PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
Chương 2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG
2.1. Giới thiệu khái quát về NHCSXH Việt Nam và NHCSXH Việt Nam chi nhánh huyện Tân Kỳ - Nghệ An
2.2.3. Thực hiện các công việc kiểm soát quy trình cho vay
2.2.3.5. Kiểm tra vốn vay
Đây là hoạt động quan trọng đối với ngân hàng, Ban đại diện cũng như các tổ chức hội và tổ TK&VV. Hoạt động này vừa xác định, kiểm tra khoản vay có được sử dụng đúng mục đích hay không vừa kiểm tra hiệu quả hoạt động của các cá nhân cũng như tổ chức có liên quan trong quy trình cho vay.
Trước khi phát tiền vay cho người vay, NHCSXH phải kiểm tra:
Người vay phải là thành viên của Tổ TK&VV do tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo văn bản hướng dẫn của NHCSXH.
Người vay có tên trong Danh sách hộ gia đìnhđề nghị vay vốn NHCSXH (mẫu số 03/TD) do Tổ TK&VV bình xét, lập danh sách và được UBND cấp xã xác nhận.
NHCSXH uỷ thác cho tổ chức chính trị - xã hội, Tổ TK&VV kiểm tra việc sử dụng vốn vay của từng người vay trong phạm vi 30 ngày kể từ ngày nhận tiền vay và kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất (theo mẫu số 06/TD). NHCSXH phối hợp với tổ chức chính trị - xã hội kiểm tra việc sử dụng vốn vay và chấp hành quy định cho vay của người vay khi cần thiết. Kết quả kiểm tra của tổ chức chính trị - xã hội, Tổ TK&VV được gửi cho NHCSXH sau khi hoàn thành việc kiểm tra.
NHCSXH uỷ thác cho tổ chức chính trị - xã hội thực hiện đối chiếu nợ công khai ít nhất một năm một lần theo mẫu số 15/TD và gửi kết quả đối chiếu cho NHCSXH.
Định kỳ hoặc đột xuất, lãnhđạo NHCSXH mời các thành viên trong Ban đại diện HĐQT NHCSXH cùng cấp thực hiện chương trình kiểm tra, giám sát hoạt động của Tổ TK&VV, của người vay và của tổ chức Hội cấp dưới trong việc chấp hành chính sách tín
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
dụng và hiệu quả sử dụng vốn vay của người vay. Chủ động tổ chức giao ban định kỳ tại các Điểm giao dịch lưu động tại xã để trao đổi về kết quả uỷ thác, tồn tại, vướng mắc, bàn giải pháp và kiến nghị xử lý nợ đến hạn, nợ quá hạn, nợ bị rủi ro, nợ bị xâm tiêu (nếu có)…
Kiểm soát dữ liệu, thông tin trên máy tính:
Ngân hàng sử dụng phần mềm kế toán giao dịch trung tâm tại trung tâm và kế toán giao dịch lưu động tại các địa bàn cơ sở, đây là phần mềm thống nhất trong hệ thống NHCSXH cả nước. Hệ thống có công cụ khai báo, phân quyền chi tiết và quản lý mật khẩu cho từng người sử dụng. Nhân viên được phép xem, sửa hoặc xóa các thông tin thuộc trách nhiệm của mình khi cá mã nhân viên và mật khẩu hợp lệ. Người không có trách nhiệm không được phép truy cập vào phần hành của nhân viên khác, ví dụ như CBTD không được phép truy cập vào phần hành của nhân viên kế toán. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhân viên chưa hoàn toàn thực hiện quy định nêu trên, một số CBTD vẫn sử dụng máy tính và truy cập vào giao dịch trong hệ thống máy tính của phòng kế toán. Hầu hết sự tin tưởng trong tập thể ngân hàng đã để cho những người khác biết được tên truy cập và mật khẩu của mình. Đây là một điều có thể gây rủi ro lớn cho đơn vị.
Đối với đối tượng bên ngoài: không được tiếp cận với phần mềm nếu không có sự chấp thuận và chỉ dẫn của người quản trị hệ thống. Thực tế tôi quan sát, khi hệ thống máy tính bị hỏng, nhân viên phòng mạng của NHCSXH tỉnh về và tiếp cận với hệ thống, và có sự chứng kiến của kế toán trưởng trong toàn bộ quá trình sửa chữa.
Các hoạt động kiểm tra, giám sát của Ban đại diện HĐQT NHCSXH Tân Kỳ:
Mỗi năm thực hiện kiểm tra định kỳ 2 lần và báo cáo kết quả vào ngày 20 tháng cuối quý. Nội dung kiểm tra bao gồm:
Tập trung kiểmtra, giám sát việc bình xét, xác nhận, phê duyệt danh sách các hộ vay đặc biệt là đối tượng hộ nghèo và cận nghèo.
Kiểm tra giám sát công tác chỉ đạo điều hành cùa giám đốc NHCSXH huyện Tân Kỳ.
Sự phối hợp của các phòng, ban ngành, hội đoàn thể cấp huyện với NHCSXH huyện.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện chương trình cho vay HSSV của các tổ chức hội đoàn thể nhận ủy thác theo nội dung văn bản liên tịch và hợp đồng ủy thác đã ký với NHCSXH huyện.
Kiểm tra hoạt động của tổ TK&VV, thu lãi và tiết kiệm qua biên lai.
Kiểm tra sử dụng, hiệu quả vốn vay của hộ vay vốn. Đánh giá chất lượng tín dụng về mặt xã hội và thực tế.
Kiểm tra công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ của NHCSXH huyện về công tác tín dụng, kết toán ngân quỹ, an toàn kho quỹ và cơ quan.
Tổng hợp những đề xuất kiến nghị về cơ chế chính sách quy trình nghiệp vụ và khó khăn vướng mắc, tồn tại ở cơ sở đến giải quyết kịp thời và xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị lên ban đại diện HĐQT tỉnh hoặc HĐQTNHCSXH.
Đối với tổ chức chính trị- xã hội cấp xã : Chỉ đạo và tham gia cùng Tổ TK&VV tổ chức họp Tổ để bình xét công khai người vay có nhu cầu xin vay vốn và đủ điều kiện vay đưa vào Danh sách hộ gia đìnhđề nghị vay vốn NHCSXH (mẫu số 03/TD).
Kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay của người vay theo hình thức đối chiếu công khai (mẫu số 06/TD) và thông báo kịp thời cho Ngân hàng nơi cho vay về các trường hợp sử dụng vốn vay sai mục đích, vay ké, bỏ trốn, chết, mất tích, bị rủi ro do nguyên nhân khách quan (thiên tai, dịch bệnh, hoả hoạn…) để có biện pháp xử lý kịp thời. Kết hợp với Tổ TK&VV và chính quyền địa phương xử lý các trường hợp nợ châyỳ, nợ quá hạn và hướng dẫn người vay lập hồ sơ đề nghị xử lý nợ rủi ro do nguyên nhân khách quan (nếu có).
Chỉ đạo và giám sát Ban quản lý Tổ TK&VV trong việc thực hiện Hợp đồng uỷ nhiệm đã ký với NHCSXH.
Đối với tổ TK&VV: Tổ TK&VV có nhiệm vụ kiểm tra điều kiện vay vốn của người vay khi nhận hồ sơ vay vốn từ người vay để xác định đúng đối tượng được vay.
- Thường xuyên làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát đôn đốc người vay trong Tổ TK&VV sử dụng vốn vay đúng mục đích, trả nợ, trả lãi đúng kỳ hạn cam kết; chứng kiến và giám sát các buổi giải ngân cho vay, thu nợ, thu lãi.
- Cùng với các tổ chức chính trị- xã hội bàn bạc thống nhất ýkiến đề xuấtxử lý các khoản nợ bị rủi ro trình UBND cấp xã xác nhận.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ