1.2. Thanh toán không dùng tiền mặt
1.3.5 Các hoạt động cơ bản trong dịch vụ thẻ
Có thể nói, nghiệp vụ phát hành thẻ có những đặc điểm riêng tùy theo chiến lược và nguyên tắc hoạt động kinh doanh của từng ngân hàng. Tuy nhiên, nghiệp vụ này có những nét cơ bản như sau:
Hình 1. 1Quy trình phát hành thẻ
Nguồn: Trung tâm thẻ VCB
(1) Khách hàng nộp hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ cho NHPH
(2) NHPH kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các thông tin trên hồ sơ phát hành thẻ do khách hàng khai báo. Tham khảo, đối chiếu với những thông báo phòng ngừa rủi ro
(nếu có) của các ngân hàngkhác và của các cơ quan hữu quan (ví dụ CIC- Trung tâm thông tin tín dụng)
(3) Sau khi hồ sơ được chấp nhận, ngân hàng mở tài khoản thẻ cho khách hàng, lập hồ sơ quản lý thẻ, xác định hạng thẻ và loại thẻ theo yêu cầu của khách hàng, xác định hạn mức đối với thẻ tín dụng, tiến hành mã hóa thẻ, xác định số PIN và in thẻ.
(4) Ngân hàng tiến hành giao thẻ cho khách hàng. Khách hàng (chủ thẻ) nhận thẻ và ký vào giấy giao nhận thẻ, đồng thời chủ thẻ ký tên vào mặt sau của thẻ.
Sau khi giao thẻ cho khách hàng, NHPH thực hiện đồng thời các công việc sau:
- Quản lý thông tin khách hàng,
- Quản lý hoạt động sử dụng thẻ của khách hàng, giải quyết mọi yêu cầu liên quan đến sử dụng thẻ hợp pháp của khách hàng, thực hiện cập nhật vào hệ thống quản lý thẻ toàn bộ các giao dịch sử dụng thẻ của khách hàng, giải quyết mọi vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động sử dụng thẻ của khách hàng,
- Thực hiện thu nợ khách hàng (đối với thẻ tín dụng): định kỳ ngân hàng sẽ gửi bản sao kê toàn bộ các giao dịch sử dụng thẻ của chủ thẻ trong kỳ. Sau đó thực hiện thu nợ theo như số tiền thể hiện trên bảng sao kê.
- Cung cấp dịch vụ cho khách hàng,
- Tổ chức thanh toán bù trừ với các tổ chức thẻ quốc tế.
Triển khai hoạt động phát hành thẻ, ngoài việc hưởng phí phát hành các ngân hàng còn được hưởng phí trao đổi do NHTT thẻ chia sẻ từ phí thanh toán thẻ, từ việc sử dụng số dư trên tài khoản tiền gửi tạm thời khách hàng chưa sử dụng.
Đây là phần thu nhập cơ bản của các tổ chức tài chính, NHPH thẻ.
1.3.5.2 Hoạt động thanh toán thẻ
Quy trình thanh toán thẻ: Như ta đã biết theo tính chất thanh toán thẻ có các loại như thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ. Với mỗi loại thẻ này quy trình thanh toán là khác nhau
Hình 1. 2Quy trình thanh toán bằng thẻ
(1a)
(3) Máy trả tiền tự động
(ATM)
Người sử dụng thẻ thanh toán
Nguồn: Trung tâm thẻ VCB Chú thích:
(1a) Các đơn vị, cá nhân (người sử dụng thẻ) theo nhu cầu giao dịch thanh toán, liên hệ với NHPH thẻ hoặc ký quỹ hoặc xin vay để được sử dụng thẻ thanh toán.
(1b) NHPH thẻ phát hành và cung cấp thẻ thanh toán cho khách hàng theo từng loại phù hợp với đối tượng và điều kiện đã quy định, sau khi đã xử lý kỹ thuật, ký hiệu mật mã và thông báo bằng hệ thống thông tin chuyên biệt cho các ngân hàng đại lý và các cơ sở tiếp nhận thẻ.
(2) Người sử dụng thẻ liên hệ và mua hàng hóa dịch vụ của các công ty, xí nghiệp đồng ý tiếp nhận thanh toán bằng thẻ, đồng thời giao thẻ để người tiếp nhận ký hiệu mật mã, đọc thẻ và lập chứng từ thanh toán bằng máy chuyên dụng.
Nếu là thẻ giả mạo, hoặc bị thông báo cấm lưu hành, hoặc bị thông báo mất thì người tiếp nhận không chấp nhận thanh toán đồng thời thu giữ tang vật và trình báo cơ quan công an để xử lý.
Nếu sau khi kiểm tra, đảm bảo an toàn chính xác thì cho lập biên lai thanh toán phù hợp với trị giá hàng hóa dịch vụ để trừ vào giá trị của thẻ rồi trao lại thẻ cho người sử dụng.
(4) Trong phạm vi 10 ngày làm việc người tiếp nhận thẻ cần phải nộp biên lai vào ngân hàng đại lý để đòi tiền kèm theo các hóa đơn chứng từ hàng hóa có liên quan.
(5) Trong phạm vi 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được biên lai và chứng từ hóa đơn của người tiếp nhận nộp vào, ngân hàng đại lý tiến hành trả tiền cho người tiếp nhận theo số tiền đã phản ánh ở biên lai bằng cách ghi Có vào tài khoản của người tiếp nhận thẻ hoặc cho lĩnh tiền mặt …
(6) Ngân hàng đại lý thanh toán thẻ lập bảng kê và chuyển biên lai đã thanh toán trên cơ sở các biên lai hợp lệ.
(7) NHPH thẻ hoàn lại số tiền mà ngân hàng đại lý đã thanh toán trên cơ sở các biên lai hợp lệ.
(8) Khi người sử dụng thẻ không còn sử dụng hoặc đã sử dụng hết số tiền của thẻ thì hai bên NHPH và người sử dụng sẽ hoàn tất quy trình sử dụng thẻ (trả lại tiền ký quỹ còn thừa, trả nợ ngân hàng, bổ sung hạng mục mới, …)