CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ðIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ðIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ðiện lực Quảng Ngãi
Cụng ty thực hiện cỏc chớnh sỏch, chế ủộ kế toỏn theo Chuẩn mực kế toỏn Việt Nam, hệ thống kế toỏn Việt Nam và cỏc quy ủịnh hiện hành cú liờn quan.
Chuẩn mực kế toỏn quy ủịnh, hướng dẫn cỏc nguyờn tắc và yờu cầu kế toán cơ bản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính, của doanh nghiệp, nhằm:
-Làm cơ sở, tiền ủề ủể xõy dựng và hoàn thiện cỏc chuẩn mực kế toỏn và chế ủộ kế toỏn cụ thể theo khuụn mẫu thống nhất.
-Giúp cho doanh nghiệp tổ chức ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chớnh theo quy ủịnh một cỏch nhất quỏn, bờn cạnh ủú xử lý cỏc vấn ủề chưa ủược quy ủịnh cụ thể nhằm ủảm bảo cho cỏc thụng tin trờn bỏo cỏo tài chớnh phản ánh trung thực và hợp lý.
-Giỳp cho người kiểm tra kế toỏn ủưa ra ý kiến về sự phự hợp của bỏo cỏo tài chớnh với chuẩn mực kế toỏn và chế ủộ kế toỏn. Giỳp cho người sử dụng bỏo cỏo tài chớnh hiểu và ủỏnh giỏ thụng tin tài chớnh ủược lập phự hợp với cỏc chuẩn mực kế toỏn và chế ủộ kế toỏn.
Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.
Hiện nay Cụng ty ủang ỏp dụng hệ thống hoạch ủịnh nguồn lực doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) trong công tác kế toỏn tại ủơn vị. Hệ thống ERP chuẩn của hàng Oracle là hệ thống Oracle EBS có rất nhiều chức năng, nhiều phân hệ (khoảng 250 phân hệ), chính vì thế giải phỏp này rất ủa dạng, phức tạp về cỏc lĩnh vực nghiệp vụ khỏc nhau.
Trong giai ủoạn ủầu, EVN chỉ triển khai 10 phõn hệ liờn quan ủến tài chớnh kế toỏn và vật tư, giai ủoạn tiếp theo tiếp tục với 06 phõn hệ chuyờn sõu về quản trị.
Có thể chia 10 phân hệ thành 03 nhóm như sau:
Nhóm 1: Các phân hệ thanh toán gồm Account Receivable (AR): quản lý các khoản phải thu; Accounts Payables (AP): Quản lý các khoản phải trả;
Cash Management (CM): Kế toán tiền; Tax Account (TA): Quản lý thuế Nhóm 2: Phân hệ Vật tư mua sắm gồm Purchasing Order (PO): Quản lý mua hàng; Inventory and Warehouse (INV): Quản lý kho, vật tư
Nhóm 3: Nhóm phân hệ tổng hợp hợp nhất gồm Fixed Assets (FA):
Quản lý Tài sản cố ủịnh & Cụng cụ dụng cụ; Project Management (PM): Kế toán dự án; Costing (GL): Kế toán chi phí và tính giá thành; General Ledger (GL): Sổ cái, kế toán tổng hợp và hợp nhất báo cáo tài chính.
Sau khi triển khai thành công 10 phân hệ trên, EVN sẽ tiếp tục triển khai 06 phân hệ nghiệp vụ cịn lại là Hợp nhất báo cáo tài chính tồn Tập đồn (HN_EVN); Quản lý tiền lương (PR); Quản lý các khoản vay (LE); Phân tích tài chớnh (FI); Quản lý ủầu tư, rủi ro tài chớnh (EM), Kế hoạch tài chớnh (BU).[19]
Giải pháp Oracle EBS giúp cho các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, biểu hiện qua sơ ủồ liờn kết như sau:
Sơ ủồ 2.2: Sơ ủồ liờn kết hệ thống ERP
Nguồn:http://evnit.vn/vi-VN/c68/287/Du-an-ERP-Nang-cao-nang-luc-quan-tri-cua-EVN.aspx
Sơ ủồ 2.3: Cơ cấu bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty ðiện lực Quảng Ngói Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm:
-Chứng từ liờn quan ủến tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, giấy ủề nghị tạm ứng, giấy ủề nghị thanh toỏn, danh sỏch nhận tiền, bảng kờ, húa ủơn, bảng tổng hợp chi phí, dự trù, kế hoạch,…
-Chứng từ liờn quan ủến tiền gửi ngõn hàng: Sộc, ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền, giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú, giấy ủề nghị thanh toỏn, danh sỏch nhận tiền, bảng kờ, húa ủơn, bảng tổng hợp chi phớ, dự trự, kế hoạch,…
-Chứng từ liờn quan ủến vật tư: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu chuyển kho, giấy ủề nghị nhập, giấy ủề nghị xuất, húa ủơn, bảng liệt kờ vật tư thiết bị, quyết toỏn vật tư thiết bị, biờn bản kiểm kờ tài sản, biờn bản ủỏnh giỏ vật tư thiết bị thu hồi,…
-Chứng từ liờn quan ủến tài sản: Biờn bản nghiệm thu cụng trỡnh hoàn thành, biờn bản giao nhận tài sản, biờn bản kiểm kờ tài sản, biờn bản ủỏnh giỏ, biờn bản tớnh và trớch hấu hao tài sản, cỏc quyết ủịnh ủiều ủộng tài sản, quyết ủịnh tăng giảm tài sản,…
PHÓ PHÒNG TCKT (Phụ trách các mảng công việc do Kế toán trưởng
giao)
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN ðTXD
KẾ TOÁN
SỬA CHỮA
LỚN
KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ðỊNH
KẾ TOÁN
VẬT TƯ+
CÔNG NỢ +CCDC
KẾ TOÁN THANH
TOÁN TIỀN MẶT
+ LƯƠNG
KẾ TOÁN THANH
TOÁN TIỀN GỬI + LƯƠNG
THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN THUẾ VÀ SẢN
XUẤT KHÁC
-Chứng từ liờn quan ủến lương: bảng chấm cụng, bảng tớnh lương, bảng chi tiết các khoản phải nộp, bảng tính thuế,…
Phũng Tài chớnh Kế toỏn là ủơn vị tham mưu cho Giỏm ủốc Cụng ty trong các lĩnh vực công tác:
-Tham mưu tổ chức chỉ ủạo và quản lý thống nhất cỏc hoạt ủộng kinh tế tài chớnh, hoạch toỏn kế toỏn, thống kờ trong toàn Cụng ty theo ủỳng phỏp luật của Nhà nước và của EVN và EVNCPC;
-ðảm bảo việc bảo toàn và phỏt triển vốn tại ủơn vị, nhu cầu vốn cho hoạt ủộng sản xuất kinh doanh, cõn ủối thu, chi ủể ủảm bảo khả năng trả nợ các khoản vay;
-Kiểm tra, giỏm sỏt quỏ trỡnh quản lý và sử dụng tài sản, ủảm bảo ủỳng chế ủộ;
-Tham mưu cho Giỏm ủốc Cụng ty cỏc biện phỏp, giải phỏp nhằm tối ưu húa chi phớ trong hoạt ủộng sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ:
-Tổ chức thực hiện chế ủộ Kế toỏn, cụng tỏc thống kờ tại Cụng ty theo ủỳng cỏc quy ủịnh hiện hành của Nhà nước, EVN và EVNCPC.
-Tổ chức triển khai thực hiện cỏc quy ủịnh hiện hành về chớnh sỏch tài chớnh, kế toỏn, thuế,... của Nhà nước, EVN và EVNCPC ủảm bảo kịp thời và hiệu quả. Cụ thể nhiệm vụ như sau:
a. Công tác tổ chức hạch toán kế toán
Sơ ủồ 2.4: Sơ ủồ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tại ủơn vị
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán, thống kê phù hợp với ủặc ủiểm và nhiệm vụ của Cụng ty trong giai ủoạn sản xuất, kinh doanh (từ cỏc phũng chức năng tới cỏc ủơn vị trực thuộc). ðảm bảo ủỏp ứng ủược cỏc yờu cầu của cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn, tuõn thủ cỏc yờu tố: ðầy ủủ - Kịp thời - Rõ ràng - Trung thực - Chính xác.
- Tổ chức ghi chộp, tớnh toỏn, hạch toỏn, ủịnh khoản và phản ỏnh một cỏch kịp thời, trung thực và ủầy ủủ cỏc yếu tố chi phớ, bao gồm: Chi phớ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công và chi phí chung (khấu hao, chi
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Phần mềm kế toán
Sổ kế toán:
- Sổ Tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo nội bộ
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo
ðối chiếu, kiểm tra
phớ tiền lương bộ phận quản lý, BHXH,...) theo ủỳng quy ủịnh hiện hành của Nhà nước và của Tổng công ty.
- Tổ chức ghi chộp, tớnh toỏn, hạch toỏn, ủịnh khoản và phản ỏnh một cỏch kịp thời, trung thực, ủầy ủủ toàn bộ vật tư, tài sản, tiền vốn và tỡnh hỡnh biến ủộng của vật tư, tài sản, tiền vốn, doanh thu và xỏc ủịnh kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
- ðịnh kỳ hàng quý hoặc 6 tháng, kiểm tra công tác tài chính của các ủơn vị cơ sở trong toàn Cụng ty (ðiện lực, ðội quản lý vận hành lưới ủiện cao thế).
- Lập và gửi ủỳng hạn bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, bỏo cỏo thống kờ ủịnh kỳ theo quy ủịnh hiện hành của Nhà nước và của Tổng cụng ty.
- Phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời cỏc chế ủộ, chớnh sỏch tài chính kế toán của Nhà nước và của Tổng công ty cho các cá nhân, bộ phận kế toán trong toàn Công ty.
- Triển khai thực hiện và khai thỏc triệt ủể chương trỡnh kế toỏn trờn mỏy (ERP) ủể ngày càng tăng hiệu quả cụng tỏc. Tổ chức bảo quản, lưu trữ cỏc tài liệu kế toỏn theo ủỳng quy ủịnh hiện hành.
b.Công tác quản lý tài chính
- Chủ trỡ trong cụng tỏc thẩm tra quyết toỏn cỏc cụng trỡnh ủầu tư xõy dựng, sửa chữa lớn.
- Chủ trỡ, phối hợp với Phũng Kế hoạch và Vật tư Cụng ty và cỏc ủơn vị liờn quan xõy dựng kế hoạch tài chớnh hàng năm của cỏc hoạt ủộng sản xuất kinh doanh. Chủ ủộng, phối hợp với ủơn vị liờn quan ủể tỡm kiếm ủối tỏc ủảm bảo nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty,... chủ trì xây dựng và ban hành một số ủơn giỏ của hoạt ủộng khỏc ỏp dụng trong Cụng ty; tham mưu Giỏm ủốc Cụng ty giao cỏc ủịnh mức cho cỏc ủơn vị.
- Chủ trỡ nghiờn cứu ủề xuất việc xỏc ủịnh giỏ cỏc loại vật tư thiết bị,
giỳp Lónh ủạo Cụng ty xỏc ủịnh ủỳng giỏ cả của cỏc loại vật tư thiết bị, tài sản cố ủịnh trong quỏ trỡnh mua sắm, phục vụ sản xuất kinh doanh, ủầu tư xõy dựng và công tác quản lý của Công ty trong quá trình nhượng bán, thanh lý tài sản, vật tư.
- Chủ trỡ thực hiện cụng tỏc quản lý tài sản cố ủịnh trong phạm vi toàn Cụng ty, hướng dẫn cỏc ủơn vị trực thuộc và cỏc phũng Cụng ty thực hiện kiểm kờ, ủỏnh giỏ, phõn loại tài sản, cụng nợ ủịnh kỳ hàng năm hoặc kiểm kờ ủột xuất phục vụ yờu cầu chung của Cụng ty.
- Chủ trỡ thực hiện cụng tỏc kiểm kờ ủịnh kỳ, ủột xuất phục vụ yờu cầu chung của toàn Công ty; phối hợp với các phòng chức năng liên quan của Cụng ty trong việc phõn loại, ủỏnh giỏ tài sản, vật tư thiết bị, cụng nợ,.. theo ủỳng quy ủịnh hiện hành của Nhà nước của Tổng cụng ty.
- Chủ trì, phối hợp với các phòng chức năng liên quan của Công ty tiến hành phõn tớch hoạt ủộng kinh tế của ủơn vị, giỳp cho Ban Giỏm ủốc Cụng ty, tổ chức ủiều hành hoạt ủộng sản xuất kinh doanh ngày càng hiệu quả hơn.
- Chủ trì kết hợp với các phòng chức năng Công ty, xác nhận công nợ và các khoản phải thu khác của khách hàng và tổ chức triển khai các biện phỏp, giải quyết cỏc khoản cụng nợ dõy dưa khú ủũi theo ủỳng quy ủịnh hiện hành.
- Tham gia giỳp Giỏm ủốc Cụng ty trong cụng tỏc ủấu thầu, chỉ ủịnh thầu, chào giỏ cạnh tranh theo quy ủịnh hiện hành của Nhà nước và của Tổng cụng ty. Tham mưu cho Giỏm ủốc Cụng ty trong việc ký kết và thanh lý cỏc hợp ủồng kinh tế.
- Tham gia với các phòng Kỹ thuật, Kế hoạch và Vật tư, Tổ chức và Nhõn sự,... xõy dựng cỏc ủịnh mức kinh tế kỹ thuật.
- Phối hợp với phũng Tổ chức và Nhõn sự tham mưu cho Giỏm ủốc Cụng ty trong việc chấp hành cỏc chớnh sỏch chế ủộ tài chớnh, chớnh sỏch tiền
lương, tiền thưởng ủối với người lao ủộng.
- Thực hiện kê khai và nộp các loại thuế (giá trị gia tăng, môn bài, thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân,....) với ngân sách nhà nước; thu nộp với cấp trên và các khoản thu chi khác cho CBCNV của Công ty.
- Thực hiện chế ủộ quản lý tiền mặt, tiền gửi, tiền vay và cỏc hợp ủồng kinh tế tại Cụng ty. Tiến hành trớch lập cỏc quỹ theo quy ủịnh hiện hành của Nhà nước và của Tổng công ty.
- Chủ trỡ kết hợp với cỏc phũng chức năng xõy dựng trỡnh Giỏm ủốc Công ty ban hành và tổ chức triển khai thực hiện quy chế chi tiêu nội bộ và cỏc ủịnh mức chi tiờu khỏc phự hợp với tỡnh hỡnh kết quả sản xuất kinh doanh từng thời kỳ, ủảm bảo chế ủộ quy ủịnh của Nhà nước và Tổng cụng ty.
- Thụng qua hoạt ủộng tài chớnh, Phũng Tài chớnh Kế toỏn cú trỏch nhiệm phỏt hiện những vấn ủề bất cập trong cụng tỏc quản lý, trong việc thực hiện chớnh sỏch chế ủộ tài chớnh kế toỏn. Từ ủú, tham mưu cho Giỏm ủốc Công ty các biện pháp tăng cường công tác quản lý, thực hành tiết kiệm chống lóng phớ trong việc sử dụng tài sản Nhà nước, giỳp Ban Giỏm ủốc Cụng ty ủiều hành hoạt ủộng sản xuất kinh doanh ngày càng chặt chẽ hơn.
- Phối hợp với các phòng chức năng có liên quan xây dựng các biện phỏp, giải phỏp nhằm tối ưu húa chi phớ trong hoạt ủộng sản xuất kinh doanh.
- Ngoài các nhiệm vụ nêu trên, Phòng TCKT còn thực hiện một số nhiệm vụ khỏc theo chỉ ủạo của Giỏm ủốc Cụng ty.