CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH
2.2. Th ực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Du l ịch Đống Đa
2.2.1. K ế toán doanh thu tại Công ty
2.2.1.1. K ế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Do đặc điểm của Công ty là kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ nên nguồn thu chủ yếu là nguồn kinh doanh dịch vụ. Công ty mở rộng các loại hình kinh doanh như phòng ngủ, ăn uống, giặt ủi, điện thoại… Nhưng nguồn thu nhập chủ yếu là nguồn kinh doanh lưu trú chiếm 60% và ăn uống chiếm 15% trên tổng doanh thu.
Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, với mức thuế suất là 10%.
Tại Công ty, doanh thu của hai bộ phận lưu trú và ăn uống tập hợp theo hai ca chính: ca sáng từ 6h đến 14h, ca chiều từ 14h đến 22h. Hằng ngày, sau mỗi ca làm việc, nhân viên lễ tân và nhân viên bán hàng tập hợp toàn bộ hóa đơn khách hàng thanh toán trong ca của mình và lập báo cáo bán hàng, sau đó chuyển cho kế toán doanh thu.
Báo cáo bán hàng phân thành 3 khoản mục chính: tiền mặt, thẻ tín dụng và chuyển khoản.
43
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Nhân viên bán hàng lên bảng kê nộp tiền mặt và chuyển cho phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để hạch toán doanh thu hàng ngày và lập phiếu thu gồm ba liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau khi chứng từ được phê duyệt, kế toán chuyển cho thủ quỹ, căn cứ vào phiếu thu đã được duyệt, thủ quỹ tiến hành thu tiền và vào sổ thực tế nhập quỹ. Ba liên phiếu thu được lưu như sau: 1 liên lưu tại thủ quỹ, 1 liên lưu tại phòng kế toán, 1 liên giao cho khách hàng. Các hóa đơn GTGT, 1 liên phiếu thu, bảng kê thu tiền mặt được kế toán đem lưu.
- Phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng: Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, lễ tân kiểm tra thẻ qua máy, máy sẽ tự in ra một hóa đơn theo mẫu của ngân hàng.
Thẻ hợp lệ, khách ký nhận đã thanh toán vào hóa đơn GTGT và nhận lại thẻ cùng với liên 2 của hóa đơn GTGT. Cuối ngày căn cứ vào những hóa đơn trên, lễ tân lập bảng kê thu tiền bằng các loại thẻ. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để hạch toán doanh thu hàng ngày; căn cứ vào bảng kê thu tiền bằng thẻ để hạch toán số tiền đang chuyển trên TK 113 và lập chứng từ ghi sổ để theo dõi. Khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng, kế toán đối chiếu số tiền thực nhận và số tiền ghi sổ, đồng thời hạch toán như sau: ghi tăng TK 112 – Tiền gửi ngân hàng đồng thời ghi giảm TK 113 – Tiền đang chuyển. Ngoài ra, kế toán hạch toán khoản chi phí phát sinh từ phí chuyển tiền ngân hàng. Các hóa đơn GTGT, chứng từ ghi sổ, bảng kê thu tiền bằng thẻ tín dụng và giấy báo có được lưu tại phòng kế toán.
- Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản: Hình thức này thường được áp dụng với Công ty du lịch lữ hành đặt dịch vụ bằng hợp đồng. Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, lễ tân lập hóa đơn GTGT, yêu cầu khách ký nhận và giao hóa đơn cho Công ty du lịch lữ hành. Lễ tân chuyển hóa đơn GTGT về phòng kế toán, kế toán ghi nhận doanh thu trong ngày và lập chứng từ ghi sổ để theo dõi khoản phải thu, hạch toán tăng TK 131 – Phải thu khách hàng. Khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng, kế toán ghi tăng TK 112 đồng thời ghi giảm TK 131.
44
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
a. Tài khoản sử dụng
Công ty TNHH Du lịch Đống Đa với đặc điểm kinh doanh là dịch vụ du lịch nên nguồn thu chủ yếu từ cung cấp dịch vụ, bán sản phẩm hàng hóa. Vì vậy kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2 như sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu phục vụ phí
Để theo dõi chi tiết doanh thu cho từng loại hình kinh doanh, kế toán mở tài khoản chi tiết như sau:
- Kế toán doanh thu bán hàng hóa tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
Hàng hóa chủ yếu là thực phẩm: món ăn, đồ uống và các loại hàng hóa khác.
Để phản ánh chi tiết doanh thu bán hàng hóa, Công ty sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 3 sau:
+ TK 511101: Doanh thu uống nhà hàng – doanh thu từ việc cung cấp đồ uống phục vụ khách tại nhà hàng
+ TK 511105: Doanh thu minibar tại phòng – doanh thu từ việc cung cấp đồ ăn uống tại phòng ngủ của khách hàng
+ TK 511108: Doanh thu bán hàng hóa khác
- Kế toán doanh thu bán thành phẩm tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
Doanh thu từ việc bán thành phẩm, mặt bằng cho thuê… được theo dõi trên TK 5112 và được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 sau:
+ TK 511201: Doanh thu phòng ngủ
+ TK 511202: Doanh thu ăn sáng tại phòng ngủ + TK 511203: Doanh thu ăn nhà hàng
+ TK 511205: Doanh thu cho thuê hội trường
- Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
45
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khách du lịch đến lưu trú tại khách sạn được cung cấp và phục vụ các dịch vụ như: điện thoại, vận chuyển, giặt là… Những khoản thu này được tập hợp vào TK 5113 và được chi tiết thành các tài khoản cấp 3:
+ TK 511301: Doanh thu điện thoại + TK 511302: Doanh thu vận chuyển + TK 511304: Doanh thu giặt là
+ TK 511308: Doanh thu cung cấp dịch vụ khác
- Kế toán doanh thu phục vụ phí tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
Đây là phí phục vụ khi khách hàng sử dụng những dịch vụ do Công ty cung cấp, hạch toán trên TK 5114. Phí này được tính trên 5% doanh thu chưa thuế.
b. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ - Chứng từ sử dụng
Trong công tác kế toán tiêu thụ, chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là:
hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng…
Ngoài ra kế toán còn sử dụng: bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào bán ra, tờ khai thuế GTGT, hợp đồng kinh tế, bảng đặt phòng (Fax, email…).
Các sổ chi tiết được sử dụng: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán…
Các sổ tổng hợp bao gồm: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản chi phí, doanh thu và các tài khoản liên quan khác…
- Quy trình luân chuyển chứng từ + Kế toán doanh thu dịch vụ lưu trú
Đối với khách lẻ:
Khách đặt phòng tại lễ tân
Khách nhận phòng
Khách trả phòng
Sổ theo dõi doanh thu
Kế toán Lễ tân thanh
toán
46
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Khách đặt phòng tại lễ tân, sau khi thỏa thuận, khách nhận phòng. Đến khi hết thời gian lưu trú, khách trả phòng và lễ tân là người trực tiếp lập hóa đơn thanh toán với khách. Sau khi thanh toán xong, lễ tân lên báo cáo doanh thu, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán và nộp tiền. Kế toán căn cứ vào báo cáo doanh thu và sổ theo dõi doanh thu để cuối tháng tổng hợp.
Đối với khách tour:
Căn cứ vào Fax đặt phòng của các Công ty, bộ phận lữ hành xác nhận và trả lời Fax, bộ phận lễ tân bố trí phòng khi khách đến. Hết thời gian lưu trú, lễ tân lập hóa đơn có chữ ký xác nhận của khách hàng. Chứng từ ban đầu liên quan đến hoạt động kinh doanh phòng ngủ là hàng ngày khi khách đến nhận phòng, lễ tân báo cho tổ phòng và vào sơ đồ có xác nhận của tổ phòng cùng với cán bộ trực lãnh đạo. Khi khách trả phòng, lễ tân lập hóa đơn GTGT, cuối ca sau khi lập bảng kê, nhân viên lễ tân nộp cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào bảng kê trên cơ sở kiểm tra tính hợp lệ.
Sau đó lập phiếu thu thành 03 liên: 01 liên kế toán lưu và hạch toán doanh thu, 01 liên lưu tại thủ quỹ và làm căn cứ thu tiền, 01 liên giao cho khách hàng.
+ Kế toán doanh thu nhà hàng
Khách vào đặt ăn uống ở nhà hàng, nhà hàng có nhiệm vụ phục vụ khách. Khi xong việc nhà hàng viết hóa đơn thanh toán. Cuối ngày lập báo cáo bán hàng chuyển về phòng kế toán. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì lập bảng kê tiền mặt,
Hợp đồng phục vụ
Khách nhận phòng
Khách trả phòng
Sổ theo dõi doanh thu
Kế toán
Lễ tân thanh toán
Khách đặt ăn Phục vụ
Kế toán Quầy thanh
toán Sổ theo dõi
doanh thu
47
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
kế toán kiểm tra và lập phiếu thu. Tất cả phiếu thu được nhập vào máy. Theo chương trình đã lập sẵn máy tự động vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản.
c. Phương pháp hạch toán
Ví dụ: Ngày 06/01/2014, ông Kathlaen Minchan đến lưu trú tại phòng 726 khách sạn Festival Huế. Ngày 08/01/2014, khách trả phòng, thanh toán bằng card, tổng số tiền là 2.310.000 đồng được thanh toán với quy trình như sau:
- Ngày 06/01/2014, khách hàng đến quầy lễ tân đặt phòng, bộ phận lễ tân lập tài khoản riêng cho khách hàng trên máy tính theo dõi hàng hóa, dịch vụ khách hàng sẽ sử dụng trong quá trình lưu trú.
- Ngày 07/01/2014, khách sử dụng dịch vụ tại nhà hàng và nước uống minibar tại phòng với tổng giá thanh toán là 346.500 đồng, trong đó gồm phí dịch vụ 5% và thuế VAT 10%.
(1) Nếu khách thanh toán ngay bằng tiền mặt thì bộ phận nhà hàng sẽ lập hóa đơn tài chính và cuối ngày chuyển niêm tiền và hóa đơn cho phòng kế toán để hạch toán doanh thu.
(2) Nếu khách thanh toán một lần lúc trả phòng thì sau khi khách sử dụng dịch vụ tại nhà hàng, bộ phận nhà hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng được khách ký nhận (Xem Biểu 2.1: Hóa đơn bán hàng) và chuyển cho bộ phận lễ tân theo dõi trên tài khoản của khách cho đến ngày khách trả phòng và thanh toán. Đối với dịch vụ minibar tại phòng, sau khi khách sử dụng thì lễ tân là người lập hóa đơn nội bộ (Xem Biểu 2.2:
Hóa đơn nội bộ)để thanh toán cho khách.
48
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.1 - Hóa đơn bán hàng
FESTIVAL HUE HOTEL
15 Lý Thường Kiệt, Thành Phố Huế Mã số thuế: 3300364395
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
10003786
Date: 7/1/2014
Khách hàng: R726
Đơn vị:
Địa chỉ:
STT Tên hàng
Đơn
vị Số lượng Đơn giá
Thành tiền
1 Tonic Can 1 21,645 21,645
2 Gin Glass 2 51,948 103,896
3 Lipton Pot 2 8,658 17,316
4 Vermicelli soup Bowl 1 43,290 43,290 5 Crab Soup with Mushrooms Bowl 1 51,948 51,948
Cộng 238,095
5% Phí phục vụ 11,905
10% Thuế GTGT 25,000
Tổng cộng 275,000
Bằng chữ: Năm trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
49
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.2 - Hóa đơn nội bộ
CÔNG TY TNHH MTV DU LỊCH ĐỐNG ĐA
NHÀ HÀNG CỐ ĐÔ
15 Lý Thường Kiệt - TP. Huế * ĐT: 054.3823884
HÓA ĐƠN NỘI BỘ
10269
Date: 8/1/2014
Khách hàng: R726
Danh mục ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Nước suối lớn Chai 2 20,000 40,000 Nước suối nhỏ Chai 4 7,875 31,500
Tổng 71,500
Ngày 08 tháng 01 năm 2014
Khách ký tên
- Ngày 08/01/2014, khách trả phòng, lễ tân lập hóa đơn dựa trên tài khoản của khách đã lập trước đó và thanh toán tiền. Đồng thời đưa nghiệp vụ thanh toán vào phần mềm và chuyển cho kế toán để hạch toán doanh thu.
Doanh nghiệp tính thuế GTGT: (2.310.000/1.1)*0.1= 210.000
Trích 5% phục vụ phí từ doanh số bán: (2.100.000/1.05)*0.05 = 100.000 đồng Doanh thu: 2.310.000 – 210.000 – 100.000 = 2.000.000 đồng
Trong đó:
- Doanh thu uống nhà hàng: 250.000 đồng - Doanh thu minibar tại phòng: 50.000 đồng - Doanh thu phòng ngủ: 1.000.000 đồng - Doanh thu ăn nhà hàng: 300.000 đồng - Doanh thu vận chuyển: 400.000 đồng
50
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 131 2.310.000 đồng Có TK 33311 210.000 đồng Có TK 511101 250.000 đồng Có TK 511105 50.000 đồng Có TK 511201 1.000.000 đồng Có TK 511203 300.000 đồng Có TK 511302 400.000 đồng Có TK 5114 100.000 đồng
Cuối ca, nhân viên lễ tân tập hợp tất cả hóa đơn chuyển khoản lên báo cáo bán hàng được kế toán tập hợp lại cho khách hàng, lên giấy báo nợ và đôn đốc thu hồi nợ.
Khi có giấy báo có của ngân hàng thì kế toán lập phiếu thu xác nhận khách hàng đã trả tiền.
Đối với trường hợp khách thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên lễ tân tập hợp tất cả hóa đơn trả tiền mặt lên báo cáo bán hàng và chuyển cho kế toán. Kế toán kiểm tra và lập phiếu thu; thủ quỹ kiểm tra, nhận tiền mặt vào sổ quỹ. Phiếu thu tiền được lập 3 liên: 01 liên lưu tại kế toán, 01 liên lưu tại thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và 01 liên giao cho khách hàng.
51
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.3 - Hóa đơn GTGT
DONG DA TOURIST CO., LTD
Festival Hue Hotel
Add: 15 Lý Thường Kiệt, Huế
Tel: 054.3823071 - Fax:
054. 3823204
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(VAT INVOICE)
Liên 1:Lưu (File) Mẫu: 01GTKT3/002
Ngày (Date): 08/01/2014 Ký hiệu: TY/12P
Số: 0001707
Đơn vị bán hàng (Seller): CÔNG TY TNHH MTV DU LỊCH ĐỐNG ĐA
Địa chỉ: 15 Lý Thường Kiệt, Huế MST(VAT code) :3300364395
Điện thoại: (054)3828255 - 3829782 TK (A/c): 0161000107223 - Vietcombak Huế
Họ tên người mua hàng (Buyer): KATHLAEN MINCHAN 06/01/2014
Đơn vị (Organization) : BOOKING.COM 08/01/2014
Địa chỉ (Address) : ME LINH POINT TOWER, LEVEL 6&7, 02 NGO DUC KE, DIST.1, H112645 A
Hình thức thanh toán (Mode of payment): CREDIT CARD
STT No.
Tên hàng hóa, dịch vụ Description
ĐVT Unit
Số lượng Quantity
Đơn giá Price
Thành tiền Amount
1 2 3 4 5 6=4x5
Tien phong + nuoc + nha hang
+ van chuyen 2.000.000
Cộng (Sub total) : 2.000.000 VNĐ
Phí phục vụ (Service charge) : 5% 100.000 VNĐ
Thuế GTGT (VAT tax) : 10% 210.000 VNĐ
Tổng cộng (Total amount) : 2.310.000 VNĐ
Viết bằng chữ (Total amount in words): Hai triệu ba trắm mười nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(The Buyer's Signature) (The Seller's Signature) (Manager's Signature) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Thank you for your staying with us!
52
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.4 - Báo cáo bán hàng (Bảng kê)
FESTIVAL HUE HOTEL
PAYMENT REPORT
Cashier: All Selected Date: 08/01/2014 Print Date: 12/02/2014 Print Time 11:21
Room Folio# Payment Amount
Origin Amount
Bill
No. Cashier Comment
CASH VND
524 112665A
CASH
VND 240,000 240,000 1709 HAI
4004 112690A
CASH
VND 490,000 490,000 1710 NHH
CASH VND 730,000
Due Out
622 112633A Due Out 4,000,320 4,000,320 1712 HAI
204 112633A Due Out 1,375,110 1,375,110 1713 HAI
522 112666A Due Out 1,375,110 1,375,110 1714 HAI
422 112670A Due Out 5,670,000 5,670,000 1715 HAI
324 112638A Due Out 5,371,560 5,371,560 1716 HAI
Due Out 17,792,100
CASH VND
726 112645A
CASH
VND 2,310,000 2,310,000 1707 HAI 209
206 112644A
CASH
VND 755,000 755,000 1708 HAI 210
CASH VND 3,065,000
TOTAL 21,587,100
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN
KẾ TOÁN TRƯỞNG
53
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.5 - Chứng từ ghi sổ
CÔNG TY TNHH DU LỊCH ĐỐNG ĐA
15 Lý Thường Kiệt - TP. Huế
CHỨNG TỪ GHI SỔ
NGÀY/DATE: 08/01/2014
KỲ/PERIOD: 201401 SỐ/NO. : TC000008
HỌ TÊN NGƯỜI NỘP/PERSON: TRẦN THỊ LỘC
ĐỊA CHỈ/ADDRESS:
NỘI DUNG/DESCRIPTION: Treo nợ visa
SỐ TIỀN/AMOUNT: 2,310,000 (VND)
BẰNG CHỮ/IN WORDS: Hai triệu ba trăm mười nghìn đồng chẵn.
CHỨNG TỪ GỐC/ATTACHED DOCS:
Tài khoản/ Nợ/Debit Có/Credit Ngoại tệ/ Equivalent
Account F. Currency USD
11311 2,310,000
3331101 210,000
511101 250,000
511105 50,000
511201 1,000,000
511203 300,000
511302 400,000
5114 100,000
NGƯỜI NỘP THỦ QUỸ LẬP PHIẾU KT TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
PAYEE CASHIER PREPARD CHIEF
ACCOUNTANT DIRECTOR
54
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Biểu 2.6 - Sổ cái tài khoản 511
Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
15 Lý Thường Kiệt - TP. Huế
SỔ CÁI TÀI KHOẢN CẤP 1
Tháng 01/2014
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tên TK đối ứng TK đối ứng Nợ Có
Dư đầu kỳ 0 0
Tiền mặt 111 0 300,656,227
Tiền gửi ngân hàng 112 0 25,142,836
Phải thu khách hàng 131 0 697,513,195
Xác định KQKD 911 1,023,312,258
Tổng 1,023,312,258 1,023,312,258
Lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)