- Tại xí nghiệp: cú 1 nhõn viân thủ kho và 1 nhõn viân thống kê
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trong công ty áp dụng theo quy định của Luật kế toán và quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hỉa đơn bán hàng, cung ứng hàng hỉa dịch vụ; doanh nghiệp đã tự in hỉa đơn và được quyền sử dụng có hiệu lực từ ngày 01/01/2011. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Cơng ty cổ phần Sứ kỹ thuật Hoàng Liân Sơn theo quy định chung gồm 4 khâu:
- Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bờn ngoài): tùy theo nội dung kinh tế nghiệp vụ mà sử dụng Chứng từ thích hợp. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều được lập chứng từ kế toán có đủ chỉ tiêu, chữ kí các chức danh theo quy định. Các chứng từ kế toán mà Công ty lập bằng máy
vi tính như phiếu thu, phiếu chi cũng đảm bảo được các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
- Kiểm tra chứng từ: khi nhận Chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ.
- Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán
- Lưu giữ chứng từ và hủy chứng từ: Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vỡ vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ kế toán, chứng từ được chuyển vào lưu trữ, đảm bảo an toàn; khi hết hạn lưu trữ, chứng từ được đem hủy.
Hệ thống chứng từ tiền tệ: Chứng từ nguồn tiền (Hóa đơn GTGT, Cam kết góp vốn, Giấy báo nợ của ngân hàng, Hợp đồng cho vay); Phiếu thu; Chứng từ xin chi; Chứng từ duyệt chi; Phiếu chi, Giấy báo có, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ…
Hệ thống chứng từ hàng tồn kho: Hóa đơn mua hàng; Biên bản góp vốn (đối tác góp vốn bằng NVL, hàng hóa…); Biên bản kiểm nghiệm; Phiếu nhập kho; Chứng từ xin xuất; Chứng từ duyệt xuất; Phiếu xuất kho; Thẻ kho; Biên bản kiểm kê vật tư…
Hệ thống chứng từ lao động và tiền lương: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi nhiệm, sa thải,…; Bảng chấm công; Phiếu giao khoán; Biên bản kiểm tra chất lượngcông trình, công việc hoàn thành; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Bảng thanh toán lương và BHXH; Bảng phân phối thu nhập theo lao động; Chứng từ chỉ tiền thanh toán cho người lao động; …
Hệ thống chứng từ TSCĐ: Quyết định tăng giảm TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành; Biên bản đánh giá lại TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Thẻ TSCĐ…
Hệ thống chứng từ bán hàng: Hợp đồng cung cấp, Hóa đơn bán hàng…