự ẽ ế s ti n hành ký hợp đồng thử ệ vi c vớ ứng viên và đưa ra chương trình thử ệi vi c mà nhân viên m i phớ ải th c hi n, di n ra tự ệ ễ ừ 1 đến 2 tháng tùy theo công việc và được nhận mức lương ử ệ th vi c của công ty. Sau khi hết thời gian thử ệ vi c, phòng Hành chính nhân sự ẽ ến hành đánh giá thử ệ s ti vi c bằng cách g i mử ẫu “Đánh giá nhân viên sau thời gian thử ệ vi c” tớ ội b phận liên quan để đánh giá và đưa ra đề xuất có tiếp nhận người lao động vào làm việc chính th c hay không. K t qu ứ ế ả đánh giá sẽ được g i v phòng Hành ử ề chính nhân sự. Nếu k t quế ả đánh giá là không đạt yêu c u thì phòng Hành chính nhân sầ ự s ẽthông báo chấm dứt hợp động thử ệ vi c với người lao động. Các tiêu chí đánh giá nhân viên thử ệc đó là: tinh thần, thái độ vi , trách nhiệm đối v i công vi c, kớ ệ ết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao, ý thức tổchức kỷ luật… Nếu đạt, phòng Hành chính nhân sự ẽ ửi s g danh sách lên Hội đồng tuy n dể ụng để ự th c hi n ký hệ ợp đồng lao động v i ớ ứng viên đó.
Bước 6. Ra quyết định tuy n d ng ể ụ
Ứng viên sau khi th viử ệc và được trưởng b ph n, phòng ban ph ộ ậ ụ trách đánh giá đạt yêu c u, Hầ ội đồng tuy n d ng s ra quyể ụ ẽ ết định cho nhân viên m i nh n vi c chính ớ ậ ệ thức. Nhân viên mới sẽ được ký kết hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy định c a Công ty. Hủ ợp đồng lao động s ẽ được ký theo th i h n ờ ạ 1 năm. Sau 1 năm đánh giá tiếp, nếu đạt tiêu chu n công ty s tái ký hẩ ẽ ợp đồng l n 2. Sau ầ 2 năm người lao động được đánh giá tốt thì công ty s ký hẽ ợp đồng không xác định thời hạn theo đúng quy định của Bộ Luật lao động.
3.2.1.3. Kết quả kì vọng
Nếu giải pháp trên được Công ty áp d ng và tri n khai, Công ty TNHH Nh t Linh ụ ể ậ s tuyẽ ển được 100% s ố lượng nhân s ự đáp ứng được hoàn toàn nhu c u tuyầ ển dụng đã đặt ra c a Công ty. Vủ ới 6 bước trong quy trình tuy n d ng, Công ty s không tuy n nhể ụ ẽ ể ầm những người không thích hợp với vị trí cần tuyển dụng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh c a Công ty, do nhân sủ ự ớ m i sẽcó th phát huy h t khể ế ả năng của mình khi có một v trí làm vi c phù h p. Bên cị ệ ợ ạnh đó, Công ty sẽ ết kiệ ti m được chi phí đào tạo v chuyên ề môn cũng như kĩ năng cho nhân viên mới
Với việc hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực từ nguồn bên ngoài, công tác thu hút nhân lực của Công ty TNHH Nhật Linh s ẽ được hoàn thi n. ệ
86
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên Công ty TNHH Nhật Linh
3.2.2.1. Cơ sở đề xuất
Như kết qu ả đã phân tích ở chương 2, đố ới công tác đánh giá tình hình thựi v c hi n ệ công việc của nhân viên, trưởng các bộ phận đã trực tiếp đánh giá bằng phương pháp thang đo đánh giá. Tuy nhiên, các tiêu chí đánh giá nhân viên của người đánh giá là chưa rõ ràng. Thêm vào đó, trong quá trình làm việc, người đánh giá không thể quan sát được quá trình th c hi n công viự ệ ệc của nhân viên một cách thường xuyên và điều này sẽ làm cho k t qu ế ả đánh giá không chính xác .
Mặt khác, việc chỉ có người lãnh đạo trực tiếp là người đánh giá mà không có sự tham gia của người lao động vào quá trình đánh giá sẽ gây cho người ta cảm giác nghi ng ờ vào kết quả đánh giá, hoặc người đánh giá có thể ẽ s mắc phải những lỗi như chủ quan hay thiên v . ị
Vì vậy, cần ph i có giả ải pháp để trưởng các bộ phận đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên m t cách khách quan và chính xácộ hơn. Đó là cơ sở để tôi đưa ra đề xu t hoàn thiấ ện công tác đánh giá tình hình thực hi n công vi c c a Công ty TNHH ệ ệ ủ Nh t Linh. ậ
3.2.2.2. Nội dung đề xuất
Công ty có thể ự th c hiện đánh giá, xếp loại lao động hàng tháng theo bảng đánh giá hiệu quảcông việc, t kừ ết quả đánh giá sẽphân loại lao động theo các hạng Rất tốt, Tốt, Khá, Trung bình, Kém. Theo đó, sau mỗi tháng nhân viên các phòng ban, phân xưởng, nhà máy s n xu t tả ấ ự đánh giá hoàn thành công việc rồi chuyển cho lãnh đạo tr c ti p cự ế ủa các bộ ph n . Saậ u đó, lãnh đạo các phòng ban, đơn vị xét đánh giá hoàn thành công việc cho t ng nhân viên cừ ủa đơn vị mình d a vào các tiêu chí trong bự ảng đánh giá hiệu quả công việc của Công ty, sau đó chuyển k t qu ế ả đánh giá đến Phòng Hành chính Nhân s . ự
Kết quả đánh giá là cơ sở để tuyển dụng, tuyển chọn đề ạt, định hướng và hướ b ng dẫn công việc, đào tạo, trả lương, thưởng … và đồng thời mở ra cơ hội giúp người lao động, giúp CBCNV t khự ẳng định năng lực, v trí công tác c a h trong Công ty và bi t ị ủ ọ ế tìm kiếm cơ hội để ăng tiế th n ngh nghi p t i Công ty ề ệ ạ
87
Bảng 3.1 cho thấy biểu mẫu đánh giá dự kiến áp dụng cho việc đánh giá tình hình th c hi n công viự ệ ệc của nhân viên Công ty TNHH Nhật Linh
Bảng 3.1 Biểu mẫu đánh giá dự kiến của công tác đánh giá tình hình thực hiện công . việc của nhân viên Công ty TNHH Nhật Linh
STT Tiêu chí Điểm Nhân
viên t ự đánh giá
Đánh giá c a ủ trưởng b ộ
phận Phần I: Đánh giá kết quả công vi c ệ 50
1 Mức độhoàn thành công việ được c giao 30 - Luôn hoàn thành công việc được giao với hiệu quả
cao, k p tiị ến độ ẵ. S n sàng nh n thêm công vi c ậ ệ 30 - Thường xuyên hoàn thành tốt công việc, có thể đôi
lúc không k p tiị ến độ được giao nhưng làm việc một cách nỗ ự l c để hoàn thành công việc. Sẵn sàng đối mặt với khó khăn trong công tác.
20 - Thỉnh thoảng không hoàn thành công việc, không
kịp tiến độ được giao nhưng làm việc nghiêm túc và n lỗ ực để hoàn thành công vi c ệ 10 - Khá nhiều lần không hoàn thành nhiệm vụvà công
việc được giao; sai sót nhiều và không chịu sửa
ch a.ữ 0
2 S dử ụng tiết kiệm nguồn lực 20 - Thường xuyên sử ụ d ng tiết kiệm văn phòng phẩm,
điện thoại, điện, nước, nguyên v t li u khi th c hi n ậ ệ ự ệ công vi c ho c th c hi n t t công việ ặ ự ệ ố ệc với điều kiện thiếu các ngu n l c ồ ự
20 - Có bi u hiể ện lãng phí, sai sót, hư hao 10
- Thường xuyên lãng phí 0
Phần II: Đánh giá tốchất, năng lực, tiềm năng 50
1 Tính chuyên cần 10
- Làm việc đ ngày công, không đi trễ ề ớm, luôn ủ v s chăm chỉ làm vi c, s n sàng làm thêm gi hoàn ệ ẵ ờ để t t công viấ ệc dở dang ho c khi công viặ ệc yêu cầu 10 - Làm việc đ ngày công, không đi trễ ề ớm, luôn ủ v s
chăm chỉ làm vi c ệ 6
- Ngh ỉ quá phép (hoặc có nghỉ việc riêng không hưởng lương), thỉnh thoảng đi trễ ề ớ v s m 2
2 Tinh thần làm việc nhóm 10
- Sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp trong và ngoài bộ phận, sẵn sàng chia sẻ thông tin, kinh nghiệm cho
đồng nghi p. ệ 10
- Ít chia sẻ thông tin, kinh nghiệm; chỉ phối hợp khi 5
88
có áp lực từ ấ c p trên
- Không hợp tác, gây xung đột, không chia sẻ thông tin hoặc cố tình cung cấp thông tin sai, gây khó khăn
cho công việc của đồng nghi p ệ 0
3 Tiềm năng phát triển 20
- Luôn có sáng t o trong lúc làm vi c ạ ệ 2 - Có đề xuất các giải pháp thích hợp, hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ ủ c a b phộ ận, của các thành
viên khác 2
- Tham gia đầy đủvà nhiệt tình các khoá đào tạo của
công ty t ổchức 2
- T nghiên c u thêm v ự ứ ềchuyên môn ở bên ngoài 2 - Luôn gương mẫu trong thực hiện công việc cũng
như trong đào tạo 2
- Thường xuyên c i ti n công viả ế ệc của mình 2 - Kh ả năng làm việc độc lập và tinh thần chủ độ ng
trong công vi c ệ 2
- Bi t t ế ổchức công việc của mình 2 - Thao tác nhanh gọn và chính xác, chấp hành ý kiến
của lãnh đạo 2
- Làm việc có trách nhiệm và chịu được sức ép công
việc với cường độcao 2
4 Tính kỉ ậ lu t 10
- Hiểu rõ và luôn tuân thủ ội quy, quy định của n Công ty và tuân th các quy trình công vi c. Chủ ệ ấp hành nghiêm túc s phân công cự ủa cấp trên và luôn th c hiự ện đúng kế ho ch cạ ủa cấp trên.
10 - Chấp hành nghiêm túc các hướng dẫn sự phân
công của cấp trên; tuy nhiên th nh tho ng có sai sót ỉ ả nhưng có sự ế ti n b và mu n c i thi n ộ ố ả ệ 5 - Có những vi phạm từ5 lần trở lên trong năm (cấp trên ph i nhả ắc nhở nhiều); hoặc cố tình vi phạm kỉ
lu t. ậ 0
T NG C NG Ổ Ộ 100
3.2.2.3. Kết quả kì vọng
Nếu giải pháp trên được Công ty áp dụng và triển khai, trưởng các bộ phận sẽ có một hệ ố th ng tiêu chí hoàn chỉnh để đánh giá nhân viên theo thang điểm. Điều này sẽ làm cho k t quế ả đánh giá chính xác hơn, công bằng hơn, giúp trưởng các bộ phận tránh khỏi nh ng lữ ỗi như đánh giá chủ quan hay thiên v . ị
Thêm vào đó, người lao động có th ể tham gia vào quá trình đánh giá, giúp loạ ỏi b s nghi ng v tính công b ng cự ờ ề ằ ủa đánh giá và kết qu ả đánh giá
89
Với việc hoàn thiện công tác đánh giá tình hình thực hiện công việc của Công ty TNHH Nh t Linh, công tác duy trì nhân lậ ực của Công ty TNHH Nh t Linh sậ ẽ được hoàn thi n. ệ