2.2. Thực trạng hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biến tại VNI Đông Đô
2.2.1. Quy trình khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển tại VNI Đông Đô chuyển bằng đường biển tại VNI Đông Đô
Sau đây là sơ đồ miêu tả quy trình khai thác của nghiệp vụ hàng hoá XNK vận chuyên bằng đường biển của công ty Bảo hiểm VNI Đông Đô:
37
Sơ đồ 2.3: Quy trình khai thác BHHHXNK tại VNI Đông Đô
Tiếp cận khách hàng
“Ni Trên phân
câp Không duyệt
Thống nhất phương Trình lãnh đạo
án BH :
Duyét
Chao BH/dam phan m1
Đạt
Cấp đơn bảo hiểm
Theo dõi thu phí
Quản lý dịch vụ
Đề phòng Chăm sóc
HCTT khách hàng
(Nguồn: Công ty bảo hiểm Hàng không VNI Đông Đô)
38
e_ Tìm kiếm khách hàng và cung cấp bảo hiểm
CBKT chủ động tìm kiếm khách hàng từ các nguồn như: thông qua các tổ chức tài chính, ngân hàng, nhà mạng; Các công ty xuất nhập khẩu, công ty thương mại...
Sau khi đã nhập thông tin về hàng hóa và lộ trình, CBKT có trách nhiệm thông báo cho khách hàng các điều kiện liên quan và yêu cầu khách hàng chỉ rõ các điều kiện đó trong đơn yêu cầu bồi thường (GYCBH là bằng chứng hợp lệ).
Điều quan trọng là thể hiện sự sẵn sàng và thiện chí tham gia bảo hiểm của
khách hàng, GYCBH là một phần thiết yếu của hợp đồng bảo hiểm hàng hóa, vì
vậy cần yêu cầu khách hàng gửi GYCBH với mô tả và chỉ dẫn rõ ràng về các yêu
cầu bảo hiểm. bảo hiểm) để VNI có thể phát hành hợp đồng bảo hiểm.
e Cấp, theo dõi và duy trì hồ sơ bảo hiểm hàng hóa Cấp hợp đông bảo hiểm:
Căn cứ vào các thông tin trong Giấy yêu cầu bảo hiểm, CBKT lập hợp đồng bảo hiểm đảm bảo chính xác, đầy đủ, minh bạch và không hủy ngang.
Khi cấp Hợp đồng bảo hiểm chung, CBKT phải lập 05 bản: 03 bản chính, 01 bản sao và 01 bản sao. Khi thực hiện, CBKT cung cấp cho khách hàng bộ hồ
SƠ gồm: 01 bản chính, 01 bản sao, 01 bản sao. Các bản chính còn lại được sử
dụng để duy trì tài liệu nội bộ của VNI.
Đối với các đơn hàng xuất khẩu mà khách hàng yêu cầu tuân thủ thư tín dụng, CBKT sẽ kiểm tra số lượng bản in đáp ứng yêu cầu của thư tín dụng trước
khi giao hàng cho khách hàng.
Hủúy/Chấm dứt Hợp đông/Họp đông bảo hiểm hàng hóa
CBKT sẽ thực hiện quy trình để hủy bỏ và chấm dứt hợp đồng/đơn bảo hiểm còn hiệu lực của VNI tại thời điểm hủy đơn bảo hiểm.
Lưu ý: Chỉ được phép hủy hợp đồng nếu hàng hóa còn nguyên vẹn và không có thông tin về việc cập cảng đến hoặc hoàn thành quá trình vận chuyên.
Hồ sơ khai thác
CBKT lưu giữ chứng từ bảo hiểm hàng hóa tại đơn vị, bao gồm các chứng tỪ sau:
— Bản chào phí (nếu có)
— Hợp đồng bảo hiểm (nếu có)
— Giấy yêu cầu bảo hiểm (phải có đối với đơn cấp theo chuyền)
— Đơn bảo hiểm (Bản gốc)
— Các thay đối khác (nếu có)
39
— Lưu ý về thu phí
— Các chứng từ liên quan khác như: hóa đơn phí, thông tin bổ sung do khách hàng cung cấp, thông tin tra cứu hãng vận chuyên...
e Thụ phí bảo hiểm và chăm sóc khách hàng
Một thông báo thu tiền được lập và gửi cho khách hàng cùng với hợp đồng bảo hiểm. Ngày lập thông báo thu phi là ngày cấp đơn bảo hiểm.
Trong trường hợp thu phí, ngày thanh toán phí dựa trên ngày giao hàng dự kiến của lô hàng tương ứng và trong trường hợp thu phí định kỳ thì sẽ vào ngày thanh toán đã thỏa thuận.
Thời gian chuyên chở dự kiến có thể tham chiếu thời hạn giao hàng quy
định trên hợp đồng mua bán hoặc L/C hoặc các thông tin do khách hàng cung cấp. CBKT có trách nhiệm khuyến cáo khách hàng về việc trách nhiệm bảo hiểm chỉ phát sinh khi khách hàng thực hiện đóng phí đúng theo cam kết và có nghĩa vụ đôn đốc khách hàng đóng phí theo đúng kỳ hạn. Đối với các đơn có thời hạn
đóng phí dài và chia làm nhiều kỳ, khi chuẩn bị tới thời hạn thanh toán, CBKT phải liên hệ với khách hàng và gửi tới khách hàng văn bản nhắc đóng phí để đảm
bảo khách hàng được biết về thời hạn thanh toán.
e Hỗ trợ công tác khiếu nại bi thường
Ngay khi nhận được thông tin về tôn thất, cán bộ khai thác cần liên hệ ngay
với bộ phận bôi thường để hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần thiết dé bảo lưu
quyền khiếu nại với bên thứ ba và lập hồ sơ khiếu nại. Đồng thời CBKT cung
cấp cho bộ phận bồi thường đầy đủ bộ hồ sơ để bộ phận có cơ sở đánh giá và xét bồi thường.
CBKT phải thường xuyên liên hệ với khách hàng và bộ phận bồi thường cho đến khi vụ việc được giải quyết.