CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM PHỤC VỤ QUẢN TRỊ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV CÀ PHÊ 734
2.1 ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH MTV CÀ PHÊ 734
2.1.1 Giới thiệu về Công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cà phê 734 thuộc Tổng Công ty cà phê Việt Nam, tiền thân của công ty là Trung Đoàn 704 thuộc Sƣ Đoàn 331 Quân khu V. Công ty có trụ sở chính tại thôn 3, xã Đăk Mar, huyện Đăk Hà, tỉnh Kon Tum. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cà phê 734 do Nhà nước nắm giữ 100% vốn Điều lệ; có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng, kho bạc theo quy định của pháp luật; hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của Công ty. Công ty có nhiều hoạt động kinh doanh nhƣ trồng cây cà phê; sản xuất cà phê nhân xô; trồng lúa; mua bán Nông sản nguyên liệu; mua bán phân bón, thuốc trừ sâu, vật tƣ, hóa chất sử dụng trong nông nghiệp. Công ty có tổng diện tích trồng cà phê là 1.033 ha, trong đó: cà phê vốn nhà nước 457 ha. Tổng số diện tích lúa nước giao khoán:
200,7 ha trong đó diện tích lúa nước 2 vụ 195,6 ha; lúa nước 1 vụ 5,1 ha. Tổng số công nhân nhận khoán 905 người, trong đó tham gia BHXH 739 người.
Từ những ngày mới thành lập công ty đã trải qua bao thăng trầm của thời kỳ chuyển đổi từ cơ chế tập trung sang cơ chế thị trường. Khi nhận bàn giao chia tách, công ty chỉ có 621 ha cà phê và ngay sau đó phải thanh lý 221 ha do trước đó trồng không đúng kỹ thuật, thiếu nước, thiếu đầu tư chăm sóc nên đã chết hàng loạt. Cơ sở vật chất nghèo nàn, đời sống nhân dân thấp kém.
Đến nay tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã ổn định và phát triển bền vững. Hàng năm sản xuất kinh doanh có lãi, giải quyết việc làm
cho hơn 900 lao động. Khuyến nông cho 2 làng dân tộc thiểu số biết trồng cà phê, biết sống và làm giàu chính đáng với cây cà phê. Góp phần cùng huyện ĐăkHà vận động nhân dân định canh định cƣ. Hàng năm công ty hoàn thành các chỉ tiêu giao nộp ngân sách nhà nước, cùng với địa phương xây dựng vùng dân cƣ trù phú có đời sống ổn đinh, an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội đƣợc đảm bảo, các cơ sở hạ tầng đã đƣợc xây dựng khang trang.
2 1 2 Đặ đ ểm sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty có các hoạt động trồng cây cà phê; trồng lúa; sản xuất cà phê nhân xô; chế biến cà phê; mua bán nông sản nguyên liệu; mua bán phân bón, thuốc trừ sâu, vật tƣ, hóa chất sử dụng trong nông nghiệp. Trong đó, hoạt động sản xuất cà phê nhân xô là hoạt động cốt lõi. Các nội dung về sau chỉ tập trung vào hoạt động này.
Loại cà phê mà Công ty chọn trồng và sản suất là cà phê Robusta. Cây cà phê Robusta 3-4 tuổi có thể bắt đầu thu hoạch. Cà phê Robusta đƣợc trồng chủ yếu tại Tây Nguyên, Việt Nam. Chủ yếu tập trung vào năm tỉnh Tây Nguyên gồm Kon Tum, Gia Lai, Đắk Lắk, Đắk Nông và Lâm Đồng. Một số tỉnh trung du nhƣ Đồng Nai và Vũng Tàu cũng có trồng cà phê Robusta.
Robusta dễ trồng, đòi hỏi độ cao thấp hơn khoảng 500m trên mực nước biển, Robusta ƣa nắng hơn với nhiệt độ ƣa thích từ 24oC tới 29oC, đặc trƣng cao nguyên với lƣợng mƣa trung bình trên 1.000mm/năm. Đặc biệt, loại cà phê Robusta không ra hoa kết quả tại các mắt cũ của cành. Nhân hình hơi tròn, to ngang vỏ lụa màu ánh nâu bạc. Màu sắc của nhân xám xanh, xanh bạc vàng mỡ gà… tùy thuộc chủng và phương pháp chế biên mà lượng cafein có khoảng 1,5%. Có năng suất lớn hơn cà phê Arabica, khoảng 500-600 kg/ha.
Cà phê Robusta có mùi hơi gắt. Vị của cà phê Robusta nằm trong khoảng từ trung tính cho đến rất gắt. Mùi cà phê Robusta rang mộc nguyên chất sẽ có mùi thơm thoang thoảng.
Robusta rất đƣợc ƣa chuộng tại Việt Nam. Có thể là do Robusta có giá
thành thấp hơn hoặc nguồn cung Robusta dồi dào hơn. Nhƣng nguyên nhân chính chắc chắn xuất phát từ thói quen ẩm thực của người Việt. Robusta được ưa chuộng tại đây đơn giản vì nó đáp ứng được các sở thích của người uống. Ẩm thực Việt Nam nổi bật với vị đậm đà do thói quen dùng nước mắm và các loại mắm. Và Robusta có vị đắng, đậm, ít chua với hàm lƣợng caffeine cao giúp tỉnh táo đã nhanh chóng được yêu thích bởi nhiều người.
Về cách rang cũng có những khác biệt, Robusta phải đƣợc rang đậm hoặc cực đậm và trong đa số trường hợp được tẩm thêm bơ để tạo ra vị đậm đà của cà phê pha.
2.1.3 Đặ đ ểm tổ chức quản lý của Công ty a. Tổ chức bộ máy quản lý
Ghi chú:
- Quan hệ phối hợp:
- Quan hệ chỉ đạo:
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH MTV cà phê 734 Hội đồng TV
công ty 734 Ban điều hành
Cty734 (Giám đốc, phó giám
đốc)
Công đoàn Kiểm soát viên
Phòng tổ chức- HC
Phòng kế toán
Các đội trồng và thu hoạch
vườn cây cà phê Đội sản xuất cà phê
nhân xô Tổng công ty cà phê
Việt Nam
Phòng kế hoạch KD
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty khá tinh gọn, để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Từ đó có thể mang lại hiệu quả kinh tế cao, hạn chế chi phí quản lý của Công ty.
Ngoài hội đồng thành viên và ban kiểm soát, cơ cấu quản lý gồm các bộ phận chức năng sau.
B n G ám đốc
* Giám đốc: Tổ chức thực hiện quyết định, nghị quyết của Hội đồng thành viên. Quyết định các vấn đề liên quan hoạt động hàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Thực hiện quyền và nghĩa vụ của giám đốc đƣợc quy định tại điều lệ công ty.
* Phó giám đốc: Giúp giám đốc điều hành hoạt động của Công ty theo sự phân công, phân cấp và các nhiệm vụ khác khi đƣợc Giám đốc giao.
Các phòng chứ năn
* Phòng Tổ chức – Hành chính: Chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty thực hiện chức năng quản lý, điều hành tổ chức sản xuất, tổ chức cán bộ, quản lý lao động, bảo vệ công tác nội bộ, khen thưởng, kỷ luật, công tác văn phòng xây dựng trình duyệt đơn giá, quỹ lương, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
* Phòng kế toán: Tham mưu giúp việc cho ban Giám đốc Công ty lập kế hoạch tài chính, kế hoạch cung ứng vốn sản xuất, quản lý tiền vốn và tài sản, thực hiện chế độ hạch toán tài chính, báo cáo tài chính, kiểm toán nội bộ, quyết toán tài chính theo quy định của pháp luật.
* Phòng kế hoạch kinh doanh: Tham mưu cho ban Giám đốc Công ty lập kế hoạch và điều hành sản xuất, kế hoạch, xây dựng cơ bản, quản lý đất đai, khoa học kỹ thuật, quản lý sản phẩm, cung ứng vật tƣ, lập kế hoạch tu bổ nạo vét kênh mương và giao thông nội đồng.
* Các đội trồng và thu hoạch vườn cây: Thực hiện chức năng trồng,
chăm sóc, thu hoạch, giao nộp sản phẩm trong và ngoài khoán, quản lý toàn bộ đất đai và vườn cây cà phê được giao.
* Các đội sản xuất cà phê nhân xô: Chịu trách nhiệm toàn diện cho các hoạt động sản xuất, chế biến cà phê nhân xô.
b. Tổ chức kế toán tại công ty
Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Từ năm 2014 trở về trước, kế toán Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và mở các tài khoản chi tiết theo yêu cầu quản lý của Công ty.
Từ năm 2015, công ty áp dụng theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
Các công việc của kế toán đƣợc tiến hành vừa theo dõi kiểm tra, đối chiếu trên sổ sách trên máy tính thông qua phần mềm “Kế toán MISA SME.NET 2010”. Ghi chép và luân chuyển chứng từ ban đầu trong hoạt động kinh doanh của Công ty có liên quan đến mọi công việc. Vì vậy, để thu nhập các thông tin về các nhân tố kế toán tài chính thì phải tổ chức hạch toán nhƣ:
Phiếu nhập - xuất kho, phiếu thu, phiếu chi,…Nếu chứng từ ban đầu đƣợc ghi chép đầy đủ, chính xác sẽ giúp cho công việc kế toán đƣợc dễ dàng hơn.
Phòng kế toán có trách nhiệm cùng với phòng tổ chức, các đội sản xuất về hình thức và nội dung, xác lập chứng từ quy định rõ ràng mỗi cá nhân, mỗi bộ phận thì chứng từ cần ghi rõ thời gian hoàn thành và trình tự luân chuyển.
Ghi chú:
: Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy phòng kế toán
Kế toán trưởng có trách nhiệm trước Giám đốc về mọi vấn đề có liên quan đến hạch toán kinh tế.
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp và đối chiếu số liệu giữa các phần hành với nhau, đồng thời lên tất cả các mẫu biểu kế toán để có 1 bảng báo cáo quyết toán tài chính trung thực, chính xác.
Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ gốc ban đầu hợp lý, hợp lệ trước khi chi tiền cho khách hàng, thanh toán các khoản liên quan.
Kế toán công nợ và BHXH theo dõi tất cả các khoản phải thu, phải trả của Công ty, có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc thu hồi kịp thời, tránh trường hợp chiếm dụng vốn, giải quyết công nợ khó đòi, xử lý các khoản nợ không có khả năng thanh toán, đồng thời theo dõi số tiền phải nộp lên BHXH.
Kế toán TSCĐ, công cụ dụng cụ và ngân hàng theo dõi tổng số tài sản Kế toán
trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh
toán
Kế toán công nợ và BHXH
Thủ quỹ Kế
toán TSCĐ
và N.
hàng
cố định hiện có và tình hình tăng, giảm tài sản cố định (Hiện vật và giá trị) tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định vào đối tƣợng chƣa chi phí một cách chính xác, có kế hoạch sửa chữa tài sản cố định cũng nhƣ việc thanh lý tài sản cố định. Theo dõi nguồn tiền đến và chuyển đi từ các Ngân hàng mà công ty mở tài khoản.
Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Để phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và với chế độ kế toán hiện hành, phòng kế toán chọn và sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh trên chứng từ gốc, trước khi ghi vào sổ cái phải được phân loại và ghi vào chứng từ tổng hợp hay còn gọi là chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi vào sổ chi tiết. Trong phòng kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu nhƣ là:
Chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ cái chứng từ ghi sổ.
: Nhập số liệu hằng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3. Tổ chức sổ kế toán theo hình thức “Kế toán trên máy tính”
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo phục vụ quản lý
CHỨNG TỪ
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ
CÙNG LOẠI
2 1 4 Đặ đ ểm tổ chức sản xuất cà phê nhân xô
Công ty có hai hoạt động kế tục nhau là hoạt động trồng, chăm sóc cà phê và hoạt động sản xuất cà phê nhân xô. Sản phẩm của hoạt động trồng, chăm sóc cà phê là nguyên liệu đầu vào của hoạt động sản xuất cà phê nhân xô.
Trong phạm vi đề tài, chỉ đề cập đến giá thành của cà phê nhân xô. Do đó nội dung này chỉ đề cập đề đặc điểm sản xuất cà phê nhân xô.
Công tác tổ chức sản xuất cà phê nhân xô tại Công ty tương đối đơn giản nhƣ đƣợc thể hiện ở sơ đồ 2.5.
Cà phê tươi Phơi/Sấy
Xay nhân
Cà phê nhân xô và bảo quản
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ tóm tắt quy trình công nghệ sản xuất cà phê nhân xô Cà phê tươi được thu bằng phương pháp thủ công, chủ yếu thu hái bằng tay. Năng suất thu hái phụ thuộc vào nhiều yếu tố: đầu vụ, cuối vụ, giữa vụ, cà phê non, cà phê già, mức độ điêu luyện của người hái, phương tiện trang bị cho việc thu hoạch… sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất hái. Yêu cầu của công ty, quả chín đồng đều 95% mới bắt đầu thu hoạch nhằm tối đa hóa chất lƣợng hạt thành phẩm.
Phơi/ ấy cà phê: Nếu điều kiện thời tiết ổn định thì phơi cà phê vẫn là kỹ thuật đƣợc ƣa chuộng hơn sấy vì nó đơn giản và ít tốn kém. Hơn nữa, tia cực tím của ánh nắng mặt trời có thể tấy trắng chất diệp lục trong hạt và làm giảm mùi ngái và mùi cỏ trong cà phê. Cần giám sát quá trình phơi nắng cẩn
thận vì địa điểm phơi và thời tiết có ảnh hưởng đến quá trình này. Sân phơi đƣợc làm bằng xi măng sạch sẽ, không bị rạn nứt và cách xa khu vực chứa vỏ thải hoặc các chất thải từ khâu chế biến để tránh nhiễm khuẩn. Tránh phơi cà phê ở nền đất vì cà phê dễ bị nhiễm khuẩn có trong đất. Tuy nhiên, nếu thời tiết không thật sự ủng hộ, thì sẽ sử dụng phương pháp sấy cà phê bằng máy.
Việc quản lý có hiệu quả nhiệt độ và độ ẩm là vấn đề mấu chốt khi sấy. Sấy cà phê bằng nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp sẽ không cho kết quả tốt. Nhiệt độ sấy lý tưởng là 45 - 55 độ C. Chỉ cần tăng 1 độ C thì sẽ làm giảm độ ẩm tương ứng của không khí xuống khoảng 5%. Điều này cho thấy cần thận trọng nhƣ thế nào trong khâu khống chế nhiệt độ. Hiện tại, Công ty có 3 sân phơi ứng với 3 đội sản xuất:
- Sân phơi ở thôn 4 Đăk Mar, có diện tích hơn 5 ha, do phòng Kế hoạch – nông nghiệp phụ trách, với tổng nhân công là 12 người.
- Sân phơi ở thôn 3 Đăk Mar, có diện tích hơn 3 ha, do phòng Kế toán phụ trách, với tổng số nhân công là 10 người.
- Sân phơi thôn 1 Đăk Mar, có diện tích gần 2 ha, do phòng Tổ chức phụ trách, với tổng số nhân công là 8 người.
Thời gian làm việc trong khoảng 03 tháng tính từ khâu phơi đến xát cà phê nhân. Những chi phí có thể phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện là chi phí cho bộ phận phơi, sấy bởi khi thời tiết không thuận lợi, công ty phải sử dụng đến biện pháp sấy công nghiệp và cụ thể các yếu tố phát sinh chi phí đó là: điện năng, nhiên liệu (dầu nhớt, dầu phụ...) hay trường hợp hỏng hóc tài sản cố định, công cụ dụng cụ…Ngoài ra, vẫn có một số ít trường hợp phát sinh trong quá trình xay xát vỏ và bảo quản thành phẩm.
Xay xát cà phê: Cà phê sau khi phơi/sấy xong bên ngoài có lớp vỏ trấu chiếm 25-35% trọng lƣợng hạt, thành phần chủ yếu là xenlulo không góp phần tạo nên chất lƣợng của sản phẩm nên phải loại ra.
Sau khi ra thành phẩm cần bảo quản cà phê nhân thật tốt để giữ chất lƣợng cà phê không bị hƣ hỏng do sinh vật xâm nhập phá hại.
Bên cạnh công tác xác định các chi phí cố định theo dự toán, trong việc thực hiện quy trình sản xuất cà phê nhân xô của công ty vẫn phát sinh thêm một số chi phí (chi phí ngoài dự toán) trong các trường hợp do: ảnh hưởng của thời tiết, máy móc, công cụ dụng cụ, nhân công,...
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp các chi phí sản xuất cà phê nhân xô
Đơn vị t nh: Đồng Chi
phí phát
sinh
Bộ phận phát sinh
chi phí
Tập hợp chi phí
Trung bình năm 2015
Trung bình năm 2016
Trung bình năm 2017
Cà phê tươi từ
bộ phận chăm sóc
Phơi/sấy cà
phê NVL 49.347.462.720 46.513.649.800 42.650.005.100
Tiền lương và các khoản trích theo lương
- Toà
n bộ quy trình
NCTT 2.688.567.746 2.801.853.171 3.181.840.000
Công cụ,
- Phơi, sấy
cà phê SXC 345.124.889 281.007.841 322.600.700
Chi phí phát
sinh
Bộ phận phát sinh
chi phí
Tập hợp chi phí
Trung bình năm 2015
Trung bình năm 2016
Trung bình năm 2017
dụng cụ
- Xay sát cà phê Khấu
hao TSCĐ
- Sấy cà phê - Xay sát
cà phê
SXC 2.136.758.785 2.049.561.296 2.239.155.038
Chi phí dịch vụ
mua ngoài
Toàn bộ
quy trình SXC 1.023.047.658 1.269.369.412 1.173.717.023
Chi phí bằng
tiền khác
Toàn bộ
quy trình SXC 331.244.617 312.765.091 207.336.976
Chi phí nhân
viên
Toàn bộ
quy trình SXC 563.489.665 501.698.114 595.248.000 Chi phí
BH các loại
Toàn bộ
quy trình SXC 121.150.278 107.865.094 129.928.800 Tổng 56.556.846.358 53.556.761.978 50.499.831.637 (Nguồn: Phòng Kế toán của Công ty TNHH MTV cà phê 734)