CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KHÍ ĐÔNG NAM BỘ
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại Ban
3.3.1. Nhóm giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án
Lý do đề xuất:
- Đội ngũ tham gia công tác quản lý dự án của Ban ĐNB rất trẻ, được đào tạo cơ bản, nhiệt tình trong công việc. Tuy nhiên còn hạn chế về kinh nghiệm dẫn đến chất lượng một số công việc không cao, đặc biệt là chất lượng giám sát thiết kế.
- Bộ phận quản lý tiến độ dự án tại Ban ĐNB còn mỏng (chỉ có 01 cán bộ), do đó sẽ dẫn đến tình trạng quá tải làm ảnh hưởng tới chất lượng quản lý tiến độ dự án.
Mục tiêu đề xuất:
- Nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức Ban ĐNB;
- Nhằm nâng cao năng lực cho cán bộ công viên, đặc biệt năng lực giám sát thiết kế tại Ban ĐNB.
Nội dung đề xuất:
- Tiến hành đổi mới, sắp xếp lại cơ cấu lao động trong bộ máy quản lý nhằm phát huy tối đa năng lực của toàn bộ tổ chức; phân bố công việc đầy đủ, phù hợp với năng lực của từng cá nhân tránh tình trạng lãng phí nguồn nhân lực. Ban ĐNB phải có kế hoạch phân bổ nhân lực cụ thể, phân công lao động hợp lý tận dụng được hết thời gian lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên, bố trí đúng người đúng công việc, phù hợp với khả năng chuyên môn và trình độ của họ để phát huy tối đa trí tuệ và khả năng sáng tạo của người lao động. Muốn vậy, Ban ĐNB cần phải tiến hành tốt công tác đánh giá năng lực và nguyện vọng của các cán bộ công nhân viên. Ban ĐNB cũng cần xây dựng cơ cấu chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho các phòng chức năng và từng cá nhân để tránh trường hợp trùng chéo về quyền hạn cũng như trách nhiệm giữa các thành viên tham gia quản lý dự án.
- Tuyển mộ, xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý đủ về số lượng, chuẩn về chất lượng đáp ứng được các yêu cầu của công tác quản lý dự án.
Xây dựng chính sách tuyển dụng, thu hút nhân tài (bằng chế độ đãi ngộ hợp lý, mức lương linh động, hấp dẫn và các cơ hội phát triển năng lực, nghề nghiệp của các cá nhân). Có sự sàng lọc kỹ nguồn nhân lực đầu vào, muốn vậy, công tác tuyển dụng phải được tiến hành công khai, minh bạch, tuyển dụng đúng người vào đúng
- Ban ĐNB cần phải nỗ lực nhiều hơn nữa trong công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho toàn thể cán bộ, công nhân viên và người lao động. Trước khi một nhân viên được tuyển dụng, người đó phải được kiểm tra kỹ lưỡng về trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm nghề nghiệp. Sau khi trúng tuyển, Ban ĐNB phải có trách nhiệm đào tạo, bổ sung những mặt kiến thức còn yếu, còn thiếu của nhân viên trong các lĩnh vực cần thiết. Hàng năm, Ban ĐNB cần tổ chức các lớp học ngắn hạn hoặc dài hạn để bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho cán bộ bởi vì các dự án Ban ĐNB đang quản lý đều mang tính kỹ thuật phức tạp, áp dụng công nghệ tiên tiến. Vì vậy, cán bộ công nhân viên Ban ĐNB cần phải có một khối lượng kiến thức tổng hợp và sâu rộng trên tất cả các mặt.
- Ngoài ra, để động viên người lao động, Ban ĐNB phải tạo được một môi trường làm việc tốt nhất, thuận lợi nhất cả về vật chất lẫn tinh thần. Một môi trường làm việc khẩn trương với tác phong công nghiệp sẽ là môi trường lý tưởng để nâng cao hiệu suất công việc, giúp cho dự án không chỉ hoàn thành đúng tiến độ mà còn đảm bảo cả về chi phí và chất lượng dự án. Bên cạnh đó, Ban ĐNB phải cố gắng duy trì một môi trường làm việc thân thiện giữa lãnh đạo và cán bộ công nhân viên. Người lãnh đạo có thể hiểu rõ tâm tư, nguyện vọng của nhân viên, biết được các khúc mắc của nhân viên về công việc, về cấp trên để từ đó có biện pháp quản lý nhân sự hiệu quả. Nhân viên sống trong môi trường làm việc thoải mái, thân thiện sẽ phát huy tối đa năng lực bản thân. Quan trọng hơn cả, do tính chất công việc, Ban ĐNB phải trang bị thiết bị đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho người lao động (trang bị bảo hộ lao động cho các cán bộ làm việc tại công trường). Ban ĐNB phải trang bị cho người lao động những kiến thức lý thuyết về an toàn lao động để họ có thể ứng phó với những phát sinh xảy ra để tự bảo vệ bản thân.
- Cuối cùng, Ban ĐNB phải ban hành chế độ khen thưởng hợp lý. Một chế độ thưởng phạt rõ ràng, công minh sẽ góp phần lớn trong việc nâng cao ý thức cho đội ngũ lao động. Việc lập quy định về chế độ thưởng phạt nên được giao cho phòng Tổ chức – Hành chính chủ trì và lấy ý kiến góp ý của toàn Ban. Cần thưởng kịp thời biểu dương đối với những cán bộ luôn hoàn thành tốt các công việc được giao đảm bảo tiến độ và chất lượng. Việc biểu dương có thể thông qua email toàn Ban hoặc thông báo trên bảng thông tin của Ban. Đối với những nhân viên thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ phải kịp thời trấn chỉnh có thể sử dụng hình thức kỷ luật làm
gương cho những ngươi khác. Ban ĐNB phải có các chính sách xã hội đảm bảo cho người lao động.
Ban ĐNB quản lý các dự án đầu tư xây dựng công trình khí, việc chấp hành nghiêm chỉnh các nội quy lao động, các quy trình lao động là hết sức cần thiết để bảo đảm an toàn cho chính bản thân người lao động. Do đó, Ban ĐNB cần tăng cường tính kỷ luật trong lao động, xử phạt nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm nội quy.
Chính sách lương linh động, chính sách thưởng hợp lý sẽ kích thích tinh thần làm việc hăng say của người lao động: Hiện nay việc chi trả lương cho người lao động tại Ban ĐNB tuân theo quy định chung của PVGAS, tuy nhiên Ban ĐNB nên xin những đặc cách trong việc xét lương cho những cán bộ đã chứng minh được năng lực, thể hiện được trách nhiệm đối với công việc. Điều này sẽ càng khích lệ tinh thần làm việc của người lao động cũng như có thể giữ được người lao động ở lại với Ban.
Thực hiện:
- Nhằm nâng cao năng lực giám sát thiết kế cho các cán bộ trẻ trong Ban, Ban ĐNB nên tổ chức ngay các lớp đào tạo chuyên sâu về các lĩnh vực như: Công nghệ, điện, tự động hóa, cơ khí…để nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ vì kiến thức học trong các trường đại học còn khác rất nhiều so với thực tế công việc. Để tiết kiệm chi phí cũng như thời gian đào tạo, Ban ĐNB có thể áp dụng hình thức đào tạo nội bộ, những người có kinh nghiệm lâu năm bổ túc kiến thức cho những người có ít kinh nghiệm hơn. Một hình thức nữa nên được áp dụng để nâng cao năng lực giám sát thiết kế, đó là tổ chức các chuyến thăm quan các công trình dầu khí đã đi vào vận hành. Điều này giúp các cán bộ giám sát thiết kế có cái nhìn thực tế về các thiết bị trong ngành dầu khí;
- Nhằm đảm bảo đủ số cán bộ trực tiếp phụ trách việc lập và quản ký tiến độ, tránh tình trạng quá tải Ban ĐNB cần bổ sung ngay ít nhất một nhân sự cho công tác lập và quản lý tiến độ dự án. Nhân sự bổ sung có thể lấy từ các bộ phận khác trong Ban hoặc tuyển dụng từ bên ngoài vào. Yêu cầu tối thiểu đối với nhân sự này là phải có kinh nghiệm trong việc lập và quản lý tiến độ dự án, phải thông thạo các phần mềm
3.3.1.2 .Bổ sung các công cụ quản lý dự án tiên tiến Lý do đề xuất:
- Hiện nay đã có phần mềm quản lý tiến độ Primavera có nhiều lợi thế hơn Microsoft Procject khi áp dung vào công tác quản lý tiến độ dự án, chẳng hạn như: MS Project không cho phép nhiều người dùng làm việc trên một dự án duy nhất cùng một lúc, Primvera cho phép làm điều đó; MS Project thiếu các tính năng theo dõi các vấn đề, các rủi ro của dự án. Trong Primavera, có thể ghi lại các vấn đề tồn tại và rủi ro gặp phải.
- Chất lượng công giám sát thiết kế còn hạn chế do chưa có công cụ hỗ trợ đắc lực.
Mục tiêu đề xuất:
- Nhằm nâng cao chất lượng công tác quản tiến độ tại Ban ĐNB.
- Nhằm nâng cao chất lượng công tác giám sát thiết kế tại Ban ĐNB.
Nội dung đề xuất:
Trong thời đại khoa học công nghệ hiện nay, việc áp các công cụ quản lý dự án tiên tiến sẽ giúp việc quản lý các lĩnh vực trong các dự án đạt hiệu quả cao hơn. Nhờ có các công cụ này mà có thể dễ dàng xác định các tồn tại trong quá trình thực hiện dự án, để từ đó đề ra các giải pháp giải quyết kịp thời. Các công cụ tiên tiến đang được áp dụng trên thế giới hiện nay là:
- Trong lĩnh vực quản lý tiến độ dự án: Phần mềm Primavera, tính năng chính của phần mềm này tương tự như phần mềm Microsoft Project. Tuy nhiên phần mềm Primavera có thêm một số tính năng sau: cho phép nhiều người truy cập cùng một lúc để làm việc trong cùng một dự án; cho phép ghi lại những điểm tồn tại và các rủi ro gặp phải trong quá trình thực hiện dự án...
- Trong lĩnh vực quản lý, xem xét tài liệu thiết kế:
Phần mềm Kpoint: Tính năng của phần mềm này giúp việc lưu và chuyển tài liệu một cách dễ dàng, có thể giao việc giữa cấp trên và cấp dưới, có thể xem xét tài liệu, nhận công văn qua phần mềm này...
Phần mềm Hysys: Phần mềm này được áp dụng trong quá trình thiết kế liên quan đến công nghệ chế biến khí.
Phần mềm Olga: Phần mềm này được áp dụng trong quá trình thiết kế đường ống vận chuyển khí.
Trong quá trình quản lý một dự án, phần mềm quản lý dự án đáp ứng tốt những tính năng:
- Quản lý thông tin các dự án, công trình hiệu quả.
- Quản lý tiến độ công trình, quản lý tiến độ theo thời gian, theo cá nhân...
- Bàn giao công việc, công trình cho cấp dưới thực hiện.
- Kiểm soát được các giai đoạn, những điều chỉnh trong công trình mỗi thành viên thực hiện, thi công...
- Kiểm tra các thông số thiết kế công nghệ.
Nắm bắt tình hình thực tế công việc nhanh chóng, hiệu quả. Mỗi thành viên có thể trao đổi, báo cáo, trình bày các phương án giải quyết nhanh chóng.
Phần mềm quản lý dự án giúp các cá nhân, các nhóm nắm bắt được những thông tin thay đổi, những vấn đề thảo luận. Ứng với mỗi tính năng sẽ đáp ứng được những nhu cầu cấp thiết trong vấn đề quản lý một dự án, tránh sai xót, trễ thời gian hoàn thành.
Đây có thể nói là công cụ kiểm soát công việc hiệu quả.
Thực hiện:
- Để hiệu quả hơn trong công tác quản lý tiến độ dự án, Ban ĐNB cần đề xuất với PVGAS thay thế phần mềm Microsoft Project mà Ban ĐNB đang ứng dụng cho công tác quản lý tiến độ dự án bằng phần mềm Primavera;
- Để nâng cao chất lượng công tác giám sát thiết kế, Ban ĐNB cần đề xuất với PVGAS mua các phần mềm phục vụ cho công xem xét xét thiết kế như: Hysys, Ol- ga,… Việc áp dụng các phần này sẽ giúp người kỹ sư có thể kiểm tra các thông số thiết kế, các thiết bị công nghệ một cách dễ dàng. Tuy nhiên, chi phí để mua bản quyền sử dụng các phần mềm này là rất cao. Do đó để mua các phần mềm này cần phải được sự chấp thuận của PVGAS.