Chương 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị NNL tại Sở Tài chính Vĩnh Long
Công tác hoạch định nguồn nhân lực có thể nói là bước khởi đầu quyết định công tác quản trị nguồn nhân lực của Sở Tài chính Vĩnh Long. Trong khi hiện tại Sở vẫn chưa xây dựng được phương án đánh giá chất lượng nguồn nhân lực hiện tại cũng như dự báo nguồn nhân lực để có chiến lược phù hợp.
Tỉnh Vĩnh Long có thuận lợi là địa bàn giáp ranh với Thành phố Cần Thơ, sẽ rất thuận lợi trong phát triển, giao thương kinh tế và học hỏi kinh nghiệm trên nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, đi đôi với những lợi thế nêu trên, do Cần Thơ là thành phố loại 1 trực thuộc Trung ương có sức phát triển mạnh mẽ hơn, các thành phần kinh tế đa dạng hơn, và là nơi tập trung nhiều công ty, doanh nghiệp lớn với các chính sách thu hút nhân tài đa dạng và hấp dẫn nên Vĩnh Long bị cạnh tranh về nguồn nhân lực cao là tất yếu.
Vì vậy, để công tác thu hút nhân tài đạt hiệu quả Sở Tài chính Vĩnh Long cần hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhan lực, cụ thể triển khai thực hiện một số nội dung sau:
- Cần định hướng mục tiêu, chiến lược hoạt động trong dài hạn với tầm nhìn hướng đến mục tiêu chiến lược của địa phương và cả nước. Xây dựng kế hoạch hành động chi tiết theo từng thời kỳ phù hợp với định hướng của các cấp quản lý từ trung ương đến địa phương.
- Đánh giá một cách cụ thể, chính xác chất lượng nguồn nhân lực hiện tại của Sở, xác định những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác quản trị nguồn nhân lực, từ đó lập phương án dự báo nguồn nhân lực giai đoạn 2015 – 2020 và định hướng nguồn nhân lực đến năm 2025. Xác định cụ thể số lượng công chức sẽ giảm do đến tuổi nghỉ hưu theo từng giai đoạn và lập kế hoạch bổ sung biên chế thiếu tương ứng.
- Có kế hoạch kiểm tra, đánh giá thường xuyên công tác hoạch định nguồn nhân lực, xác định những chỉ tiêu không phù hợp nhằm phòng ngừa những biến động bất ngờ để có biện pháp điều chỉnh kịp thời các định hướng, mục tiêu đúng với định
hướng chung của ngành và địa phương, phù hợp với các yếu tố ảnh hưởng của môi trường bên trong và bên ngoài Sở Tài chính.
- Tỉnh Vĩnh Long có lợi thế cao về công tác giáo dục đào tạo, hiện có 03 trường Đại học, 03 trường Cao đẳng hàng năm đào tạo hàng ngàn sinh viên ra trường, trong đó ngành nghề kế toán, xây dựng phù hợp với các công việc chuyên môn tại Sở có số lượng đào tạo khá lớn. Đây là nguồn nhân lực rất dồi dào của tỉnh, chưa kế đến số lượng sinh viên là người của tỉnh Vĩnh Long đang theo học tại các trưởng ngoài tỉnh.
Vì vậy, để thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao Sở cần có kế hoạch lập phương án thu hút nhân tài riêng, trong đó có chế độ ưu tiên đối với những ứng viên đã và đang sống tại Vĩnh Long. Hiện tỉnh chỉ hỗ trợ chi phí cho các đối tượng là công chức, viên chức đang theo học các lớp trung cấp, đại học, sau đại học theo Nghị quyết của Hội đồng dân tỉnh mà chưa có chế độ hỗ trợ cho nguồn nhân lực chất lượng cao về phục vụ tại Sở.
3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng tuyển dụng
Tuyển dụng công chức có mối quan hệ mật thiết với việc bố trí sử dụng công chức, quyết định chất lượng công chức trong suốt thời gian làm việc, nhưng Sở Tài chính chưa chủ động được trong việc tuyển dụng, chỉ tuyển theo số lượng biên chế còn thiếu và tham gia Hội đồng tuyển dụng với tư cách thành viên. Việc đánh giá tuyển chọn công chức chỉ thông qua bằng cấp và khả năng hiểu biết về chuyên môn về công việc sắp tới mà chưa chú trọng đến đạo đức tác phong, phong cách giao tiếp, khả năng thích ứng, phối hợp làm việc,…
Để công tác tuyển dụng đạt hiệu quả cao hơn và hạn chế rủi ro tác động đến việc phân công, bố trí công tác sau này Sở Tài chính cần triển khai một số nội dung cụ thể sau:
- Thông tin tuyển dụng phải minh bạch, tiêu chuẩn tuyển dụng, vị trí việc làm, cách thức đánh giá kết quả thi tuyển và các chế độ đãi ngộ phải được nêu rõ và đảm bảo thu hút được sự chú ý của cộng đồng dân cư nhằm thu hút được các ứng viên giỏi tham gia thi tuyển.
- Lãnh đạo Sở phải là thành viên Ban ra đề thi của Hội đồng tuyển dụng để có biện pháp đánh giá, lựa chọn chính xác ứng viên phù hợp với vị trí việc làm cần tuyển. Cần sử dụng lồng ghép nhiều câu hỏi trắc nghiệm tình huống, câu hỏi EQ (Emotion Quotient) có thế đánh giá được phần nào tính cách của ứng viên.
- Trong xu thế hội nhập quốc tế ngày càng mạnh, kế hoạch thu hút đầu tư nước ngoài được tỉnh đặc biệt quan tâm triển khai rộng rãi, nên Sở Tài chính Vĩnh Long cần có bước chuẩn bị hướng đến mục tiêu tuyển dụng nguồn nhân lực có chất lượng cao hơn nhằm xây dựng lực lượng công chức có đủ bản lĩnh, tương xứng về trình độ để giải quyết công việc với các nhà đầu tư nước ngoài.
- Đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ cho cán bộ lãnh đạo tham gia vào công tác tuyển dụng nhằm trang bị những kỹ năng cần thiết để có thể tuyển dụng đúng người có đủ năng lực phù hợp với công việc cần tuyển.
3.2.3. Giải pháp bố trí, sử dụng nguồn nhân lực hợp lý đạt hiệu quả cao
Công tác bố trí, sử dụng nguồn nhân lực nhằm triển khai một cách hiệu quả công tác hoạch định nguồn nhân lực làm tiền đề cho việc ổn định và phát triển tổ chức. Việc bố trí, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả sẽ giúp tổ chức phân công công việc đúng người, đúng việc, công chức có thể phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau trong mọi tình huống, kể cả ở những lĩnh vực chuyên môn khác nhau. Tuy nhiên, qua phân tích thực trạng bố trí, sử dụng nguồn nhân lực tại Sở Tài chính Vĩnh Long cho thấy việc quản lý quá trình làm việc và kết quả công việc chưa có tính khoa học, việc hỗ trợ, phối hợp chưa mang lại hiệu quả.
Vì vậy, để hoàn thiện công tác bố trí, sử dụng nguồn nhân lực, Sở Tài chihs Vĩnh Long cần:
- Giao cho từng Phòng cụ thể hóa chức năng nhiệm vụ của Phòng theo qui định hiện hành phù hợp với tình hình hiện tại của địa phương. Công chức từng Phòng căn cứ chức năng nhiệm vụ của Phòng và nhiệm vụ được phân công xây dựng bảng mô tả công việc của cá nhân. Việc xây dựng bảng miêu tả công việc phải đảm bảo nguyên tắc mỗi công chức đều có việc và tất cả công việc phải có người phụ trách.
Lãnh đạo Phòng dựa vào đó điều chỉnh, bổ sung và chịu trách nhiệm chính. Lãnh đạo
Sở căn cứ vào bảng mô tả công việc của các Phòng và cá nhân bố trí, luân chuyển công chức phù hợp với tình hình hiện tại.
- Công tác quản lý, cập nhật hồ sơ, quá trình công tác của công chức phải được vi tính hóa bằng phần mềm chuyên về quản lý nhân sự của Sở, chương trình này lưu trữ, cập nhật, xử lý tất cả những dữ liệu về thông tin của công chức từ khi nộp đơn đăng ký thi tuyển đến khi chấm dứt quá trình làm việc tại Sở. Khi cần có thể trích xuất dữ liệu của từng cá nhân về lý lịch, chuyên môn, quá trình công tác, diễn biến lương, thưởng, các hình thức khen thưởng, kỷ luật, sở trường, năng lực,… Lãnh đạo Sở tham khảo những thông tin này để phục vụ cho công tác quản trị nguồn nhân lực từ khâu hoạch định đến đào tạo phát triển và động viên khuyến khích công chức.
- Các Phòng tự thực hiện luân phiên công chức theo hướng đa dạng hóa, mỗi người có thể phụ trách nhiều việc, nhưng cần lưu ý một việc không thể có nhiều người cùng phụ trách sẽ gây ra tình trạng chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau.
- Đối với công chức trẻ nên giao việc theo mức độ từ đơn giản đến phức tạp và hướng tới đào tạo khả năng đa nhiệm trong xử lý công việc. Mục đích vừa đào tạo công chức trẻ, vừa tạo sự đổi mới trong công việc tránh nhàm chán, đối với những người trẻ phần lớn những thách thức, lĩnh vực mới luôn khiến họ thích thú, hăng say làm việc hơn.
- Quá trình bố trí công việc cũng cần lưu ý đến qui định của Chính phủ theo Nghị định 108/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 về chính sách tinh giản biên chế có hiệu lực thi hành từ ngày 10/01/2015. Thông qua bố trí nhân sự tiến hành rà soát, đánh giá, sắp xếp lại bộ máy định hướng được phương án xây dựng đề án tinh giản biên chế cụ thể, thiết thực, phù hợp với thực trạng nguồn nhân lực tại Sở và thực hiện tinh giản biên chế theo đúng qui định, lộ trình và trách nhiệm được giao.
3.2.4. Giải pháp đánh giá kết quả công việc
Tại Sở phương pháp đánh giá công chức tiến bộ nhưng các tiêu chí đánh giá chưa lượng hóa một cách cụ thể được nên khi công chức tự nhận xét về bản thân chưa chính xác, kết quả phân loại cũng dựa vào kết quả tự nhận xét trước đó mà không
được xem xét một cách độc lập nên mức độ thực hiện công việc của công chức thường được đánh giá ngang nhau, ít thấy được sự nổi trội hay yếu kém.
Vì vậy, một số biện pháp cần thực hiện để hoàn thiện công tác đánh giá công chức như sau:
- Trước tiên, để thực hiện tốt việc đánh giá công chức lãnh đạo Sở và những lãnh đạo Phòng chủ chốt phải được đào tạo nâng cao về nhận thức và kỹ năng quản lý, kỹ năng lãnh đạo. Xây dựng nền tảng vững chắc trong việc chuẩn bị, lập phương án và triển khai đánh giá công chức một cách có hệ thống. Quá trình đánh giá phải thể hiện phong cách chuyên nghiệp theo nguyên tắc khách quan, dân chủ. Tập thể và cá nhân tham gia đánh giá phải có tinh thần trách nhiệm cao, đánh giá phải dựa và bản chất công việc và mức độ hoàn thành, không để tình cảm cá nhân chi phối.
- Phối hợp nhiều phương pháp đánh giá khác nhau để mang lại hiệu quả cao nhất và thể hiện được tính khách quan trung thực trong nhận xét đánh giá. Cụ thể, kết hợp phương pháp đánh giá định tính với phương pháp định lượng với các nội dung sau:
+ Phương pháp định tính: đánh giá sự chấp hành đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước; phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống; tinh thần trách nhiệm và phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ.
+ Phương pháp định lượng: năng lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ; tiến độ và kết quả thực hiện nhiệm vụ.
Để đo lường, định lượng được các tiêu chuẩn đánh giá cần phải có tiêu chuẩn, định mức riêng đối với mỗi loại công việc đang thực hiện tại Sở vì mỗi loại công việc mang tính chất không giống nhau nếu xây dựng cùng một tiêu chuẩn đánh giá thì khó có thể đo lường chính xác.
- Xây dựng hệ thống các bảng mô tả chức danh công việc theo từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này có khối lượng rất lớn, cần phải có sự phân tích, nghiên cứu cẩn thận của các bộ phận có liên quan và tổ chức lấy ý kiến rộng rãi trong công chức.
Bảng mô tả chức danh công việc cần làm rõ vị trí các công việc trong đơn vị và kết
quả cần đạt đến, không nên xây dựng quá chi tiết sẽ ảnh hưởng đến tính chủ động, linh hoạt, sáng tạo của công chức trong thực thi công vụ.
- Cần có qui định cụ thể về việc sử dụng kết quả đánh giá công chức vào các chức năng quản trị nguồn nhân lực. Việc đánh giá kết quả thực thi công vụ của công chức không chỉ là cơ sở để ra các quyết định cụ thể, ngắn hạn về sử dụng, quản lý nhân sự, mà thực chất, đó là một quá trình liên tục nhằm đảm bảo sự ổn định và phát triển của tổ chức. Sử dụng kết quả đánh giá làm cơ sở để quy hoạch cán bộ, đảm bảo tính kế thừa và phát triển của đội ngũ công chức của Sở. Đồng thời, quá trình đánh giá liên tục chính là sự đảm bảo cho quá trình phát triển chức nghiệp của công chức, tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác và phấn đấu.
- Việc đánh giá công chức cần thực hiện theo đúng nguyên tắc trách nhiệm đi đôi với quyền lợi, các công việc mang tính rủi ro cao, có trách nhiệm lớn thì khi hoàn thành nhiệm vụ phải được đánh giá cao hơn. Đối với công chức lãnh đạo khi không hoàn thành nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm cao hơn công chức.
- Trong việc đánh giá công chức các lãnh đạo cần phải hết sức khéo léo, tế nhị trong việc nhận xét, kết luận đặc biệt là những khuyết điểm của công chức, vì việc nhận xét có thể giúp công chức phấn đấu hết mình cũng có thể làm họ mất niềm tin, chán nản, không còn sức phấn đấu.
3.2.5. Giải pháp về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Trước định hướng chung của chính sách tinh giản biên chế của Chính phủ ban hành đã có hiệu lực thi hành, Sở Tài chính Vĩnh Long cần triển khai thực hiện các giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực theo định hướng đào tạo công chức tiếp cận nhiều lĩnh vực khác nhau để có thể xử lý hoặc phối hợp xử lý nhiều công việc khác nhau.
Các biện pháp cần thiết để thực hiện tốt giải pháp đào tạo phát triển nguồn nhân lực của Sở:
- Lập kế hoạch đào tạo trong dài hạn theo từng giai đoạn qui hoạch nguồn nhân lực của đơn vị, bám sát theo mục tiêu hoạt động, tăng chỉ tiêu đào tạo sau đại học, dự trù trước kinh phí đào tạo để có thể chủ động nguồn bố trí phù hợp. Định kỳ
đánh giá chất lượng đào tạo và khả năng phục vụ cống hiến của công chức sau khi hoàn thành khóa học, so sánh, đánh giá chất lượng công chức trước và sau khi đào tạo. Xem xét lựa chọn thật kỹ những người được cử đi học, quan tâm hỗ trợ công chức trong thời gian học và có chế độ thỏa đáng sau khi hoàn thành khóa học, bố trí công việc phù hợp chuyên môn, tránh tình trạng công chức bỏ việc sẽ gây tổn thất rất lớn.
- Tổ chức các lớp đào tạo về các kỹ năng mềm cho công chức như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng trình bày thuyết trình, kỹ năng phân tích dự báo, kỹ năng làm việc nhóm,…
- Xây dựng kế hoạch đào tạo văn bằng 2 hoặc bồi dưỡng chuyên ngành đối với một số công chức nhằm nâng cao khả năng làm việc đa nhiệm và thích ứng với nhiều lĩnh vực chuyên môn. Đối với một số công việc không quá phức tạp hiện chưa có công chức có trình độ chuyên môn phù hợp để bố trí thì việc cử công chức học bổ sung văn bằng 2 của chuyên ngành đó sẽ có nhiều ưu điểm hơn tuyển mới như sau:
+ Không làm tăng biên chế.
+ Công chức cũ đã có nhiều kinh nghiệm làm việc, việc bổ sung kiến thức chuyên môn sẽ giúp họ xử lý công việc nhanh hơn và chính xác hơn.
+ Tiến độ công việc dần dần được nâng lên, không bị gián đoạn do công chức mới phải cần thời gian thích nghi với công việc.
- Xem xét, kiến nghị các chế độ phụ cấp đối với nguồn nhân lực cao, ngoài mức lương và các khoản phụ cấp hiện hưởng theo qui định, vừa thu hút được nhiều ứng viên, vừa tạo động lực khuyến khích công chức và giữ chân họ làm việc ổn định.
Cần áp dụng các chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPI: Key Performance Indicators) để so sánh kết quả đào tạo, bồi dưỡng công chức của Sở so với các chỉ tiêu đưa ra từ đó đánh giá hiệu quả xem có phù hợp với mục tiêu quản lý chung, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.
- Tổng số giờ đào tạo trung bình cho một công chức = tổng số giờ đào tạo/
tổng số công chức
- Chi phí huấn luyện trung bình = Tổng chi phí/tổng số công chức hiện có