CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH
2.1. Những đặc điểm chung của Công ty cổ phần HaloTek ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
2.1.1. Đặc điểm về cơ sở vật chất, kỹ thuật của doanh nghiệp
Do đặc điểm của sản phẩm phần mềm – sản phẩm của trí tuệ với sự đầu tư nhiều về trí tuệ, chủ yếu là yếu tố con người đặt lên hàng đầu. Công ty cổ phần HaloTek sử dụng công nghệ hiện đại với hệ thống máy vi tính có tốc độ xử lý cao, chỉnh sửa thao tác nhanh chóng và kịp thời.
Trong công ty hệ thống máy vi tính được lắp mạng để có thể trao đổi và cập nhật thông tin nhanh chóng. Mỗi phòng ban đều được trang bị thiết bị cần thiết để phục vụ tốt nhất cho công việc của mình. Ngoài ra nhân viên sale được trang bị một chiếc điện thoại để gọi điện, chăm sóc khách hàng.
Máy chủ có năng lực xử lý cao. Trên đó công ty cài đặt các phần mềm để phục vụ cho các máy tính khác truy cập để yêu cầu cung cấp các dịch vụ và tài nguyên cũng như lưu trữ dữ liệu cho hệ thống phần mêm hoạt động.
2.1.2. Đặc điểm về sản phẩm
Phần mềm – Một trong những sản phẩm hết sức đặc thù khác với nhiều sản phẩm, lĩnh vực khác trên thị trường hiện nay. Bởi “Phần mềm” là cái gì đó mà ta không nhìn thấy, không sờ thấy mà còn được gọi là sản phẩm của trí tuệ, cần sự đầu tư nhiều trí tuệ của con người để tao nên sản phẩm của công ty cổ phẩn HaloTek.
Sản phẩm kinh doanh của Công ty cổ phần HaloTek là các phần mềm quản trị phục vụ cho các doanh nghiệp. Từ năm 2016 đến nay, Công ty cổ phần HaloTek liên tục xây dựng phát triển và nâng cấp hoàn thiện hệ thống, cụ thể các giải pháp phần mềm quản trị như sau:
2.1.2.1. Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng HaloCRM
Dành cho khách hàng: Giúp gắn kết khách hàng với doanh nghiệp. Phần mềm HaloCRM hiểu khách hàng từ những điều nhỏ nhất: thói quen, sở thích, yêu cầu … HaloCRM giúp khách hàng cảm nhận rằng họ luôn được doanh
nghiệp quan tâm đến lợi ích và mong muốn thông qua những thông điệp chúc mừng sinh nhật, cung cấp thông tin hữu ích hay khảo sát mức độ hài lòng khi sử dụng.
Dành cho doanh nghiệp: Giúp cho doanh nghiệp kết nối và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Phần mềm HaloCRM có vai trò trong việc lưu trữ thông tin và dữ liệu doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lắng nghe ý kiến khách hàng để biết họ cần và muốn gì, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ cho doanh nghiệp phục vụ tốt hơn. Ngoài ra còn giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm đơn giản, tiện lợi lại tiết kiệm chi phí.
Dành cho nhà quản lý: HaloCRM là công cụ hỗ trợ nhà quản lý phân tích, đánh giá hoạt động quản trị doanh nghiệp, Bằng hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê, KPI,… nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như đưa ra các chiến lược phát triển trong tương lai. Halo CRM giúp nhà quản lý kiểm soát quy trình kinh doanh và đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng.
Dành cho bộ phận kinh doanh: Giúp cho nhân viên kinh doanh quản lý thời gian và công việc hiệu quả, nắm bắt thông tin khách hàng từ đó tăng năng suất làm việc và doanh thu. Sử dụng phần mềm CRM nhân viên kinh doanh có thể lên kế hoạch chăm sóc khách hàng và lịch sử làm việc, hạn chế nhầm lẫn, trùng lặp đặc biệt là tiết kiệm thời gian.
Dành cho bộ phận Marketing: HaloCRM giúp bộ phận marketing quảng bá thương hiệu, sản phẩm và chăm sóc khách hàng thông qua tính năng SMS, Email tự động. Ngoài ra, HaloCRM còn giúp đánh giá hiệu quả chiến lượng Marketing triển khai, phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí để gửi các thông điệp phù hợp.
Phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng cung cấp cái nhìn toàn diện về mỗi khách hàng, qua đó có thể phân loại khách hàng thành nhóm với các tiêu chí khác nhau, định ra các chính sách riêng đối với từng nhóm khách hàng đó. Với HaloCRM bạn có thể biết được một khách hàng đã mua hàng của mình từ bao giờ, đã dành bao nhiêu tiền để mua hàng hóa của bạn, họ có thỏa mãn với sản phẩm và dịch vụ của bạn không, họ có mong muốn và nhu cầu gì thêm nữa
không… HaloCRM sẽ thiết lập các kênh giao tiếp với khách hàng như email, gọi điện, nhắc nhở những dịp kỷ niệm của khách hàng cũng như cung cấp công cụ để bạn kiểm soát quá trình thực thi của bộ phận kinh doanh, từ đó khách hàng của bạn sẽ luôn được chăm sóc tốt nhất, thỏa mãn tốt nhất. Đây cũng là sản phẩm là HaloTek đang tập trung phát triển mạnh nhất trong thời gian vừa qua.
Đối tượng khách hàng mục tiêu: Doanh nghiệp đang có nhu cầu quản lý và chăm khách hàng của mình. Đa số là toàn doanh nghiệp bởi doanh nghiệp nào cũng cần quản lý chăm sóc khách hàng nhằm mục tiêu Upsale trong thời gian sau.
2.1.2.2. Phần mềm quản trị nhân sự
Ngày nay HRM – quản trị nhân sự đang trở thành xu hướng hiện nay.
Đối tượng khách hàng mục tiêu: Doanh nghiệp cần quản trị nhân sự nhằm sử dụng người lao động một cách hiệu quả và chất lượng nhất. Quản trị nguồn nhân lực bao gồm chuỗi công tác như phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu quả, thúc đẩy nhân viên..,
Phần mềm HRM nổi bật với chức năng quản lý nhân sự cho phép tự động hóa các thao tác về quản lý giám sát nhân sự với sự hỗ trợ của các công cụ.
Đồng thời HaloHRM hỗ trợ tổ chức nhân sự chuyên nghiệp, hiện đại tạo một nền tảng vững chắc cho hoạt động của công ty.
Tra cứu thông tin – báo cáo nhân sự
Lưu trữ toàn bộ các thông tin nhân sự như thông tin chung, thông tin cá nhân, thông tin gia đình, trình độ học vấn, quá trình đào tạo, quá trình công tác, kỹ năng chuyên môn,…và tra cứu dễ dàng với kiểu lọc linh động, lọc theo bất cứ tiêu trí nào hay lọc theo nhiều trường thông tin nhân sự kết hợp.
Quản lý chấm công
Halo HRM không chỉ cho phép chấm công theo ngày hoặc theo tháng, với phương pháp chấm công thủ công hoặc lấy dữ liệu tự động từ máy chấm công mà còn cho phép khai báo linh động các loại công, kiểu công. Chức năng quản lý chấm công còn nổi bật bởi việc cập nhật chấm công linh động, dễ dàng như một bảng Excel.
Phân hệ tính lương
Phân hệ tính lương ngoài việc cung cấp trợ giúp doanh nghiệp trong việc tính lương hàng tháng cho cán bộ, nhân viên nó còn cung cấp báo cáo cho hệ thống kế toán trong việc hạch toán lương, thuế, bảo hiểm hàng tháng. Ngoài ra, hệ thống tính lương còn dễ dàng tuỳ biến trong việc áp dụng, đáp ứng các nhu cầu đặc thù khác nhau của các doanh nghiệp nhờ thiết kế mở.
2.1.2.3. Phần mềm Kế Toán
Trong thời đại kỹ thuật số, kể cả doanh nghiệp nhỏ nhất cũng sẽ thu được nhiều lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán. Nó không chỉ giúp giảm thiểu lỗi của con người trong tính toán, mà còn giúp thu được những hiểu biết sâu sắc mà chúng ta khó mà thấy trong hình dạng giấy tờ, chẳng hạn như các dự báo doanh số trong quý tới, xác định mặt hàng tồn đọng, hoặc đâu là dịch vụ ít sinh lợi nhất.
Cụ thể là ứng dụng này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi:
doanh số, thu chi, công nợ. Doanh nghiệp có thể tính được lương, lợi nhuận, tiền thưởng cho nhân viên, phòng ban một cách tự động, nhanh chóng và chính xác hơn.
Phần mềm kế toán của HaloTek còn giảm khối lượng thời gian kế toán viên phải bỏ ra để ghi nhận các tài khoản và giảm chi phí kiểm toán bởi hệ thống bảo vệ tính chính xác của dữ liệu.
Bên cạnh đó, giải pháp còn cho phép lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác và cải thiện thời gian xuất báo cáo đáng kể bởi báo cáo có thể lập trực tiếp trên phần mềm. Những giá trị mà phần mềm kế toán của HaloTek đem lại sẽ giúp các kế toán viên và doanh nghiệp đưa ra sự đầu tư đúng đắn nhất.
2.1.2.4. Các sản phẩm khác
Ngoài ba giải pháp trên, HaloTek còn những gói giải pháp tùy chỉnh vào mô hình cũng như đặc thù sử dụng phần mềm của doanh nghiệp.
HaloTek đưa ra những giải pháp Customize theo nhu cầu sử dụng, cơ cấu quản lý của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, HaloTek còn cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu khi sử dụng lưu trữ dữ liệu trên phần mềm: “Gói lưu trữ dữ liệu”.
2.1.3. Đặc điểm về lao động
Nhân sự đòi hỏi tính chuyên môn cao
Đối tượng khách hàng của HaloTek là đối tượng chủ doanh nghiệp, trưởng phòng, nhà quản lý … nên đòi hỏi nhân sự có kiến thức về doanh nghiệp, nắm được các mô hình, quy trình vận hành trong một doanh nghiệp. Nhân sự phải hiểu các vấn đề mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quá trình kinh doanh từ đó chỉ ra cho khách hàng những vấn đề đang gặp phải và cho khách hàng thấy được giá trị của phần mềm mang lại.
Cường độ làm việc
Với những dự án lớn thì cường độ làm việc của Phòng kĩ thuật vô cùng, đòi hỏi tính tỉ mỉ chính xác tập trung cao độ tránh đi những lỗi mà phần mềm có thể xảy ra.
Trung thực và chân thành hỗ trợ khách hàng
Nhân sự luôn phải trung thực về thông tin giá trị mà phần mềm có thể hỗ trợ trong việc quản lý, không “tham lam” trong công việc nhằm mục đích hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng.
Nhân sự có bài bản
Công ty cổ phần HaloTek đều còn trẻ, độ tuổi trung bình từ 22 – 27 tuổi, đa số Dev đều tốt nghiệp khoa công nghệ thông tin những trường danh tiếng Hà Nội, tư duy của nhân sự cũng rất rõ ràng và theo theo sự điều phối từ lãnh đạo. Chính vì vậy, hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần HaloTek những năm vừa qua có sự phát triển vượt bậc.
Khả năng xử lý tình huống, thuyết phục
Đặc thù lĩnh vực phần mềm là sản phẩm không thể nhìn thấy nên khách hàng rất khó trong việc thấy được giá trị mà phần mềm quản trị mang lại. Nhân viên phòng Sale đều được trang bị những kĩ năng xử lý tình huống và khả năng thuyết phục cao, Việc những kĩ năng mà nhân sự có được sẽ giúp cho quá trình làm việc với khách hàng trở nên đơn giản hơn mang lại doanh thu cho doanh nghiệp:
Bảng 2.1. Bảng phân loại lao động tại công ty
STT Tiêu chí Số người Tỷ lệ
Phân theo trình độ lao động 20 100%
1 Trên đại học 3 15%
2 Trình độ đại học và tương đương 12 60%
3 Trình độ cao đẳng, trung cấp 5 25%
Phân theo giới tính 20 100%
1 Nam 12 60%
2 Nữ 8 40%
(Nguồn: Hành Chính – Nhân sự)
Bảng 2.2. Bảng phân loại lao động theo phòng ban
STT Tiêu chí Số người Tỷ lệ
Tổng số nhân viên 20 100%
1 Phòng Kinh Doanh 7 35%
2 Phòng Kĩ Thuật 6 30%
3 Nhân viên khác ( CSKH, Nhân Sự …) 7 35%
(Nguồn: Hành Chính – Nhân sự) Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên kinh doanh, dev của công ty đều có trình độ tương ứng, phù hợp với ngành nghề của mình. Số lượng cán bộ, nhân viên trình độ học vấn cao, có kinh nghiệm trong ngành chiếm đa số. Các cán bộ có sự năng động, linh hoạt trong quản lý và điều hành từ đó có những chính sách, chiến lược phù hợp đồng thời cũng tạo ra sự ăn khớp với các phòng ban liên quan, nâng cao được hiệu quả trong kinh doanh. Tuy vậy, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực vẫn được công ty rất chú trọng. Công ty đã tiến hành theo các hình thức đào tạo phong phú đa dạng như: đào tạo cơ bản ngắn hạn, đào tạo tập trung, đào tạo tại chỗ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên
ngành. Để đạt được hiệu quả trong kinh doanh thì công ty đã sử dụng nguồn nhân lực phù hợp với hình sản xuất phát triển và kinh doanh.
2.1.4. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp
Trong quá trình hình thành và phát triển kinh tế ở bất kỳ quốc gia nào, doanh nghiệp cũng là cơ sở của nền kinh tế để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Cùng với quá trình phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin các hình thức tổ chức doanh nghiệp cũng ngày càng đa dạng và các loại hình sở hữu của doanh nghiệp cũng ngày càng phong phú hơn. Chính vì vậy việc nghiên cứu, phân tích về môi trường kinh doanh của HaloTek sẽ giúp tìm ra được điểm mạnh, điểm yếu của mình, ảnh hưởng của các yếu tố khách quan từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong kinh doanh cụ thể như sau:
2.1.4.1. Môi trường bên trong doanh nghiệp HaloTek
Nhân sự: Con người là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi vậy, Công ty đã chú trọng tới việc sử dụng con người, phát triển nhân sự, xây dựng môi trường làm việc văn hóa, quy củ để thu hút và giữ được những nhân viên có năng lực. Đồng thời HaloTek đang quan tâm tới các chỉ tiêu như: Chất lượng lao động, trình độ nghề nghiệp, năng suất lao động, thu nhập bình quân, năng lực của quản lý…
Nguồn lực vật chất: Việc phân tích và đánh giá đúng các nguồn lực vật chất đã giúp HaloTek tạo cơ sở quan trọng giúp giám đốc hiểu được các nguồn lực tiềm năng, những điểm mạnh và điểm yếu so với các doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực phần mềm đầy khắc nghiệt.
Văn hóa: Doanh nghiệp có nền văn hoá phát triển sẽ có không khí làm việc say mê luôn đề cao sự chủ động sáng tạo với HaloTek cũng không ngoại lệ. Yếu tố này đã giúp HaloTek tạo nên nền văn hoá doanh nghiệp phát triển mạnh: trao đổi giao lưu nội bộ hàng tuần, hàng tháng liên hoan, vận động giữa giờ …
2.1.4.2. Môi trường bên ngoài trong doanh nghiệp HaloTek
Các yếu tố chính trị: Các yếu tố chính trị và luật pháp có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm hệ thống các quan điểm, đường lối chính sách của chính phủ, hệ thống luật pháp hiện hành, các xu hướng ngoại
giao của chính phủ, những diễn biến chính trị trong nước, trong khu vực và trên toàn thế giới. Doanh nghiệp phải tuân theo các quy định về thuê mướn, thuế, an toàn, bảo mật, điều khoản hợp đồng, v.v….
Công nghệ - kỹ thuật: Với sự phát triển của khoa học công nghệ trên toàn thế giới. Thực tế đã chứng minh rằng doanh nghiệp nào nắm vững kỹ thuật – công nghệ và sớm ứng dụng nó vào sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp đó tồn tại và phát triển. Điều này ảnh hưởng đến sự thành bại của việc kinh doanh sản phẩm bởi sản phẩm của HaloTek là sản phẩm công nghệ. Nếu doanh nghiệp không theo kịp các công nghệ mới của xã hội thì các sản phẩm làm ra sẽ nhanh chóng lạc hậu, không thể bán được cho khách hàng.
Khách hàng: Khách hàng là tổ chức hay cá nhân đang và sẽ mua hàng của HaloTek. Đối với mọi doanh nghiệp khách hàng luôn là yếu tố quan trọng nhất, quyết định nhất tới sự sống còn của doanh nghiệp. Tính chất quyết định của khách hàng thể hiện trên các mặt: Khách hàng quyết định sản phẩm “Phần Mềm” theo mức giá nào, doanh nghiệp chỉ có thể bán với giá mà người tiêu dùng chấp nhận. Khách hàng quyết định doanh nghiệp cung cấp sản phẩm theo ý họ. Phương thức bán và phương thức phục vụ khách hàng là do khách hàng lựa chọn.
Đối thủ cạnh tranh: HaloTek luôn trong trạng thái phải ứng phó với cùng lúc rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Hiện nay một số đối thủ lớn cạnh tranh khốc liệt như: getFly, CRM Việt, genCRM, OnlineCRM … HaloTek không bao giờ xem thường bất kỳ đối thủ nào và cũng cần phải đáp ứng văn hóa cạnh tranh. Không phải lúc nào nào cũng nên chĩa mũi nhọn về phía đối thủ, lựa chọn cách ứng xử khôn ngoan nhất ngoài việc nhìn vào đối thủ trực tiếp, Công ty cổ phần HaloTek đã chọn các phương án vừa phải xác định, dẫn dắt thị trường, vừa phải hướng tới chiếm lĩnh sự ủng hộ và lấy được lòng tin từ khách hàng.