CHƯƠNG 3. HOẠCH ĐỊNH TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY
3.4. HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH NĂM 2019
3.4.1. B Ộ PHẬN HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
Các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp cần phải thấy đƣợc tầm quan trọng của việc hoạch định ngân sách, nó là một công cụ quản lý rất hiệu quả đối với doanh nghiệp. Khi đó việc áp dụng quy trình hoạch định ngân sách mới thu hút được sự đồng tình của nhiều người. Công tác hoạch định ngân sách không phải của riêng lãnh đạo mà là tất cả các phòng ban chức năng và cá nhân có liên quan đều tham gia vào quá trình hoạch định ngân sách, nhằm thu thập đƣợc các thông tin phong phú và đa dạng trên cơ sở đó sàng lọc để có đƣợc những thông tin chính xác và hữu ích.
Hoạch định ngân sách là một trong những công việc rất phức tạp đòi hỏi phải có sự phối hợp của nhiều người ở các phòng ban khác nhau và phải có tính kịp thời, chính xác. Vì vậy cần phải tạo mối quan hệ hài hòa giữa các cấp lãnh
Dự toán NS tiêu thụ
Dự toán NS CP sản xuất
Dự toán NS CP NVL trực tiếp
Dự toán NS CP nhân công trực tiếp
Dự toán NS CP sản xuất chung
Dự toán giá thành sản xuất
Dự toán giá vốn hàng bán Dự toán CP
hàng bán
Dự toán CP quản lý DN
Báo cáo kết quả kinh doanh
Dự toán CP tài chính
đạo trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau và các cá nhân có liên quan trong quá trình hoạch định ngân sách nhằm huy động tối đa nguồn lực. Nhƣ vậy công tác hoạch định mới đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, giup lãnh đạo đƣa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
Hằng năm, ban giám đốc cần phối hợp với phòng kế hoạch – kỹ thuật, phòng kế toán – tài chính và phòng nhân sự cũng nhƣ tất cả các phòng ban để đƣa ra kế hoạch ngân sách cho năm tới dựa vào số liệu năm cũ và tình hình thực tế của công ty cũng nhƣ các tác động từ ngoài để thực hiện việc lập ngân sách đƣợc chủ động và chính xác.
3.4.2. Hoàn thiện phương pháp lập ngân sách
Để công tác hoạch định ngân sách phản ánh đúng tiền lực thực tế của doanh nghiệp, khai thác tối đa nguồn lực sẵn có và giảm thiểu về thời gian và chi phí, Doanh nghiệp nên thực hiện việc lập ngân sách theo phương pháp từ dưới lên. Theo phương pháp này, tất cả các thông tin dự báo và việc lập ngân sách phải bắt đầu từ các phòng ban, cụ thể:
+ Bộ phận thi công phải đánh giá năng lực thi công, tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tình hình nhân sự để lập dự toán phát sinh tại công trình và trình lên các phòng ban chức năng tại doanh nghiệp. Các phòng ban chức năng sẽ xem xét góp ý và gửi lại cho bộ phận thi công để sửa đổi, bổ sung (nếu có), Các báo cáo dự toán của các bộ phận thi công sau khi sửa đổi bổ sung sẽ đƣợc chuyển lên các bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách xem xét.
+ Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm phối hợp với bộ phận thi công để lập dự toán sản xuất. Dự toán sản xuất sau khi hoàn thành sẽ dƣợc chuyển đến bộ phận chuyên trách về dự toán xem xét.
+ Phòng kế toán sẽ kết hợp với các bộ phận kỹ thuật, bộ phận thi công để lập các dự toán nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí máy thi công, dự toán chi phí sản
xuất chung, dƣ toán giá vốn, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán chi phí tài chính, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tất cả các dự toán sau khi hoàn thành sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận chuyên trách xem xét.
+ Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu có). Các báo cáo dự toán ngân sách sau khi đƣợc bộ phận chuyên trách chấp nhận sẽ bộ phận này trình bày trong cuộc họp về báo cáo dự toán ngân sách với thành phần tham dự là ban lãnh đạo doanh nghiệp, các trưởng bộ phận và các cá nhân trực tiếp tham gia vào việc lập dự toán ngân sách. Sau khi họp bàn và thống nhất, ngân sách này sẽ chính thức trình Hội đồng quản trị công ty phê duyệt để làm cơ sở triển khai thực hiện.
3.4.3. Hoàn thiện quy trình hoạch định ngân sách
Hoạch định ngân sách là một công cụ quản lý hiệu quả đối với doanh nghiệp. Nếu công tác hoạch định đƣợc xây dựng sát với thực tế, tận dụng tốt nguồn lực hiện có sẽ mang lại rất nhiều lợi ích và góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh. Để thực hiện đƣợc vấn đề này cần phải có một quy trình hoạch định ngân sách hoàn thiện.
Qua nghiên cứu, tác giả nhận thấy quy trình hoạch định ngân sách tại doanh nghiệp nên được thực hiện theo 3 giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm các bước nhƣ sau:
a. Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách Bước 1: Xác định mục tiêu chung của doanh nghiệp
Ở bước này Hội đồng quản trị phải xác định rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp trong năm kế hoạch thông qua cuộc họp với ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận. Mục tiêu phải đƣợc xây dụng trên tình hình thực tế của doanh nghiệp và mang tính phát triển. Mục tiêu phải đƣợc cụ thẻ hóa bằng số liệu cụ thể. Ví
dụ, căn cứ vào tình hình kinh doanh các năm qua và dự kiến thi công trong năm nay, công ty đặt ra mục tiêu lợi nhuận tăng 12% so với năm 2018.
Bước 2: Chuẩn bị nhân sự cho việc lập ngân sách
Để thực hiện tốt mục tiêu đề ra ở bước 1, Ban lãnh đạo cần phân công cụ thể cho từng bộ phận, từng cá nhân chịu trách nhiệm về việc lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình. Ngoài ra Ban lãnh đạo cần thành lập riêng một bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách. Bộ phận này chịu trách nhiện chính trong việc tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp toàn bộ các báo cáo dự toán ngân sách để đảm bảo các báo cáo dự toán ngân sách đúng tiềm năng hiện có của doanh nghiệp.
Bước 3: Soạn thảo các biểu mẫu
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho cong tác dự toán ngân sách của toàn doanh nghiệp nhằm tạo ra tính đồng bộ thống nhất về các chỉ tiêu, cách lạp dự toán trong toàn doanh nghiệp.
b. Giai đoạn 2: Soạn thảo ngân sách Bước 1: Thu thập thông tin
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách phối hợp với các phòng ban để tiến hành thu thập, phân tích và xử lý thông tin có liên quan cần thiết cho việc lập dự toán ngân sách, bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến việc lập dự toán ngân sách như:
+ Thông tin bên trong doanh nghiệp: mục tiêu, chính sách kinh doanh của doanh nghiệp nhƣ doanh thu, lợi nhuận, thanh toán, năng lực sản xuất kinh doanh của các bộ phận. Ngoài ra, bộ phận chuyên trách về dự toán còn phải chú ý đến các yếu tố khác liên quan đến nhân tố con người như số lượng, trình độ, tinh thần trách nhiệm…)
+ Những thông tin bên ngoài: cơ cấu kinh tế, chính sách kinh tế, lãi suất thuế suất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh…
Bên cạnh đó, các cá nhân ở các bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình cũng cần thu thập các thông tin có liên quan để phục vụ tốt nhất cho công tác soạn thảo dự toán ngân sách ở bộ phận mình,
Bước 2: Cung cấp các biểu mẫu cho các bộ phận và lập dự toán ngân sách
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ cung cấp các biểu mẫu cho các bộ phận có liên quan đồng thời hướng dẫn cách thực hiện.
Các bộ phận tiến hành lập dự toán ngân sách cho bộ phận mình và chuyển về bộ phận chuyên sách sau khi hàn thành.
Bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh (nếu có) và tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán lại để hoàn thành báo cáo dự toán ngân sách cho toàn doanh nghiệp.
Bước 3: Xét duyệt dự toán ngân sách
Sau khi hoàn thành báo cáo dự toán ngân sách, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách sẽ báo cáo cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét tính hợp lý của dự toán ngân sách trong cuộc họp về dự toán ngân sách với sự tham gia đầy đủ của Ban lãnh đạo với các trưởng bộ phận và cá nhân trực tiếp tham gia lập dự toán ngân sách. Bản thảo sau khi đƣợc duyệt sẽ đƣợc trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
c. Giai đoạn 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Trong quá trình hoạt động, bộ phận chuyên trách về dự toán ngân sách phải thường xuyên theo dõi, so sánh và phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đƣợc so với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán. Sau đó tiến hành điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu ở các báo cáo dự toán ngân sách đẻ làm căn cứ lập dự toán ngân sách cho các kỳ tiếp theo.[3]
3.4.4. Hoàn thiện hoạch định ngân sách a. Ngân sách tiêu thụ
- Ngân sách tiêu thụ là nền tảng của ngân sách tổng thể của doanh nghiệp.
Tiêu thụ đƣợc đánh giá là khâu thể hiện chất lƣợng hoạt động, là cơ sở để tiến hành lập các ngân sách khác. Vì vậy, nếu ngân sách tiêu thụ đƣợc lập chính xác sẽ quyết định đến sự thành công của ngân sách tổng thể của doanh nghiệp.
Ngân sách tiêu thụ đƣợc lập dựa trên dự toán tiêu thụ. Ngân sách này đƣợc tổng hợp theo từng quý và cả năm trên cơ sở sản lƣợng tiêu thụ, giá bán, doanh thu và thuế giá trị gia tăng.
Dự toán
=
Dự toán sản
x
Đơn giá bán
doanh thu lƣợng tiêu thụ theo dự toán
* Sản lượng tiêu thụ
Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với khách hàng và dự kiến tiến độ hoàn thành công trình, nghiệm thu, bàn giao trong năm kế hoạch để lập kế hoạch về sản lƣợng tiêu thụ.
Theo số liệu của Phòng kỹ thuật, năm 2019 dự kiến hoàn thành giai đoạn 1 (năm 2018 xây dựng dở dang), giai đoạn 2 của công trình dự án 1 - Xây dựng tuyến ống thu gom nước thải tuyến đường Trần Hưng Đạo (công trình đường Trần Hưng Đạo), Dự án 2- Xây dựng tuyến ống thu gom nước thải tuyến đường Mai Đăng Chơn (công trình đường Mai Đăng Chơn), Dự án 3 -Trạm bơm nước thải PS 8.2 (công trình Trạm bơm), bàn giao cho chủ đầu tư với doanh thu dự kiến là 34.559.453.000 đồng.
* Đơn giá tiêu thụ
Trong hoạt động xây lắp, đơn giá tiêu thụ đƣợc xác định dựa vào giá trị hợp đồng đã đƣợc ký kết giữa khách hàng với doanh nghiệp đối với các công
trình dự kiến hoàn thành trong kỳ. Dự kiến ngân sách tiêu thụ của doanh nghiệp đƣợc tập hợp ở bảng 3.1.
Bảng 3.1. Ngân sách tiêu thụ
ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm 2019 1. Dự án
đường Trần
Hƣng Đạo 83,63% 16,37% 100%
Doanh thu chƣa thuế
GTGT 14.547 2.848 0 0 17.396
2. Dự án đường Mai
Đăng Chơn 66,89% 66,89%
Doanh thu chƣa thuế
GTGT 0 0 12.541 0 12.541
3. Dự án Trạm bơm
PS 8.2 100% 100%
Doanh thu chƣa thuế
GTGT 0 0 1.233 1.233
4. Tổng
cộng
Doanh thu chƣa thuế
GTGT 14.547 2.848 12.541 1.233 31.170
[16]
- Căn cứ vào ngân sách tiêu thụ và thời gian thanh toán đƣợc ghi trên hợp đồng để xác định lịch thu tiền dự kiến. Đối với hoạt động xây lắp, sau khi ký hợp đồng, chủ đầu tƣ sẽ tạm ứng cho doanh nghiệp từ 20% đến 40% giá trị hợp đồng, giá trị còn lại sẽ đƣợc thanh toán khi công trình hoàn thành; nghiệm thu;
bàn giao; có thể nghiệm thu và bàn giao theo từng giai đoạn, hoặc theo Hạng mục công trình.
+ Công trình dự án Xây dựng tuyến ống thu gom nước thải tuyến đường Trần Hƣng Đạo tạm ứng 30% giá trị hợp đồng trong vòng 5 ngày sau khi hợp đồng đƣợc ký kết (quý 4 năm 2018), thanh toán lần 1 toàn bộ giá trị công trình đƣợc nghiệm thu bàn giao ở giai đoạn 1 sau khi đã trừ tạm ứng, thanh toán lần 2 sau khi nghiệm thu, bàn giao xong giai đoạn 2.
+ Công trình Dự án Xây dựng tuyến ống thu gom nước thải tuyến đường Mai Đăng Chơn tạm ứng 30% giá trị hợp đồng ngay sau khi hợp đồng đƣợc ký kết (quý 2/2019), thanh toán lần 1: 40% giá trị hợp hợp đồng khi thực hiện xong giai đoạn 1, thanh toán lần 2: 30% giá trị còn lại khi công trình hoàn thành, nghiệm thu bàn giao.
+ Công trình Dự án Trạm bơm nước thải PS 8.2, tạm ứng 20% giá trị hợp đồng ngay sau khi hợp đồng đƣợc ký kết (quý 2/2019), thanh toán 80% giá trị còn lại trong vòng 10 ngày sau khi công trình hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao cho chủ đầu tƣ.
Lịch thu tiền dự kiến đƣợc trình bày ở Bảng 3.2 Bảng 3.2. Lịch thu tiền dự kiến
ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm 2019 1. Dự án
đường Trần Hƣng Đạo
53,63% 16,37%
Số tiền 10.261 3.133 13.395
2. Dự án đường Mai Đăng Chơn
30,00% 40,00% 0
Số tiền 6.187 8.250 14.437
3. Dự án Trạm
bơm 100,00% 0
Số tiền 1.356 1.356
4. Tổng cộng 10.261 9.320. 8.250 1.356 29.189 [16]
Trên cơ sở dự báo doanh thu, doanh nghiệp sẽ lập dự báo ngân sách chi phí sản xuất để đảm bảo đúng tiến độ triển khai thực hiện dự án.
b. Ngân sách chi phí sản xuất
Khi lập dự toán ngân sách chi phí sản xuất cần chú ý đến việc phận chia công việc cho các đơn vị cũng nhƣ thời gian thực hiện từng hạng mục công trình. Đối với hoạt động xây lắp, dự toán khối lƣợng xây lắp căn cứ vào tiến độ triển khai thực hiện dự án đã đƣợc ký với chủ đầu tƣ.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công đƣợc xây dựng trên cơ sở định mức của Bộ xây dựng quy định cho từng công trình và đƣợc bộ phận Kỹ thuật lập trong dự toán công trình.
Đối với hoạt động xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phụ thuộc vào tính chất của từng công trình, chất lượng nguyên vật liệu chính thường được chủ đầu tƣ chỉ định. Do đó tùy thuộc vào tính chất từng công trình mà nguyên vật liệu được sử dụng sẽ khác nhau. Nguyên vật liệu thường được mua chuyển thẳng đến chân công trình và đƣa vào sản xuất ngay trong quý, không để tồn kho nhiều. Vì vậy ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng là ngân sách cung ứng vật tƣ, đơn giá xuất nguyên vật liệu cũng là đơn giá mua tại lúc lập dự toán ngân sách. Trong một số trường hợp doanh nghiệp có thể dự báo được
sự biến động mạnh về giá của nguyên vật liệu trong tương lai thì có thể lập nhu cầu dự trữ và cung ứng vật tƣ đối với nguyên vật liệu cần cho dự án.
Dự toán CP
=
Dự toán lƣợng
x
Đơn giá xuất
NVL trực tiếp NVL sử dụng nguyên vật liệu
Chi phí nhân công trực tiếp thường là biến động trong mối quan hệ với khối lƣợng sản phẩm sản xuất và đƣợc dự toán:
Dự toán CP
=
Dự toán số
x
Đơn giá giờ
NVL trực tiếp công lao động công lao động
Chi phí sản xuất chung là chi phí liên quan đến phụ vụ và quản lý hoạt động sản xuất phát sinh tại công trình, đƣợc lập cụ thể cho từng công trình.
Ngân sách chi phí sản xuất chung đƣợc ƣớc tính bằng 1% tổng chi phí trực tiếp của từng công trình và 2% giá trị dự toán xây dựng trước thuế.
Từ các dự toán công trình, ta lập các Bảng ngân sách chi phí cho từng dự án thể hiện ở Bảng 3.3, Bảng 3.4, Bảng 3.5.
Bảng 3.3. Ngân sách chi phí sản xuất cho Dự án đường Trần Hưng Đạo
ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm 2019 1. Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp 3.395 1.250 4.646
2. Chi phí nhân công
trực tiếp 1.108 369 1.478.599
3. chi phí máy thi
công 2.714 904 3.619
4. Chi phí sản xuất
chung 240 81 321
5. Tổng chi phí 7.459 2.606 0 0 10.065 [16]
Bảng 3.4. Ngân sách chi phí sản xuất cho Dự án đường Mai Đăng Chơn
ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm 2019 1. Chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp 1.858 2.322 1.328.823 5.509 2. Chi phí nhân
công trực tiếp 758 948 505 2.212
3. chi phí máy thi
công 2.282 2.853 1.521 6.658
4. Chi phí sản
xuất chung 157 196 105 459
5. Tổng chi phí 5.057 6.321 3.461 14.840
[16]
Bảng 3.5. Ngân sách chi phí sản xuất cho Dự án Trạm bơm
ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Năm 2019 1. Chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp 684 368 1.053
2. Chi phí nhân công
trực tiếp 26 14 40
3. chi phí máy thi
công 0,1 0,05 0,2
4. Chi phí sản xuất
chung 22 12 35