Các đề xuất, kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀNG THỊNHHÀNG CÁC THIẾT BỊ ĐIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀNG THỊNH

3.3. Các đề xuất, kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ Phần Hoàng Thịnh Đạt

3.3.1. Tăng cường sự linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.

Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp của công ty, công ty cần chủ động tìm kiếm và lựa chọn thêm cho mình nhà cung cấp mới chứ không dừng lại ở những nhà cung cấp hiện tại. Song song với việc đó thì doanh nghiệp cũng vẫn củng cố và giữ mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với những nhà cung cấp truyền thống hiện tại.

Dẫu biết rằng doanh nghiệp đang có khá nhiều thuận lợi khi mua hàng của nhà cung cấp truyền thống. Ví như doanh nghiệp có thể yên tâm hơn về hàng hóa, chất lượng, mẫu mã, thời gian giao hàng, tiết kiệm chi phí, sự tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau, những ưu ái khác trong mua hàng. Tuy nhiên doanh nghiệp không nên áp dụng quan điểm về các nhà cung cấp truyền thống một cách cứng nhắc.

Để có thể thành công, tìm cho mình những cơ hội mới thì mỗi một doanh nghiệp đều phải biết chấp nhận rủi ro. Rủi ro càng cao thì lợi nhuận càng lớn. Cần linh hoạt và chủ động trong công tác tìm kiếm cho mình nhà cung cấp khác để tiến

hành mua thí điểm. Bởi ở các nhà cung cấp mới doanh nghiệp có thể có thêm cơ hội mới, hưởng ưu đãi hơn do nhà cung cấp mới có thể muốn giữ chân doanh nghiệp, tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau. Nếu nhà cung cấp mới có thể đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp một cách tốt nhất, phù hợp với tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp, là những nhà cung cấp có uy tín, thì doanh nghiệp cũng nên có phương hướng cho công tác mua hàng những lần tiếp theo.

Còn đối với những mặt hàng mới, do thị trường cũng chưa có nhiều thông tin, doanh nghiệp nên có những chính sách thăm dò thị trường, tiến hành mua bán thử

nghiệm. Nếu việc mua bán những mặt hàng mới này đạt hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ tiếp tục kinh doanh và ngược lại.

Doanh nghiệp cần đề ra một hệ thống các tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp cho rõ ràng, khoa học trước khi lựa chọn, để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với doanh nghiệp, có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể áp dụng bảng đánh giá theo thang điểm để đánh giá đối với từng nhà cung cấp của doanh nghiệp mình như sau:

Bảng 3.1: Bảng đánh giá đối với từng nhà cung cấp

ST

T CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HỆ

SỐ

THAN G ĐIỂM

ĐIỂ M

GHI CHÚ

1 Hệ thống quản lý chất lượng 10

2 Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa

10

3 Nước sản xuất hàng hóa 10

4 Khả năng cung cấp hàng hóa 10

5 Điều kiện bảo hành hàng hóa 10

6 Thời gian đã hợp tác với công ty 10 Tổng điểm = ∑ (Điểm * Hệ số)

Sau khi có được tổng điểm và các căn cứ khác đối với mỗi nhà cung cấp thì doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.

3.3.2. Tăng cường hoạt động công tác xây dựng kế hoạch mua hàng.

Công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường, thu thập các thông tin về thị trường để có thể xác định được nhu cầu của khách hàng trong tương lai, chủ động hơn trong công tác mua hàng. Công ty cần

xây dựng kế hoạch mua hàng cụ thể và phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh của mình.

Trước tiên công ty cần phải phân loại nhu cầu mua hàng để đưa ra các phương án khác nhau phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hóa. Trong công ty Hoàng Thịnh Đạt thì nhu cầu về mua hàng các thiết bị điện được phân thành hai loại đó là: nhu cầu mua các thiết bị điện nhằm bán lẻ cho khách hàng cá nhân và thiết bị điện để lắp ráp, sản xuất tủ điện, trạm điện cho các công trình, dự án mang quy mô tổ chức. Công ty nên xác định rõ nhu cầu cho từng mặt hàng theo nhu cầu của khách hàng, dự đoán càng chính xác bao nhiêu thì doanh nghiệp càng dễ dàng hơn trong công tác chuẩn bị mua hàng. Để làm được điều này thì cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận với nhau nhất là phòng dự án, phòng nghiên cứu- phát triển, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng vật tư…

để có thể đưa ra các số liệu dự đoán chính xác nhất về thị trường khách hàng của doanh nghiệp mình. Bởi nhu cầu mua hàng còn phụ thuộc vào lượng bán ra, dự trữ và do đó cần nghiên cứu một cách cụ thể từng yếu tố.

Nhưng chủ lực của vấn đề này vẫn phải là phát huy hết mọi năng lực, trí tuệ và công sức của phòng nghiên cứu- phát triển. Cần trang bị đầy đủ các thiết bị, thông tin, phục vụ cho việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin. Đặc biệt là nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cũng như khả năng nắm bắt tình hình thị trường của đội ngũ cán bộ và nhân viên phòng nghiên cứu- phát triển.

3.3.3. Nâng cao chất lượng của công tác thương lượng và đặt hàng.

Công tác thương lượng và đặt hàng là công việc quan trọng và đòi hỏi người tiến hành công việc này không chỉ am hiểu về chuyên môn, đặc tính kỹ thuật của sản phẩm, mà còn đòi hỏi tính nghệ thuật cao. Nghệ thuật ở đây chính là nghệ thuật về cách thương lượng, đàm phán, các kỹ năng để ứng xử và thuyết phục nhà cung cấp.

“Cần giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp”, đó là nguyên tắc mà doanh nghiệp cần ghi nhớ và nắm rõ trong quá trình giao dịch với nhà cung cấp. Để có thể làm tốt việc thương lượng và đặt hàng với nhà cung cấp trước tiên doanh nghiệp phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ các yếu tố về thương phẩm học như chất lượng, yếu tố kỹ thuật, mẫu mã của sản phẩm... Tiếp theo là tìm hiểu kỹ về các yếu tố văn hóa,

phong tục tập quán, tình hình chính trị xã hội, các quy định, luật pháp, hiến pháp, các chính sách kinh tế xã hội của nước mà doanh nghiệp tiến hành mua hàng. Các thông tin về kinh tế cơ bản như đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường… các thông tin về cầu cống, đường sá, sân bay, các phương tiện liên lạc, ngân hàng, bến cảng, bưu chính, các chính sách nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt,… Cuối cùng là tìm hiểu về lịch sử

hình thành và phát triển của nhà cung cấp, kinh nghiệm, uy tín, khả năng tài chính của nhà cung cấp. Hiện nay doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu hàng hóa của các nước ở thị trường EU, nên có nhiều cơ hội kinh doanh nhưng cũng có không ít những thách thức đề ra đối với doanh nghiệp. Cho nên doanh nghiệp cần phải am hiểu để tiến hành thương lượng với nhà cung cấp thuận lợi và hiệu quả nhất.

Đồng thời nhân sự được bố trí làm công tác thương lượng và đàm phán cũng cần phải được đào tạo và huấn luyện. Thường xuyên tổ chức các buổi nói chuyện, trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho nhân viên. Nhân viên đàm phán thương lượng ngoài các kỹ năng, kiến thức cần thiết thì vốn ngoại ngữ cũng là tiêu chuẩn quan trọng hàng đầu cần phải có để đáp ứng nhu cầu công việc.

Doanh nghiệp cần chủ động về nhu cầu mua hàng, chủ động trong công tác lên kế hoạch, giảm bớt những giấy tờ và thủ tục không cần thiết, nhanh chóng xử lý các giấy tờ một cách khoa học, khẩn trương, tránh tình trạng mất thời gian trong các khâu thủ tục, hồ sơ, giấy tờ mua hàng. Không nên bố trí công việc một cách chồng chéo giữa các phòng ban. Mọi thủ tục, giấy tờ về đơn đặt hàng nên giao cho bên vật tư- XNK mà thôi, tránh rườm rà, mất thời gian.

Mặt khác công ty cũng cần quy định với nhà cung cấp về việc tăng giá sản phẩm. Nếu có sự biến động nào về giá cả thì nên tiến hành thông báo lại cho công ty để công ty có những phương án giải quyết cho phù hợp, tránh tình trạng công ty không kịp chuẩn bị về tài chính. Thường xuyên theo dõi xem nhà cung cấp có dùng chính sách ép giá đối với doanh nghiệp hay không?

3.3.4. Công tác giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng.

Thông thường khi hợp đồng bắt đầu có hiệu lực thì công việc vận chuyển từ nước bạn sang là do các NCC chịu trách nhiệm. Để có thể đảm bảo an toàn hơn cho hàng hóa cũng như thời gian giao nhận thì doanh nghiệp nên thường xuyên quan

tâm, đôn đốc, nhắc nhở nhà cung cấp để nhà cung cấp tiến hành công việc một cách nhanh chóng. Khi hàng hóa trên đường vận chuyển thì doanh nghiệp cũng nên giữ liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp, với người vận chuyển. Nếu thực hiện tốt công tác này thì doanh nghiệp có thể chủ động hơn về hàng hóa nếu có vấn đề gì xảy ra, giúp công ty kiểm soát được sự thất thoát. Đồng thời giúp công ty có cơ sở rõ ràng để kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa cho hợp lý.

Việc kiểm tra giao nhận hàng và thanh toán tiền hàng phải do một bộ phận cán bộ và nhân viên dày dạn kinh nghiệm, có kiến thức chuyên môn, có kỹ năng nghề nghiệp, tránh tình trạng hàng nhập về bị sai xót về kỹ thuật mà đến tận khi bán hàng cho khách mới nhận ra lỗi thì sẽ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Nâng cao sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nhất là bộ phận kỹ thuật và bộ phận XNK.

Bộ phận XNK tiến hành mua hàng về còn bộ phận kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra các tiêu chuẩn hàng hóa.

Không chỉ có thế, các tiêu chuẩn để kiểm tra chất lượng hàng hóa khi giao nhận cũng cần phải được quy định rõ ràng, cụ thể và chính xác, quy trình kiểm tra cũng phải được tiến hành một cách khoa học.

Bộ phận kho cần tiến hành sắp xếp hàng hóa trong kho cho hợp lý, tránh tình trạng lộn xộn, bừa bãi làm mất thời gian nhận hàng về kho của nhân viên mua hàng.

Công ty nên đầu tư cho việc mua sắm các phương tiện vận tải để giảm các chi phí vận chuyển cũng như đảm bảo cho hàng hóa mang về kho đảm bảo an toàn hơn, tránh được những tổn thất xảy ra.

3.3.5. Cải tiến việc đánh giá kết quả mua hàng.

Công ty đã tiến hành đánh giá công tác mua hàng tại doanh nghiệp, nhưng cần cải tiến hơn nữa, không ngừng cải tiến hệ thống tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa. Với hệ thống đánh giá chất lượng hàng hóa như hiện nay thì doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở việc đánh giá một cách tổng quát các tiêu chuẩn cũng như các tiêu chuẩn được đưa ra là những tiêu chuẩn đánh giá cơ bản, tiêu chuẩn đánh giá chưa được cụ thể hóa chi tiết. Việc đánh giá cần phải được tiến hành một cách thường xuyên sau mỗi lần mua hàng, sau mỗi kỳ kinh doanh…

Công ty cần phải thường xuyên theo dõi và ghi chép lại những điều kiện nào của nhà cung cấp đã đạt tiêu chuẩn, điều kiện nào chưa đạt để đưa ra các biện pháp khắc

phục. Đồng thời sau khi đánh giá xong thì cũng nên có ý kiến phản hồi lại đối với nhà cung cấp về những gì mà nhà cung cấp chưa đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp để xem cách thức xử lý của nhà cung cấp. Liệu nhà cung cấp có thể khắc phục được hay không khắc phục được để từ đó doanh nghiệp có hướng giải quyết cho phù hợp.

Có thể là phải tìm nhà cung cấp khác phù hợp hơn cho doanh nghiệp.

Cần tiến hành đánh giá công tác mua hàng ở tất cả các khâu, các giai đoạn của công tác mua hàng. Sau mỗi một khâu cũng nên tiến hành đánh giá luôn, để có thể tiến hành điều chỉnh kịp thời công tác mua hàng ở những khâu sau. Những lô hàng lớn, nếu không được kiểm tra kịp thời thì sẽ gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp và cả nhà cung cấp.Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp đề phòng và rút kinh nghiệm, từ đó có biện pháp kịp thời.

Việc đánh giá nhân viên mua hàng cũng cần đề ra hệ thống tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. Cần kết hợp các phương pháp đánh giá khác nhau, tại Hoàng Thịnh Đạt công ty nên sử dụng phương pháp đánh giá theo thang điểm, phương pháp so sánh cặp, phương pháp quan sát hành vi, và phương pháp ghi chép- lưu trữ.

3.3.6. Các giải pháp khác.

 Có kế hoạch về dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng trong công ty, đảm bảo huy động đầy đủ nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng khi cần thiết, tránh tình trạng thiếu vốn đầu tư cho hoạt động mua hàng, làm bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh của công ty.

 Công ty nên trang bị cho mình hệ thống trang thiết bị hiện đại nhằm mục đích phục vụ cho việc thu thập, xử lý và lưu trữ các thông tin, đặc biệt là hệ thống máy tính, máy chủ, sử dụng những phần mềm phục vụ tốt nhất cho việc lưu trữ và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng. Điều này giúp cho việc xử lý các đơn hàng, cũng như các giấy tờ thủ tục một cách nhanh chóng hơn, bỏ qua những khâu không cần thiết, tránh lãng phí thời gian.

 Phòng nghiên cứu- phát triển cần nâng cao hơn nữa vai trò của mình, không chỉ dừng lại ở việc nâng cao công tác nghiên cứu thị trường khách hàng, nghiên cứu nhà cung cấp, mà cần phát huy vai trò của mình trong công tác nghiên cứu những biến động của trong nước, ngoài nước về kinh tế…

Phần lớn hàng hóa mà công ty mua vào đều phải thanh toán bằng ngoại tệ nên việc phân tích và dự báo những biến động của ngoại tệ, tỷ giá hối đoái, các tin tức

quốc tế và trong nước có liên quan đến các mặt hàng kinh doanh của công ty là rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến công ty trong việc sử dụng phương thức thanh toán nào là có hiệu quả hơn, hợp lý hơn đối với doanh nghiệp. Làm tốt công tác này là đảm bảo mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp trong công tác thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.

 Đầu tư hơn nữa nguồn vốn, tài chính cho công tác tổ chức mua hàng, đầu tư nâng cao chất lượng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật cho kho, nhà xưởng. Cải thiện tình hình tài chính (khả năng sinh lời, khả năng thanh toán bằng tiền mặt, khả năng trả nợ, tín dụng và khả năng vay vốn…) để đảm bảo vốn thường xuyên cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

 Thực hiện tốt các nguyên tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm các nhà cung cấp mới có khả năng đáp ứng tốt nhu cầu về hàng hóa cho doanh nghiệp mình, cần có các chế độ quan tâm đến nhà cung cấp, hỗ trợ nhà cung cấp khi cần thiết. Trong mua hàng thì cần phải đảm bảo tương quan quyền lợi giữa các bên, đảm bảo lợi ích hài hòa giữa hai bên, nhằm tránh gây ra những khó khăn cho cả hai bên doanh nghiệp và nhà cung cấp.

3.3.7. Một số kiến nghị với nhà nước và các ban ngành có liên quan.

Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Hoàng Thịnh Đạt không chỉ chịu ảnh hưởng của các nhân tố chủ quan mà còn chịu sự tác động của các nhân tố khách quan nữa, cho nên mọi cố gắng nỗ lực của công ty có thể không thực hiện được nếu bị ảnh hưởng không tốt từ môi trường vĩ mô và không có sự hỗ trợ từ phía các Nhà nước cùng các cơ quan chức năng.

Kinh tế càng phát triển thì càng cần có sự can thiệp của Nhà nước nhằm tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng. Sự thắng lợi hay thất bại của công ty phụ thuộc không nhỏ vào sự điều tiết, các chính sách, quy định của Nhà nước. Do đó để thực hiện được các mục tiêu, phương hướng của mình trong thời gian tới công ty cần đưa ra một số kiến nghị đối với Nhà nước để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn:

- Nhà nước cần có các biện pháp ổn định giá cả các loại nguyên liệu đầu vào trong nước cũng như nhập khẩu, nhằm giúp công ty ổn đinh đầu vào, tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất.