CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNCHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
2.3. Các kết luận thực trạng vềcông tác tổ chức mua hàng mặt hàng điện tại công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạtcông ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt
2.3.1. Các kết luận và phát hiện chính
Năm 2011, Việt nam đã trải qua hai cuộc khủng hoảng nối tiếp nhau, cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, những biến động về tỷ giá ngoại tệ, về lãi suất ngân hàng đã ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp và Công ty Hoàng Thịnh Đạt không phải là trường hợp ngoại lệ.
Mặc dù vậy, năm 2011 vẫn được đánh giá là một năm thành công của Công ty Hoàng Thịnh Đạt vì Công ty đã hoàn thành vượt mức kế hoạch đặt ra cho doanh số;
lợi nhuận và thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với nhà nước, tuy nhiên lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu của công ty Hoàng Thịnh Đạt trong năm 2011 giảm. Các thành viên trong Hoàng Thịnh Đạt chia sẻ với lãnh đạo của công ty về ý kiến đánh giá: Khó khăn trong năm 2011 mới chỉ là bắt đầu, và năm 2012 mới là năm khó khăn thật sự đối với các Doanh nghiệp. Nhưng cho dù có bất cứ khó khăn nào, người lao động của Hoàng Thịnh Đạt luôn hiểu rõ rằng: Người sử dụng lao động của Hoàng Thịnh Đạt sẽ đảm bảo tối đa các quyền lợi của người lao động trong phạm vi có thể và người lao động cũng sẽ chia sẻ mọi khó khăn với Công ty, cùng nỗ lực hoàn thành những chỉ tiêu kế hoạch đã được hoạch định cho năm 2012. Do vậy năm 2012 tất cả các chỉ tiêu của Công ty đều hợp nhất và đều đạt và vượt mức bình quân 28% so với năm 2011. Kết quả này chính là món quà chào mừng kỷ niệm 15 năm ngày thành lập Công ty của tập thể Người lao động.
Để có được những thành công to lớn của Hoàng Thịnh Đạt thì không thể không kể đến những thành công đạt được của công tác tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp và cả những hạn chế cần phải khắc phục.
Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng:
Ưu điểm: Công ty đã có phòng ban nghiên cứu- phát triển, phòng ban này đã biết kết hợp với các bộ phận phòng ban khác để cùng nhau đưa ra các định hướng kinh doanh cho công ty và dự báo bán hàng. Việc nghiên cứu thị trường của khách hàng, nghiên cứu các thông tin và hồ sơ về khách hàng cũng được công ty tiến hành triển khai thực hiện. Việc thành lập phòng ban nghiên cứu cũng mới được triển khai đi vào hoạt động tại doanh nghiệp trong thời gian gần đây, nhưng cũng đã đem lại những hiệu quả đáng khích lệ trong công tác nghiên cứu, phát triển các sản phẩm cho doanh nghiệp.
Hạn chế: Với việc thành lập phòng ban nghiên cứu – phát triển,công ty đã có phòng nghiên cứu thị trường riêng biệt, khá thuận lợi cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng nhưng công việc tiến hành nghiên cứu thị trường lại chưa được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục. Việc xác định nhu cầu mua hàng chủ yếu là do khách hàng đặt hàng, rồi doanh nghiệp tiến hành xác định kế hoạch mua hàng mà thôi. Còn việc doanh nghiệp tự xây dựng kế hoạch mua hàng cho mình thì vẫn bị hạn chế. Doanh nghiệp chưa chủ động trong công tác này. Việc dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp cũng chưa có kế hoạch cụ thể, và kế hoạch nhiều khi chưa sát với thực tế, làm ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng, đồng thời kéo theo số lần mua hàng của doanh nghiệp tăng lên, làm tăng chi phí mua hàng, chi phí dự trữ hàng hóa.
Nguyên nhân: Phòng ban nghiên cứu và phát triển còn chưa chú trọng cho công tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khách hàng. Phòng ban này chưa phát huy hết khả năng và trách nhiệm của mình trong công việc. Chưa nghiên cứu cụ thể xem mặt hàng nào khách hàng cần cung cấp nhiều hơn, khách hàng tiềm năng là ai?, khả năng có thể đáp ứng tối đa, nhu cầu của khách hàng trong thời gian tới là bao nhiêu? Đồng thời nguồn nhân lực và khả năng của doanh nghiệp cũng chỉ có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở hiện tại. Doanh nghiệp chưa đầu tư thêm cho nguồn lực để phục vụ mọi yêu cầu của khách hàng, kể cả khách hàng tiềm năng.
Việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:
Từ khi thành lập đến nay đã gần 15 năm bề dày kinh nghiệm và trưởng thành, Công ty Hoàng Thịnh Đạt đã không ngừng lớn mạnh, tạo dựng uy tín trên thị trường với khách hàng và với nhà cung cấp của mình. Những năm gần đây trong công tác mua hàng của mình doanh nghiệp thường tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp và mua hàng về theo đơn đặt hàng. Công việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung
cấp cũng được tiến hành đơn giản hơn do có mối quan hệ với nhà cung cấp truyền thống. Công ty không tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới, khi có đơn đặt hàng thì gửi thông báo cũng như tiến hành thỏa thuận với nhà cung cấp về hàng hóa mà doanh nghiệp yêu cầu.
Ưu điểm: Với việc tạo dựng mối quan hệ bền vững và tin tưởng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp nên mức độ rủi ro trong mua hàng của doanh nghiệp không quá cao, công ty yên tâm hơn trong quá trình giao dịch. Đồng thời công ty không phải mất nhiều thời gian đi tìm các nguồn hàng mới, công ty chỉ cần tập trung vào các giao dịch với các NCC truyền thống và dành thời gian cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh.
Với lợi thế quen thuộc như vậy công ty thường mua hàng của nhà cung cấp với số lượng ổn định, nhà cung cấp cũng chủ động cung cấp hàng cho doanh nghiệpđểđảm bảo hoạt động kinh doanh.
Hạn chế: Trong khâu tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp của mình công ty Hoàng Thịnh Đạt chủ yếu dựa trên cơ sở là các mối quan hệ với những nhà cung cấp truyền thống trước đó, chưa chú trọng thời gian, chi phí cho công tác tìm kiếm nhà cung cấp mới cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp cứ theo những đơn đặt hàng trước mà tiến hành. Do đó công ty không có cơ sở để so sánh giá cả các nhà cung cấp truyền thống và các nhà cung cấp mới nên có thể công ty sẽ phải mua với giá cả cao hơn và dễ bị ép giá. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhà cung cấp nhưng chỉ theo các tiêu chuẩn chung chung chứ chưa có hệ thống bảng điểm, phiếu đánh giá nhà cung cấp cho khoa học và hợp lý.
Do đó việc đánh giá nhà cung cấp trước khi lựa chọn không được thể hiện rõ ràng, minh bạch và nhanh gọn.
Đồng thời công ty còn có thể bỏ lỡ mất nhiều cơ hội kinh doanh và khai thác thị trường mới. Tuy việc mở rộng quan hệ với các nhà cung cấp mới có thể có nhiều rủi ro xảy ra nhưng cũng có thể là sẽ đánh mất đi cơ hội phát triển.
Nguyên nhân: Công ty chưa có nhiều đầu tư cho kế hoạch nghiên cứu thị trường, việc tìm hiểu về nhà cung cấp mới cũng như nhu cầu của khách hàng còn hạn chế. Đã có phòng nghiên cứu phát triển nhưng công tác nghiên cứu phát triển chưa được triển khai thực hiện một cách hiệu quả nhất. Phòng ban nghiên cứu và phát triển còn chưa chú trọng cho công tác nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu
của khách hàng. Công tác xác định nhu cầu mua thường là bị động nhiều hơn trước nhu cầu của khách hàng.
Việc thương lượng và đặt hàng:
Ưu điểm: Thông thường việc thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp được thực hiện hết sức đơn giản thông qua hình thức điện báo, email, fax, … ít khi tổ chức gặp gỡ trực tiếp giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp do đó giảm thiểu được việc đi lại, giảm được những chi phí không cần thiết, qua đó giảm được đáng kể những chi phí cho hoạt động mua hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng của công ty. Vì là nhà cung cấp truyền thống nên quá trình thương lượng cũng diễn ra nhanh chóng hơn, DN không mất nhiều thời gian nghiên cứu, tìm hiểu lẫn nhau.
Hạn chế: Tuy rằng doanh nghiệp thường quan hệ với nhà cung cấp truyền thống là có nhiều thuận lợi nhưng nhiều khi nhà cung cấp vẫn gây khó dễ cho doanh nghiệp. Một vài điều khoản khi đàm phán vẫn để cho Hoàng Thịnh Đạt phải chịu thiệt thòi, cũng như chính bản thân doanh nghiệp có đội ngũ đàm phán thương lượng còn thiếu về kỹ năng thương lượng nên đôi khi vẫn phải nhượng bộ đối với nhà cung cấp. Đội ngũ nhân viên tiến hành thương lượng, đàm phán của công ty vẫn còn thiếu và hạn chế về kiến thức kinh tế, chính trị, văn hóa- xã hội của nước xuất khẩu và cả vốn ngoại ngữ…
Bên cạnh đódoanh nghiệp còn tồn tại hiện tượng xử lý đơn hàng chậm, chưa hiểu kỹ các thông số khi đặt hàng và chậm các thủ tục sử dụng trong nội bộ, nhất là các thủ tục đầu vào (Hóa đơn VAT), chứng từ kiểm định. Việc đặt hàng với nhà cung cấp thường chưa chủ động, chỉ khi có đơn đặt hàng của khách hàng thì doanh nghiệp mới tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.
Nguyên nhân: Trình độ quản lý của đội ngũ cán bộ mua hàng còn có những bất cập đáng kể. Không thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhân viên. Đội ngũ nhân viên có nhiều người tốt nghiệp từ các trường khối kinh tế nên không am hiểu hết được về kỹ thuật của sản phẩm mặt khác nhiều khi việc xử lý đơn hàng là do phòng kinh doanh tiến hành làm nên không thể tránh khỏi những lỗi về kỹ thuật của hàng hóa.
Đồng thời do việc mua bán diễn ra giữa hai quốc gia, hợp đồng ký kết là hợp đồng xuất nhập khẩu nên có nhiều thủ tục, chứng từ để đảm bảo an toàn trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Việc tổ chức giao nhận và thanh toán tiền hàng:
Ưu điểm: Thông thường trong các cuộc tiến hành giao nhận hàng thì cả hai bên công ty Hoàng Thịnh Đạt và nhà cung cấp đều giám sát khá chặt chẽ, kiểm tra hàng hóa khi giao nhận
Từ đó doanh nghiệp có những cách giải quyết tốt nhất nhằm tránh những khó khăn về hàng hóa.
Hạn chế: công việc giao hàng của nhà cung cấp vẫn còn hiện tượng giao hàng chậm cho doanh nghiệp. Hàng hóa nhập về còn có hiện tượng thiếu số lượng, nhầm mã hàng, chất lượng bị ảnh hưởng… Nhiều khi doanh nghiệp chưa thường xuyên đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn, làm giảm hiệu quả công việc, mất thời gian của doanh nghiệp. Khi giao nhận hàng hóa thì DN thường không biết cách kiểm tra cho khoa học nên công việc tiến hành kiểm tra mất khá nhiều thời gian.
Hàng hóa trong kho còn sắp xếp lộn xộn, chưa phân định hàng ở kho nào, chưa được cập nhật kịp thời, việc gán mã số cho thiết bị vẫn chỉ dừng ở hàng nhập khẩu và hàng mua của các hãng, còn đối với hàng mua trong nước thì vẫn còn bị hạn chế hơn. Do đó khi nhận hàng về thường làm mất thời gian trong khâu sắp xếp và phân loại hàng hóa.
Nguyên nhân: Thông thường doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp nước ngoài nên việc vận chuyển hàng thường diễn ra từ nước này đến nước khác, và đa số bằng đường biển nên rủi ro trong khâu hàng hóa là điều không tránh khỏi. Tác động của môi trường khí hậu, thời tiết, vận chuyển… đều làm ảnh hưởng đến hàng hóa cũng như khâu giao hàng chậm chễ của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp.
Việc theo dõi nhà cung cấp về tình hình sản xuất kinh doanh, thời gian đáp ứng sản phẩm cho doanh nghiệp còn gặp nhiều hạn chế, hầu như chỉ thực hiện được rất ít.
Công tác quản lý khâu hàng hóa nhận về kho của doanh nghiệp còn chưa tốt, bộ phận kho sắp xếp hàng chưa khoa học
Việc đánh giá công tác mua hàng của doanh nghiệp
Ưu điểm: Công ty cũng đã tiến hành đánh giá công tác mua hàng của mình sau mỗi hợp đồng mua hàng, đánh giá kết quả hàng mua cũng như đánh giá nhân viên mua hàng. Việc đánh giá công tác mua hàng giúp doanh nghiệp nhận ra được những mặt mạnh cần phát huy, cũng như hạn chế trong công tác mua hàng của mình để rút kinh nghiệm mua hàng cho những lần sau.
Hạn chế: Doanh nghiệp tiến hành đánh giá công tác mua hàng nhưng chỉ là tiến hành đánh giá theo quan sát trực tiếp, chưa áp dụng quy trình đánh giá một cách nghiêm túc. Các tiêu chuẩn đánh giá cũng mới chỉ dừng lại ở các tiêu chuẩn tổng quát, còn các tiêu chuẩn cụ thể để đánh giá vẫn chưa được doanh nghiệp hoàn thiện.
Nguyên nhân: Hiện nay công ty còn xem nhẹ việc đánh giá kết quả mua hàng, chưa có sự quan tâm thích đáng cho công tác đánh giá kết quả mua hàng, việc đánh giá chỉ dựa vào những kết luận mang tính chủ quan của nhà quản trị. Đồng thời các hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chưa được thống nhất, thiếu tính khách quan. Nhiều khi việc đánh giá còn bao che, và bỏ qua một vài những sai xót của công tác tổ chức mua hàng mà không đưa ra thống nhất và sửa chữa.
Việc thực hiện các nguyên tắc trong mua hàng:
Việc thực hiện các nguyên tắc để đảm bảo mua hàng có hiệu quả nhìn chung đã được doanh nghiệp áp dụng đầy đủ cả 3 nguyên tắc. Công ty cũng thường xuyên liên lạc, quan tâm đến nhà cung cấp bằng các chính sách đãi ngộ và quan tâm mà doanh nghiệp dành cho nhà cung cấp.
Tuy nhiên việc thực hiện chưa đạt được một cách toàn diện và tối ưu nhất.
Doanh nghiệp thường tiến hành mua hàng của những nhà cung cấp truyền thống mà ít chú ý đến công tác tìm kiếm, lựa chọn và mua hàng của nhà cung cấp mới.
2.3.2. Các kết luận và phát hiện khác
Các loại chứng từ, giấy tờ cũng như thủ tục tiến hành hợp đồng khá phức tạp. Đặc biệt là công tác làm thủ tục hải quan là công tác quan trọng và ảnh hưởng khá lớn đến công việc nhận hàng của DN. Những vướng mắc trong khâu kiểm tra, tính thuế, xác nhận của hải quan thường kéo dài gây tổn hại cho cho công ty, nhiều khi có những thiết bị công ty đang cần gấp nhưng hải quan không giải quyết ngay khiến cho công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc triển khai tiến độ dự án đúng thời hạn.
Hệ thống kho tàng, nhà xưởng cũng chưa được công ty quan tâm đúng mức, dẫn tới tình trạng nhiều hàng hóa khi vào kho thì có chất lượng tốt nhưng khi xuất kho thì chất lượng lại giảm đi khá nhiều. Việc bố trí sơ đồ kho cũng không được khoa học, thuận tiện cho việc nhập xuất hàng hóa nên gây ra những khó khăn cho việc giao nhận hàng hóa tại kho của công ty.
Đội ngũ nhân viên mua hàng còn một số người yếu và thiếu về kiến thức chuyên môn, kỹ năng và cả kinh nghiệm. Một số nhân viên thiếu đi những yếu tố cần thiết đó đã ảnh hưởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp.
Các phòng ban trong doanh nghiệp chưa có sự phối hợp đồng bộ với nhau, chưa phối hợp chặt chẽ dẫn đến tình trạng công việc bị chồng chéo, các công việc kết hợp với nhau nhưng chưa đạt được hiệu quả cao.