CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN KHÍ ĐÔNG NAM BỘ
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư tại Ban
3.3.2. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả đối với các lĩnh vực của dự án 68 KẾT LUẬN
Lý do đề xuất:
- Công tác đền bù, giải phóng mặt bằng thường chậm tiến độ: nguyên nhân chủ yếu là do giá đền bù đất cho người dân chưa thỏa đáng;
- Việc tiên lượng thời gian thẩm định, phê duyệt của các cấp có thẩm quyền cho các
tại các cơ quan quản lý nhà nước khá rườm rà chồng chéo, dẫn đến việc tiên lượng rất khó khăn;
- Việc tiên lượng thời gian thực hiện các gói thầu tư vấn, đặc biệt các gói thầu tư vấn do nhà thầu trong nước thực hiện thường thiếu chính xác. Nguyên nhân là do năng lực của một số nhà thầu tư vấn còn hạn chế, thời gian thực hiện thường kéo dài hơn so với thực tế;
Mục tiêu đề xuất:
Giúp cho công tác tiên lượng thời gian thực hiện từng công việc trong dự án được chính xác hơn.
Nội dung đề xuất:
Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, Ban ĐNB cần tiến hành lập kế hoạch thời gian tiến độ một cách hợp lý, căn cứ trên kinh nghiệm thực tế tích lũy từ việc triển khai các dự án đã hoàn thành. Kinh nghiệm cho thấy, Ban quản lý dự án không nên chỉ lập ra một kế hoạch và cho tiến hành ngay theo kế hoạch này mà phải cố gắng tìm ra nhiều phương án khác, sắp xếp lại quy trình các công việc từ đó chọn ra phương án tối ưu nhất. Phương án lựa chọn là phương án có thời gian thực hiện ngắn hơn so với các phương án còn lại mà vẫn bảo đảm được chất lượng dự án trong nguồn kinh phí giới hạn. Bên cạnh đó, Ban quản lý cũng nên xem xét lại thời gian thực hiện tất cả các công việc của dự án, xem liệu có thể rút ngắn thời gian của công việc nào mà vẫn đảm bảo được yêu cầu chung của dự án không, xem những công đoạn nào không thật sự cần thiết thì có thể bỏ qua hoặc rút ngắn đến mức đối đa thời gian dành cho công việc đó.
Việc lập kế hoạch quản lý tiến độ dự án một cách tỉ mỉ, chi tiết sẽ giúp Ban quản lý dự án có một cái nhìn sâu sắc, cụ thể về tình hình hoạt động của dự án. Một kế hoạch chi tiết không chỉ giúp cho Ban ĐNB giám sát sát sao tình hình thực hiện từng công việc mà còn giúp phát hiện kịp thời những sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện nó.
Ngoài ra, kế hoạch nguồn lực cho dự án cũng phải được lập một cách cẩn thận, hợp lý, tránh hiện tượng thiếu nhân sự làm làm ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng dự án.
Trước khi dự án đi vào thực hiện, Ban ĐNB cũng nên chú ý hơn tới thời gian của việc tiến hành các thủ tục pháp lý như: xin phê duyệt chủ trương đầu tư, xin phê duyệt dự án đầu tư, thỏa thuận với địa phương… Các thủ tục pháp lý này tương đối rườm rà, tốn kém nhiều thời gian. Để khắc phục phần nào tình trạng trên, trước khi trình phê duyệt,
Ban ĐNB cần tìm hiểu kỹ các thủ tục pháp lý từ Luật Xây dựng, Luật Đầu tư, Luật Tài nguyên và môi trường.
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư xây lắp, nguyên nhân gây chậm trễ tiến độ chủ yếu là công tác giải phóng mặt bằng. Việc san lấp, đền bù và di dời dân cư ra khỏi khu quy hoạch không phải lúc nào cũng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Trước khi tiến hành đền bù giải phóng mặt bằng, Ban ĐNB cần khảo sát kỹ địa chất để đưa ra mức đền bù thỏa đáng cho người dân.
Dự án gồm một chuỗi các công việc được thực hiện liên tiếp nhưng không phải tất cả các hạng mục công trình đều do một đơn vị thi công thực hiện. Giữa các công đoạn của dự án thường phải mất rất nhiều thời gian bàn giao công việc giữa các đơn vị với nhau, cho nên để dự án hoàn thành đúng tiến độ thì Ban quản lý dự án cần phải đẩy nhanh quá trình này, tránh ì ạch kéo dài làm ảnh hưởng đến các công việc tiếp theo.
Mặt khác, Ban quản lý cũng nên xem xét bố trí những công việc có thể tiến hành cùng lúc mà không ảnh hưởng đến chất lượng công trình để đẩy nhanh thời gian hoàn thành dự án hoặc bù lại thời gian của những công việc chậm tiến độ.
Bên cạnh đó, Ban ĐNB phải tiến hành giám sát chặt chẽ công tác thi công xây lắp của nhà thầu, lập chế độ trách nhiệm về tiến độ thực hiện đối với các bên một cách cụ thể, rõ ràng.
Ngoài ra, Ban ĐNB phải thường xuyên đôn đốc và động viên kịp thời đội ngũ lao động, giúp họ nâng cao ý thức tự giác để làm việc có năng suất đảm bảo tiến độ dự án được hoàn thành đúng kế hoạch đề ra.
Thực hiện:
- Nhằm đảm bảo tiến độ công tác đền bù, giải phóng mặt bằng thì trước khi thực hiện đền bù, Ban ĐNB cần tiến hành công tác khảo sát giá đất thực tế trên thị trường để từ đó đề xuất giá đền bù hợp lý, được người dân chấp nhận. Việc khảo sát giá đất thực tế trên thị trường nên được đưa vào kế hoạch thực hiện công tác đền bù giải phóng mặt bằng.
- Nhằm tiên lượng thời gian thẩm định, phê duyệt của các cấp có thẩm quyền cho các phần việc được chính xác, Ban ĐNB cần tìm hiểu kỹ các thủ tục pháp lý từ Luật Xây dựng, Luật Đầu tư, Luật Tài nguyên và môi trường… Bên cạnh đó, trong quá
- Nhằm tiên lượng thời gian thực hiện các gói thầu tư vấn, đặc biệt các gói thầu tư vấn do nhà thầu trong nước thực hiện được chính xác, Ban ĐNB cần tham khảo thời gian thực hiện các gói thầu tương tự ở các dự án khác cùng với việc thường xuyên đôn đốc nhà thầu trong quá trình thực hiện gói thầu cũng như nâng cao chất lượng giám sát.
3.3.2.2 .Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí dự án Lý do đề xuất:
- Công tác quyết toán công trình kéo dài do trong quá trình thực hiện dự án không lập dự toán công trình;
- Công tác mua sắm còn chưa tuân thủ theo quy định hiện hành. Việc mua sắm trên cơ sở tài liệu thiết kế chi tiết chưa được phê duyệt dẫn đến làm tăng chi phí mua sắm thiết bị do tài liệu thiết kế chi tiết được duyệt khác với bản sử dụng để đi mua sắm;
- Việc xác định giá trị các gói thầu trong công tác lập kế hoạch đấu thầu tổng thể còn chưa chính xác: nguyên nhân là do công tác lập kế hoạch đấu thầu tổng thể thực hiện khi chưa có Tổng dự toán mà chỉ dựa trên Tổng mức đầu tư;
- Công tác xác định tổng mức đầu tư sơ bộ và dự toán gói thầu lập dự án đầu tư xây dựng công trình còn thiếu chính xác: nguyên nhân do chỉ sử dụng số liệu tham khảo của các dự án tương tự đã hoàn thành trong nhiều năm;
Mục đích đề xuất:
Nhằm hoàn thiện công tác quản lý chi phí dự án tại Ban ĐNB.
Nội dung đề xuất:
Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, kế hoạch chi phí thực hiện dự án phải được tiến hành một cách cụ thể và chi tiết cho từng hạng mục công việc. Tổng chi phí cho các dự án đầu tư của Ban ĐNB có giá trị rất lớn, vì vậy, nếu kế hoạch chi phí thực hiện dự án không được lập một cách tỉ mỉ sẽ gây ra thất thoát, lãng phí, tổn thất nghiêm trọng.
Ban quản lý dự án sẽ tiến hành phân bổ chi phí cho từng công việc, từng hạng mục công trình trong từng giai đoạn. Việc lập và quản lý chi phí thực hiện dự án đầu tư phải dựa trên cơ sở hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí trong hoạt động xây lắp, hệ thống giá xây dựng và cơ chế chính sách có liên quan do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Trong quá tình phân bổ tài nguyên nguồn lực, Ban quản lý dự án phải xem xét phân bổ sao cho khoa học, những hạng mục công trình nào
đòi hỏi tính chất kỹ thuật phức tạp thì được ưu tiên cho nguồn kinh phí lớn hơn những hạng mục đơn giản.
Ban ĐNB cũng phải tiến hành lựa chọn nhà thầu có đủ năng lực cung cấp hàng hóa dịch vụ đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý. Ban quản lý dự án có nhiệm vụ cập nhật thường xuyên thông tin về giá cả thị trường của các đầu vào cho dự án và giám sát quá trình cung cấp các đầu vào này (đặc biệt là nguyên vật liệu xây dựng cho dự án) đảm bảo đơn giá đã áp dụng phù hợp với chủng loại, chất lượng của nó. Sau đó, Ban ĐNB phải tăng cường công tác bảo quản nguyên vật liệu, vận chuyển, kho bãi, hoàn thiện chế độ quản lý nguyên vật liệu tại hiện trường, tránh lảm mất mát, biến chất nguyên vật liệu để đảm bảo số lượng và chất lượng nguyên vật liệu sử dụng cho dự án.
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, các hạng mục công trình khác nhau sẽ do nhiều đơn vị khác nhau thực hiện, mỗi hạng mục lại có chi phí riêng. Ban quản lý dự án phải liên kết chặt chẽ với đại diện các đơn vị thi công, giám sát sát sao quá trình thi công xây lắp để nắm bắt tình hình kịp thời. Giai đoạn này thường phát sinh chi phí nẳm ngoài dự toán của Ban ĐNB, Ban quản lý phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ tiến độ bỏ vốn cũng như tiến độ thực hiện dự án. Phải thường xuyên xem xét, phân tích hiệu quả vốn trên mỗi điểm thực hiện dự án, so sánh và phát hiện chênh lệch kịp thời giữa vốn thực tế và vốn dự toán để có biện pháp điều chỉnh đảm bảo dự án được hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép. Nếu chi phí phát sinh là bất khả kháng thì Ban quản lý dự án cần trình PVGAS/PVN để tìm cách giải quyết.
Ban ĐNB phải cố gắng thực hiện tiến độ bỏ vốn phù hợp với tiến độ thực hiện dự án, tập trung hoàn thành dứt điểm từng hạng mục công trình, tránh tình trạng dàn trải vốn, hạn chế đến mức thấp nhất lượng vốn đầu tư nằm ứ đọng trong suốt quá trình thi công xây lắp.
Thực hiện:
- Nhằm khắc phục việc quyết toán công trình kéo dài, Ban ĐNB cần tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu các bước thực hiện (từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư cho đến khi công trình đi vào vận hành theo luật hiện hành) về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình trong quá trình thực hiện dự án;
- Nhằm quản lý công tác mua sắm một cách hiệu quả, Ban ĐNB cần lập quy trình
- Nhằm xác định giá trị các gói thầu trong công tác lập kế hoạch đấu thầu tổng thể được chính xác, Ban ĐNB cần lập kế hoạch đấu thầu tổng thể sau khi có Tổng dự toán được duyệt. Đối với giá trị các thiết bị cần phải đặt hàng sớm (mua sắm song song với thiết kế FEED) có thể sử dụng giá tạm tính dựa trên Tổng dự toán được duyệt;
- Để xác định tổng mức đầu tư sơ bộ và dự toán gói thầu lập dự án đầu tư xây dựng công trình một cách chính xác, ngoài việc tham khảo số liệu từ dự án tương tự đã thực hiện, Ban ĐNB cần tham khảo thêm báo giá từ các nhà cung cấp thiết bị lớn trên thế giới.
3.3.2.3 .Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng dự án Lý do đề xuất:
- Công tác lựa chọn nhà thầu chưa đảm bảo chất lượng, đặc biệt đối với các gói thầu sử dụng hình thức chỉ định thầu: nguyên nhân do tâm lý “đã chỉ định thầu là sẽ trúng” của cán bộ xét thầu đối với hình thức chỉ định thầu;
- Chất lượng gói thầu Tư vấn quản lý dự án (PMC) không cao: nguyên nhân là do trong quá trình thực hiện, nhà thầu PMC thường xuyên thay đổi nhân sự, nhiều nhân sự có hồ sơ cá nhân đáp ứng theo yêu cầu trong hợp đồng nhưng trong quá trình làm việc lại không đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Mục đích đề xuất:
Nhằm hoàn thiện công tác quản lý chất lượng dự án tại Ban ĐNB.
Nội dung đề xuất:
Ban ĐNB phải luôn khẳng định quản lý chất lượng giữ vai trò hàng đầu trong công tác quản lý dự án, mục tiêu chất lượng luôn là mục tiêu hàng đầu của các dự án Ban ĐNB quản lý.
Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, Ban ĐNB phải tiến hành công tác đấu thầu công khai minh bạch, để lựa chọn ra các nhà thầu tư vấn thiết kế có năng lực, kinh nghiệm thực sự. Ban ĐNB phải tiến hành giám sát chặt chẽ quá trình lập dự án, lập thiết kế cơ sở, thiết kế FEED, dự toán và tổng dự toán xây dựng công trình của các nhà thầu tư vấn đảm bảo việc thực hiện đúng quy trình, đúng tiêu chuẩn chất lượng. Sau đó, Ban quản lý tiến hành công tác nghiệm thu các sản phẩm tư vấn.
Ban ĐNB phải lập chế độ trách nhiệm chất lượng đối với từng thành viên ban lãnh đạo, với các nhà thầu tư vấn, nhà thầu thiết kế và với toàn thể công nhân viên tham gia
dự án. Phải xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên; lập tiêu chuẩn, chế độ kiểm tra đối với việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ của từng thành viên đó.
Trong giai đoạn thực hiện đầu tư, Ban ĐNB phải tiến hành kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sử dụng làm đầu vào cho dự án. Khi làm thủ tục nhập nguyên vật liệu cho dự án phải tiến hành nghiệm thu và kiểm định chất lượng vật liệu, cấu kiện, thiết bị công nghệ khi cần thiết. Đối với nguyên vật liệu tiến hành pha chế ngay tại hiện trường (bê tông, vữa…) cần phải thử nghiệm pha chế, đạt tiêu chuẩn mới đưa vào sử dụng. Đối với nguyên vật liệu, thiết bị nhập khẩu phải có sự kiểm định chất lượng của cơ quan đăng kiểm. Bên cạnh đó, tiến hành kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện dự án của các đơn vị thi công, của các nhà thầu xây lắp. Cuối cùng, Ban quản lý dự án sẽ tiến hành tổ chức kiểm nghiệm đánh giá chất lượng công trình bao gồm: công trình đơn vị, công trình bộ phận và thậm chí là cả công trình trước khi đi vào vận hành khai thác theo tiêu chuẩn nghiệm thu chất lượng công trình được quy định.
Tóm lại, Ban ĐNB phải hoàn thiện hơn nữa hệ thống quản lý chất lượng, thực hiện triệt để chế độ quản lý chất lượng, quy trình, quy phạm và tiêu chuẩn kỹ thuật do Nhà nước ban hành.
Thực hiện:
- Để nâng cao chất lượng công tác lựa chọn nhà thầu, đặc biệt đối với các gói thầu sử dụng hình thức chỉ định thầu, Ban ĐNB cần nghiêm túc thực hiện theo luật đấu thầu. Bên cạnh đó, Lãnh đạo Ban ĐNB cần phải quán triệt tới từng thành viên trong tổ xét thầu về thái độ chấm thầu đối với những gói chỉ định thầu;
- Để nâng cao chất lượng gói thầu Tư vấn quản lý dự án (PMC), ngoài việc yêu cầu nhà thầu PMC cung cấp nhân sự đúng theo quy định trong hợp đồng, Ban ĐNB tiến hành phỏng vấn trực tiếp để có thể đánh giá chính xác năng lực của những nhân sự này.
Kết luận chương III:
Trong chương III, luận văn đã trình bày đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Ban ĐNB, trong đó tập trung vào một số giải pháp cụ thể như sau:
Kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý dự án
- Nhằm nâng cao năng lực giám sát thiết kế cho các cán bộ trẻ trong Ban, Ban ĐNB nên tổ chức ngay các lớp đào tạo chuyên để nâng cao trình độ chuyên viên cho các cán bộ vì kiến thức học trong các trường đại học còn khác rất nhiều so với thực tế công việc. Để tiết kiệm chi phí cũng như thời gian đào tạo, Ban ĐNB có thể áp dụng hình thức đào tạo nội bộ, những người có kinh nghiệm lâu năm bổ túc kiến thức cho những người có ít kinh nghiệm hơn. Một hình thức nữa nên được áp dụng để nâng cao năng lực giám sát thiết kế, đó là tổ chức các chuyến thăm quan các công trình dầu khí đã đi vào vận hành. Điều này giúp các cán bộ giám sát thiết kế có cái nhìn thực tế về các thiết bị trong ngành dầu khí;
- Nhằm đảm bảo đủ số cán bộ trực tiếp phụ trách việc lập và quản ký tiến độ, tránh tình trạng quá tải Ban ĐNB cần bổ sung ngay ít nhất một nhân sự cho công tác lập và quản lý tiến độ dự án. Nhân sự bổ sung có thể lấy từ các bộ phận khác trong Ban hoặc tuyển dụng từ bên ngoài vào. Yêu cầu tối thiểu đối với nhân sự này là phải có kinh nghiệm trong việc lập và quản lý tiến độ dự án, phải thông thạo các phần mềm quản lý tiến độ dự án.
Bổ sung các công cụ quản lý dự án tiên tiến
- Để hiệu quả hơn trong công tác quản lý tiến độ dự án, Ban ĐNB cần đề xuất với PVGAS thay thế phần mềm Microsoft Project mà Ban ĐNB đang ứng dụng cho công tác quản lý tiến độ dự án bằng phần mềm Primavera;
- Để nâng cao chất lượng công tác giám sát thiết kế, Ban ĐNB cần đề xuất với PVGAS mua các phần mềm phục vụ cho công xem xét xét thiết kế như: Hysys, Olga,…
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý thời gian, tiến độ dự án
- Nhằm đảm bảo tiến độ công tác đền bù, giải phóng mặt bằng thì trước khi thực hiện đền bù, Ban ĐNB cần tiến hành công tác khảo sát giá đất thực tế trên thị trường để từ đó đề xuất giá đền bù hợp lý, được người dân chấp nhân. Việc khảo sát giá đất thực tế trên thị trường nên được đưa vào kế hoạch thực hiện công tác đền bù giải phóng mặt bằng.