GIANG 2.1. Khái quát về kho bạc Nhà nước huyện Gò Công Tây- Tỉnh Tiền Giang
2.2 Thực trạng về tình hình kiểm soát chi thường xuyên của Kho bạc Nhà nước Huyện Gò Công Tây Tỉnh Tiền Giang giai đoạn 2016-2018
2.2.3. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Huyện qua Kho bạc nhà nước Huyện Gò Công Tây
Các bước thực hiện trong quy trình:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN. Tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.
- Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ:
+ Tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi;
+ Về hình thức của hồ sơ: Các tài liệu là chứng từ kế toán phải là bản gốc và đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ. Các tài liệu, chứng từ khác phải là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của đơn vị (đơn vị chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính pháp lý của các hồ sơ có đóng dấu sao y bản chính).
- Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý:
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định. Trường hợp hồ sơ
còn thiếu cần phải bổ sung, hoàn thiện, cán bộ KSC lập 2 liên Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ; giao một liên cho khách hàng để hoàn thiện hồ sơ, lưu một liên làm căn cứ;
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày: Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và lập 2 liên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả với khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, cán bộ KSC lập 2 liên Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ nêu rõ yêu cầu hoàn thiện hồ sơ, giao một liên cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ.
Bước 2: Kiểm soát chi
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền). Nếu số dư tài khoản đơn vị không đủ; khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, cán bộ KSC lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Quy trình kiểm soát chi:
- Đối với trường hợp rút dự toán: kiểm tra số dư tài khoản dự toán của đơn vị; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ; kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định hoặc Quy chế CTNB của đơn vị SDNS; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên giấy rút dự toán; kiểm soát đối tượng và nội dung chi bằng tiền mặt (đối với những khoản chi bằng tiền mặt).
- Đối với tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán:
+ Tiền gửi phí, lệ phí được để lại cho đơn vị sử dụng: KBNN kiểm soát chi tương tự như KSC trong trường hợp rút dự toán.
+ Tài khoản tiền gửi dự toán khác: KBNN kiểm soát Ủy nhiệm chi chuyển tiền phù hợp với hợp đồng kinh tế về tên đơn vị thụ hưởng, ngân hàng nơi đơn vị thụ hưởng mở tài khoản, số tiền thanh toán, chủ tài khoản; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của đơn vị SDNS.
- Đối với tài khoản tiền gửi khác: KBNN chỉ kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đề nghị thanh toán, không KSC đối với các trường hợp thanh toán từ tài khoản này.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ
- Cán bộ KSC trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện.
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC lập thông báo từ chối gửi khách hàng.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
(1) Cán bộ KSC tiến hành lưu hồ sơ KSC theo quy định:
Các tài liệu, chứng từ lưu bao gồm: liên chứng từ kế toán lưu theo quy định, dự toán NSNN được duyệt; văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt;
danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt; hợp đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; biên bản nghiệm thu; bảng kê chứng từ thanh toán.
(2) Cán bộ KSC trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục kiểm soát, thanh toán.
Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm: liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, liên 2 bảng kê chứng từ thanh toán (nếu có), các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
- Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng (liên báo nợ cho khách hàng).
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đường nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường nội bộ.
Qua hơn 7 năm thực hiện quy trình trên đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC qua KBNN Gò Công Tây. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với KBNN, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ được xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị SDNS trong giao dịch với KBNN, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng NSNN.
Mặc dù vậy, khi thực hiện quy trình còn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp như quy định về thời gian giải quyết công việc còn gò bó, chưa linh hoạt nên trong điều kiện khối lượng công việc tương đối nhiều, đối với một cán bộ KSC như hiện nay thì cán bộ KSC khó có thể đáp ứng được về mặt thời gian đối với trường hợp giải quyết các khoản tạm ứng tiền mặt là không quá 60 phút; hay trường hợp nhận hồ sơ hôm nay, giải quyết ngày hôm sau đối với những khoản thanh toán mà hồ sơ có tính phức tạp.
2.2.4. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách Huyện qua Kho bạc nhà nước Huyện Gò Công Tây
2.2.4.1. Kiểm soát chi thanh toán cá nhân Chi lương và phụ cấp lương:
Khi đơn vị SDNS làm thủ tục rút lương, phụ cấp lương, tiền công cho người lao động, Kế toán viên kho bạc căn cứ vào các quy định hiện hành của Nhà nước về tiền lương cấp bậc, chức vụ đối với công chức, viên chức và hồ sơ chứng từ để kiểm soát thanh toán cho đơn vị.
Hồ sơ, chứng từ phục vụ công tác KSC của KBNN Gò Công Tây gồm:
+ Giấy rút dự toán ngân sách;
+ Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi);
Thẩm quyền phê duyệt chỉ tiêu biên chế được quy định như sau: UBND cấp tỉnh căn cứ biên chế được cấp có thẩm quyền giao trình HĐND cùng cấp quyết định giao biên chế công chức trong HĐND, UBND, đơn vị SDNS của UBND cấp tỉnh, cấp huyện và triển khai thực hiện sau khi được HĐND cấp tỉnh quyết định. Như vậy thẩm quyền phê duyệt chỉ tiêu biên chế do UBND tỉnh, huyện thực hiện.
Kế toán viên kho bạc kiểm tra, đối chiếu số tiền trên Giấy rút dự toán ngân sách với số tiền trên danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt lưu tại KBNN để thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào thẻ ATM cho người lao động.
Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài:
Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng, khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 20 triệu đồng); Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên).
Kế toán viên kho bạc kiểm tra, đối chiếu số tiền trên Giấy rút dự toán ngân sách với số tiền trên các hợp đồng, Biên bản nghiệm thu để thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào thẻ ATM cho người lao động.
2.2.4.2. Kiểm soát thu nhập tăng thêm cho người lao động
Kế toán viên kho bạc căn cứ vào Giấy rút dự toán ngân sách; Quy chế CTNB của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền; Danh sách chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức (gửi từng lần); Bảng xác định kết quả tiết kiệm chi theo năm để thực hiện kiểm soát, thanh toán cho đơn vị.
2.2.4.3. Kiểm soát đối với những khoản chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ thường xuyên:
Các khoản chi quản lý, chi hoạt động thường xuyên của các ĐVSDNS bao gồm các khoản chi điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, nhiên liệu, công tác phí, hội nghị phí...
Kế toán viên kho bạc căn cứ vào dự toán chi NSNN; các tiêu chuẩn, định mức do đơn vị xây dựng trong Quy chế CTNB hoặc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định
(đối với các khoản chi phải tuân thủ định mức chung của nhà nước) để thực hiện kiểm soát, thanh toán cho đơn vị.
Hồ sơ, chứng từ kiểm soát chi:
Khi phát sinh các khoản chi, đơn vị lập Giấy rút dự toán ngân sách gửi đến Kho bạc cùng toàn bộ chứng từ liên quan đến từng khoản chi như sau:
Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng, khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 20 triệu đồng); Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên).
Trường hợp đơn vị thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại, khoán chi xây dựng văn bản quy phạm pháp luật: Danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
Chi hội nghị, đào tạo, bồi dưỡng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng, khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 20 triệu đồng); Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên).
Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng, khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 20 triệu đồng); Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên).
Kế toán viên kho bạc đối chiếu số tiền trên Giấy rút dự toán ngân sách với số tiền trên Biên bản nghiệm thu, Hợp đồng mua bán, Bảng kê chứng từ thanh toán, … Nếu đáp ứng các điều kiện thì thực hiện chi trả tiền mặt cho đơn vị SDNS hoặc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ.
2.2.4.4. Kiểm soát mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, vật tư:
Khi có nhu cầu rút kinh phí để mua sắm tài sản, trang thiết bị, phương tiện, đơn vị lập Giấy rút dự toán ngân sách, Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Hợp
đồng mua bán hàng hóa dịch vụ (nếu đơn vị đã gửi ở bước làm thủ tục cam kết chi thì không gửi nữa), Biên bản nghiệm thu và các hồ sơ, chứng từ khác có liên quan.
Đối với Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thủ trưởng các ĐVSDNS chịu trách nhiệm trước pháp luật và cấp có thẩm quyền về việc áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu, quyết định lựa chọn nhà thầu theo quy định tại Luật Đấu thầu và các văn bản hướng dẫn. KBNN không chịu trách nhiệm kiểm soát quy trình, hình thức lựa chọn nhà thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu của đơn vị SDNS theo quy định của Luật Đấu thầu.
Kế toán viên thực hiện kiểm soát, nếu đủ điều kiện theo quy định thì làm thủ tục thanh toán trực tiếp bằng chuyển khoản cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán bằng tiền mặt qua đơn vị SDNS trong trường hợp thanh toán nhỏ có giá trị không vượt quá 5 triệu đồng đối với một khoản chi theo quy định tại Thông tư số 13/2017/TT- BTC ngày 15/02/2017 của Bộ Tài chính Quy định quản lý thu, chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nước.
2.2.4.5. Kiểm soát các khoản chi phục vụ công tác thu phí, lệ phí:
Căn cứ chế độ về thu - chi phí, lệ phí, Quy chế CTNB của đơn vị, KBNN Gò Công Tây kiểm soát, thanh toán cho đơn vị, đảm bảo đúng nội dung và mức chi theo quy định.
Hồ sơ, chứng từ KSC qua KBNN Gò Công Tây:
Dự toán thu, chi phí, lệ phí (gửi một lần vào đầu năm);
Khi có nhu cầu chi, đơn vị lập Ủy nhiệm chi hoặc Giấy rút tiền mặt, kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan đối với từng khoản chi như trường hợp thanh toán, chi trả từ tài khoản dự toán.
2.2.4.6. Kiểm soát thanh toán đối với những khoản chi khác:
Các khoản chi khác trong nội dung các khoản chi thường xuyên của đơn vị bao gồm các khoản chi như: tiếp khách, chi nộp các khoản lệ phí, chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, …
Khi có nhu cầu thanh toán đơn vị lập Giấy rút dự toán ngân sách; Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng, khoản chi có giá trị hợp đồng dưới 20 triệu đồng); Hợp đồng, Biên bản nghiệm thu (đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên) và các hồ sơ, chứng từ có liên quan. Kế toán viên kho bạc đối chiếu với tiêu chuẩn, định mức, chế độ chi được quy định tại Quy chế CTNB của đơn vị hoặc các tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành (đối
với các tiêu chuẩn, định mức phải theo quy định chung của nhà nước) thực hiện kiểm soát và thanh toán cho đơn vị nếu đủ điều kiện quy định.
2.2.4.7. Kiểm soát việc sử dụng kết quả tài chính:
Kết quả tài chính là phần chênh lệch thu lớn hơn chi sau khi trang trải hết các khoản chi phí trong năm của đơn vị SDNS.
Căn cứ vào bảng xác định kết quả hoạt động tài chính trong năm, đơn vị SDNS lập Giấy rút dự toán ngân sách gửi đến KBNN Gò Công Tây. Kế toán viên kho bạc đối chiếu với các định mức do nhà nước quy định và Quy chế CTNB để thực hiện kiểm soát thanh toán. Qua KSC, nếu đáp ứng các điều kiện thì thực hiện thanh toán bằng hình thức chuyển khoản (trường hợp trả cho cá nhân) hoặc chuyển sang tài khoản tiền gửi khác mà đơn vị SDNS mở tại KBNN Gò Công Tây (trường hợp trích lập các quỹ).