CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNCHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức mua hàng mặt hàng điện tại công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạttại công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt
Tổ chức mua hàng
Công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Hiện nay công ty có khá nhiều nhà cung cấp, việc duy trì mối quan hệ có uy tín với các nhà cung cấp vẫn được doanh nghiệp quan tâm và làm tốt hơn nữa. Nhà cung cấp chính của doanh nghiệp là các hãng Siemen, hãng Schneider, hãng ABB, hãng Areva, hãng Elster và một số nhà cung cấp khác đó là hãng Sel, hãng LS’, hãng Toshiba, Nam Thành…Do có mối quan hệ với các nhà cung cấp truyền thống như vậy nên công ty không mất nhiều thời gian công sức, chi phí cho việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp trong mỗi lần mua hàng cũng như gặp ít khó khăn hơn trong công tác tìm kiếm và lựa chọn.
Tuy nhiên khi hàng hóa trên thị trường khan hiếm thì các nhà cung cấp vẫn có gây khó dễ đối với doanh nghiệp. Do trình độ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên mua hàng của doanh nghiệp vẫn còn có những hạn chế nên đã gây ra những tổn thất nhất định cho doanh nghiệp. Cụ thể công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của công ty Hoàng Thịnh Đạt như sau:
Công tác tìm kiếm nhà cung cấp
Công ty Hoàng Thịnh Đạt là nhà cung cấp thiết bị điện và sản xuất các loại tủ điện, trạm điện sử dụng thiết bị của các nhà sản xuất hàng đầu thế giới. Hơn 10 năm qua, hàng hóa và sản phẩm của Công ty đã phục vụ cho nhiều ngành và trong nhiều lĩnh vực tại Việt Nam. Khi mua hàng các thiết bị điện phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp thường tiến hành mua hàng của những nhà cung cấp truyền thống. Đối với những mặt hàng mới kinh doanh, hoặc những mặt hàng mà nhà cung cấp hiện tại không có khả năng đáp ứng được tối đa nhu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp mới.
- Đối với những mặt hàng kinh doanh truyền thống mua của nhà cung cấp truyền thống thì doanh nghiệp tiến hành phân loại nhà cung cấp theo nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ và dựa trên các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp để tiến hành mua hàng cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
+ Phân loại nhà cung cấp: Trong công tác mua hàng các thiết bị điện của mình, công ty Hoàng Thịnh Đạt đã tiến hành phân loại nhà cung cấp theo giá trị hàng mua, công ty phân loại thành nhà cung cấp chính và nhà cung cấp phụ.
Bảng 2.2: Kết quả mua hàng theo nhà cung cấp
Đơn vị: triệu đồng
Tên hãng 2010 2011 2012 2011/2010 2011/2012
ST % ST %
I. Nhà cung cấp chính
Hãng SIEMEN 11.543 19.439 19.400 7.896 168,41 (39) 99,8 Hãng SCHNEIDER 10.211 13.903 12.257 3.692 136,16 (1.646) 88,16 Hãng ABB 10.438 13.473 14.543 3.035 129,07 1.070 107,9 Hãng AREVA 6.321 8.380 7.398 2.059 132,57 (982) 88,28 Hãng ELSTER 6.098 6.827 8.358 729 111,95 1.531 122,4 II. Nhà cung cấp phụ
Hãng SEL 5.500 5.895 6.228 395 107,18 333 105,6
Hãng LS’ 4.597 4.957 5.233 360 107,83 276 105,5
Hãng TOSHIBA 3.640 3.920 2.226 280 107,7 (1,694) 56,78 Hãng KRAUS &
NAIMER 2.403 4.987 3.535 2.584 207,5 (1,452) 70,88
Hãng REVALCO 2.963 5.397 5.988 2.434 182,15 591 110,95 Hãng khác 919 3.251 5.766 2.332 353,75 2,515 177,36 Tổng 64.633 90.429 90.932 25.796 139,9 503 100,55 (Nguồn: Số liệu phòng vật tư- XNK công ty Hoàng Thịnh Đạt) Năm 2011 tỷ lệ mua hàng của doanh nghiệp so với năm 2010 đạt 139,9%.
Nhưng đến năm 2012 so với năm 2011 thì chỉ đạt 100,55%. Tỷ trọng của từng nhà cung cấp cũng thay đổi. Nhất là tỷ trọng của những nhà cung cấp chính năm 2012 so với năm 2011 có thay đổi. Năm 2012, một số nhà cung cấp chính như hãng SCHNEIDER, hãng AREVA giảm xuống dưới 90% so với năm 2011 nhường chỗ cho việc mua hàng của hãng ELSTER.
+ Nguồn thông tin tìm kiếm: công ty đã tìm kiếm nhà cung ứng theo nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp như xem xét theo các tập hồ sơ tài liệu được lưu trữ, các hồ sơ nhà cung cấp đang lưu trữ tại doanh nghiệp. Ngoài ra công ty Hoàng Thịnh Đạt còn tìm hiểu về các nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp.
- Đối với việc tìm kiếm nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng cho doanh nghiệp thông qua nhiều hình thức. Tại Hoàng Thịnh Đạt thông tin về các nhà cung cấp chủ yếu dựa trên cơ sở các nguồn thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng, qua hồ sơ dự thầu của các nhà cung cấp.
- Lập hồ sơ các nhà cung cấp:
Các sản phẩm của doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu từ các nhà cung cấp ở nước ngoài, việc thu thập và tìm hiểu thông tin về các nhà cung cấp là rất khó kiểm chứng và phức tạp. Do đó chủ yếu việc lập hồ các nhà cung cấp của doanh nghiệp được dựa trên nguyên tắc dựa trên mối quan hệ hợp tác bền vững và lâu dài. Nhà cung cấp mới thì doanh nghiệp tiến hành lưu trữ và lập hồ sơ theo quy định của công ty về các tiêu chí được thiết lập, nguồn thông tin chính…
Doanh nghiệp đang đưa ra nhiều giải pháp như thường xuyên chủ động quan tâm đến nhà cung ứng, không tập trung mua hàng của một số nhà cung ứng mà cần biết xem xét những nhà cung ứng khác để chủ động lựa chọn hàng hóa khi có tình
trạng khan hiếm hàng hóa. Đồng thời doanh nghiệp cũng thường xuyên đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên mua hàng.
Công tác lựa chọn nhà cung cấp tại doanh nghiệp
Việc lựa chọn nhà cung cấp của công ty chủ yếu dựa vào mối quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp. Công ty có một số nhà cung cấp nước ngoài truyền thống và có tên tuổi như nhà cung cấp Siemen, Schneider, ABB, Areva, Toshiba, Elester…một số nhà cung cấp truyền thống trong nước như 3C Công Nghiệp, Huy Vượng, Nam Thành…Với việc trở thành những đối tác đáng tin cậy của nhau, những nhà cung cấp này đã luôn hỗ trợ và giúp đỡ cho doanh nghiệp về nhiều mặt như hàng hóa, tài chính…
Phòng kinh doanh phải tiến hành các bước đánh giá nhà cung cấp theo quy định. Tiêu chí hàng đầu mà công ty đưa ra để lựa chọn NCC chính là chất lượng và thời hạn giao hàng của NCC bởi vì với công ty khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Nếu hàng hóa có chất lượng tốt, nhưng nhà cung cấp không giao được kịp thời cho doanh nghiệp thì có thể làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp cũng như làm mất uy tín của doanh nghiệp.
Đồng thời các tiêu chí khác như giá cả hàng hóa, điều kiện bảo hành hàng hóa, điều kiện thanh toán, uy tín của nhà cung cấp cũng là các tiêu chí không thể thiếu của doanh nghiệp khi tiến hành lựa chọn nhà cung cấp.
Doanh nghiệp đã thực hiện khá tốt việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nguyên tắc là “nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp”, nhưng chưa chú trọng nhiều đến việc tạo dựng mối quan hệ cũng như là tìm hiểu về nhà cung cấp mới. Điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng mua hàng, bởi doanh nghiệp có thể phải chịu sức ép về giá cả cũng như nhiều thỏa thuận khác, đồng thời cũng có thể làm cho doanh nghiệp mất đi cơ hội khai thác các mặt hàng mới, mất đi cơ hội kinh doanh trên thị trường…
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn, doanh nghiệp tiến hành thương lượng, đàm phán với nhà cung cấp để mua hàng đạt kết quả tốt nhất.
Công tác thương lượng và đặt hàng với nhà cung cấp:
Thương lượng: là giai đoạn quan trọng của quá trình mua hàng. Do đó doanh nghiệp đầu tư khá nhiều thời gian và công sức cho công tác này. Tại công ty Hoàng
Thịnh Đạt việc thương lượng được tiến hành thông qua các hình thức đó là gặp gỡ trực tiếp, thông qua điện thoại, qua thư điện tử. Theo hình thức gặp gỡ trực tiếp thì ít diễn ra hơn, còn chủ yếu là thông qua điện thoại và thư điện tử. Thông thường cuộc thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp bao gồm một số nội dung về:
- Các điều kiện về chất lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, điều kiện thanh toán, thời hạn thanh toán tiền hàng.
- Các điều kiện về bảo hành như: giữa doanh nghiệp và NCC có mối thương lượng về điều kiện bảo hành như tất cả các sản phẩm được bảo hành trong vòng 12 tháng. Khi nhận hàng về nếu có vấn đề gì về hàng hóa thì bên mua phải thông báo cho bên bán trước 15 ngày kể từ ngày nhận được hàng, bên bán sẽ chịu trách nhiệm xử lý.
Nếu trong thời gian 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của bên mua mà bên bán vẫn chưa giải quyết được thì bên bán phải chịu trách nhiệm bồi thường. Tuy nhiên trên thực tế việc bảo hành giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp có tiến hành làm nhưng thủ tục thường rất chậm so với thông tin nên phần lớn đã bỏ qua khoảng thời gian cho phép bảo hành và vì vậy đã không được hưởng dịch vụ bảo hành của hãng.
Tuy vậy công tác thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp chưa được chú trọng và quan tâm nhiều do công ty thường xuyên mua hàng với những nhà cung cấp truyền thống, các nội dung của cuộc thương lượng đều là theo mô típ của những lần trước. Thông thường người tiến hành đàm phán với nhà cung cấp tại doanh nghiệp trong các cuộc đàm phán về mua hàng là trưởng phòng cung ứng hoặc nhân viên mua hàng có kinh nghiệm. Đối với những nhà cung cấp trong nước thì việc thương lượng, đàm phán tiến hành dễ dàng hơn do không gặp nhiều khó khăn về không gian cũng như thời gian, các yếu tố môi trường, văn hóa…
Đặt hàng: Đối với các thiết bị điện của công ty thì đều có giá thành cao, mang tính chất công nghệ tương đối cao, khó bảo quản, dự trữ nên không phải mặt hàng nào cũng có thể tiến hành đặt hàng theo kế hoạch được.
Khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức, doanh nghiệp như Điện Lực Hà Nội, Điện Lực 1, Điện Lực 3, Điện Lực Đà Nẵng, Điện Lực Hải Dương….nên do đó việc mua hàng của doanh nghiệp phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó mới tiến hành đặt hàng với NCC. Với một số mặt hàng có giá thành thấp hơn thì doanh nghiệp thường tiến hành nghiên cứu thị trường để có những kế hoạch mua hàng cho phù hợp, mua hàng với số lượng lớn nhằm tối thiểu hóa chi phí mua hàng của DN.
Việc đặt hàng của công ty thường được tiến hành theo mẫu có sẵn, mẫu đặt hàng bao gồm các thông tin về: tên hàng, mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện bảo hành, trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng…Việc ký kết hàng với NCC nước ngoài phải được công ty xem xét kỹ càng, mẫu đặt hàng cũng phải theo mẫu xuất nhập khẩu quốc tế, mọi điều kiện quy định cũng phải được kiểm tra kỹ càng. Sau khi đã hoàn thành được các bước trên trong công tác mua hàng tại doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ tiến hành giao nhận hàng hóa với nhà cung cấp.
Công tác giao nhận hàng và thanh toán tiền mua hàng:
Khi hàng hóa sắp đến thời hạn giao hàng thì doanh nghiệp nên thúc giục nhà cung cấp giao hàng theo thời hạn đã hẹn. Thông thường nếu mua hàng của nhà cung cấp ở nước ngoài thì khi mua hàng doanh nghiệp phải thuê phương tiện vận chuyển hàng từ trên cảng đến doanh nghiệp. Còn mua hàng trong nước thì tùy theo thỏa thuận của từng lần giao hàng mà doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp sẽ lựa chọn việc chuyên chở hàng hóa về kho của doanh nghiệp. Việc kiểm tra giao nhận hàng hóa được tiến hành ngay tại địa điểm giao nhận hàng hóa. Thông thường nhân viên mua hàng trong phòng cung ứng kết hợp với nhân viên phòng kỹ thuật của doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa về chất lượng, mẫu mã, các thông số kỹ thuật của hàng hóa theo đúng như trong hợp đồng đã ký kết. Sau khi đã kiểm tra xong nếu không có vấn đề gì thì tiến hành nhận hàng cũng như hoàn thành các thủ tục nhập khẩu và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Công tác giao nhận hàng được diễn ra tại kho của công ty, tại đó sẽ có nhân viên mua hàng tiến hành nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hóa nhận về, thông thường nhân viên mua hàng của công ty là nhân viên của phòng kỹ thuật, phòng cung ứng và nhân viên phòng kinh doanh còn việc ký hợp đồng là do trưởng phòng kinh doanh.
Đồng thời đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài thì thông thường doanh nghiệp thường thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ LC, với ngân hàng đại diện là ngân hàng VIB Bank chi nhánh Cầu Giấy. Còn hàng hóa mua trong nước thì thanh toán theo hình thức trả trực tiếp.
Khi tiến hành giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng thì doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn như: khó khăn về hàng hóa nhận về có thể bị sai xót,
không đúng như trong hợp đồng, hóa đơn thanh toán tiền hàng đôi khi vẫn có sự nhầm lẫn…Khi đó doanh nghiệp thường xuyên phải chủ động trong việc thúc giục nhà cung cấp giao hàng trước khi thời hạn giao hàng đến, điều này đã làm cho nhà cung ứng quan tâm nhiều hơn đến vấn đề cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp. Khi tiến hành thanh toán thì cần phải có đầy đủ các giấy tờ cần thiết như: hóa đơn, hợp đồng ngoại thương, vận đơn gốc, giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận xuất sứ lô hàng, hợp đồng bảo hiểm, cam kết bảo hành, thông báo vận chuyển…Căn cứ vào hợp đồng đã ký, nếu doanh nghiệp nhận được đầy đủ các giấy tờ cũng như hàng hóa đạt yêu cầu thì sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp. Việc thanh toán của công ty được tiến hành theo hình thức mở tín dụng chứng từ L/C và thanh toán bằng TTR.
Đánh giá công tác mua hàng
Đánh giá kết quả mua hàng
Việc đánh giá kết quả mua hàng được dựa trên các tiêu chuẩn đã được công ty đưa ra và xem xét. Xét về chất lượng hàng hóa, thời hạn giao hàng, các yếu tố kỹ thuật, chi phí mua hàng, tỷ suất lợi nhuận, mà do đó công ty xem xét xem hiệu quả công việc đạt được như thế nào? Nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp hay không? Đồng thời xem xét hàng hóa nhận được chất lượng như thế nào để ghi chép lại và lưu trữ hồ sơ cũng như rút kinh nghiệm trong những lần mua hàng tiếp theo của doanh nghiệp.
Tình hình mua hàng các thiết bị điện của công ty theo các mặt hàng
Bảng2.3: kết quả mua hàng theo mặt hàng các thiết bị điện từ năm 2011- 2012 Đơn vị: Triệu đồng
Tên thiết bị Năm 2010
Năm 2011
Năm 2012
Chênh lệch 2011/ 2010
Chênh lệch 2012/ 2011
ST % ST %
Thiết bị điện cao thế 20.87 6
25.97 6
27.98
7 5.100 124,4 2.011
107, 7 Thiết bị điện trung thế 14.37
3
18.35 6
16.28
3 3.983 127,7
(2.073 )
88,7 1 Thiết bị điện hạ thế 12.84
7
18.65 2
15.37
7 5.805
145,1 8
(3.275 )
82,4 4 Công tơ điện tử đa giá
4.822 9.367
13.83
7 4.545
194,2
5 4470
147, 7
Thiết bị lẻ cho tủ điều
khiển và bảo vệ 5.288 8.424 5.792 3.136 159,3
(2.632 )
68,7 6 Rơle kỹ thuật số 6.427 9.654 11.656 3.227 150,2 2.002 20,7
Tổng 64.63
3
90.42 9
90.93 2
25.79
6 139,9 503
100, 6 Nguồn: Phòng vật tư- XNK – Công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt.
Qua bảng tổng kết mua hàng ta thấy: tình hình mua hàng của công ty thay đổi tăng lên qua các năm. Năm 2012 tỷ trọng mua hàng các mặt hàng tăng lên 139,9%
so với năm 2011. Năm 2012 là năm có nhiều biến động khó khăn cho cả nền kinh tế thế giới và cả công ty Hoàng Thịnh Đạt, nhưng tình hình mua hàng của công ty vẫn tăng cao. Đó cũng là kết quả đáng mừng của công ty, phản ánh hoạt động bán hàng cũng đạt kết quả tốt. Tỷ trọng của công tơ điện tử đa giá và thiết bị lẻ cho tủ điều khiển bảo vệ tăng lên nhiều hơn so với năm 2011. Công tơ điện tử đa giá tăng 194,25% tương ứng tăng 4.545 triệu đồng, thiết bị lẻ cho tủ điều khiển và bảo vệ tăng 159,3% tương ứng tăng 4470 triệu đồng. Tăng thấp nhất là thiết bị điện cao thế, tăng 124,4% tương ứng tăng 2011 triệu đồng. Năm 2011 doanh nghiệp đã khai thác được các hợp đồng với khách hàng truyền thống như Siemen Việt Nam, Franco Pacific, Siemen Indonesia, Enerbansa…và các khách hàng là các công ty VN mới vào thị trường tủ điều khiển và bảo vệ nên lượng hàng nhập của chúng ta có sự thay đổi một cách đáng kể.
Năm 2012 tỷ trọng mua hàng các thiết bị điện của toàn công ty tăng lên 100,6%, tương ứng tăng 503 triệu đồng so với năm 2011. Tuy nhiên số lượng các thiết bị điện trung thế, thiết bị điện hạ thế, thiết bị lẻ cho tủ điều khiển bảo vệ đều giảm xuống khá nhiều so với năm 2012. Thiết bị lẻ cho tủ điều khiển và bảo vệ giảm xuống chỉ còn 68,76% so với năm 2012. Tiếp đó là các sản phẩm thiết bị điện hạ thế cũng giảm xuống 17,56%. Riêng thiết bị cao thế, công tơ điện tử đa giá và rơ le kỹ thuật số tăng lên, do chính sách sản phẩm của công ty có nghiêng về kinh doanh các sản phẩm này nhiều hơn. Cũng như có sự điều chỉnh của thị trường, nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm này tăng cao nên các mặt hàng của doanh nghiệp nhập vào có sự thay đổi.
Đồng thời do thị trường Truyền Tải của công ty giảm mạnh đối với sản phẩm tủ điều khiển và bảo vệ, nhiều gói thầu không trúng do giá cao hơn một số đối thủ khác, có