CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh
Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Các gian lận và sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ chi phí nguyờn vật liệu trực tiếp: việc tớnh toỏn và ủỏnh giỏ nguyờn vật liệu dựng cho sản xuất kinh doanh khụng chớnh xỏc hoặc gian lận cú mục ủớch của một số người…Do vậy Công ty phải tổ chức thông tin kiểm soát nội bộ chi phí nguyờn vật liệu từ khõu ủầu ủến khõu cuối. Quản lý nguyờn vật liệu phải ủảm bảo cung cấp ủầy ủủ, kịp thời thụng tin cho nhà quản lý. Kiểm soỏt nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
- Quản lý về mặt lượng, giỏ trị, phương phỏp xỏc ủịnh giỏ thành, giỏ xuất kho phự hợp ủặc ủiểm của nguyờn vật liệu cũng như phự hợp với ủặc ủiểm của doanh nghiệp.
- Tổ chức quản lý, theo dừi quỏ trỡnh hoạt ủộng sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc theo dõi, ghi chép, hạch toán, lưu hồ sơ, luân chuyển hồ sơ chứng từ và việc lập bỏo cỏo ủịnh kỳ của ủơn vị.
Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Kiểm soỏt chi phớ nguyờn vật liệu với mục ủớch ngăn ngừa, hạn chế hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng.
Kiểm soát tốt quá trình mua nguyên vật liệu, cần có sự tham gia của các
bộ phận: bộ phận kế hoạch, bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán, bộ phận xét duyệt, bộ phận thủ kho, bộ phận nghiệm thu.
Kiểm tra tốt quá trình nhập kho, số lượng hàng hóa nhập kho, chủng loại, chất lượng hàng hóa,v.v…
Kiểm soỏt tốt quỏ trỡnh xuất kho, số lượng, hồ sơ chứng từ, ủối tượng phục vụ, v.v…
Kiểm soát quá trình luân chuyển chứng từ, hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Kiểm tra, so sánh thực tế và sổ sách nguyên vật liệu xuất kho giữa các bộ phận.
b.Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công
Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí nhân công
Việc kiểm soỏt ủược thực hiện thụng qua cỏc chức năng theo dừi, chấm cụng, phõn cụng lao ủộng, khối lượng thực hiện và chất lượng cụng việc, gồm có các bộ phận: bộ phận chấm công, bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương, bộ phận xét duyệt, bộ phận trả lương. Các gian lận và sai sót thường xảy ra trong kiểm soát nội bộ như: việc tính lương không chính xác, bảng chấm công và bảng tớnh tiền lương khụng khớp nhau,.. Do ủú, ủơn vị phải tổ chức kiểm soỏt vúi mục tiờu: Xỏc ủịnh mức lương phự hợp, xỏc ủịnh tỡnh hỡnh biến ủộng nhõn cụng, quản lý theo năng suất lao ủộng, tiền lương chi trả, bỏo cỏo kịp thời, ủầy ủủ.
Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công
Kiểm soát chi phí nhân công bao gồm kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Tổ chức kiểm soỏt chi phớ tiền lương bao gồm những vấn ủề sau:
• Kiểm soỏt bằng kế hoạch lao ủộng – tiền lương: ðịnh kỳ, bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp, kiểm tra, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở
tớnh lương theo quy chế của ủơn vị: lao ủộng thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, ủơn giỏ tiền lương, hệ số lương,... so sỏnh chi phớ tiền lương thực tế với kế hoạch. Cần phát hiện kịp thời những sự khác biệt trọng yếu.
• Kiểm soỏt bằng phõn cụng trỏch nhiệm trong cụng tỏc lao ủộng - tiền lương: Theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian, theo dõi khối lượng công việc, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương.
• Kiểm soỏt chi phớ tiền lương thụng qua việc ủối chiếu số liệu trờn sổ sách và chứng từ: ðối chiếu tên và mức lương trên bảng lương của từng bộ phận trong ủơn vị với hồ sơ lý lịch nhõn viờn tại bộ phận tổ chức và nhõn sự;
ðối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các bảng chấm công của cỏc bộ phận sử dụng lao ủộng; kiểm tra việc tớnh toỏn trờn bảng lương.
- Kiểm soỏt cỏc khoản trớch theo lương: Thụng qua việc ủối chiếu số liệu đã tính các khoản trích theo lương (Kinh phí cơng đồn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) với cỏc căn cứ, tỷ lệ quy ủịnh trớch khoản này.
• Kiểm tra việc ghi chộp, hạch toỏn ủầy ủủ, ủỳng ủối tượng cỏc nghiệp vụ liờn quan ủến cỏc khoản trớch theo lương.
• Kiểm soát thông qua việc so sánh số liệu tính dồn trên các tài khoản phản ánh các khoản trích theo lương của kỳ này so với kỳ trước.
c. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung
Bao gồm nhiều yếu tố chi phí khác nhau: thủ tục kiểm soát vật liệu, công cụ dụng cụ; chi phí nhân công của công nhân quản lý, chi phí mua ngoài, chi phí khác.
- ðối với thủ tục kiểm soát nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; chi phí nhân công của công nhân quản lý thì kiểm soát tương tự như những khoản mục chi phớ liờn quan ủó nờu trờn.
- ðối với cỏc loại chi phớ như chi phớ khấu hao tài sản cố ủịnh: kiểm
soỏt việc trớch ủỳng, trớch ủủ giỏ trị khấu hao bằng cỏch kiểm tra hiện trạng của tài sản; hồ sơ tăng, giảm tài sản cố ủịnh; so sỏnh tỷ lệ khấu hao năm trước với năm thực tế; so sỏnh, ủối chiếu số dư cuối kỳ trờn tài khoản cú liờn quan với số dư cuối kỳ trờn sổ theo dừi tài sản cố ủịnh.
- ðối với dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác thì kiểm soát cỏc khoản chi phớ bằng kế hoạch, dự toỏn, ủịnh mức; kiểm soỏt tớnh phự hợp với quy ủịnh về tớnh chất của từng loại chi phớ ủược hạch toỏn vào từng tài khoản; kiểm soỏt tớnh hợp lý, hợp lệ của cỏc thủ tục, chứng từ liờn quan ủến các khoản chi phí sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, các chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
Kiểm soỏt chi phớ chung nhằm mục ủớch ngăn ngừa, hạn chế những chi phớ phỏt sinh khụng hợp lý ở từng dịch vụ, từng hoạt ủộng trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh.
ðể kiểm soát tốt chi phí sản xuất chung cần kiểm tra tính xác thực của cỏc húa ủơn, chứng từ và kiểm tra chứng từ hạch toỏn theo ủỳng tài khoản liên quan hay không.
d.Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Bao gồm thủ tục kiểm soát chi phí nhân công của nhân viên bán hàng;
chi phí vật liệu, chi phí nhân công quản lý doanh nghiệp, công cụ dụng cụ dựng cho hoạt ủộng bỏn hàng, hoạt ủộng quản lý; chi phớ khấu hao tài sản cố ủịnh; chi phớ dịch vụ mua ngoài và cỏc chi phớ khỏc bằng tiền.
ðối với chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: phòng Tổ chức nhân sự căn cứ vào số liệu thống kê của bộ phận bán hàng, quản lý tiến hành tớnh lương theo quy ủịnh của ủơn vị. ðồng thời căn cứ vào hệ số lương cơ bản của từng người, tiến hành trích các khoản trích theo lương, chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán lương. Bộ phận kế toán xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương, làm thủ tục chi lương và nộp các khoản trích theo lương.
ðối với dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác thì kiểm soát cỏc khoản chi phớ bằng kế hoạch, quy ủịnh...; kiểm soỏt tớnh hợp lý, hợp lệ của các thủ tục, chứng từ liên quan.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
ðể thực hiện tốt việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp cũng như ngăn chặn và phỏt hiện kịp thời cỏc sai phạm, lóng phớ và ủề ra cỏc phương phỏp ngăn ngừa cụ thể, ủưa cỏc hoạt ủộng vào khuụn khổ thỡ kiểm soỏt nội bộ là vụ cùng quan trọng và cần thiết.
Ba yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau là: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát.
Nhằm giỳp cho hệ thống kiểm soỏt nội bộ hoạt ủộng một cỏch hữu hiệu thỡ doanh nghiệp cần phải thiết kế các thủ tục kiểm soát một cách chặt chẽ, chi tiết, phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của ủơn vị.
Cỏc nội dung ủược nờu trong Chương 1 làm cơ sở cho việc nghiờn cứu thực trạng về kiểm soỏt nội bộ chi phớ và từ ủú tỡm ra cỏc giải phỏp ủể hoàn thiện hơn trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2