3.2. Giải pháp hoàn thiện pháp luật về quyền đối với họ, tên
3.2.4. Kiến nghị về ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký hộ tịch
92
xác, đầy đủ từ Sổ hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Quy định của Luật Hộ tịch tạo nền tảng pháp lý quan trọng đ tri n khai mạnh mẽ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo đúng tinh thần của cải cách hành chính là “ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công”.
Việc xây dựng và vận hành Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản có liên quan tạo ra những ưu đi m vượt trội mà cách đăng ký và quản lý dữ liệu hộ tịch thủ công theo cách truyền thống trước đây không có được. Từ trước đến nay, đăng ký và quản lý hộ tịch vẫn dựa vào hệ thống sổ sách, bi u mẫu viết tay hoặc in và được lưu giữ dưới dạng văn bản bằng giấy. “Việc lưu trữ hệ thống sổ hộ tịch giấy tuy có ưu đi m là bảo đảm an ninh thông tin nhưng lại có nhiều hạn chế, như: Cồng kềnh, tốn diện tích; bảo quản khó khăn, dễ rủi ro (do thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, mối mọt); dữ liệu hộ tịch cá nhân bị phân tán, thiếu đồng bộ, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau; cơ quan đăng ký khai sinh và đổi họ, tên không quản lý được đầy đủ các dữ liệu hộ tịch cá nhân; khả năng tra cứu, khai thác phục vụ yêu cầu của người dân rất hạn chế; khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch thì người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, gây khó khăn, phiền hà...”. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có những ưu đi m vượt trội mà cách thức lưu các thông tin hộ tịch bằng Sổ theo ki u truyền thống không có được đó là:
Thứ nhất, cho phép kết nối các sự kiện hộ tịch của cá nhân. Hộ tịch là các vấn đề liên quan đến cá nhân trong suốt cuộc đời của họ vì thế các việc hộ tịch không phải lúc nào cũng được đăng ký cùng một thời đi m và ở cùng một cơ quan đăng ký. Các sự kiện hộ tịch mà cá nhân phải đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền gồm: Khai sinh, kết hôn, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, giám hộ,
93
thay đổi, cải chính hộ tịch, thay đổi quốc tịch, xác định lại giới tính, nuôi con nuôi, ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn, tuyên bố công nhận hoặc hủy tuyên bố một người mất tích hoặc đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự… Nếu theo cách thức cũ, các việc hộ tịch phát sinh vào thời đi m nào sẽ được ghi vào sổ ở thời đi m đó và việc ghi sổ được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Mặt khác, pháp luật Việt Nam không quy định về việc ghi sổ và sử dụng sổ hộ tịch của cá nhân vì vậy các thông tin về tình trạng nhân thân của cá nhân là các thông tin rời rạc. Khi ứng dụng công nghệ thông tin, các thông tin về hộ tịch của cá nhân được kết nối và xử lý đồng bộ.
Thứ hai, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cho phép các thông tin hộ tịch của từng cá nhân sẽ được cung cấp đầy đủ, nhanh chóng và chính xác khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc khi cá nhân đó cần sử dụng. Các thông tin về hộ tịch của cá nhân là thông tin “biết nói” về tình trạng của cá nhân đó trong từng giai đoạn của cuộc đời nên việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ cho phép kết nối mà còn rất thuận lợi khi đối chiếu, trích xuất dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý hay phục vụ cho các nhu cầu chính đáng của cá nhân. Sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không chỉ rút ngắn đáng k thời gian tìm, xử lý thông tin về hộ tịch mà còn cho phép trích xuất thông tin ở bất kỳ đâu nếu ở đó có kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Ứng dụng cộng nghệ thông tin cũng là tiền đề đ Luật Hộ tịch quy định cá nhân có th lựa chọn cách thức đăng ký khai sinh và đổi họ, tên phù hợp nhất. Luật quy định cá nhân có th yêu cầu đăng ký khai sinh và đổi họ, tên, cấp bản sao trích lục hộ tịch bằng các cách thức là nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan có thẩm quyền, gửi hồ sơ qua đường bưu chính hoặc đăng ký khai sinh và đổi họ, tên trực tuyến.
Với hình thức đăng ký khai sinh và đổi họ, tên trực tuyến, cá nhân không cần trực tiếp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền và cũng không nhất thiết phải đăng ký
94
trong giờ làm việc hành chính. Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký, bao gồm cả bản sao trích lục hộ tịch từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch từ bản chính, Luật quy định: “Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký” (Điều 63). Tuy nhiên, đ thực hiện được đăng ký khai sinh và đổi họ, tên trực tuyến hay cấp bản sao trích lục về sự kiện hộ tịch đòi hỏi việc quản lý thông tin hộ tịch phải được kết nối liên thông thống nhất trong phạm vi cả nước trên cơ sở ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin.
Cải cách hành chính không chỉ thực hiện đơn lẻ trong từng lĩnh vực quản lý nhà nước mà phải bảo đảm sự kết nối, phối hợp giữa các hoạt động quản lý với nhau. Một trong những đi m ưu việt của pháp luật về hộ tịch là Luật đã được ban hành đặt trong mối quan hệ với các hoạt động hành chính khác của Nhà nước, bi u hiện rõ rệt nhất là sự liên kết các quy định về hộ tịch với các quy định về căn cước công dân trong Luật Căn cước công dân. Luật Hộ tịch quy định khi đăng ký khai sinh mỗi công dân sẽ được cấp Số định danh cá nhân. Số định danh cá nhân là mã số được cấp khi đăng ký khai sinh (Điều 14). Đây là mã số được dùng đ thống nhất xác định thông tin nhân thân của công dân được xác lập từ Cơ sở dữ liệu dân cư và được cấp cho mỗi công dân một lần duy nhất không lặp lại với công dân khác và sử dụng cho đến khi người đó chết. Mã số định danh từ sau ngày 01/01/2016 cũng chính là số Thẻ căn cước công dân, mã số này có th được tích hợp là mã số thuế, mã bảo hi m xã hội… Việc ứng dụng công nghệ thông tin liên thông giữa việc quản lý thông tin hộ tịch với quản lý dân cư và các hoạt động quản lý khác đã đưa lại hiệu quả vượt trội cho quản lý nhà nước và làm cho các thông tin hộ tịch là các thông tin có giá trị trong cuộc sống hàng ngày của mỗi cá nhân.
Bên cạnh những mặt tích cực thì những đi m mới trong pháp luật về hộ tịch cũng đặt ra những yêu cầu không nhỏ cho việc tri n khai thực hiện trên thực tế.
95
Những khó khăn trong tri n khai thực hiện pháp luật về hộ tịch tập trung vào những vấn đề cơ bản như là:
Thứ nhất, việc tri n khai đăng ký các sự kiện hộ tịch được quy định cho chính quyền cấp xã và cấp huyện làm gia tăng số lượng các cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh và đổi họ, tên kéo theo việc gia tăng yêu cầu về nhân sự và cơ sở vật chất cho hoạt động này. Số liệu thống kê của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cho thấy: Tính đến ngày 30/6/2015, đang có 1.446 công chức được giao làm công tác hộ tịch tại 704 đơn vị hành chính cấp huyện; 16.734 công chức tư pháp - hộ tịch tại 11.227 đơn vị hành chính cấp xã. Tổng hợp trên cả nước cũng còn trên dưới 20% số lượng công chức (cấp xã, cấp huyện) chưa đáp ứng tiêu chuẩn cần có của công chức thực hiện hoạt động tư pháp hộ tịch. Như vậy, đến năm 2020 là thời đi m tri n khai đồng bộ các quy định của Luật Hộ tịch trên phạm vi toàn quốc thì việc đào tạo, bồi dưỡng đ các công chức thực hiện công tác hộ tịch có đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật là khó khăn. Tại các địa phương có điều kiện kinh tế - xã hội chưa phát tri n như các tỉnh miền núi phía bắc, các tỉnh khu vực Tây Nguyên, Tây Nam Bộ… cũng là những địa phương có tỉ lệ công chức chưa đạt chuẩn cao nhất thì các khó khăn đặt ra trong việc đào tạo, bồi dưỡng càng cao.
Thứ hai, việc ứng dụng công nghệ thông tin là công việc đòi hỏi sự đầu tư lớn về cơ sở vật chất và yêu cầu cao với người thực hiện. Theo thống kê của Bộ Tư pháp đến tháng 01/2016 (thời đi m tri n khai thi hành Luật Hộ tịch), chỉ có 40/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã tin học hóa công tác đăng ký khai sinh và đổi họ, tên và tri n khai xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, có 05 tỉnh, thành phố đang xây dựng và tri n khai ứng dụng phần mềm trong đăng ký và quản lý hộ tịch. Có 8 địa phương trang bị phần mềm chuyên dụng về hộ tịch, ứng dụng trên địa bàn toàn tỉnh, kết nối liên thông 3 cấp là Bạc Liêu, Bắc Ninh, Đồng Tháp, Vĩnh Phúc, Hòa Bình, Phú Yên, Bà Rịa - Vũng Tàu và TP. Hồ Chí Minh và 10 địa
96
phương đã có phần mềm chuyên dùng về hộ tịch trên toàn tỉnh nhưng chưa kết nối 3 cấp với nhau. Tuy nhiên, đến tháng 01/2016 là thời đi m Luật Hộ tịch có hiệu lực, chỉ có 14/63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã trang bị cho 100% công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã máy tính có kết nối Internet phục vụ riêng công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và 11 tỉnh đã trang bị cho trên 55% số công chức tư pháp - hộ tịch máy tính có kết nối Internet phục vụ riêng cho công tác đăng ký, quản lý hộ tịch.
Có th thấy, đ tiến tới xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, các công việc chuẩn bị về cơ sở vật chất còn rất nhiều, không chỉ có phương tiện, cơ sở vật chất, mà còn nền tảng công nghệ phần mềm. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng có yêu cầu cao về con người. Các công chức trực tiếp làm công tác đăng ký khai sinh và đổi họ, tên là người vận hành hệ thống khi nhập các dữ liệu hộ tịch vào hệ thống, nhưng đ hệ thống vận hành trơn tru và an toàn, lại cần có các chuyên gia công nghệ thông tin. Như vậy, ngoài đào tạo, bồi dưỡng đ có đội ngũ nhân lực đạt chuẩn đ làm công tác tư pháp - hộ tịch, còn phải đảm bảo cho đội ngũ này vận hành thành thạo Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trong đăng ký và quản lý hộ tịch. Mặc dù ứng dụng công nghệ thông tin không là vấn đề mới, nhưng do đăng ký khai sinh và đổi họ, tên là công việc diễn ra hàng ngày trên khắp cả nước, nên cần có những bước chuẩn bị thích hợp trước khi bắt đầu tri n khai. Đ có bước chuẩn bị tốt khi tri n khai đại trà trên phạm vi toàn quốc, hai Bộ Tư pháp và Bộ Công an đã thống nhất tri n khai thí đi m Phân hệ đăng ký khai sinh và cấp số định danh cá nhân từ ngày 01/01/2016 tại 5 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, thí đi m cấp số định danh cá nhân cho dữ liệu đăng ký khai sinh mới phát sinh tại Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và huyện Quế Phong tỉnh Nghệ An, đến nay việc thí đi m đã thu được kết quả tốt.