CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH
2.1. Khái quát v ề Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
2.1.5. T ổ chức công tác kế toán tại Công ty
Trong điều kiện thực hiện cơ chế thị trường mà việc cạnh tranh diễn ra thường xuyên và khốc liệt thì độ tin cậy của thông tin kế toán được coi là một trong những vấn đề quan trọng để đảm bảo cho sự an toàn và mang lại hiệu quả cho các quyết định kinh doanh. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với yêu cầu quản lý. Công ty TNHH Du lịch Đống Đa đã tổ chức bộ máy kế toán đơn vị theo sơ đồ sau:
37
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và pháp luật về việc tổ chức công tác kế toán. Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy, tổ chức việc tính toán ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình nộp các khoản ngân sách lên cấp trên. Tổ chức hướng dẫn thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo tài chính kế toán, kiểm tra kế toán nội bộ, hướng dẫn cho đội ngũ kế toán thực hiện các chế độ chính sách nhà nước.
Kế toán tổng hợp: Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh đã phản ánh trên các chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Định kỳ cuối tháng, quý, năm tổng hợp toàn bộ số liệu, xác định chi phí, lập bảng phân bổ chi phí, tổng hợp doanh thu để xác định kết quả kinh doanh trong Công ty và lập báo cáo kế toán tài chính.
Kế toán thanh toán: Cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền của đơn vị, quản lý các khoản phải thu, phải trả của Công ty với khách hàng.
Theo dõi sự hình thành của hàng hóa, bán hàng và kết quả hoạt động kinh doanh trong năm, nhập và xử lý các chứng từ kế toán từ các bộ phận gửi lên, theo dõi giá vốn hàng bán và tính toán doanh thu.
Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán vật tư: Theo dõi và hạch toán TSCĐ của Công ty, bao gồm phản ánh tình hình biến động TCSĐ, trích lập khấu hao, theo dõi tổng vốn khấu hao, giá trị còn lại của tài sản để từ đó ý kiến đề xuất sửa chữa, đại tu hoặc thanh lý TSCĐ. Đồng thời theo dõi sự biến động của công cụ dụng cụ, phân bổ
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán
Kế toán TSCĐ, kế toán vật tư
Kế toán tiền lương
Thủ quỹ
38
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
chi phí cho từng kỳ cũng như sự biến động của hàng hóa, lập chứng từ ghi sổ và chuyển cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tiền lương: Ghi chép, theo dõi tình hình trả lương, thanh toán các phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Thủ quỹ: Theo dõi tình hình tồn quỹ các loại vốn bằng tiền, chịu trách nhiệm thu tiền bán hàng và các khoản thu khác, chi tiền mặt. Cuối ngày lập báo cáo tình hình thu chi tiền mặt và đối chiếu số liệu với kế toán.
2.1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Hiện tại, Công ty TNHH Du lịch Đống Đa đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán Smile và dựa trên hình thức chứng từ ghi sổ.
Phần mềm này liên kết các hoạt động trong Công ty với nhau. Phần mềm kế toán này không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Mọi công việc kế toán ở các bộ phận đều có kế toán riêng thực hiện theo dõi hàng ngày. Sau đó chuyển chứng từ gốc về phòng kế toán để tổng hợp chung. Kế toán tổng hợp làm việc trực tiếp trên máy tính với phần mềm Smile, giúp cho việc tính toán số liệu tương đối chính xác, cung cấp cho ban giám đốc thông tin kịp thời, đầy đủ.
39
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Sơ đồ 2.3 - Sơ đồ hình thức kế toán máy dựa trên nền chứng từ ghi sổ Ghi chú : Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo hàng tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, sau khi tiếp nhận các chứng từ gốc ban đầu như hóa đơn GTGT, giấy đề nghị, giấy thanh toán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,… kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, lấy số liệu để lập bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại. Sau khi lập các chứng từ tổng hợp, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và máy sẽ tự động ghi vào các sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản. Đối với các chi phí phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và nhập dữ liệu vào máy.
Cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Chứng từ kế toán
Sổ kế toán:
- Sổ cái - Sổ chi tiết Phần mềm
kế toán Smile
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị
40
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
2.1.5.3. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Bảng 2.5 - Danh mục chứng từ kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
TT Tên chứng từ Số liên
Loại hướng
dẫn
Loại bắt buộc
Loại tự thiết
kế Nơi lập Nơi cất giữ và bảo quản
1 Hóa đơn GTGT 3 x Lễ tân Phòng kế
toán
2 Hóa đơn bán lẻ 3 x Nhà hàng,
buồng Phòng kế toán
3 Phiếu thu 3 x Kế toán Phòng kế
toán
4 Phiếu chi 2 x Kế toán Phòng kế
toán
5 Ủy nhiệm chi 1 x Kế toán Phòng kế
toán
6 Séc 1 x Kế toán Phòng kế
toán
7 Bảng kê nộp tiền 1 x NVBH Phòng kế
toán
41
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
2.1.5.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Bảng 2.6 - Danh mục sổ kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
TT Tên chứng từ Số liên
Loại hướng
dẫn
Loại buộc bắt
Loại thiết tự kế
Nơi lập Nơi cất giữ và bảo quản
1 Sổ cái 3 x Kế toán Phòng kế toán
2 Sổ quỹ 3 x Thủ quỹ Phòng kế toán
3 Chứng từ ghi sổ 2 x Kế toán Phòng kế toán
4 Sổ đăng ký CTGS 2 x Kế toán Phòng kế toán
5 Sổ tiền gửi 2 x Kế toán Phòng kế toán
6 Sổ kho 1 x Thủ kho Thủ kho
7 Sổ TSCĐ 1 x Kế toán Phòng kế toán
8 Sổ theo dõi DT 1 x Kế toán Phòng kế toán
9 Bảng kê 3 x Kế toán Phòng kế toán
10 Sổ chi tiết NVL 1 x Thủ kho Thủ kho
2.1.5.5. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Trong đó, Công ty thực hiện như sau:
- Kỳ kế toán: từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 dương lịch hàng năm - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc ghi nhận giá trị hàng tồn kho: theo giá gốc + Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
- Hệ thống các báo cáo được sử dụng tại Công ty:
+ Hàng tháng, hệ thống báo cáo kế toán gồm:
1. Bảng cân đối phát sinh
2. Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
42
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
3. Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN) + Cuối năm, hệ thống báo cáo kế toán gồm:
1. Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
2. Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN) 3. Tình hình lưu chuyển tiền tệ
4. Tình hình thực hiện nghĩa vụ nhà nước 5. Tình hình tăng giảm tài sản cố định 6. Tình hình các khoản phải thu, nợ phải trả 7. Tình hình thu nhập công nhân viên
8. Tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu 9. Báo cáo kho – Nhập xuất tồn
10. Báo cáo tổng hợp (TK131, 141, 138, 331, 338) 11. Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04-DN)