CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ðIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ðIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
2.2.4 Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty ðiện lực Quảng Ngãi
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu thực hiện qua nhiều bước và nhiều cỏch thức ủược quy ủịnh trong quy trỡnh quản lý vật tư ủược cụng ty ban hành. Yêu cầu tất cả các bộ phận chức năng phải thực hiện một cách tuần tự và theo phân cấp.
Nội dung kiểm soát bao gồm:
-Kiểm soỏt số lượng, chất lượng, giỏ trị, tỡnh trạng vật tư thiết bị ủể nhập xuất kho phục vụ sản xuất kinh doanh.
-Kiểm soỏt việc sử dụng vật tư thiết bị ủỳng mục ủớch, trỏnh lóng phớ và phải thực hiện theo dự toỏn/ phương ỏn ủó ủược thẩm ủịnh cũng như lónh ủạo phê duyệt.
-Kiểm soỏt hạn mức ủược phộp mua sắm theo phõn cấp của Cụng ty.
-Kiểm soỏt danh mục cỏc vật tư thiết bị ủược mua sắm theo phõn cấp của Công ty.
-Kiểm soỏt cỏc hỡnh thức tổ chức mua sắm ủối với từng gúi thầu: Mua lẻ trực tiếp qua báo giá, chào hàng cạnh tranh rút gọn, chào hàng cạnh tranh rộng rói, chỉ ủịnh thầu rỳt gọn, ủấu thầu qua mạng v.v…
-Thành lập cỏc Tổ chuyờn giỏ ủấu thầu ủể thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ yờu cầu, ủỏnh giỏ hồ sơ ủề suất, xột chào giỏ và tham mưu xử lý cỏc tỡnh huống trong quá trình lựa chọn nhà thầu v.v…
-Kiểm soát các chứng từ:
Dự toỏn/ phương ỏn ủược phờ duyệt theo phõn cấp
Kế hoạch/nhu cầu vật tư thiết bị cần trang bị trong kỳ kế hoạch ủó ủược Giỏm ủốc Cụng ty phờ duyệt.
Giấy ủề nghị nhập/ xuất kho, bảng quyết toỏn cụng trỡnh Húa ủơn
Chứng từ khác
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu bao gồm: quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho vật tư thiết bị, quy trình kiểm soát chu trình xuất kho vật tư thiết bị.
- Quy trình kiểm soát chu trình mua hàng và nhập kho vật tư thiết bị Lập kế hoạch mua sắm VTTB:
Sơ ủồ 2.5: Sơ ủồ quy trỡnh kiểm soỏt lập kế hoạch và mua sắm vật tư thiết bị
• Xỏc lập cơ sở, ủiều kiện ủể lập kế hoạch vật tư thiết bị:
ðối với ủầu tư xõy dựng: Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật/ thiết kế bản vẽ thi cụng - dự toỏn ủó ủược Giỏm ủốc Cụng ty phờ duyệt ủối với cỏc dự ỏn/cụng
Xác lập cơ sở, ủiều kiện
Xác lập nhu cầu vật tư thiết bị
Cõn ủối sử dụng vật tư thiết bị tồn kho
Tổng hợp nhu cầu vật tư thết bị
Phân chia các gói thầu mua sắm vật tư
thiết bị
ðăng ký kế hoạch vật tư thiết bị
Tổ chức thực hiện
Thẩm tra, phê duyệt Cỏc ủơn vị trực thuộc, VP,
QLDA ðTXD, ð ð, KT, AT, TCNS, CNTT, KD
- KH&VT, TCKT, VP, KT, QLDA ðTXD, KD, AT, CNTT - Giỏm ủốc Cụng ty
trỡnh ủó cú quyết toỏn phờ duyệt dự ỏn/cụng trỡnh tại thời ủiểm ủăng ký kế hoạch; ðịnh mức hoặc mức tiờu hao vật tư thiết bị; Yờu cầu tiến ủộ của cỏc cụng trỡnh ủầu tư xõy dựng; Kế hoạch vốn ủầu tư xõy dựng.
ðối với sửa chữa lớn: Phương án kỹ thuật/ thiết kế bản vẽ thi công - dự toỏn kốm theo Quyết ủịnh phờ duyệt cỏc cụng trỡnh sửa chữa lớn thuộc danh mục sửa chữa lớn năm của các ðơn vị; ðịnh mức hoặc mức tiêu hao vật tư thiết bị; Yờu cầu tiến ủộ của cỏc cụng trỡnh sửa chữa lớn; Kế hoạch vốn sửa chữa lớn.
ðối với sửa chữa thường xuyờn: Kế hoạch chi phớ sản xuất ủiện do Công ty giao cho các ðơn vị trong năm kế hoạch; Danh mục các công trình sửa chữa thường xuyờn của năm kế hoạch ủược cấp cú thẩm quyền phờ duyệt.
ðối với thay thế, trang bị phục vụ sản xuất kinh doanh: ðịnh mức chi phớ phõn phối ủiện Cụng ty giao cho cỏc ủơn vị trực thuộc; Nhu cầu thay thế trang bị mới phục vụ sản xuất kinh doanh trong ủơn vị.
ðối với dự phòng sản xuất: ðơn vị chỉ lập dự phòng với số lượng vật tư thụng dụng tối thiểu trờn quan ủiểm dự phũng chung toàn Cụng ty phục vụ xử lý kịp thời cỏc sự cố nguồn ủiện, trỏnh tồn kho ứ ủọng.
• Xỏc ủịnh nhu cầu vật tư thiết bị: Căn cứ Bỏo cỏo kinh tế kỹ thuật/ thiết kế bản vẽ thi cụng - dự toỏn/ phương ỏn kỹ thuật hoặc ủề nghị trang bị thay thế, sửa chữa của cỏc dự ỏn, cụng trỡnh, cụng tỏc trong năm ủó ủược phờ duyệt, ðơn vị ủược phõn cấp mua sắm tiến hành lập nhu cầu vật tư thiết bị cho từng dự án, công trình, công tác phục vụ sản xuất kinh doanh.
• Cõn ủối sử dụng vật tư thiết bị tồn kho: Kiểm tra, ủối chiếu nhu cầu vật tư thiết bị của từng dự ỏn/ cụng trỡnh/ cụng tỏc với tồn kho của ủơn vị, của Cụng ty, vật tư dự kiến thu hồi ủỏp ứng yờu cầu sử dụng.
• Tổng hợp nhu cầu vật tư thiết bị của các công trình.
• Phân chia gói thầu mua sắm vật tư thiết bị: Việc phân chia gói thầu
phải căn cứ vào cụng nghệ, ủặc tớnh kỹ thuật và tiến ủộ thực hiện cỏc dự án/công trình
• ðăng ký kế hoạch vật tư thiết bị.
Hạn chế ở quy trỡnh lập kế hoạch mua sắm ủú là: việc lập kế hoạch khụng chớnh xỏc về khối lượng, ủặc tớnh kỹ thuật và thời gian cung ứng vật tư thiết bị dẫn ủến những khú khăn trong cụng tỏc cung ứng vật tư thiết bị như:
Tổ chức mua sắm, cấp phỏt khụng kịp thời ảnh hưởng ủến cụng tỏc thi cụng các công trình cũng như công tác quyết toán nghiệm thu công trình, chậm tiến ủộ so với kế hoạch ủề ra, hoặc mua sắm nhưng chưa sử dụng, ảnh hưởng ủến cụng tỏc giao nhận, bảo quản. Vật tư ủể lõu ngày trong kho chưa sử dụng nhưng phải trả tiền cho nhà cung cấp ảnh hưởng ủến hiệu quả sử dụng vốn của ủơn vị. Bờn cạnh ủú, cũn cú những trường hợp giao quyết ủịnh thi cụng gấp rỳt, dẫn ủến tỡnh trạng cung ứng vật tư khụng kịp thời, v.v…
Tổ chức mua sắm vật tư thiết bị:
• Tất cả cỏc gúi thầu vật tư thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh và ủầu tư xõy dựng hàng năm do ðơn vị ủược phõn cấp mua sắm thực hiện hoặc do Cụng ty thực hiện ủều phải nằm trong kế hoạch vật tư thiết bị.
• Tiến ủộ cung cấp vật tư thiết bị cú thể chia làm nhiều ủợt trong năm nhằm ủỏp ứng tiến ủộ cỏc dự ỏn, cụng trỡnh, cụng tỏc ủồng thời ủảm bảo không tồn kho ứ dọng vật tư thiết bị.
• Hạn chế ở công tác mua sắm: Hồ sơ mua sắm phải thực hiện qua nhiều khâu, nhiều bước thực hiện nên việc tổ chức mua sắm dễ xảy ra tình trạng chậm tiến ủộ ủặt ra ban ủầu. Một số vật tư thiết bị ủặc thự, ủặc tớnh kỹ thuật phức tạp của Ngành ủiện ớt cú trờn thị trường, dẫn ủến việc tỡm kiếm nhà cung cấp ủạt yờu cầu mà Cụng ty ủưa ra ủể mua sắm gõy nờn khụng ớt khú khăn.
Tiếp nhận vật tư:
• ðơn vị tổ chức tiếp nhận vật tư theo ủỳng Hợp ủồng ủó ký hoặc cỏc chứng từ nhập kho theo quy ủịnh và lập biờn bản giao nhận và kiểm tra vật tư.
• Hồ sơ và chứng từ cần thiết ủể làm thủ tục giao nhận: Bảng liệt kờ chi tiết hàng húa, húa ủơn GTGT, cỏc tài liệu kỹ thuật và chứng chỉ quy ủịnh kốm theo hợp ủồng (nếu cú).
• Trường hợp vật tư nhập xuất thẳng vào công trình (không qua kho) cũng phải lập biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư.
• Hạn chế: một số loại vật tư thiết bị như bu lông, ốc vít, v.v.. khi mua với số lượng lớn dẫn ủến việc kiểm ủếm rất mất thời gian cho bộ phận tiếp liệu.
Thủ tục nhập kho vật tư:
• Tất cả vật tư nhập kho ủều phải cú chứng từ chứng minh nguồn gốc.
• Chứng từ gốc ủể làm căn cứ lập phiếu nhập kho là: Hợp ủồng (nếu cú), húa ủơn, cỏc chứng chỉ về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, thớ nghiệm xuất xưởng của hàng húa, biờn bản kiểm ủịnh và biờn bản thớ nghiệm (nếu cú), biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư.
• Vật tư mua về nếu cú chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, kiểm ủịnh thỡ phải cú húa ủơn, chứng từ hợp lệ theo quy ủịnh hiện hành.
• ðối với vật tư thừa: thủ tục gồm Giấy ủề nghị nhập kho, Biờn bản thớ nghiệm (nếu cú); trong trường hợp vật tư nhập lại kho thay ủổi chất lượng hoặc vụn lẻ phải cú biờn bản ủỏnh giỏ vật tư thiết bị thu hồi.
• ðối với vật tư thu hồi: thủ tục gồm: giấy ủề nghị nhập kho, biờn bản ủỏnh giỏ vật tư thiết bị thu hồi, biờn bản kiểm tra, xỏc ủịnh khối lượng v.v…
Sơ ủồ 2.6: Quy trỡnh kiểm soỏt chu trỡnh nhập kho vật tư thiết bị
Giấy ủề nghị
nhập vật tư Trình duyệt
Phiếu nhập kho
Nhận vật tư ðơn vị thi cụng Giỏm ủốc (hoặc
người ủược phõn cấp ký duyệt)
Phòng kế hoạch và vật tư/ Bộ phận quản
lý vật tư ủơn vị
Thẻ kho Thủ kho
Húa ủơn, hợp ủồng (nếu cú)
CÔNG TY ðIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
Số 270 Trần Hưng ðạo, phường Nghĩa Lộ, thành phố Quảng Ngãi, Quảng Ngãi
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày lập phiếu: …/..../2019 Liên 1: Lưu Kế toán
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo Qð số: 200/2014/Qð-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tờn người giao hàng: Hợi Số hợp ủồng: 789/Hð-QNPC Số: 01.HOW.10.0012
Số Receipt: 456 Theo: Nhập Hð 0001234 ngày 27/4/2019 theo Hð 789-Hð-QNPC ( Lộc An)
Lý do nhập kho: Nhập mua ngoài
Diễn giải: Tiếp nhận Hð 0001234 ngày 27/4/2019 theo Hð 789-Hð-QNPC ( Lộc An)
Nhập tại kho: HOW-QNG_HOW_Kho SCTX (Quảng Phú) Công trình: -
Số lượng Tài khoản
Số
TT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách
vật tư ðVT
Yêu cầu Thực nhập ðơn giá Thành tiền
Nợ Có
1 8.90.20.042.VIE.00.000 Quần áo BHLð (Nam) Bộ 688,00 688,00 273 000,00 187 824 000 1531 1511
2 8.90.20.044.VIE.00.000 Quần áo BHLð (Nữ) Bộ 2,00 2,00 273 000,00 546 000 1531 1511
3 8.90.20.045.VIE.00.000 Quần áo BHLð (Nam, màu tím than) Bộ 55,00 55,00 273 000,00 15 015 000 1531 1511
4
5
Tổng thành tiền: 203 385 000
Tổng chi phí: 0
Tổng giá trị nhập (Bằng số): 203 385 000
Tổng giỏ trị nhập (viết bằng chữ): Hai trăm lẻ ba triệu ba trăm tỏm mươi lăm nghỡn ủồng chẵn.
Quảng Ngãi, ngày ... tháng ... năm ...
NGƯỜI NHẬP THỦ KHO TP KẾ HOẠCH VÀ VẬT TƯ
Trình tự luân chuyển và trách nhiệm ghi chép phiếu nhập kho:
• Sau khi nhập hàng về kho, cỏn bộ quản lý vật tư ủơn vị tập hợp cỏc chứng từ gốc liên quan, lập phiếu nhập kho kèm theo chứng từ mua hàng.
• Hàng thỏng, cỏn bộ quản lý vật tư ủơn vị phải giao toàn bộ húa ủơn gốc mua hàng. Nếu có sự chậm trễ hoặc sai sót thì người mua hàng phải chịu trỏch nhiệm theo quy ủịnh quản lý húa ủơn hiện hành.
• Phiếu mua hàng phải ghi ủầy ủủ cỏc chỉ tiờu theo quy ủịnh.
• Phiếu nhập kho phải chuyển ủến thủ kho, cập nhật tỡnh hỡnh biến ủộng vào thẻ kho, xỏc ủịnh số lượng tồn kho ủể kế toỏn ủơn vị ủối chiếu và ký xỏc nhận theo ủịnh kỳ.
• Sau khi ủó nhập kho vật tư và vào thẻ kho, thủ kho cú trỏch nhiệm giao phiếu nhập cho cho bộ phận quản lý vật tư của ủơn vị. Bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm lưu giữ và bảo quản cẩn thận.
Hạn chế:
ðối với VTTB mua mới: hạn chế ở khõu nhập kho thường xảy ra ủú là bộ phận làm công tác nhập liệu tiến hành nhập kho trên phần mềm bị sai về số lượng, số tiền hàng húa, hoặc Húa ủơn bị sai thụng tin nhưng lại khụng kiểm tra ủến khi chuyển húa ủơn gốc cho bộ phận kế toỏn mới phỏt hiện sai sút thỡ lỳc ủú bộ phận nhập kho vật tư phải xuất toàn bộ VTTB của húa ủơn ủú. Việc này gõy mất thời gian khụng ủỏng cú cho ủơn vị.
ðối với VTTB thu hồi cũ: hạn chế ở ủõy chớnh là cỏc chứng từ chứng minh VTTB ủú cũn sử dụng ủược hay khụng, hoặc biờn bản ủỏnh giỏ VTTB thu hồi cú sai sút, VTTB nào cần ủi kiểm ủịnh chất lượng, VTTB nào cú thể nhập kho thanh lý mà khụng tốn khoản chi phớ cho việc kiểm ủịnh lại, những việc nờu trờn làm chậm ủi quỏ trỡnh nhập kho, ảnh hưởng ủến cụng tỏc quyết toán các công trình.
Việc tổ chức kho của ðơn vị vẫn cũn chưa ủỏp ứng ủược nhu cầu:
Kho nhỏ khụng ủủ sức chứa tất cả vật tư thiết bị. Một số kho ủó cũ khụng ủảm bảo thoỏt mỏt hoặc mỏi tụn bị hư hỏng do thời gian dẫn ủến việc khụng bảo quản ủược những vật tư thiết bị một cỏch tốt nhất, mựa hố thỡ quỏ núng, mựa ủụng thỡ xảy ra tỡnh trạng rỉ nước, làm hư hỏng cỏc thiết bị ủiện tử.
Ngoài ra, diện tớch kho nhỏ, thiếu kệ ủựng nờn một số vật tư thiết bị phải ủể trờn nền ủất, cú thể làm cho vật tư thiết bị dễ hư hỏng. Cụng tỏc quản lý kho chưa ủảm bảo ủược yờu cầu ủề ra.
Vật tư thiết bị biến ủộng liờn tục dẫn ủến tỡnh trạng cập nhật thẻ kho không kịp thời, dễ gây mất mát, hoặc thừa thiếu.
Việc bố trí những vật tư thiết bị trong kho chưa khoa học, gây khó khăn trong việc tỡm kiếm vật tư thiết bị ủối với những cỏn bộ kiểm tra và thủ kho thay thế.
- Quy trình kiểm soát chu trình xuất kho vật tư thiết bị:
Thủ tục xuất kho vật tư:
Sơ ủồ 2.7: Quy trỡnh kiểm soỏt chu trỡnh xuất kho vật tư thiết bị
• ðối với vật tư phục vụ cụng tỏc ủầu tư xõy dựng, sửa chữa lớn, giải quyết sự cố: Căn cứ nhu cầu vật tư, dự toỏn cụng trỡnh, biờn bản sự cố; ủơn vị
Giấy ủề nghị
cấp vật tư Trình duyệt Phiếu xuất kho Cấp phát vật
tư
Thẻ kho ðơn vị thi cụng Giỏm ủốc (hoặc
người ủược phõn cấp ký duyệt)
Phòng kế hoạch
và vật tư Thủ kho
lập giấy ủề nghị cấp vật tư trỡnh cỏc cấp phờ duyệt gửi về phũng Kế hoạch và Vật tư ủể lập thủ tục xuất kho.
• ðối với vật tư phục vụ sửa chữa thường xuyên: căn cứ kế hoạch vật tư, dự toỏn cụng trỡnh, ðơn vị lập giấy ủề nghị cấp vật tư trỡnh cỏc cấp phờ duyệt.
Căn cứ giấy ủề nghị cấp vật tư, bộ phận quản lý vật tư lập thủ tục xuất kho vật tư.
• Giấy ủề nghị cấp vật tư phải nờu rừ thời gian ủề nghị cấp và gửi về bộ phận quản lý vật tư trước thời gian ủề nghị cấp ớt nhất 1 ngày làm việc, trừ trường hợp phục vụ giải quyết sự cố và các yêu cầu cấp bách khác phục vụ sản xuất kinh doanh của ủơn vị.
• Bộ phận quản lý vật tư lập phiếu xuất kho theo tiến ủộ yờu cầu trong Giấy ủề nghị cấp vật tư (thời gian ủề nghị cấp ủảm bảo ủỏp ứng ủỳng quy ủịnh ủối với hàng húa cú sẵn trong kho). ðối với hàng húa chờ mua sắm, lập phiếu xuất kho ủồng thời thụng bỏo cho lónh ủạo ủơn vị biết ngay sau khi hàng hóa nhập kho,
• Tất cả cỏc chứng từ xuất kho phải ủược lập trước ngày 25 hàng thỏng.
• Tất cả vật tư ủưa ra khỏi kho phải cú chứng từ hợp lệ.
CÔNG TY ðIỆN LỰC QUẢNG NGÃI
Số 270 Trần Hưng ðạo, phường Nghĩa Lộ, thành phố Quảng Ngãi, Quảng Ngãi
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày lập phiếu 02/05/2019 Liên 1: Lưu Kế toán
Mẫu số 02-VT
(Ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
Số: 02.HOW.41.0038 Họ và tên người nhận hàng: Cao Thị Lâm-02.HR4.41.0224 ðịa chỉ (Bộ phận): ðiện lực TP Quảng Ngãi
Lý do xuất kho: Xuất cho công trình SCL
Diễn giải: Phục vụ ðại tu lưới ủiện khu vực Thành Phố (ủợt 3) năm 2018 Xuất tại kho: HOW-QNG_HOW_Kho SCTX (Quảng Phú)
Công trình: QNG.2413.2018.LDTP03 - DTLD KVTP 03 2018 Hạng mục: QNG.2413.2018.LDTP03-TP - DTLD KVTP 03 2018
STT Mã vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Lô vật tư ðVT Số lượng yêu cầu
1 3.15.68.003.VIE.00.000 Cáp nhôm bọc vặn xoắn 0,6kV ABC 4x50mm2 Mét 30,00
2 3 4 5 6 7 8 9
10
Quảng Ngãi, ngày ... tháng ... năm ...
NGƯỜI LẬP ðƠN VỊ TRƯỞNG
Số lượng Tài khoản Số
TT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư ðV
T Yêu cầu Thực xuất
ðơn giá Thành tiền
Nợ Có
1 3.15.68.003.VIE.00.000 Cáp nhôm bọc vặn xoắn 0,6kV ABC
4x50mm2 Mét 30,00 30,00 51 890,00 1 556 700 24131110000.00
00.0000.000 15222 2
3 4 5
Tổng thành tiền 1 556 700
Tổng giỏ trị xuất (viết bằng chữ): Một triệu năm trăm năm mươi sỏu nghỡn bảy trăm ủồng chẵn.
Quảng Ngãi, ngày ... tháng ... năm ...
NGƯỜI NHẬN THỦ KHO
Số 270 Trần Hưng ðạo, phường Nghĩa Lộ, thành phố Quảng Ngãi, Quảng Ngãi
Ngày lập phiếu: 02/05/2019 Liên 1: Lưu Kế toán
Họ và tên người nhận hàng: Cao Thị Lâm-02.HR4.41.0224 ðịa chỉ (Bộ phận): ðiện lực TP Quảng Ngãi
Lý do xuất kho: Xuất cho công trình SCL Phiếu xuất kho: 02.HOW.41.0038
Diễn giải: Phục vụ ðại tu lưới ủiện khu vực Thành Phố (ủợt 3) năm 2018 Xuất tại kho: HOW-QNG_HOW_Kho SCTX (Quảng Phú)
Công trình: QNG.2413.2018.LDTP03 - DTLD KVTP 03 2018 Hạng mục: QNG.2413.2018.LDTP03-TP