CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỰC HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG DỆT MAY SANG THỊ TRƯỜNG HOA KỲ CỦA CÔNG TY CP
3.4. Đánh giá quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất khẩu mặt hàng dệt may sang thị trường Hoa Kỳ của Công ty CP dệt nhuộm Sunrise Việt
3.4.1. Những thành tựu đạt được
Thông qua kết quả phiếu điều tra và phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty CP dệt nhuộm Sunrise sang thị trường Hoa Kỳ, có thể thấy rằng công ty thực hiện khá tốt.
Cụ thể, đối với mặt hàng dệt may xuất khẩu sang thị trường Hoa Kỳ công ty đã đạt được khá nhiều thành công trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu. Nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng XK rất được công ty chú trọng và thực hiện một cách nghiêm túc, tuân thủ những gì hai bên thỏa thuận. Nhờ việc thực hiện tốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng mà 100% những hợp đồng đã ký kết đều thực hiện tốt và đáp ứng được đúng yêu cầu của khách hàng.
- Về công tác chuẩn bị hàng XK: sản phẩm XK của công ty phần lớn là tự sản xuất để XK, như vậy khiến công ty chủ động được trong công tác chuẩn bị hàng XK, không phải phụ thuộc vào công ty khác quá nhiều.
- Về công tác kiểm tra hàng XK: Đã có riêng một bộ phận chuyên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra sản phẩm từ khâu chuẩn bị nguyên liệu tới khi sản phẩm được đưa ra để đem đi XK.
- Đối với công tác thuê tàu: Khi được khách hàng nhờ hay ủy thác thuê tàu hộ thì công ty đã thực hiện khá tốt nên được khách hàng tin tưởng.
- Về khâu làm thủ tục hải quan: Công ty đã chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan khá tốt nên khi giao cho cán bộ hải quan không phải chỉnh sửa nhiều, và tạo được uy tín với cán bộ hải quan.
- Về phương thức thanh toán: Công ty đã biết lựa chọn Vietcombank làm ngân hàng đại diện cho mình và sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C. Công ty sẽ chủ động hơn trong việc thanh toán và hạn chế được việc chậm chễ trong chuyển chứng từ. Ngân hàng sẽ thanh toán đúng như trong thư tín dụng bất kể phía người mua có trả tiền hay không.
- Về công tác khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Khi phát sinh khiếu nại thì công ty đã giải quyết được bằng thương lượng, giải hòa.
- Về đội ngũ nhân viên: Công ty đã đào tạo và huấn luyện được đội ngũ cán bộ, nhân viên năng lực cao, năng động, sáng tạo. Đặc biệt là trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu, đội ngũ nhân viên đều là những người có kinh nghiệm lành nghề trong lĩnh vực này. Nhờ đó mà các hợp đồng và các thủ tục hải quan đều được thực hiện một cách chính xác, đúng thời hạn.
3.4.2. Một số hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân
Một số hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành công đạt được, công ty còn gặp phải một số khó khăn như:
- Vận chuyển: Hầu hết công ty surise đều xuất khẩu hàng hóa theo điều kiện FOB.
Theo điều kiện này, công ty phải giao hàng lên tàu, tuy nhiên người không thể tự đưa container hàng lên tàu mà chỉ có thể giao tại các bãi (CY-container yard) hoặc tại các kho hàng lẻ (CFS- container freight station). Việc kiểm tra, kiểm đếm giữa hai bên và việc thông quan của cơ quan hải quan đều diễn ra ở CY hoặc CFS. Như vậy có nghĩa là thực tế đã giao hàng tại CY/CFS nhưng công ty vẫn phải chịu trách nhiệm về rủi ro hàng hóa cho tới khi hàng hóa được bốc lên tàu.
Thường thì container giao cho người chuyên chở tại CY cho tới lúc nhận được vận đơn( B/L- bill of lading) của hãng tàu phải mất từ 5-7 ngày, mùa cao điểm có thể mất hơn 10 ngày. Đây là thiệt hại lớn cho công ty vì đã giao hàng nhưng chưa thể lấy được tiền, xoay vòng vốn chậm. Trong khi kinh doanh việc xoay vòng vốn nhanh sẽ tạo lợi thế cho công ty.
Ngoài ra việc để người mua thuê tàu, công ty sẽ trong thế bị động thời gian phương thức giao hàng, gây ra tốn kém về chi phí đi lại, nhân công, kho bãi…
- Phương thức thanh toán: Hiện nay, công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C. Vì L/C hoàn toàn độc lập với hợp đồng ngoại thương và khi L/C đã được mở thì nghĩa là phương thức thanh toán đã được thiết lập, việc thanh toán của ngân hàng không phụ thuộc vào mối quan hệ hay tranh chấp (nếu có) giữa người mua và người bán nên ngân hàng chỉ căn cứ vào bộ chứng từ và nội dung L/C để tiến hành thanh toán. Chính vì thế, ngân hàng chỉ có trách nhiệm kiểm tra chứng từ mà không cần kiểm tra hàng hóa nên hàng hóa vẫn có thể xảy ra những vẫn đề sai sót. Bên cạnh đó, quy trình thanh toán L/C rất phức tạp đòi hỏi các bên tiến hành cần rất thận trọng trong khâu lập và kiểm tra chứng từ.
- Công tác giám sát và điều hành hợp đồng của công ty còn có hạn chế nhất định. Tuy nhiên công tác giám sát và điều hành hợp đồng XK thường phân công cho một số cán bộ quản lý. Nhưng công ty chưa có sự chú trọng nhiều vào công tác giám sát điều hành hợp đồng, hoặc là do kỹ năng nghiệp vụ của cán bộ nhân viên của công ty chưa được tốt nên vẫn còn xảy ra một số sai phạm và hạn chế nhất định.
- Thời gian thực hiện bị kéo dài: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu từ lúc kí kết đến lúc hoàn thành gặp khá nhiều vấn đề, làm cho thời gian thực hiện hợp đồng bị kéo dài. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nguyên nhân
- Hiện tại, hệ thống cảng biển cũng như các hãng tàu vận tải quốc tế của nước ta chưa thực sự phát triển. Lộ trình, thời gian vận chuyển và đặc điểm của tàu vận chuyển là những hạn chế mà công ty Sunrise không sử dụng các hãng tàu vận chuyển quốc tế của nước mình mà thường để bên đối tác thuê tàu. Công ty chưa đầu tư nhiều vào phương tiện vận chuyển nội địa, chủ yếu thuê ngoài để vận chuyển hàng hóa từ kho đến các cảng. Việc thuê ngoài phương tiện vận chuyển nội địa có thể sẽ làm tăng nhiều chi phí cho hàng hóa, bắt buộc công ty phải nâng giá thành sản phẩm lên.
- Trong nghiệp vụ thanh toán L/C, bộ phận chuyên trách thực hiện nghiệp vụ của công ty chưa có nhiều kinh nghiệm trong quá trình lập bộ chứng dẫn đến đọc và giải thích L/C không thận trọng và vẫn mắc phải những lỗi nhỏ như lỗi đánh máy, in ấn… Bên cạnh đó là tình trạng thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết hợp giữa các bộ phận xuất – nhập khẩu của công ty.
- Công tác giám sát và điều hành hợp đồng của công ty tuy đã được quan tâm nhưng do kỹ năng nghiệp vụ, hay do chưa có sự đầu tư thích đáng nên vẫn để xảy ra một số sai phạm và hạn chế trong quá trình thực hiện hợp đồng XK.
- Công ty sunrise đều tự thực hiện tất cả quy trình để xuất khẩu được hàng hóa đến Hoa Kỳ mà không sử dụng thuê ngoài bất cứ dịch vụ nào trừ thuê phương tiện Vận tải. Trong khi đó, số lượng nhân viên không nhiều, các khâu thực hiện quy trình xuất khẩu không được chuyên môn hóa. Vì thế khó tránh khỏi những vấn đề phát sinh khi một nhân viên phải đảm nhiệm tất cả quy trình và thời gian để thực hiện cũng rất nhiều.