Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP
1.3 NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.3.1. Nhóm nhân tố bên trong
a. Nguồn nhân lực
Theo Nicolas Hery (2016), thì: nguồn nhân lực là nguồn lực con người của tổ chức (với quy mô, loại hình, chức năng khác nhau) có khả năng và tiềm năng tham gia vào quá trình phát triển của tổ chức cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, khu vực, thế giới [96]. Nguồn nhân lực là nguồn lực với các yếu tố thể chất, tinh thần tạo cho nên năng lực, sức mạnh phục vụ cho sự phát triển nói chung của tổ chức.
Nguồn nhân lực con người chỉ khả năng và phẩm chất của lực lượng lao động, đó không chỉ là số lượng và khả năng chuyên môn mà còn cả trình độ văn hóa, thái độ đối với công việc và mong muốn tự hoàn thiện của lực lượng lao động. Nguồn nhân lực có thể là nguồn lợi thế cạnh tranh bền vững của tổ chức, nguồn nhân lực còn ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức. Đồng thời, nguồn nhân lực cũng là một phần chính của HTTT KT nói chung và KTQT nói riêng, vì đây là thành phần có liên quan đến việc nhập, xử lý và xuất dữ liệu. Mặc dù, HTTT KT đã được máy tính hóa ở nhiều giai đoạn, nhưng giai đoạn nhập dữ liệu đầu vào vẫn phụ thuộc lớn vào con người và không thể thực hiện được nếu không có sự trợ giúp của con người. Hơn nữa, trình độ nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn của nguồn nhân lực còn quyết định đến chất lượng của HTTT kế toán. Nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của HTTT KTQT. Việc nhân viên trong DN được đào tạo để sử dụng và thiết lập HTTT KTQT rất cần được chú trọng. Nguồn nhân lực của DN có trình độ chuyên môn, am hiểu về môi trường làm việc, cũng như có thái độ ham học hỏi, tự trau dồi hoàn thiện năng lực bản thân, có ý nghĩa lớn trong HTTT KTQT. Nguồn nhân lực của DN ở đây không chỉ nói tới đội ngũ nhân viên kế toán mà còn là toàn bộ lực lượng lao động của DN. Vì mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong DN đều trực tiếp hoặc gián tiếp góp phần xây dựng lên HTTT KTQT của DN mình.
b. Kiến thức và cam kết của nhà quản lý
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra cam kết của nhà quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện AIS ở các DN vừa và nhỏ [106]. Cam kết của các nhà quản lý được thể hiện dưới hình thức tham gia vào việc xây dựng HTTT KT, có thể đưa HTTT KT phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của DN [84]. Sự tham gia của nhà quản lý cũng sẽ khuyến khích người lao động trong DN có thái độ tích cực đối với việc xây dựng HTTT KT, và do đó có nhiều khả năng dẫn đến việc vận hành HTTT KT hiệu quả hơn. Quan trọng hơn, các nhà quản lý có quyền đảm bảo phân bổ đủ nguồn lực cho việc xây dựng HTTT KT trong DN [62]. Từ đó, có thể thấy rằng ở các DN mà nhà quản lý tham gia tích cực vào việc xây dựng HTTT KT thì hiệu quả của HTTT KT sẽ cao hơn.
Ngoài sự tham gia của các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu cũng đã liên tục nhận thấy rằng kiến thức HTTT KT của các nhà quản lý là điều cần thiết cho hiệu quả của việc triển khai HTTT KT (Hussin và cộng sự, 2002)[77]. Các nhà quản lý nhận thức được khả năng của các công nghệ hiện có và công nghệ mới sẽ có thể lựa chọn công nghệ phù hợp cho công ty của họ. Vì kế toán là một thành phần quan trọng của hệ thống thông tin hiện đại trong các DN (Mitchell và cộng sự, 2000)[92], các nhà quản lý có cả kiến thức về kế toán và HTTT KT sẽ điều hành tốt hơn những người không có kiến thức [73]. Những người quản lý này có thể hiểu rõ hơn về các yêu cầu thông tin của DN và sau đó sử dụng kiến thức HTTT KT của họ để xác định việc triển khai HTTT KT phù hợp với nhu cầu thông tin của DN.
Tất cả các công trình nghiên cứu đã khẳng định được tầm quan trọng của nhân tố kiến thức và cam kết của nhà quản lý đối với HTTT KT nói chung và HTTT KTQT nói riêng trong DN.
c. Công nghệ thông tin
Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ như hiện nay, CNTT đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng tới HTTT KTQT trong DN.
Nhiều nghiên cứu cũng đã được thực hiện để khẳng định CNTT đã được sử dụng như thế nào để hỗ trợ các yêu cầu thông tin trong các DN. Nhìn chung, kết quả từ các nghiên cứu trước đây cho thấy việc áp dụng CNTT đã phát triển rất mạnh trong các DN. Các DN hiện nay cần áp dụng các phần mềm kế toán và QT để hỗ trợ cung cấp HTTT có chất lượng đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ việc ra quyết định của nhà
quản lý. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra vấn đề của việc hệ thống CNTT, phần mềm áp dụng trong DN chưa phát huy được hiệu quả, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định.
Việc thiếu sử dụng CNTT hiện đại trong các DN dẫn tới thực trạng thông tin mà hệ thống phần mềm cung cấp không phải là thông tin mà nhà QT cần đến. Sự phù hợp giữa thông tin mà HTTT phần mềm cung cấp với thông tin mà nhà QT cần chưa cao.
Tình hình thậm chí còn nghiêm trọng hơn khi các DN thiếu nhân lực kế toán và CNTT có trình độ, có kinh nghiệm [95]. Hậu quả của việc thiếu chuyên môn là làm hạn chế hiểu biết thông tin, thông số kỹ thuật và chính sách lựa chọn phần mềm CNTT hỗ trợ kế toán và QT. Từ đó các DN thiết kế hoặc mua một hệ thống phần mềm không phù hợp với nhu cầu của DN.
Ngày nay, những thay đổi mạnh mẽ đã xảy ra trong lĩnh vực CNTT và sự tiến bộ của nó đã lan tỏa đến mức nó đã tạo ra những xu hướng thay đổi trong các lĩnh vực khác nhau. Các tính năng quan trọng nhất của CNTT là xử lý dữ liệu tốc độ cao, độ chính xác cực cao và truy cập thông tin tốc độ cao, khả năng trao đổi thông tin điện tử, chất lượng cao, giá rất rẻ. Kế toán phải sử dụng và áp dụng tất cả hoặc một số kỹ thuật CNTT mới trong dịch vụ của mình, nhằm mục đích cung cấp thông tin chất lượng cao cho các đối tượng sử dụng.
HTTT kế toán nói chung và KTQT nói riêng được thiết lập bởi sự liên kết của nhiều bộ phận trong một DN để đạt được một mục tiêu cụ thể. HTTT KTQT chứa các yếu tố hỗ trợ cho cả hệ thống, bao gồm con người, phương pháp thu thập, xử lý, cung cấp và lưu trữ, phần mềm và cơ sở hạ tầng CNTT. Điều này, càng khẳng định nhân tố CNTT ảnh hưởng lớn tới HTTT KTQT của DN.
d. Quy mô DN, cơ cấu tổ chức và mức độ phân cấp quản lý của DN
Cơ cấu tổ chức DN với sự phân cấp quản lý, phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các cấp quản lý là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến HTTT KTQT.
Chenhall và Morris (1986) định nghĩa phân quyền là mức độ giao quyền tự chủ cho các nhà quản lý. Nó cung cấp cho các nhà quản lý đơn vị kinh doanh trách nhiệm lớn hơn đối với các hoạt động lập kế hoạch và kiểm soát cũng như quyền truy cập nhiều hơn vào thông tin không có sẵn cho ‘bộ phận’. Để các công ty phân quyền thành công, họ cần thiết kế một hệ thống KTQT cung cấp thông tin liên quan để hỗ trợ các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định [58].
Abdel-Kader va Luther, R.(2008) đã chứng minh trong nghiên cứu của mình rằng các DN có cơ cấu quản lý được ủy quyền nhiều hơn có thể cần các kỹ thuật KTQT phức tạp hơn để cung cấp cho các nhà quản lý thông tin thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động lập kế hoạch, kiểm soát và ra quyết định mà họ chịu trách nhiệm [46]. Kết quả này khẳng định mối quan hệ tích cực giữa phân quyền và MAS tinh vi do Chia (1995) tìm ra. Cũng trong nghiên cứu của mình, Abdel-Kader va Luther cũng đã chỉ ra nhân tố quy mô DN ảnh hưởng đến hệ thống KTQT. Cụ thể, các DN có quy mô lớn cần áp dụng các kỹ thuật của hệ thống KTQT phức tạp hơn DN có quy mô nhỏ. Haldma and Lọọts (2002) cũng kết luận rằng, mức độ phức tạp của hệ thống lập ngân sách và kế toán chi phí có xu hướng tăng lên tương ứng với quy mô của DN. Chỉ các DN có quy mô lớn mới có đủ điều kiện về các nguồn lực để chuyển từ hệ thống KTQT giản đơn sang phức tạp [70].