7. Kết cấu của luận văn
3.2. Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
3.2.1. Nhóm các giải pháp chung
3.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực
Hoạt động chứng thực của nước ta hiện nay được thực hiện theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ra đời thay thế cho các quy định về chứng thực sao y bản chính, chứng thực chữ ký các văn bản bằng tiếng Việt tại Nghị định số 79/2007 và Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP. Mặt khác, sau hơn 60 năm hình thành và phát triển pháp luật về chứng thực của nước ta mới chỉ dừng lại ở tầm Nghị định. Qua phân tích ở chương 2 có thể thấy Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã bộc lộ những tồn tại, hạn chế cần đƣợc khắc phục. Để tạo điều kiện cho hoạt động chứng thực tiếp tục phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa, xã hội hóa và phát triển thành một dịch vụ hành chính tiêu biểu thì cần tập trung sửa đổi, bổ sung những vấn đề mang tính cấp bách, cần thiết nhất để tháo gỡ khó khăn vướng mắc lớn về thể chế, tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho hoạt động chứng thực; Nâng cao vị trí, vai trò của hoạt động chứng thực trong quá trình phát triển kinh tế xã hội; Nâng cao giá trị pháp lý của các văn bản chứng thực có hiệu lực thi hành trong thực tiễn. Thiết nghĩ, trong thời gian tới Quốc hội cần ban hành Luật Chứng thực, phù hợp với tình hình và xu thế phát triển của xã hội đảm bảo lợi ích của cá nhân, tổ chức, đồng thời bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ chứng thực ngang tầm với giá trị của văn bản giấy tờ đƣợc công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.
Việc xây dựng Luật chứng thực phải đảm bảo một số yêu cầu nhƣ: hợp nhất có điều chỉnh một cách phù hơp với tình hình thực tiễn các văn bản pháp luật hiện hành về chứng thực; sửa đổi những nội dung bất hợp lý trong những văn bản quy định về chứng thực; phân định lại phạm vi chứng thực giữa các cơ quan có thẩm quyền; quy định rõ về yêu cầu chất lƣợng, tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực; nâng cao hiệu lực, hiệu quả của quản lý nhà nước về chứng thực; phân định hợp lý vai trò, trách nhiệm của các cấp quản lý đảm bảo sự điều hành thống nhất từ trung ƣơng đến địa phương.
Đồng thời với việc ban hành Luật chứng thực cũng cần kịp thời ban hành các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành Luật chứng thực (Nghị định, thông tư, công văn hướng dẫn ). Việc này sẽ giúp cho pháp luật về chứng thực nhanh chóng đi vào cuộc sống, đảm bảo hoạt động chứng thực đƣợc duy trì ổn định, đồng bộ và thống nhất. Để làm đƣợc nhƣ vậy thì Quốc hội với tƣ cách là cơ quan đại biểu cao nhất của nhân dân, cơ quan quyền lực cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam với chức năng lập hiến, lập pháp thì Luật chứng thực sẽ do Quốc Hội xây dựng và ban hành. Chính phủ có trách nhiệm xây dựng và ban hành Nghị định hướng dẫn thi hành một số điều của luật; thông tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật và Nghị định để cán bộ và nhân dân có thể hiểu rõ hơn các quy định của Luật. Ủy ban nhân dân thành phố chỉ đạo Sở tƣ pháp tổng hợp các kiến nghị từ các địa phương trên địa bàn làm cơ sở kiến nghị với Chính phủ, Bộ tƣ pháp ban hành, sửa đổi, bổ sung những quy định liên quan đến hoạt động chứng thực; Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các quyết định điều chỉnh và cụ thể hóa hoạt động chứng thực trên địa bàn mình quản lý. Sở Tƣ pháp và Phòng Tư pháp cấp huyện thường xuyên chỉ đạo việc tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân xã; theo dõi nắm bắt kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai các văn bản điều chỉnh hoạt động chứng thực, kịp thời hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ
về chứng thực và giải đáp những khó khăn vướng mắc của cấp xã. Có như vậy mới tạo đƣợc hành lang vững chắc, đồng bộ và thống nhất cho hoạt động chứng thực.
Ngoài ra, cần hoàn thiện pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực vì những quy định này có vai trò quan trọng, giúp cho việc thực hiện pháp luật chứng thực đƣợc chính xác, nhanh chóng, thuận lợi. Đối với quy trình, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: Cần có cơ chế, giải pháp thiết thực nhằm giải quyết việc chứng thực bản sao từ bản chính không lưu trữ. Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định phải lưu trữ bản sao được chứng thực từ bản chính, do đó các cơ quan có thẩm quyền chứng thực rất lúng túng, nhất là khi phát hiện các sai sót đối với bản sao đƣợc chứng thực thì không có cơ sở để xác minh, đối chiếu và xác định trách nhiệm. Tuy niên, nếu lưu bản sao được chứng thực từ bản chính thì sẽ không có đủ cơ sở vật chất như phòng, tủ lưu trữ để thực hiện việc lưu trữ bản sao được chứng thực từ bản chính như các quy định pháp luật trước đây. Vì vậy, cần có một giải pháp cụ thể nhằm khắc phục khó khăn khi không lưu trữ bản sao được chứng thực từ bản chính. Về trước mắt, cần có sự đầu tư, trang cấp, lắp đặt các máy scan tại các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền chứng thực để khi người dân đưa bản chính đến để đối chiếu với bản sao thì người thực hiện chứng thực sẽ scan các loại giấy tờ đó vào máy và lưu trữ trong máy vi tính. Khi cần có thể đối chiếu, xác minh bản chính mà người thực hiện chứng thực đã căn cứ để thực hiện cấp bản sao. Đây là giải pháp phù hợp với sự phát triển công nghệ thông tin hiện nay, vừa giải quyết đƣợc vấn đề lưu trữ, sao in bản chính. Về lâu dài các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần xây dựng một cơ sở dữ liệu số về thông tin thân nhân của cá nhân đƣợc cấp bằng, chứng chỉ, hồ sơ một mặt vừa đảm bảo quản lý nhà nước vừa đảm bảo về mặt lưu trữ hồ sơ, hạn chế đến mức tối đa tình trạng làm bằng giả vừa giúp các cơ quan nhà nước trong quá trình xác minh hồ sơ, giấy tờ đặc biệt trong hoạt động chứng thực sao
y bản chính tại Ủy ban nhân dân. Trường hợp chứng thực bản sao từ một số giấy
tờ có tính chất lịch sử, đặc thù không giống các biểu mẫu hành chính thông thường, cần có hướng dẫn cụ thể hơn trong việc chứng thực các loại giấy tờ này.
Đối với việc chứng thực chữ ký, cần có quy định cụ thể hơn đối với việc chứng thực chữ ký, có thể dừng lại ở việc chứng thực về mặt hình thức tức là xác nhận, xác thực người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó nhƣ theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực”. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về mặt nội dung của văn bản chứng thực chữ ký. Điều này sẽ làm giảm tải bớt phần nào áp lực đối với người thực hiện chứng thực khi phải vừa rà soát nội dung của văn bản chứng thực, vừa phải xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Một số trường hợp chứng thực trong giấy tờ, văn bản có liên quan đến các ngành, lĩnh vực chuyên ngành, để tránh tình trạng chống chéo, mâu thuẫn giữa hình thức, nội dung chứng thực, các cơ quan có thẩm quyền xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc các chuyên ngành pháp luật nội dung có liên quan chỉ nền dừng lại ở quy định: “...phải có công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực”. Còn công chứng, chứng thực theo trình tự, thủ tục nào, cơ quan nào có thẩm quyền công chứng, chứng thực thì sẽ do pháp luật về công chứng, chứng thực quy định.
Đối với chứng thực chữ ký người dịch, tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Phòng Tƣ pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tƣ pháp phê duyệt”. Nhƣ vậy là không hợp lý, vì hầu hết cán bộ của các Phòng Tƣ pháp đều chỉ có trình độ Đại học Luật, vì vậy việc kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật là rất khó thực hiện.
Hơn nữa, ở các địa phương kinh tế phát triển, đô thị lớn, đội ngũ cộng tác viên dịch thuật dễ tìm. Trong khi ở các đơn vị cấp huyện, đội ngũ cộng tác viên dịch
thuật chủ yếu là giáo viên, người có trình độ một số tiếng nước ngoài thông dụng. Giải pháp đƣa ra là cần có quy định đội ngũ công tác viên dịch thuật là do Sở Tƣ pháp kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện, lập danh sách công nhận cộng tác viên dịch thuật, sau đó sẽ phân ra từng địa bàn cấp huyện theo số lƣợng phù hợp. Có nhƣ vậy, đội ngũ cộng tác viên dịch thuật sẽ đƣợc đa dạng hơn về năng lực, trình độ ngoại ngữ và đảm bảo chất lƣợng trong công tác dịch thuật. Đặc biệt trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, các hợp đồng, giao dịch, các giấy tờ, văn bản có yếu tố nước ngoài ngày càng phổ biến.
Đồng thời, cần có quy định cụ thể hơn đối với các trường hợp chứng thực về văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ mới dừng lại ở việc quy định chung chung các trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch mà chƣa có quy định riêng lẻ nào đối với các trường hợp chứng thực nêu trên. Trong khi đó, việc chứng thực các vấn đề về thừa kế thường xuyên gặp phải tại cơ sở, nhất là cấp xã, gây lúng túng cho người thực hiện chứng thực. Vì vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP cần sửa đổi, bổ sung quy định đầy đủ nội dung, thời gian niêm yết, thủ tục, hồ sơ cần thiết để thực hiện chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.
Đối với chứng thực các hợp đồng, giao dịch: Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch tại xã theo Nghị định 23 chỉ yêu cầu gồm 3 loại giấy tờ là quá đơn giản. Vì vậy, đối với những hợp đồng chuyển nhƣợng nhà, đất giá trị lớn, Ủy ban nhân dân cấp xã nhiều khi không dám thụ lý, mà hướng dẫn người dân đến công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng hoặc yêu cầu các bên tham gia phải cung cấp thêm hồ sơ để chứng minh nhằm tránh hợp đồng vô hiệu nhưng một số người dân lại tưởng cán bộ gây khó dễ. Vì vậy, Nghị định 23/2015/NĐ-CP cần sửa đổi, bổ sung theo hướng quy định cụ thể, chặt chẽ hơn các loại giấy tờ kèm theo để thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
3.2.1.2. iếp tục thực hiện cải cách h nh chính trong hoạt động chứng thực
Cần duy trì việc thực hiện cơ chế một cửa một cửa liên thông, tạo thuận lợi cho cán bộ, tổ chức liên hệ công tác và người dân đến yêu cầu chứng thực, thủ tục đƣợc giải quyết nhanh chóng, thuận tiện, tạo sự hài lòng và đồng thuận của người dân, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác chứng thực.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động chứng thực như: thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu chung và chia sẻ thông tin ngăn chặn việc chứng thực các hồ sơ, giấy tờ không hợp pháp của địa phương mình.
Bố trí đủ nhân lực làm công tác chứng thực, trang thiết bị theo tiêu chuẩn, quy trình một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính xã để giảm thời gian giải quyết chứng thực đến mức tối đa.
Tăng cường sự phối hợp thống nhất, đồng bộ giữa các ngành, đơn vị trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực, đặc biệt trong việc thực hiện Chỉ thị số 17/CT- TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Điều này sẽ giảm tải các chi phí cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính có liên quan đến chứng thực giấy tờ, văn bản.
Tập trung chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, thực hiện các công việc hành chính một cách thống nhất, công khai, minh bạch, đúng luật, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân khi đến giao dịch. Các cơ quan, đơn vị, địa phương khẩn trương khắc phục những tồn tại, hạn chế để tạo sự chuyển biến tích cực trong chỉ đạo, điều hành; kiên quyết xử lý nghiêm các hành vi vi phạm, gây nhũng nhiễu, phiền hà trong giải quyết các hoạt động chứng thực của người dân, đặc biệt là các trường hợp tái phạm, lợi dụng chức vụ, quyền hạn để chuộc lợi, làm trái quy định của pháp luật.
3.2.1.3. ảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chứng thực
Để nâng cao hiệu quả của việc thực hiện pháp luật về chứng thực thì những trang thiết bị cần thiết cho hoạt động chứng thực nhƣ: máy photo, máy tính, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, sổ sách theo dõi, kho lưu hồ sơ chứng thực là rất cần thiết, giúp cho công tác quản lý chứng thực đƣợc dễ dàng, hiệu quả, đúng quy định. Do văn bản chứng thực cần phải lưu 1 bản tại cơ quan thực hiện chứng thực nên việc tổ chức và bảo quản hồ sơ, văn bản lưu cần khoa học, có trang bị hệ thống phòng cháy, chữa cháy tại kho lưu trữ. Ngoài ra, một việc quan trọng nữa là cần xây dựng cơ sở dữ liệu cho hoạt động chứng thực. Đây đƣợc coi là một hình thức giúp hạn chế rủi ro trong hoạt động chứng thực và thuận tiện cho việc tra cứu khi có yêu cầu.
Để có thể trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật – công nghệ hiện đại cho công tác chứng thực, việc tìm kiếm cơ chế tài chính có thể huy động đƣợc từ nhiều nguồn lực là rất cần thiết. Vấn đề đặt ra là tìm kiếm giải pháp về cơ chế tài chính cho cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết trên. Giải pháp về tài chính cho việc mua sắm trang thiết bị cần đến sự phối hợp của các cấp và địa phương có thể là:
sự hỗ trợ từ nguồn tài chính của quận, thành phố; trích từ ngân sách địa phương, từ nguồn thu lệ phí chứng thực; tìm kiếm sự hỗ trợ của cá nhân, tổ chức Nên thực hiện cơ chế đối ứng: địa phương và cấp trên cùng làm theo tỷ lệ hợp lý tùy vào điều kiện tài chính của từng phường. Tài chính đối ứng của phường có thể huy động từ nguồn ngân sách hoặc từ nguồn thu phí chứng thực, hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ của các tổ chức, các quỹ trong nước và nước ngoài đang hoạt động hỗ trợ cho chương trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp. Tương tự, nguồn tài chính của cấp quận, huyện, tỉnh hỗ trợ cấp xã, phường cũng có thể huy động theo các nguồn như đối với cấp xã, phường.