PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB VÀ KSNB QUY TRÌNH CHO VAY HỌC SINH, SINH VIÊN
1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.2 Kiểm soát quy trình cho vay học sinh, sinh viên
Căn cứ vào tài khoản 01 Điều 02 của Quy định về phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của các tổ chức tín dụng (Ban hành theo quyết định 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/05/2005 của Thống đốc NHNN VN) thì " Rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của tổ chức tín dụng là khả năng xảy ra tổn thất trong hoạt động ngân hàng của tổ chức tín dụng do khách hàng không thực hiện hoặc không có khả năng thực hiện nghĩa vụ của mình theo cam kết".
Các nguyên nhân khách quan quy định tại khoản 3 Điều 5 quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 50/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ bao gồm các trường hợp cụ thể sau:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Khách hàng vay vốn, HSSV vay vốn thông qua hộ gia đình: bị mất năng lực hành vi dân sự; người lao động bị tai nạn nghề nghiệp trong quá trình lao động ở nước ngoài; ốm đau thường xuyên, mắc bệnh tâm thần, có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt không nơi nương tựa; chết; mất tích hoặc bị tuyên bố là chết, mất tích mà không còn tài sản để trả nợ, không có người thừa kế hoặc người thừa kế thực sự không có khả năng trả nợ thay cho khách hàng.
Nguyên nhân chủ quan:
Do người vay cố tình sử dụng vốn sai mục đích: vay ké, xâm tiêu,… cố tình gian lận trong quá trình vay.
Do cán bộ ngân hàng gian lận, kết cấu cố tình thực hiện cho vay vốn sai đối tượng,sai mục đích nhằm trục lợi.
1.2.2.2. Sự cần thiết và mục đích của kiểm soát hoạt động cho vay
Việc kiếm soát hoạt động cho vay giúp ngân hàng nhận biết một cách kịp thời những rủi ro, sai sót trong quá trình cho vay, từ đó có hướng điều chỉnh và giải pháp xử lý kịp thời, bảo vệ lợi ích của ngân hàng cũng như người vay. Mặc dù trước khi chấp thuận cho vay, ngân hàng cũng đã có các bước thẩm định, xét duyệt cho vay, chấp nhận mức rủi ro nhất định của khoản vay nhưng người vay có động cơ mạo hiểm hơn khi vay được tiền. Bởi tâm lý của con người có sự khác nhau giữa vốn tự có và vốn vay. Nghiên cứu cho thấy phần lớn các ngân hàng sẽ gặp khó khăn rất lớn nếu như không kiểm soát tốt các vấn đề sau khi giải ngân.
Kiểm soát còn giúp ngân hàng kiểm tra được hoạt động,hiệu quả công việc của các nhân viên với các nhiệm vụ tương ứng, phát hiện những lỗi thường gặp có biện pháp xử lý và khắc phục như thông qua các đợt tập huấn, trao đổi kinh nghiệm giữa các cá nhân, phòng ban.
Kiểm soát danh mục tín dụng giúp ngân hàng quản lý kết cấu danh mục tín dụng đảm bảo tuân thủ đúng chính sách tín dụng và các quy định pháp lý trong hoạt động tín dụng, hướng tới mục tiêu giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa nguồn vốn của ngân hàng.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
1.2.2.3. Các hoạt động kiểm soát
Phê duyệt
Cơ chế phê duyệt cần được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quy trình cho vay và đối tượng được quyền phê duyệt phải giữ một vị trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế đó.
Phê duyệt có 2 loại là phê duyệt chung và phê duyệt cụ thể.
Phê duyệt chung liên quan đến các hoạt động mang tính tổng quát cho toàn ngân hàng, như vấn đề gia hạn nợ, vấn đề phê duyệt cho vay.
Phê duyệt cụ thể là việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho một nghiệp vụ nào đó. Trong suốt quá trình cho vay, từ khi bắt đầu là xét duyệt của cán bộ tín dụng và cấp cao về việc cho vay hay không, sau đó là việc giải ngân cũng cần có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền. Hoạt động phê duyệt này nhằm giảm rủi ro các nghiệp vụ không được phép vẫn được thực hiện.
Bảo vệ tài sản
Các hoạt động kiểm soát cần thực hiện nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, để thực hiện được điều này, cần:
Chỉ thực hiện giải ngân khi việc cho vay đãđược duyệt.
Kiểm tra đối chiếu trước khi giải ngân.
Kiểm tra việc sử dụng vốn vay sau khi giải ngân, xử lý những trườnghợp vay khi khách hàng không trả nợ nếu thấy cần thiết.
Quy định cụ thể việc bảo quản, sử dụng tài liệu, hồ sơ liên quan đến khoản vay.
…
Bất kiêm nhiệm
Quy trình cho vay muốn có hiệu quả tốt cần thực hiện tốt việc bất kiêm nhiệm, tách chức năng của các bộ phận có khả năng gian lận với nhau, cụ thể là cần tách biệt các bộ phận, chức năng sau:
Bộ phận kế toán với bộ phận tín dụng.
Bộ phận tín dụng với thủ quỹ.
Bộ phận kế toán với thủ quỹ (đặc biệt là thủ quỹ với kế toán thanh toán )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Đối chiếu
Một hoạt động kiểm soát chiếm vai trò không nhỏ là đối chiếu. Sự đối chiếu giúp ngân hàng so sánh những chỉ tiêu có liên quan với nhau để có những phát hiện kịp thời và điều chỉnh thích hợp. Những chỉ tiêu cần đối chiếu có thể kể đến là:
Đối chiếu nhu cầu cho vay với hạn mức tín dụng của khách hàng.
Đối chiếu sự khớp đúng của hồ sơ vay vốn. chứng từ trước khi ghi sổ, nhập liệu.
Đối chiếu sự khớp đúng giữa thông tin trên hồ sơ chứng từ và người vay (như đối chiếu sự khớp đúng giữa CMND và người vay, giữa người nhận tiền và người có tên trong hồ sơ vay vốn,…) để giải ngân đúng đối tượng.
Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán.
Hệ thống chứng từ sổ sách
Chứng từ là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cũng như là biểu hiện của quy trình nghiệp vụ thông qua chữ ký, số liên đã phát hành và quá trình luân chuyển qua các cá nhân hay bộ phận liên quan. Do đó, việc kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách là rất quan trọng, cần quan tâm các vấn đề sau:
Chứng từ cần được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết.
Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được đánh số trước.
Có đầy đủ chữ ký trên chứng từ của người có thẩm quyền tương ứng.
Kiểm tra số liên của chứng từ, mục đích và người giữ các liên của chứng từ đó.
Chứng từ cần được đánh số liên tục, hợp đồng phải đánh dấu giáp lai nếu là tờ rời.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Để đảm bảo thông tin được bảo mật và mỗi cá nhân chịu trách nhiệm cụ thể cho hoạt động của mình, cần thực hiện tốt quá trình xử lý thông tin.
Về đối tượng sử dụng: mỗi nhân viên được quyền tiếp xúc với phần mềm đều có mật khẩu truy cập và tên truy cập riêng. Phân quyền truy cập cho các đối tượng sử dụng. Những người ngoài không được phép truy cập vào hệ thống nếu không được sự chấp thuận và chỉ dẫn của người quản trị hệ thống.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Về dữ liệu: cần đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục; người quản trị hệ thống là người nhập dữ liệu gốc.
Kiểm tra, giám sát
Kiểm tra, theo dõi là hoạt động kiểm soát cần được thực hiện liên tục, thường xuyên và xuyên suốt quá trình cho vay. Từ khi xét duyệt hồ sơ khách hàng đến việc giải ngân và sau cho vay, ngân hàng cần kiểm tra sự phù hợp của điều kiện vay, khoản vốn vay sử dụng có đúng mục đích hay không…. Định kỳ, ngân hàng tổ chức các đợt kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, đôn đốc khách hàng trả nợ khi đến hạn, quá hạn trả tiền gốc và lãi. Kiểm tra việc gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn….
1.2.2.4. Những yếu tố ảnh hưởng tới kiểm soát hoạt động cho vay
Hoạt động kiểm soát cho vay được thực hiện hiệu quả hay không không chỉ do kết cấu ban đầu của nó mà còn chịu sự ảnh hưởng lớn từ các yếu tố khác.
Những yếu tố từ phía ngân hàng:
Cán bộ tín dụng.
CBTDđược coi là “đội ngũ tiên phong” chống lại những vấn đề rủi ro tín dụng.
Bởivì cán bộ tín dụng là người trực tiếp tiếp xúcvới khách hàng, là người trực tiếp xét duyệt hồ sơ vay vốn cũng là người thực hiện việc kiểm tra sau khi cho vay; CBTD đồng thời là người đầu tiên trong ngân hàng biết về những thay đổi trong chất lượng tín dụng. Chất lượng tín dụng có thể suy giảm từ những đánh giá tín dụng sai lệch lúc đầu, những mối quan hệ cá nhân và những mối quan hệ phát sinh giữa cán bộ tín dụng và người vay. Ngân hàng cần khắc phục những điều này bằng cách hình thành môi trường mà trong đó thể hiện rõ CBTD được tin tưởng theo dõi chất lượng tín dụng;
CBTD có trách nhiệm trao đổi thông tin về những khoản vay mà họ chịu trách nhiệm với những người có liên quan.
Ngoài ra, khả năng của CBTD cũng chiếm một phần rất quan trọng trong kiểm soát cho vay. Ngoài khả năng chuyên môn là dự báo, phân tích ngành, phân tích tài chính, kiến thức pháp luật, hoạt động kiểm soát tín dụng đòi hỏi CBTD cần có các kỹ năng sau:
Kỹ năng thu thập thông tin: thu thập được càng nhiều thông tin và thông tin càng tin cậy càng tốt.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Kỹ năng phân tích, tổng hợp vấn đề: kiểm soát tín dụng bao gồm việc kiểm soát nhiều yếu tố nhưng cần biết cách tổng hợp các yếu tố với nhau để đưa ra những nhận định có ý nghĩa, cần nhận biết vấn đề nào mang tính tạm thời vấn đề nào mang tính dài hạn để có cách khắc phục.
Nhạy bén trong việc phát hiện các dấu hiệu cảnh bảo cũng như phải tỉnh táo trước bất kỳ cơ hội kinh doanh nào.
Kỹ năng xử lý nợ xấu, mối quan hệ và hợp tác với các cơ quan có thẩm quyền như chính quyền địa phương, tòa án….
Máy móc, công nghệ trong ngân hàng.
Máy móc, công nghệ và thiết bị kỹ thuật trong ngân hàng cũng là một trong những nhân tố tác động lớn đến hoạt động kiểm soát tín dụng, đặc biệt là trong thời đại khoa học công nghệ phát triển như vũ bão hiện nay. Một ngân hàng được trang bị máy móc hiện đại, phương tiện kỹ thuật cao sẽ tạo điều kiện đơn giản hóa các thủ tục, rút ngắn thời gian thẩm định đối với từng khách hàng, từ đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian dành cho kiểm soát tín dụng. Sự hỗ trợ các phương tiện kỹ thuật hiện đại giúp cho việc thu thập thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, làm tiền đề cho hoạt động kiểm soát đạt hiệu quả cao hơn.
Những yếu tố từ phía khách hàng
Hoạt động kiểm soát có được thực hiện hiệu quả hay không chịu tác động rất lớn từ đối tượng đi vay, đó là những người vay của ngân hàng. Những yếu tố từ khách hàng có thể kể đến như sau:
Sự hợp tác của khách hàng: Việc cung cấp các thông tin cho ngân hàng là nghĩa vụ bắt buộc của khách hàng. Tuy nhiên, không phải khách hàng nào cũng nhận thức đầy đủ nghĩa vụ này. Do đó, hoạt động kiểm soát chỉ có thể đạt chất lượng cao khi khách hàng có thiện chí hợp tác với ngân hàng trong việc cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời, chính xác.
Thời gian hợp tác giữa ngân hàng và khách hàng: Nếu khách hàng đã có quan hệ lâu dài với ngân hàng thì chi phí kiểm soát sẽ được tiết kiệm hơn, bởi lẽ những thông tin về khách hàng đãđược có sẵn trước đó, nếu cần chỉ cần bổ sung và sửa đổi.
Độ rủi ro của tín dụng: Đối với những khoản vay có độ rủi ro cao thì đòi hỏi phải có kiểm soát chặt chẽ hơn những khoản vay có rủiro thấp hơn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ