CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác tạo động lực cho CBCS Viện H57
3.2.3 Các giải pháp tạo động lực bằng các biện pháp kích thích phi vật chất
hoàn thiện công tác phân tích công việc:
Phân tích công việc có ý nghĩa rất lớn trong việc tạo động lực cho CBCS. Nhờ có phân tích công việc mà người lãnh đạo có thể xác định được kỳ vọng của mình đối với công việc đó. Nhờ có phân tích công việc rõ ràng mà CBCS có thể hiểu đƣợc các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm cụ thể của mình trong công việc.
- Khi phân tích công việc cần:
+ Th nhứ ất, định nghĩa vềcông việc m cách hoàn ch nh và chính xác. ột ỉ
+ Th hai, mô t các nhi m v , trách nhi m và tiêu chu n hoàn thành công vi ứ ả ệ ụ ệ ẩ ệc.
+ Th ba, mô t ứ ả đầy đủ các điều ki n v t ch t, k thuệ ậ ấ ỹ ật để thực hi n công việ ệc đó của đơn vị, đồng thời xác định các điều ki n c n thiệ ầ ết để hoàn thành công việc đó một cách tốt nh t.ấ
+Thứ tư, xác định các yêu c u c a công vi c mà mầ ủ ệ ỗi ngườ ở ịi v trí công việc đó phải đáp ứng đểthực hiện công vi m cách thành công. ệc ột
- Sau khi các bước chuẩn bị phân tích, tiến hành phân tích thì phải có kết quả phân tích công việc.
* Phân định trách nhi m c a các cá nhân, phòng ban trong hoệ ủ ạt động phân tích công vi c:ệ
- Phòng tham mưu tổng hợp có nhiệm vụ:
+ Xác định mục đích phân tích công việc, l p k ho ch và t chậ ế ạ ổ ức điều hành toàn b ộcác hệthống, quá trình liên quan, các bước ti n hành phân tích công vi ế ệc.
+ Xây d ng và chu n b ự ẩ ị các văn bản, th tủ ục cần thi ết.
+ T ổchức, bố trí nhân lực vào hoạ ột đ ng phân tích công vi ệc.
+ Nhân viên chuyên môn vi t các b ng mô t công vi c và yêu c u công viế ả ả ệ ầ ệc dướ ựi s ph i h p c a CBCS và cán b quố ợ ủ ộ ản lý các đơn vị ự tr c thu c. ộ
- Trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị:
+ Cung cấp các thông tin, các điều ki n ph i h p v i cán b phân tích công việ ố ợ ớ ộ ệc xây d ng các b ng yêu c u cự ả ầ ủa công vi ệc.
* Xây d ng và hoàn thi n b n mô t công viự ệ ả ả ệc, yêu cầu c a công vi c ủ ệ đối với người th c hi n công vi c và b n tiêu chu n th c hi n công vi c: ự ệ ệ ả ẩ ự ệ ệ
- Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung sau:
chức danh công vi c, mã s công việ ố ệc, nơi thực hi n công vi c, ... Ngoài ra có th tóm ệ ệ ể t t mắ ục đích và chức năng của công vi ệc.
+ Ph n tóm t t các nhi m v và trách nhi m thuầ ắ ệ ụ ệ ộc công vi c: bao g m các nệ ồ ội d ng các nhi m v , trách nhiụ ệ ụ ệm.
+ Các điều ki n làm vi c: bao gệ ệ ồm các điều ki n v ệ ề môi trường, máy móc trang thiế ị ầt b c n s d ng, th i gian làm viử ụ ờ ệc, các điều ki n v an toàn v ệ ề ệ sinh lao động, các điều ki n khác. ệ
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: Phải liệt kê đầy đủ các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trên các khía cạnh, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục, đào tạo, yêu cầu về sức khỏe, phẩm chất.
Các yêu c u v chuyên môn ầ ề đòi ỏi h có liên quan rõ ràng t i vi c th c hi n công ớ ệ ự ệ vi c và m c ch p nhệ ở ứ ấ ận đƣợc, không nên yêu c u quá cao mà không c n thiầ ầ ết để thực hiện công vi ệc.
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là một hệ thống các chỉ tiêu thể hiện các yêu cầu về số lƣợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ quy định trong bản mô tả công việc.
B n mô t công vi c m u, b n yêu c u công viả ả ệ ẫ ả ầ ệc đối với người th c hi n, bự ệ ản tiêu chuẩn th c hiệự n công việc đƣợc nêu trong ví d tụ ại Phụ ụ l c 02
* Hoàn thiện lại hệ thống đánh giá kết quả công việc Công tác đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của CBCS
Trong th i gian qua, h ờ ệthống đánh giá ức độm hoàn thành nhi m v cệ ụ ủa đơn vị còn b c ộ lộ nhi u h nch : ề ạ ế
Đa số CBCS đánh giá rằng tiêu chu n th c hi n công viẩ ự ệ ệc chƣa phù hợp v i kh ớ ả năng thực hi n công vi c cệ ệ ủa mình. Đồng th i tiêu chu n th c hi n công vi c hi n nay ờ ẩ ự ệ ệ ệ chƣa cập nh t so v i công vi c trong th c t . ậ ớ ệ ự ế
CBCS chƣa đƣợc tham gia vào quá trình t ự đánh giá ứ độm c hoàn thành công việc, mà kết quả đánh giá này là do người lãnh đạo trực tiếp đánhgiá.
T l s ỷ ệ ố người cho r ng k t qu ằ ế ả đánh giá chưa phản ánh được k t qu ế ảthực hiện công việc còn cao 47,6% và đánh giá chƣa công bằng, 20%..Th c ti n tự ễ ại đơn vị ệc vi đánh giá ứ độm c hoàn thành công việc chƣa đúng với vai trò c anó. ủ
Đánh giá đầ đủy và chính xác kết qu làm vi c c a CBCS là m t công vi c h t ả ệ ủ ộ ệ ế s c quan tr ng. Công tác ứ ọ đánh giá thực hiện công vi c ph i th c hi n khoa hệ ả ự ệ ọc v i các ớ phương pháp đánh giá phù hợp, theo đúng trình tự, khách quan, dân chủ, công b ng và ằ
đảm b o h p lý, h p tình. Mu n v y, đơn v c n th c hi n các n i dung sau: ả ợ ợ ố ậ ị ầ ự ệ ộ
- Phải xây dựng bảng mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, Bản tiêu chuẩn cho người thực hiện công việc. Đó là cơ sở để đánh giá chính xác, đầy đủ kết quả thực hiện công việc.
- Phải xây d ng các danh mự ục chỉ tiêu đánh giá cụ thể hơn. Cần tách bi t các ch ệ ỉ tiêu đánh giá bộ phận CBCS làm công tác tham mưu tổng hợp văn phòng và CBCS trực tiếp làm công tác nghiên c u ch t o. ứ ế ạ
- Phải giáo dục tuyên truyền cho CBCS thực hiện nghiêm túc công tác đánh giá kết quả công việc.
- Xây dựng bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc đƣợc trình bày trong ví dụ tại Phụ lục 03
3.2.3.2 Tạo điều ki n cho CBCS ệ hoàn thành nhi m v ệ ụ 3.2.3.2.1 Hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ
Tiến hành rà soát, sửa đổi, b sung, hoàn thi n h th ng n i quy, quy ổ ệ ệ ố ộ chế bao g m: quy ch ồ ếtrả lương, trả thưởng, quy chế ổ ả t b o v , nệ ội quy lao động…theo hướng v a nâng cao tính ch ng, sáng t o c a t ng CBCS, vừ ủ độ ạ ủ ừ ừa đảm b o s ki m tra c a t ả ự ể ủ ổ ch c ứ đối với từng CBCS trong thực hiện công vi ệc.
3.2.3.2.2 Thực hiện tốt phân công sử dụng và bố trí nhân lực phù hợp.
Đơn vị ầ c n s d ng và b trí cán b cho phù h p vử ụ ố ộ ợ ới năng lực s ở trường và nguy n v ng c a CBCS tệ ọ ủ ạo điều ki n cho h phát huy h t kh ệ ọ ế ả năng của mình. Tạo điều kiện cho đội ngũ CBCS trẻ nói riêng và CBCS nói chung có cơ hội để thăng tiến trong ngh nghi p. Cán b ề ệ ộ lãnh đạo đơn vị nên thường xuyên quan tâm chia s và giẻ ải quy t nhế ững khó khăn, vướng m c mà CBCS g p ph i trong công vi c, nh t là nh ng ắ ặ ả ệ ấ ữ CBCS làm trong công tác ch tế ạo trong môi trường n ng nh c, nguy hiặ ọ ểm.
3.2.3.2.3 Không ngừng cải thiện điều kiện làm việc cho CBCS
C i thiả ện điều ki n làm vi c cho CBCS là vi c làm ệ ệ ệ đúng đắn và c n có s quan ầ ự tâm của ban lãnh đạo đơn vị.
Đặc bi t i v i ngành Công an thì công tác an toàn c n phệ đố ớ ầ ải đƣợ đặc t lên hàng đầu. Công tác an toàn lao động phải luôn được đề cao, thường xuyên ph i ki m tra, ả ể kiểm định máy móc thiết bị đả m b o các thông s ả ốluôn ở ức an toàn. m
Trang ph c b o h ụ ả ộ lao động phải đạt tiêu chuẩn và đƣợc trang b ị đầy đủ: quần áo, giày, khẩu trang, mũ, găng tay...Khi làm vi c t t c cán b ệ ấ ả ộ chiến sĩ và công nhân
viên ph i m c trang phả ặ ục theo đúng quy định. Đồng th i, phờ ải thường xuyên tuyên truy n, giáo dề ục về công tác an toàn lao động v sinh công nghi p và phòng cháy chệ ệ ữa cháy.
3.2.3.3 Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân l c ự
* Đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ lãnh đạo
- Phải lựa chọn đội ngũ cán bộ lãnh đạo phòng là người phải có đủ tài đức, năng lực lãnh đạo, mang tầm bao quát, có trình độ chuyên môn cao, có uy tín đối với CBCS trong phòng. Điều này thuận lợi cho việc duy trì công việc nề nếp trong phòng, xong các đồng chí lãnh đạo phòng cần phải có các tiêu chuẩn sau:
- Có trình độ chuyên môn phù hợp với chức danh quy định. Đƣợc đào tạo lớp bồi dưỡng chức danh tương ứng với vị trí lãnh đạo, có trình độ chính trị theo yêu cầu, hoàn thành chương trình học quản lý nhà nước, có giấy chứng nhận.
- Nắm đƣợc k ỹ năng tiếp c n và hi u t ng CBCS trong phòng, n m bậ ể rõ ừ ắ ắt đƣợc nhu c u c a h ầ ủ ọtrong t ng thừ ời điểm phát triển của đơn vị.
- Có k ỹ năng khuyến khích CBCS trong đơn vị như khen thưởng, x ph t k p ử ạ ị thời chính xác, động viên CBCS khi h gọ ặp khó khăn.
- Nắm đƣợc k ỹ năng lãnh đạo qu n lý, nâng cao hi u qu hoả ệ ả ạt động nghiên c u ứ chế ạ t o
- Có kỹ năng giao tiếp, quan hệ tốt với lãnh đạo c p trên và với các đối tác tiềm năng. ấ
* Nâng cao công tác đào tạo :
Đơn vị ầ c n chú trọng hơn tới công tác này theo định hướng:
- Xác định rõ nhu cầu đào tạo của đơn vị đúng đối tƣợng đào tạo để từ đó lập kế hoạch đào tạo cụ thể, hợp lý, tránh sự lãng phí và không thỏa mãn của CBCS đƣợc cử đi đào tạo, còn CBCS có nhu cầu đi đào tạo thì lại không đƣợc bố trí.
- Sắp xếp bố trí cán bộ hợp lý khi cử CBCS đi học tập đối với những CBCS có kết quả thực hiện nhiệm vụ tốt. Đặc biệt đối với các đơn vị có ít CBCS và khối lƣợng công việc lớn cần bố trí, điều động cán bộ để đảm bảo lực lƣợng CBCS tại đơn vị tránh tình trạng CBCS ở lại phải làm việc với cường độ quá lớn quá nhiều công việc dẫn đến giảm hiệu quả công việc. Đồng thời đảm bảo mức lương và các khoản phụ cấp cho CBCS đi học theo đúng quy định của Ngành.
- Tiến hành đào tạo lại cho những CBCS có kết quả thực hiện công việc thấp, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc do thiếu hụt các kiến thức, kỹ năng mà có thể
bù đắp đƣợc thông qua các khóa đào tạo nhằm cải thiện kết quả làm việc của họ. Việc xác định chính xác các kiến thức, kỹ năng thiếu hụt sẽ giúp CBCS lấp “chỗ hổng” để có khả năng cải thiện kết quả thực hiện công việc cao hơn, CBCS cảm thấy tự tin hơn, cảm nhận đƣợc sự quan tâm của đơn vị, dẫn đến sự thỏa mãn cao khi làm việc.
-Quan tâm đến nguy n v ng c a CBCS: ệ ọ ủ
C n chú tr ng t i nhu c u ầ ọ ớ ầ đào ạt o c a CBCS mu n ủ ố đƣợc h c tọ ập nâng cao năng l c, trình cự độ ủa bản thân c v chuyên môn nghi p v lả ề ệ ụ ẫn trình độ lý lu n chính trậ ị, ngoại ngữ tin học trình độ qu n lý và các k ả ỹ năng mềm khác.
- S d ng h p lý nhân lử ụ ợ ực sau đào tạo :
K t qu ế ả đào tạo là một tiêu chí để bình xét thi đua, quy hoạch đề ạ b t và b nhiổ ệm cán b . Viộ ệc bố trí s d ng cán b c n th c hi n m t cách h ử ụ ộ ầ ự ệ ộ ệthống, h p lý, không nên ợ thiên về tình c m cá nhân, tránh tình tr ng bè phái c c bộ. ả ạ ụ
Việc s d ng ử ụ có hiệu qu nhân lả ực sau đào tạo s làm cho mẽ ức độ hài lòng i đố v i công vi c cớ ệ ủa CBCS tăng lên vì điều đó giúp họ phát huy đƣợc các kh ả năng, tiềm năng của mình, có điều ki n áp d ng ki n th c vào th c t công vi c. ệ ụ ế ứ ự ế ệ
- Đơn vị cần phải có kế hoạch bố trí, sử dụng nhân lực sau các khóa học đào tạo.
Đơn vị cần tạo điều kiện thuận lợi để CBCS áp dụng các kiến thức, kỹ năng đã đƣợc học vào thực tế, trao dần quyền tự chủ trong công việc cho CBCS đã đƣợc đào tạo giải quyết công việc. Người lãnh đạo cần giao cho CBCS những nhiệm vụ có tính thách thức phù hợp với trình độ mới để kích thích CBCS nỗ lực, sáng tạo.
* Đối với công tác thuyên chuyển cán bộ:
Nên đưa ra các phương án thuyên chuyển cán bộ đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo các phòng hiện nay. Đơn vị có 5 phòng và một trung tâm trực thuộc, các phòng nằm rải rác tại 3 khu vực khác nhau có địa bàn thuận lợi (trong trung tâm thành phố) có địa bàn còn khó khăn hơn (khu vực cụm công nghiệp An ninh tại Hoài Đức), có những đồng chí rất năng động chịu khó, tích cực trong công tác lãnh đạo quản lý cũng nhƣ công tác nghiên cứu chế tạo nhưng lương vẫn thấp hơn các đồng chí có cùng chức vụ tại các phòng khác.
Vì vậy, đơn vị cần xem xét phương n thuyên chuyển đội ngũ lãnh đạo phòngá cũng nhƣ CBCS để CBCS thử thách và học hỏi đƣợc các kinh nghiệm thực tế tại nhiều địa bàn đơn vị khác nhau làm cơ sở để đề bạt quy hoạch bổ nhiệm cấp cao hơn.
3.2.3.4 Tạo cơ hội thăng tiến cho CBCS
Đố ới v i nh ng v í chữ ịtr ức danh còn khuy t trong ế đơn vị, đơn vị nên ƣu tiên tuyển d ng n bụ ội ộ. Dành cơ hội cho nh ng CBCS có kh ữ ả năng, có chí cầu tiến để ứng tuyển thi tuy n vào các chể ức danh lãnh đạo còn khuy t k c v i nh ng CBCS chýa là Ðế ể ả ớ ữ ảng viên ho c chýa ðý c quy ho ch. Vi c t o cõ h i thãng ti n cho CBCS c n xem ặ ợ ạ ệ ạ ộ ế ầ xét trên các khía cạnh:
- Phân tích mức kỹ năng và kinh nghiệm hiện có của CBCS, các đối tƣợng có khả năng lãnh đạo. Đồng thời làm tốt công tác quy hoạch bồi dƣỡng các CBCS trẻ có tiềm năng, có nhiều sáng tạo, có khả năng đảm nhận trách nhiệm cao.
- Đối với những CBCS có khả năng thăng tiến cần phải trải qua thử thách thực tế để xác định khoảng trống giữa kỹ năng và kinh nghiệm mà họ hiện có với kỹ năng và kinh nghiệm họ cần có trong vị trí công việc mới yêu cầu. Sau đó bồi dƣỡng trau dồi những khoảng trống đó bằng cách đào tạo và giao những nhiệm vụ thích hợp.
3.2.3.5 Cải thiện quan h ệ trong lao động - T phía các cừ ấp lãnh đạo quản lý:
Lãnh đạo đơn vị ần thườ c ng xuyên rà soát toàn b hoộ ạt động qu n lý c a mình, ả ủ phân tích nh ng t n t i gây b t bình cho CBCS và k p th i kh c ph c. Tuy nhiên, cữ ồ ạ ấ ị ờ ắ ụ ần t p trung gi i quy t m i quan h v quy n lậ ả ế ố ệ ề ề ợi và nghĩa ụ ữv gi a các bên tham gia quá trình lao động, c th : ụ ể
- Đơn vị ần đị c nh biên l i biên ch cán b và biên ch công nhân viên Công an ạ ế ộ ế cho phù hợp để ký hợp đồng lao động chính thức, đóng Bảo hi m xã h i và B o hiể ộ ả ểm y t cho nhế ững lao động có đủ tiêu chu n theẩ o quy định c a B ủ ộ luật Lao động và quy chế ủa đơn vị c .
- Thực hi n ch ệ ế độ tiền lương, tiền thưởng, các phúc l i khác m t cách công ợ ộ b ng gi a CBCS v i nhau. ằ ữ ớ
- Rút ng n kho ng cách giắ ả ữa Ban lãnh đạo và CBCS cùng người thân c a h ủ ọ b ng cách: t ằ ổchức các buổi liên hoan, giao lưu văn nghệ, th thao, g p g gi a các gia ể ặ ỡ ữ đình CBCS lấy ý ki n c a CBCS và th c s ti p thu ý ki n. ế ủ ự ự ế ế
- T phía CBCS : ừ
+ Tuyệ ốt đ i trung thành với đơn vị, luôn n lỗ ực phấn đấu hết mình vì đơn vị.
+ Ch p hành tấ ốt nội quy kỷ luật lao động điề ệu l nh nội vụ Công an nhân dân + Tôn tr ng các cọ ấp lãnh đạo qu n lý. ả
ng nghi p trong công vi + Đoàn kết, giúp đỡ đồng chí đồ ệ ệc.
3.2.3.6 Tạo động l c cho CBCS thông qua m quan h ự ối ệ đồng chí đồng nghiệp, quan h xã h lành mệ ội ạnh từ môi trường làm vi c ệ
Văn hóa và try n th ng cề ố ủa đơn vị có ảnh hưởng r t l n t i l i sấ ớ ớ ố ống, cách nghĩ cũng nhƣ cung cách làm việc c a CBCS. Vì v y, ủ ậ đơn vị ầ c n chú tr ng ọ hơn ữn a trong vi xây dệc ựng văn hóa đơn vị ớ v i nh ng giá tr tữ ị ốt đẹp mang nh ng nét riêng bi t cữ ệ ủa Viện H57.
Đơn vị cũng nên xây dựng các chính sách phù h p i v i CBCS lôi cu n h ợ đố ớ để ố ọ g n bó vắ ới đơn vị, tìm cách phát huy vai trò c a CBCS trong vi c tìm ra nh ng giá tr ủ ệ ữ ị văn hóa mới cho đơn vị, nh ng giá tr ữ ị văn hóa ắb t ngu n t chính m i CBCS trong ồ ừ ỗ đơn vị. Đó có thể là phong cách làm vi c chuyên nghi p, s t n tâm trong công vi c, ệ ệ ự ậ ệ s ự đoàn kết g n bó gi a các CBCS, hay s h p tác ph i h p gi a nh ng CBCS vắ ữ ự ợ ố ợ ữ ữ ới nhau th hi n s gể ệ ự ần gũi hòa đồng.
Đơn vị cũng nên có những chính sách mang l i lạ ợi ích cho các đối tác là các đơn v s d ng trong cùng lị ử ụ ực lƣợng, nhƣ luôn bàn giao đủ ố lƣợng, đả s m b o v ả ề chất lƣợng, bao bì mẫu mã đẹp v i giá thành h p lý nh t. Th c hi n t t ch v n chuy n, ớ ợ ấ ự ệ ố ế độ ậ ể b c x p b o hành b o trì x lý các vố ế ả ả ử ấn đề phát sinh, các s n phả ẩm đã hế ạt h n s dử ụng đặc bi t là các s n ph m công c h tr ệ ả ẩ ụ ỗ ợ do đơn vị ch t o. Chính vi c làm này cùng ế ạ ệ với thái độ làm vi c c a CBCS s tệ ủ ẽ ạo nên thương hiệu, nâng cao hình nh cả ủa đơn vị.
Đồng thời cũng rèn luyệ đứn c tính trung th c, c n tr ng, t m , chính xác trong khi ự ẩ ọ ỉ ỉ làm vi c cho CBCS ệ đây là y u t ế ố tiên quyết để ạ t o nên thương hiệu và s thành công ự cho đơn vị.
3.2.4 Một số giải pháp mang tính chất pháp luật nghiệp vụ đặc thù của ngành
- Tăng cường sự kiểm tra giám sát đánh giá trong tất cả các phần việc các khâu các bộ phận, có chế độ thông tin báo cáo đầy đủ chính xác và kịp thời
- Xiết chặt kỷ luật kỷ cương điều lệnh nội vụ, thực hiện tốt công tác phân việc ủy quyền gắn trách nhiệm trong công việc cho từng CBCS.
- Tham mưu cho lãnh đạo các cấp hoàn thiện và thực hiện tốt các chính sách nhất là các chính sách ƣu đãi đặc thù cho CBCS.
- Thường xuyên tuyên tryền vận động để CBCS thấy được vai trò vị trí, tầm quan trọng và nhiệm vụ của mình trong đơn vị để luôn luôn cố gắng làm việc tốt hơn.