7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực tiễn thực hiện pháp luật chứng thực ở quận Cầu Giấy,
2.2.1. Xây dựng, phát triển đội ngũ thực hiện pháp luật về chứng thực ở
quận Cầu Giấy
Căn cứ Thông tƣ liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP-BNV ngày 22/12/2014 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tƣ pháp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và Phòng Tƣ pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thành phố thuộc tỉnh, tổ chức và biên chế của Phòng Tƣ pháp gồm: Phòng Tƣ pháp có Trưởng phòng, không quá 03 Phó Trưởng phòng và các công chức khác. Biên chế công chức của Phòng Tƣ pháp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định trong tổng biên chế công chức của huyện đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc bố trí công tác đối với công chức của Phòng Tƣ pháp
phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức theo quy định và đảm bảo đủ lực lƣợng để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao.
Trên cơ sở các quy định đó, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã giao chỉ tiêu biên chế cho phòng Tư pháp quận gồm có 05 biên chế, trong đó: 01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng và 02 chuyên viên. Trong số biên chế Phòng Tư pháp quận đƣợc giao, có 01 công chức trực tiếp phụ trách công tác chứng thực tại Phòng Tƣ pháp [45]. Công chức làm công tác chứng thực ở phòng Tƣ pháp quận có trình độ Đại học chuyên ngành Luật.
Đối với Ủy ban nhân dân các phường thuộc quận Cầu Giấy, tổng hợp số liệu của các Ủy ban nhân dân 8 phường thuộc quận Cầu Giấy, tính đến hết tháng 6 năm 2020, công chức Tư pháp - Hộ tịch của 8 phường trên địa bàn quận có 8 người, trong đó có 1 cán bộ, công chức có trình độ Thạc sĩ, 7 cán bộ, công chức có trình độ Đại học. Như vậy, mỗi phường chỉ có 1 cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch.
Đối với Văn phòng công chứng, trên địa bàn quận Cầu Giấy có 12 Văn phòng công chứng tƣ nhân hoạt động. Đây là các chủ thể có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch. Các công chứng viên tại Văn phòng công chứng đều có trình độ Đại học Luật và có đủ các điều kiện theo quy định hiện hành.
2.2.2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho đội ngũ cán bộ, công chức và người dân trên địa bàn quận Cầu Giấy luôn được quan tâm thực hiện. Ủy ban nhân dân quận giao Phòng Tƣ pháp phối hợp với Phòng Văn hóa và Thông tin đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nói chung trong đó lồng
ghép các nội dung liên quan đến pháp luật về chứng thực. Hàng năm, công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật đƣợc triển khai ở quận Cầu Giấy bằng nhiều hình thức thông qua các kênh tuyên truyền khác nhau nhƣ: lồng ghép tại các hội nghị của các phường, phát trên loa truyền thanh ở các tổ dân phố, biên soạn và phát hành các tài liệu phổ biến đến nhân dân trên địa bàn quận. Theo số liệu học viên tự tổng hợp từ các báo cáo của Phòng Tƣ pháp qua các năm, giai đoạn 2017 - 2019, quận Cầu Giấy đã tổ chức 2.620 hội nghị tuyên truyền pháp luật với 415.369 lượt người tham dự, trong đó lồng ghép các nội dung của pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan [25, 26, 27].
Đồng thời, Phòng Tƣ pháp quận cũng phổ biến, quán triệt cho các phòng, ban, đoàn thể, Ủy ban nhân dân 8 phường về nội dung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, từ đó truyên truyền, giáo dục và quán triệt các cơ quan, tổ chức thực hiện đơn giản hóa các giấy tờ có liên quan trong tiếp nhận, xử lý các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền, không để xảy ra hiện tƣợng ùn tắc, quá tải về hoạt động chứng thực; nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, không gây phiền hà, sách nhiễu và kịp thời hạn giải quyết các yêu cầu về chứng thực của tổ chức, công dân để chấn chỉnh kịp thời tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực.
2.2.3. Thực hiện các quy định pháp luật về quản lý công tác chứng thực và triển khai các quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực ở quận Cầu Giấy
Triển hai quy định pháp luật về quản lý công tác chứng thực ở quận Cầu Giấy
Các cơ quan có chức năng quản lý công tác chứng thực trên địa bản quận Cầu Giấy đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, điều hành việc thực hiện pháp luật chứng thực nhƣ:
- Công văn số 1352/HTQTCT-CT ngày 10/3/2015 và Công văn số 2421/HTQTCT-CT ngày 11/5/2015 của Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về việc triển khải thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
- Công văn số 3081/STP-HCTP ngày 14/10/2015 của Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội về việc giải đáp một số khó khăn, vướng mắc trong việc thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
- Hướng dẫn số 2128/HDLN-STP-STNMT ngày 28/8/2013 của Sở Tư pháp và Sở Tài nguyên và Môi trường về việc hướng dẫn thực hiện việc công chứng, chứng thực các giao dịch về quyền sử dụng dất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố Hà Nội;
- Công văn số 2354/Ủy ban nhân dân-NC ngày 10/4/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nọi hướng dẫn việc công chứng, chứng thực các hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất, nhà trên địa bàn thành phố Hà Nội...
Các văn bản nêu trên đã giúp việc thực hiện công tác chứng thực trên địa bàn thành phố Hà Nội nói chung và ở quận Cầu Giấy nói riêng đƣợc thống nhất, góp phần tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện.
Phòng Tƣ pháp quận Cầu Giấy cũng chỉ đạo các phòng, ban, đoàn thể, Ủy ban nhân dân 8 phường thực hiện rà soát các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cấp, ngành mình (bao gồm văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính khác) có nội dung thực hiện trình tự, thủ tục hành chính; kiểm tra các thức tổ chức thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 8 phường.
Triển khai các quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực
Tại Bộ phận một cửa liên thông các Ủy ban nhân dân phường và quận Cầu Giấy đều thực hiện tốt việc công bố công khai Bộ thủ tục hành chính trong đó có thủ tục chứng thực, thường xuyên rà soát thủ tục, kịp thời cập nhật, sửa đổi, bổ sung trình tự thực hiện, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn
giải quyết, căn cứ pháp lý và kết quả cần đạt đƣợc của thủ tục hành chính theo quy định. Đồng thời, chủ động phối hợp với các phòng, đơn vị tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc liên quan đến các việc chứng thực. Qua đó, góp phần tích cực trong việc đƣa hoạt động thực hiện pháp luật chứng thực của quận Cầu Giấy đi vào nền nếp, nâng cao chất lƣợng thực hiện pháp luật về chứng thực, đáp ứng tốt yêu cầu đổi mới của công tác cải cách hành chính và nhu cầu chính đáng của người dân.
Đối với thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, Phòng Tƣ pháp quận, Ủy ban nhân dân các phường và Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy đã thực hiện đúng các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Hầu hết, các thủ tục hành chính chứng thực bản sao từ bản chính tỷ lệ hồ sơ luôn luôn đƣợc trả đúng hạn, thời gian giải quyết chứng thực được rút gọn ngắn hơn so với thời gian trước đây.
Đối với chứng thực chữ ký, việc chứng thực chữ ký đã đƣợc triển khai theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày
18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015. Trong quá trình thực hiện, các lời chứng đƣợc các cơ quan có thẩm quyền chứng thực thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo các văn bản pháp luật đã quy định.
Việc chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành về mẫu chữ ký, chứng thực chữ ký đối với những giấy tờ, văn bản phải hợp pháp hóa lãnh sự, chất lượng bản dịch được bảo đảm, trách nhiệm của người dịch, mẫu lời chứng, việc sử dụng, vào sổ, in sổ trên hệ thống phần mềm và lưu trữ sổ chứng thực trên hệ thống và tại kho lưu trữ của đơn vị đúng theo quy định.
Học viên đã tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện chứng thực ở 8 phường của quận Cầu Giấy như sau:
Bảng 1: Tình hình số việc chứng thực đƣợc giải quyết
ở Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Cầu Giấy từ năm 2017 đến tháng 6/2020
Năm Số lƣợng
2017 2018 2019 Đến 6/2020
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng ư pháp quận Cầu Giấy
Số liệu trên cho thấy số lƣợng các việc chứng thực tại Ủy ban nhân dân các phường của quận Cầu Giấy có xu hướng tăng với tổng số việc chứng thực ngày càng nhiều. Năm 2018, số lƣợng bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính tăng 1,07%; số lƣợng chữ ký đƣợc chứng thực tăng 1,57%; số lƣợng các loại việc khác đƣợc xác nhận tăng 1,55%. Đến năm 2019, số lƣợng bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính tăng 1,21%; số lƣợng chữ ký đƣợc chứng thực tăng 1,25%; số lƣợng các loại việc khác đƣợc xác nhận tăng 1,25%. Nhƣ vậy, tốc độ tăng trung bình qua các năm đối với chứng thực bản sao từ bản chính là 1,14%;
chứng thực chữ ký là 1,41%; các loại việc khác đƣợc xác nhận là 1,23%. Tổng lệ phí thu được cho ngân sách nhà nước cũng khá lớn.
Biểu đồ 1. Tình hình số lƣợng vụ việc chứng thực đƣợc giải quyết ở Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Cầu Giấy
giai đoạn 2017 -2020
Chứng thực bản sao Chứng thực chữ ký Các loại việc khác
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng ư pháp quận Cầu Giấy
Biểu đồ trên cho thấy năm 2019, số lƣợng vụ việc chứng thực đƣợc giải quyết ở Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Cầu Giấy gia tăng mạnh, còn năm 2020 ƣớc tính lại giảm mạnh. Điều này có thể do nguyên nhân dịch bệnh Covid - 19 khiến các giao dịch dân sự, thương mại, dịch vụ trên địa bàn quận giảm mạnh.
Ngoài ra, dù xu hướng chung của các phường trên địa bàn quận Cầu Giấy là nhƣ vậy, song, số lƣợng các việc chứng thực là không đều ở các Ủy ban nhân dân phường khác nhau thuộc địa bàn quận Cầu Giấy.
Bảng 2: Tình hình số việc chứng thực đƣợc giải quyết ở Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Cầu Giấy 6 tháng đầu năm 2020
TT Ủy ban nhân
dân Phường
1 Dịch Vọng
2 Dịch Vọng Hậu
3 Nghĩa Tân
4 Nghĩa Đô
5 Yên Hòa
6 Trung Hòa
7 Quan Hoa
8 Mai Dịch
Tổng
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng ư pháp quận Cầu Giấy
Về thời gian chờ giải quyết chứng thực, tỷ lệ hồ sơ đƣợc giải quyết đúng hạn đạt khá cao. 100% hồ sơ chứng thực chữ ký đƣợc trả đúng hẹn. Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính đƣợc trả đúng hẹn cũng đạt tỷ lệ từ 97% - 99,5%. Việc trả hồ sơ đúng hẹn (ngay trong ngày hoặc không quá 02 ngày làm việc) đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc chứng thực, tránh sự phiền hà, tốn kém thời gian, chi phí đi lại.
Tại các văn phòng công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy, công tác chứng thực cũng đƣợc thực hiện theo đúng các quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong những năm gần đây, số lƣợng các giấy tờ, hồ sơ chứng thực từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng,
giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc tại các văn phòng công chứng ở quận Cầu Giấy đều có xu hướng tăng đều qua các năm.
Bảng 3: Tình hình số việc chứng thực đƣợc giải quyết
ở các Văn phòng Công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy từ năm 2017 đến tháng 6/2020
Năm Số lƣợng
2017 2018 2019 Đến 6/2020
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Sở ư pháp thành phố Hà Nội
Việc số lƣợng bản sao đƣợc chứng thực từ bản chính, chữ ký đƣợc chứng thực và hợp đồng giao dịch đƣợc chứng thực ở các văn phòng công chứng tăng
đều qua các năm cho thấy nhu cầu chứng thực ở quận Cầu Giấy ngày càng tăng và người dân đặt niềm tin ngày càng nhiều vào các tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện việc chứng thực ở các tổ chức này. Để có đƣợc kết quả này không thể phủ nhận đƣợc vai trò của đội ngũ công chứng viên trong thực hiện công tác chứng thực.
Biểu đồ 2. Tình hình số lƣợng vụ việc chứng thực đƣợc giải quyết ở các Văn phòng Công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy
giai đoạn 2017 -2020
Chứng thực bản sao Chứng thực chữ ký Các loại việc khác
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Sở ư pháp thành phố Hà Nội
Tương tự với số lượng vụ việc được chứng thực ở các phường thuộc quận Cầu Giấy, các Văn phòng Công chứng ở quận Cầu Giấy cũng thực hiện chứng thực tăng mạnh trong năm 2019 và giảm nhiều trong năm 2020. Nhƣ vậy, có thể thấy, người dân khi có việc cần chứng thực đã tìm đến cả các cơ quan nhà nước lẫn các Văn phòng Công chứng chứ không tập trung hẳn vào cơ quan hay tổ chức nào. Điều này góp phần giảm tải công việc cho các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng công chứng.
2.2.4. Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất cho thực hiện pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy
Việc đầu tƣ trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chứng thực đƣợc quan tâm thực hiện. Tại Bộ phận một cửa liên thông và Phòng Tƣ pháp quận Cầu Giấy đƣợc bố trí đầy đủ tủ đựng hồ sơ, tài liệu và đƣợc trang bị máy
tính, máy photocopy. Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã chỉ đạo Ủy ban nhân dân các phường trang cấp đầy đủ các cơ sở thiết yếu phục vụ công tác chứng thực. Do đó, hệ thống cơ sở vật chất ở bộ phận một cửa đã đƣợc đầu tƣ khá khang trang, hiện đại và tiện ích. 100% các phường trên địa bàn quận đều đã thực hiện cơ chế “một cửa” trong giải quyết các TTHC, trong đó phòng giao dịch đƣợc bố trí riêng, diện tích làm việc đều đạt yêu cầu cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đến làm TTHC và đƣợc trang bị phần mềm “một cửa” điện tử, máy tính, máy scan... Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị tại bộ phận “một cửa” của các phường đều được tăng cường đầu tư đã giúp cho các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiến độ giải quyết TTHC cho người dân đến giao dịch cũng nhanh gọn, hiệu quả hơn.
Do đó, mặc dù người dân đến làm thủ tục khá đông nhưng không hề có sự chen lấn, lộn xộn, mọi người ngồi đợi trật tự ở hàng ghế được bố trí sẵn và làm thủ tục theo thứ tự thông báo qua màn hình báo gọi số. Những người có nhu cầu tra cứu thông tin có thể tìm hiểu qua màn hình điện tử tra cứu các TTHC đƣợc trang bị ngay tại đó. Nhờ vậy, tiến độ giải quyết các TTHC cho người dân bảo đảm nhanh gọn hơn. Hầu hết các TTHC của người dân đều được giải quyết trong ngày. Những thủ tục cần sự phối hợp giải quyết hoặc thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp trên thì cán bộ, công chức chuyên môn sẽ tiếp nhận và chuyển đến cơ quan cấp trên giải quyết trong thời gian sớm nhất.
2.2.5. Kiểm tra, đánh giá công tác chứng thực ở quận Cầu Giấy
Công tác kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực đƣợc xác định là nội dung quan trọng của công tác quản lý nhà nước về hoạt động chứng thực nên luôn đƣợc quan tâm, chú trọng.
Hằng năm, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đều chỉ đạo Phòng Tƣ pháp tập trung quản lý, chỉ đạo, kiểm tra công tác chứng thực, có kế hoạch kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vực này. Đây là một trong những biện pháp để nâng cao nghiệp vụ về chứng thực và thực hiện đúng các quy định