Nội dung Quản lý hoạt động cho vay đối với Doanh nghiệp nhỏ và vừa của ngân hàng

Phần 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn

2.1. Lý luận cơ bản về quản lý hoạt động cho vay đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa của ngân hàng

2.1.5. Nội dung Quản lý hoạt động cho vay đối với Doanh nghiệp nhỏ và vừa của ngân hàng

2.1.5.1. Hướng dẫn khách hàng và thiết lập hồ sơ cho vay a. Hướng dẫn khách hàng

Là khâu căn bản đầu tiên của quy trình cho vay, nó được thực hiện ngay sau khi cán bộ cho vay tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay vốn. Vì nó là khâu thu thập thông tin làm cơ sở để thực hiện các khâu sau, đặc biệt là khâu phân tích và ra quyết định vay (Phạm Quang Trung, 2011).

Tùy theo quan hệ giữa khách hàng và ngân hàng, loại tín dụng yêu cầu và quy mô tín dụng, cán bộ cho vay hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ với những thông tin, yêu cầu khác nhau. Theo Phạm Quang Trung (2011), nhìn chung một bộ hồ sơ đề nghị cấp tín dụng cần thu thập từ khách hàng những thông tin sau:

Thông tin về năng lực pháp lý và năng lực hành vi của khách hàng. Thông tin về khả năng sử dụng và hoàn trả vốn của khách hàng. Thông tin về bảo đảm tín dụng.

Để thu thập được những thông tin căn bản như trên, ngân hàng thường yêu cầu khách hàng phải lập và nộp cho ngân hàng các loại giấy tờ sau:

- Giấy đề nghị cấp tín dụng;

- Phương án sử dụng vốn;

- Hồ sơ pháp lý: giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký sản suất kinh doanh, quyết định bổ nhiệm giám đốc, điều lệ hoạt động…

- Hồ sơ tài chính: bản cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính của thời kỳ gần nhất;

- Hồ sơ về phương án sản xuất kinh doanh và phương án trả nợ;

- Hồ sơ về tài sản đảm bảo: các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh nợ vay;

- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của ngân hàng. b. Thiết lập hồ sơ cho vay

Hồ sơ tín dụng của một ngân hàng là các tài liệu bằng văn bản về mối quan hệ tổng thể của ngân hàng với doanh nghiệp vay vốn. Các hồ sơ tốt hoàn

toàn cần thiết cho một nghiệp vụ cho vay tốt. Chất lượng của khoản cho vay phụ thuộc rất lớn vào sự hoàn chỉnh và chính xác của hồ sơ cho vay (Phạm Quang Trung, 2011).

Một hồ sơ đầy đủ phải đáp ứng được bốn yêu cầu và một số tài liệu cơ bản

sau:

* Về yêu cầu: Phải chứa đựng đầy đủ các thông tin tài chính để giúp cán bộ tín dụng xác định được sức mạnh tài chính của doanh nghiệp xin vay và dễ dàng nắm bắt xu hướng tình trạng tài chính của doanh nghiệp. Phải vạch ra được các điều khoản của hợp đồng cho vay với doanh nghiệp một cách chi tiết và lập ra một thỏa thuận hoàn trả đầy đủ. Phải giúp người sử dụng thẩm định hoạt động kinh doanh trong quá khứ của doanh nghiệp. Chỉ ra được mọi yếu điểm hiện có hoặc tiềm tàng trong khoản vay một cách chi tiết (Phạm Quang Trung, 2011).

* Về tài liệu cơ bản: (1) Báo cáo tài chính: gồm có bảng tổng kết tài sản và báo cáo thu nhập. Các báo cáo này phải được doanh nghiệp cung cấp ít nhất là hàng năm và được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Ngoài ra còn phải có một bảng mở rộng tóm tắt hoạt hoạt động tín dụng của doanh nghiệp coi như là bảng tổng kết các báo cáo khác nhau. (2) Danh mục bảo đảm: một số thiết bị tồn kho hiện đại, danh sách các khoản phải trả theo thời hạn, danh sách bồi thường bảo hiểm…. (3) Các dự án: hồ sơ cần có các dự toán dòng tiền hiện đại về hoạt động sản xuất kinh doanh và dự toán thu nhập. (4) Các hợp đồng: có thể dưới dạng hợp đồng tín dụng chính thức hoặc ít nhất phải là bản ghi nhớ do cán bộ tín dụng viết. Hợp đồng hoàn trả vốn vay phải được vạch ra rõ ràng và chi tiết. (5) Các báo cáo nhận xét: cán bộ tín dụng phải định kỳ lưu trữ tất cả các thông tin nào có liên quan đến khoản vay, cũng như đánh giá của mình về tình trạng hiện có của khoản vay. Báo cáo trong hồ sơ phải chứa đựng thông tin về bản thân doanh nghiệp và thông tin trước đó về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. (6) Phân tích thông tin tín dụng: gồm có các chỉ số và các nhận xét của người phân tích. Những thông tin này phải được lưu vào trên cơ sở có hệ thống và phải vạch ra bất kỳ điểm yếu hoặc các vấn đề tiềm ẩn trong khoản vay rõ ràng. (7) Các chứng từ bảo đảm tín dụng: gồm có các khoản thế chấp có thể chuyển nhượng và một số khoản thế chấp không thể chuyển nhượng. (8) Thư từ trao đổi và các giấy tờ khác: bản sao tất cả các giấy tờ liên quan trao đổi giữa doanh nghiệp và những người khác có liên quan đến doanh nghiệp (Phạm Quang Trung, 2011).

2.1.5.2. Phân tích, xét duyệt cho vay a. Phân tích cho vay

Phân tích cho vay là phân tích khả năng hiện tại và tiềm tàng của khách hàng về sử dụng vốn cho vay, khả năng hoàn trả và khả năng thu hồi vốn vay cả gốc và lãi. Mục tiêu của Phân tích cho vay là tìm kiếm những tình huống có thể dẫn đến rủi ro cho ngân hàng, tiên lượng khả năng kiểm soát những loại rủi ro đó và dự kiến các biện pháp phòng ngừa hạn chế thiệt hại có thể xảy ra. Mặt khác, Phân tích cho vay còn quan tâm đến việc kiểm tra tính chân thực của hồ sơ vay vốn mà khách hàng cung cấp, từ đó nhận định về thái độ trả nợ của khách hàng làm cơ sở quyết định cho vay (Hoàng Anh Tuấn, 2014).

Các yếu tố cần được xem xét khi phân tích cho vay:

- Năng lực vay nợ: các ngân hàng không chỉ quan tâm đến khả năng hoàn trả mà còn quan tâm đến năng lực pháp lý của doanh nghiệp khi đi vay. Cần phải xem xét điều lệ và luật địa phương để khẳng định rằng ai là người có khả năng thay mặt cho công ty đi vay (Hoàng Anh Tuấn, 2014).

- Uy tín: không chỉ có ý nghĩa sẵn lòng trả nợ mà còn có ý nghĩa là phản ánh ý muốn kiên quyết thực hiện tất cả các giao ước trong hợp đồng tín dụng. Các hồ sơ quá khứ của một doanh nghiệp khi xin vay trong việc thực hiện các hợp đồng tín dụng thường có giá trị khi đánh giá uy tín về tín dụng (Hoàng Anh Tuấn, 2014).

- Khả năng tạo ra lợi tức: đối với doanh nghiệp kinh doanh thì việc tạo ra lợi tức tùy thuộc vào tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến lượng bán, giá bán, giá thành, chi phí. Những yếu tố này gồm có địa điểm của hãng, chất lượng hàng hóa, tính hữu hiệu của quảng cáo, chất lượng cạnh tranh, phẩm chất của lực lượng lao động, khả năng khai thác, giá thành của nguyên liệu và chất lượng quản trị. Trong đó chất lượng quản trị được coi là yếu tố chính để quyết định có cấp tín dụng không (Hoàng Anh Tuấn, 2014).

- Mục đích khoản vay: nếu khoản vay tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng thêm thu nhập thì chính điều đó đã làm tăng thêm nằng lực hoàn trả và cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khi đó cả ngân hàng và doanh nghiệp đều có lợi. Do đó các ngân hàng thường muốn cho vay để mua máy móc cần thiết hơn là mua chiếc xe mới cho giám đốc hoặc cho vay để mua vốn lưu động để tăng doanh thu hơn là cải tạo lại văn phòng (Hoàng Anh Tuấn, 2014).

- Quyền sở hữu các tích sản: như vốn và vật thế chấp là một trong các tiêu chuẩn tín dụng. Giá trị thực của doanh nghiệp là một tiêu chuẩn đo lường sức mạnh tài chính và là yếu tố quyết định đến khối lượng tín dụng mà ngân hàng sẵn lòng thực hiện cho doanh nghiệp vay (Hoàng Anh Tuấn, 2014).

- Các điều kiện kinh tế: ảnh hưởng đến khả năng hoàn trả của người vay nhưng chúng thường vượt quá sự kiểm soát của người vay lẫn người cho vay.Nhân viên tín dụng trở thành nhà dự đoán kinh tế. Kỳ hạn của khoản nợ càng dài thì việc dự đoán càng trở nên quan trọng .Ngân hàng cần phải quan tâm đến hoạt động kinh tế mà ngành kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện và tầm quan trọng của nó trong ngành công nghiệp ấy (Hoàng Anh Tuấn, 2014).

- Tầm quan trọng của các yếu tố tín dụng: các nhà quản trị ngân hàng đều cho rằng vật thế chấp cho một khoản vay nói chung là ít quan trọng nhất. Khoản tín dụng được cấp với hy vọng là sẽ được hoàn trả như thỏa thuận chứ không phải là các tích sản thế chấp sẽ bán đi để trả nợ. Dưới toàn bộ lăng kinh xét duyệt cho vay thì uy tín nổi lên như yếu tố quan trọng nhất (Hoàng Anh Tuấn, 2014). b. Xét duyệt cho vay

Việc phân tích các yêu cầu xin vay đều nhằm mục đích chính là đưa ra một quyết định cho vay đúng. Khi cán bộ đã tập hợp đầy đủ thông tin sẵn có thì bước tiếp theo trong quá trình cho vay là tổ chức thông tin theo một phương thức khoa học để các thông tin này có thể được phân tích nhanh chóng và đưa ra kết luận chính xác. Một cán bộ tín dụng thiếu kinh nghiệm có thể thấy khó khăn trong việc đưa ra quyết định cho vay khi xác định điểm mạnh hoặc yếu của doanh nghiệp. Do đó chính sách tín dụng của ngân hàng cần phải cung cấp một vài hướng dẫn về việc đánh giá này cho doanh nghiệp. Quyết định phải được đưa ra đúng kỳ hạn và doanh nghiệp phải được thông báo ngay. Nếu khoản vay bị từ chối thì cũng phải báo cho doanh nghiệp được biết lý do. Nếu chấp thuận phải lập tức trao cho doanh nghiệp danh mục các chứng từ cần thiết để ký kết khoản vay và đưa ra ngày dự kiến ký kết. Quyết định cho vay có thể được đưa ra bởi người có thẩm quyền hoặc bởi một hội đồng tín dụng của ngân hàng phê duyệt (Hoàng Anh Tuấn, 2014).

2.1.5.3. Tổ chức cho vay a. Ký hợp đồng tín dụng.

Trước khi ký, các điều kiện của các khoản vay phải được xem xét lại chi tiết giữa ngân hàng và doanh nghiệp. Ngân hàng phải cho phép doanh nghiệp

được kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ vay vốn, phải giải thích ý nghĩa của mỗi chứng từ. Phải chú ý là tất cả các giấy tờ của văn bản tài trợ hoặc hợp đồng tín dụng đều phải được ký vào ngày ký kết (Phạm Văn Tiến, 2013).

b. Giải ngân.

Giải ngân là khâu tiếp theo sau khi hợp đồng tín dụng đã được ký kết. Giải ngân là phát tiền vay cho khách hàng trên cơ sở mức tín dụng đã cam kết trong hợp đồng. Tuy là khâu tiếp theo sau của quyết định tín dụng, nhưng giải ngân cũng là khâu quan trọng vì nó có thể góp phần phát hiện sai sót ở các khâu trước. Ngoài ra, cách thức giải ngân còn góp phần kiểm tra và kiểm soát xem vốn tín dụng có được sử dụng đúng mục đích cam kết hay không (Phạm Văn Tiến, 2013).

2.1.5.4. Kiểm soát và xử lý các khoản vay có vấn đề a. Kiểm soát cho vay

Hiệu quả của các quyết định cho vay tốt và tổ chức các khoản vay một cách chính xác phụ thuộc vào việc kiểm soát các khoản vay. Nhận biết các dấu hiệu suy giảm tại một thời điểm ban đầu là một mục tiêu chủ yếu của việc kiểm soát tín dụng tốt. Thực hiện việc kiểm soát, cán bộ tín dụng cần phải tiến hành các công việc sau: Đến thăm cơ sở sản xuất kinh doanh sau khi đã hoàn tất việc đầu tư từ nguồn vốn vay, trao đổi với doanh nghiệp những vấn đề liên quan đến món vay, tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh. Kiểm soát sự tuân thủ thỏa thuận hoàn trả của doanh nghiệp vay vốn. Đồng thời cần kiểm soát cả sự tham gia của doanh nghiệp vào hợp đồng khác đã ký liên quan đến khoản vay. Định kỳ thẩm tra vị trí, điều kiện và giá trị hiện tại của tài sản thế chấp.

Cũng cần phải kiểm tra định kỳ về cơ ngơi, thiết bị và tài sản dự trữ của doanh nghiệp. Kiểm soát các kỳ giải ngân theo hạn mức tín dụng hoặc cam kết vay vốn để chắc chắn rằng vốn vay được sử dụng đúng mục đích. Việc sử dụng vốn vay sai mục đích nghiêm trọng không kém việc thay đổi cam kết trả nợ.

Công cụ kiểm tra là kiểm tra các tờ séc đã sử dụng hết tài khoản của doanh nghiệp. Những biến động về kinh tế cũng cần được chú ý. Những biến động về giá đầu vào hoặc nhu cầu thành phẩm có thể cần tới sự xem xét lại cả dự toán luồng tiền và kế hoạch hoàn trả nợ của doanh nghiệp (Phạm Văn Tiến, 2013).

b. Xử lý các khoản vay có vấn đề

- Cách xác định khoản cho vay có vấn đề

Đối với cán bộ tín dụng việc có thể xác định sớm các khoản cho vay có vấn đề là rất quan trọng bởi vì cần thiết phải tiến hành các biện pháp bổ sung, chỉnh sửa ngay trước khi tình hình trở nên không thể phục hồi lại.

Cần thiết phải xác định mức độ của vấn đề. Do đó cán bộ tín dụng phải phân tích các yếu tố sau: Kiểm tra tỉ mỉ lại hồ sơ tín dụng nhằm phát hiện ra những sự việc trước đây đã bị bỏ qua. Liên lạc với doanh nghiệp để thảo luận về khoản vay. Nếu cán bộ tín dụng nghi ngờ sự thành thực của doanh nghiệp thì có thể liên lạc với chủ nợ khác. Xác định nguyên nhân của vấn đề. Có bốn loại nguyên nhân: quản lý sai, suy giảm tài chính, bất lợi khác và lừa dối (Phạm Văn Tiến, 2013).

- Biện pháp xử lý

Các biện pháp xử lý các khoản vay có vấn đề như sau: Giám sát khoản vay có vấn đề. Lập kế hoạch sửa chữa: khi ngân hàng giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề và giúp doanh nghiệp thành đạt thì trong vài năm tới ngân hàng sẽ có một khách hàng trung thành và như vậy ngân hàng sẽ được lòng giới kinh doanh. Kế hoạch sửa phải xác định được tất cả các nguồn chi trả, số lượng hoàn trả lấy từ các nguồn đó và thời điểm dự đoán khi kế hoạch đã sẵn sàng. Để kế hoạch thành công ngân hàng cần phải tiến hành giám sát liên tục, doanh nghiệp phải cung cấp báo cáo thường xuyên, mở rộng quan hệ với ngân hàng. Tăng thêm tài sản thế chấp hoặc bán tài sản thế chấp. Kéo dài thời hạn trả nợ hoặc cho vay tiếp. Phân tích kết quả: nếu các quan sát và phân tích của ngân hàng báo hiệu là chương trình sữa chữa khản vay vẫn thực hiện tốt thì vấn đề chỉ còn là thời gian và công tác giám sát việc sữa chữa đó. Thu hồi khoản vay có vấn đề: chỉ tiến hành sau khi đã áp dụng tất cả các biện pháp chỉnh sửa mà không có hiệu quả (Phạm Văn Tiến, 2013).

Việc thu hồi được dựa trên nguyên tắc là: Tận dụng hết lượng tiền mặt sẵn có. Tận dụng hết tài sản có của doanh nghiệp để chuyển hóa thành tiền mặt. Buộc doanh nghiệp phải bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ ở mức giá hợp lý để có khả năng thanh toán cho ngân hàng. Ngân hàng nên cố gắng bằng mọi cách duy trì mối quan hệ với doanh nghiệp và tư vấn, giúp đỡ họ về việc tái tài trợ, thanh lý tài sản hoặc các phương pháp khác để tăng thêm tiền trả cho các khoản vay (Phạm Văn Tiến, 2013).

2.1.5.5. Thu nợ và thanh lý hợp đồng tín dụng a. Thu nợ

Ngân hàng tiến hành thu nợ khách hàng theo đúng những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng tín dụng. Tuỳ theo tính chất của khoản vay và tình hình tài chính của khách hàng, hai bên có thể thoả thuận và lựa chọn một trong những hình thức thu nợ như sau (Nguyễn Trương Thuần Mẫn, 2012).

- Thu nợ gốc và lãi một lần khi đáo hạn.

- Thu nợ gốc một lần khi đáo hạn và thu lãi theo định kỳ.

- Thu nợ gốc và lãi theo nhiều kỳ hạn. b. Tái xét hợp đồng tín dụng

Thực chất là tiến hành Phân tích cho vay trong điều kiện khoản tín dụng đã được cấp nhằm mục tiêu đánh giá chất lượng tín dụng, phát hiện rủi ro để có hướng xử lý kịp (Nguyễn Trương Thuần Mẫn, 2012).

c. Thanh lý hợp đồng tín dụng

Nếu hết thời hạn của hợp đồng tín dụng và khách hàng đã hoàn thành các nghĩa vụ trả nợ cả gốc và lãi thì ngân hàng và khách hàng làm thủ tục thanh lý hợp đồng tín dụng, giải chấp tài sản nếu có và lưu hồ sơ vay vốn của khách hàng vào kho lưu trữ (Nguyễn Trương Thuần Mẫn, 2012).