7. Kết cấu của luận văn
2.3. Đánh giá thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
2.3.1. Ưu điểm trong thực hiện pháp luật chứng thực ở quận Cầu Giấy và nguyên nhân
Ưu điểm trong thực hiện pháp luật chứng thực ở quận Cầu Giấy
Về xây dựng,phát triển đội ngũ thực hiện pháp luật về chứng thực, với đội ngũ cán bộ, công chức Tƣ pháp - Hộ tịch đang công tác trên địa bàn quận Cầu Giấy đều có trình độ đại học hoặc thạc sĩ, Ủy ban nhân dân các phường thuộc quận Cầu Giấy đã xây dựng và bố trí đội ngũ nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kiến thức pháp luật để tiếp nhận yêu cầu chứng thực và giúp việc cho Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường trong công tác chứng thực. Cán bộ, công chức thực hiện pháp luật về chứng thực đều đƣợc tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho người có thẩm quyền chứng thực và người được phân công tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Ủy ban nhân dân phường.
Trong những năm qua, đội ngũ cán bộ có chức năng, thẩm quyền thực hiện pháp luật về chứng thực ở Phòng Tƣ pháp quận Cầu Giấy và các cán bộ Tƣ pháp - Hộ tịch ở các phường thuộc quận Cầu Giấy đã thực hiện tốt nhiệm vụ, chuyên môn, tham mưu cho cấp ủy, chính quyền thực hiện tốt công tác quản lý về lĩnh vực tƣ pháp nhất là công tác chứng thực.
Công tác tuyên truyền pháp luật trong những năm qua đã có những thành công nhất định trong việc tìm ra sự linh hoạt trong phổ biến thông tin thông qua các kênh khác nhau và nội dung thông tin phù hợp với thực tế của từng phường.
Ngƣợc lại, thông qua tuyên truyền, các ý kiến phản hồi, đánh giá từ phía nhân dân, phản ánh những khó khăn, vướng mắc trong thực thi quy định pháp luật về chứng thực của cả nhân dân lẫn cán bộ thực hiện chứng thực cũng nhƣ những ý kiến góp ý của các nhà nghiên cứu pháp luật, các nhà khoa học đã giúp ngành Tư pháp và Nhà nước xử lý, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện những văn bản pháp luật không còn phù hợp với tình hình thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật nói chung và hệ thống văn bản pháp luật về chứng thực nói riêng. Chính những phản ánh về khó khăn, vướng mắc, bất cập trong thực thi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn đã dẫn đến sự ra đời của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP với nhiều nội dung khắc phục cơ bản những bất cập, hạn chế của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.
Hiện nay, cùng với việc tuyên truyền, phổ biến và thực thi Nghị định 23/2015/NĐ-CP về công tác chứng thực, các ý kiến liên quan đến những vấn đề khó khăn nảy sinh trong thực tế thực hiện pháp luật chứng thực sẽ tiếp tục đƣợc nêu ra và gửi đến các cơ quan chức năng. Đó là những ý kiến rất có giá trị giúp Ủy ban lập pháp xem xét để hoàn thiện hệ thống pháp luật về chứng thực đặc
biệt là dự án Luật Chứng thực đang trong quá trình xây dựng để trình Quốc hội thông qua.
Nguyên nhân của ưu điểm trong thực hiện pháp luật chứng thực ở quận Cầu Giấy
Việc thực hiện pháp luật về chứng thực tại quận Cầu Giấy đã cơ bản thống nhất triển khai thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và từng bước triển khai thực hiện có hiệu quả hoạt động chứng thực ở tất cả các địa bàn, đơn vị hành chính trên địa bàn quận do có sự chỉ đạo, lãnh đạo sát sao của Quận ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận, sự hướng dẫn tận tình về nghiệp vụ, chuyên môn của Sở Tƣ pháp thành phố Hà Nội. Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã bám sát vào các Nghị quyết, chương trình, kế hoạch của thành phố Hà Nội và quận Cầu Giấy để ban hành các chương trình, kế hoạch hoạt động phù hợp, trong đó có hoạt động chứng thực. Trên cơ sở các Chương trình, kế hoạch của về công tác chứng thực, các cán bộ, công chức và cá nhân có thẩm quyền chứng thực đã chủ động tổ chức thực hiện pháp luật về chứng thực theo đúng chức năng, thẩm quyền.
Công tác tổ chức, cán bộ liên quan đến công tác chứng thực đã đƣợc lãnh đạo các đơn vị quan tâm nên công tác chứng thực dần đi vào nền nếp. Cán bộ, công chức làm công tác chứng thực đã xác định đƣợc tầm quan trọng của công tác chứng thực nên đã tuân thủ trình tự, thủ tục của Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng nhƣ Thông tƣ 20/2015/TT-BTP. Nghiệp vụ đƣợc nâng cao nên thụ lý hồ sơ và giải quyết hồ sơ một cách nhanh chóng, hướng dẫn rõ ràng cho người dân, do vậy, từ quận đến các phường trên địa bàn quận Cầu Giấy trong những năm qua chƣa có khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác chứng thực.
2.3.2. Hạn chế trong thực hiện pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy và nguyên nhân
Hạn chế trong thực hiện pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy
Về áp dụng các quy định pháp luật về chứng thực, một số Ủy ban nhân dân phường vẫn chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của nhân dân, có hiện tượng quá tải trong việc chứng thực bản sao tại một số nơi, một số thời điểm do tình trạng lạm dụng bản sao trong khi pháp luật đã quy định chỉ cần có bản chính để đối chiếu; chất lượng văn bản chứng thực trong một số trường hợp chưa bảo đảm; còn tồn tại một số trường hợp thu lệ phí chứng thực không đúng quy định... Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao từ bản chính ở một số đơn vị còn dễ dãi, tuỳ tiện, dẫn đến một số trường hợp văn bản không phải là bản chính hoặc bản chính có sửa chữa, tẩy xoá vẫn chứng thực; một số đơn vị chƣa thực hiện việc ghi sổ theo quy định, nhƣ cấp bản sao từ sổ gốc không vào sổ, ghi chép sổ chứng thực không rõ ràng...
Một số cơ quan, ban, ngành chƣa có cơ chế thực hiện nghiêm túc quy định Điều 6 của Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ và Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015, Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thru tục hành chính. Dẫn đến tình trạng nhiều cơ quan tiếp nhận giấy tờ, văn bản không chấp nhận bản chụp để đối chiếu với bản chính mà buộc đương sự phải nộp bản sao có chứng thực, một số cơ quan thì vẫn yêu cầu xuất trình bản chính hoặc yêu cầu bản sao từ sổ gốc giấy tờ hộ tịch mặc dù đã có bản sao chứng thực, làm tăng số lƣợng việc chứng thực không cần thiết, gây lãng phí tiền của, thời gian, gây phiền hà, sách nhiễu đối với người dân, làm giảm hiệu lực quy định pháp luật.
Công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về chứng thực tới tổ chức, công dân đạt hiệu quả chƣa cao. Hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật về chứng thực tại một số phường vẫn còn mang tính chất hình thức, phong trào, chƣa tập trung tuyên truyền theo chiều sâu, chƣa có sự phối hợp tuyên truyền một cách nhịp nhàng giữa chính quyền và đoàn thể nhân dân, dẫn tới chất lƣợng
tuyên truyền còn thấp. Công dân, tổ chức chƣa nắm rõ đƣợc văn bản mà mình sẽ đi chứng thực. Đôi khi công dân nghĩ chứng thực chữ ký là chứng thực tất cả các văn bản do công dân soạn thảo ra và công dân đảm bảo chữ ký về nội dung đó. Công dân chƣa thực sự hiều đƣợc có những văn bản không đƣợc xác định chữ ký theo văn bản tự soạn thảo mà phải làm theo thủ tục hành chính mà nhà nước đã ban hành. Chương trình tuyên truyền phổ biến giáo các quy định pháp luật về chứng thực nằm trong chương trình chung của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp hàng năm, song mảng tuyên truyền về chứng thực rất nhỏ, hầu nhƣ đƣợc đề cập rất ít. Vì thiếu một chương trình riêng, nên chưa có được các hình thức, biện pháp, nội dung phù hợp.
Do đó, có trường hợp công chức làm việc trong các cơ quan nhà nước cũng chưa hiểu rõ đƣợc thuật ngữ “công chứng” và “chứng thực”.
Chất lƣợng của đội ngũ làm công tác chứng thực còn hạn chế. Ở Ủy ban nhân dân một số Phường thuộc quận Cầu Giấy, một số cán bộ công chức thực hiện công tác chứng thực còn hạn chế, trình độ. Ở một số Văn phòng Công chứng, vẫn còn tình trạng một số công chứng viên còn hạn chế về trình độ chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ chƣa đủ để đáp ứng yêu cầu công việc, một số công chứng viên cố tình sai phạm về đạo đức hành nghề của công chứng viên nhằm mục đích trục lợi khi thực hiện việc chứng thực. Cán bộ công chức làm công tác chứng thực trên địa bàn quận Cầu Giấy đều đã có bằng Đại học nhƣng chủ yếu lại là bằng tại chức (3 cán bộ), có 1 cán bộ có bằng chuyên ngành quản lý công vì trong quá trình làm việc, các cán bộ tư pháp phường tự nâng cao trình độ bằng cách vừa học vừa làm. Đa số cán bộ làm công tác chứng thực đều có văn bằng, chứng chỉ về tiếng Anh nhƣng chỉ là những chứng chỉ A, B, C có thời hạn và có thể đã học từ lâu nên trình độ tiếng Anh của các cán bộ này còn rất hạn chế. Độ tuổi trung bình của các cán bộ tƣ pháp trên địa bàn quận khá cao (39,5) mà việc đối chiếu văn bản giấy tờ gốc với bản sao đòi hỏi độ nhanh nhạy và quan sát tốt, cẩn trọng, chính xác khiến các cán bộ tư pháp ở các phường gặp nhiều khó khăn, lúng túng khi thực hiện chứng thực.
Mặt khác, những cán bộ này thường phải kiêm nhiệm cả việc hộ tịch khiến đầu việc phải giải quyết là khá nhiều. Trong khi đó, công việc chứng thực của các phường đều có số lượng lớn, lại tăng đều qua các năm. Áp lực phải thực hiện công việc chứng thực trong thời gian quá ngắn trong khi số lƣợng công việc rất nhiều, cán bộ giải quyết thì chỉ có 1 người, nên nhiều khi cán bộ không có đủ thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng các yêu cầu chứng thực; ở các phường thì cán bộ có tâm lý nể nang nên làm cho đƣợc việc; một phần nguyên nhân do trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về chứng thực của cán bộ còn hạn chế và không đồng đều, trang thiết bị để thực hiện nhiệm vụ hạn chế, việc kiểm tra bản chính chủ yếu là bằng mắt thường trong khi kỹ thuật làm giả, làm nhái ngày càng tinh vi hiện đại nên khó để phát hiện ra các trường hợp bản chính thật, giả. Đôi khi, việc chứng thực bản sao từ bản chính cũng gặp khó khăn trong xác nhận đƣợc tính chính xác của văn bản chính nhƣ bản chính đƣợc ép dẻo, ép platic. Bên cạnh đó, hiện nay, công nghệ photocopy mầu rất phổ biến nên rất khó nhận biết đƣợc văn bản chính, văn bản giả mạo.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác chứng thực ở các phường thuộc quận Cầu Giấy còn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu. Theo quy định, bộ phận "một cửa" các phường phải niêm yết công khai thủ tục hành chính, bố trí ghế ngồi, bàn viết cho công dân và các trang thiết bị khác phục vụ điều kiện làm việc. Tuy nhiên, hiện trên địa bàn quận Cầu Giấy còn một số phường chưa đáp ứng đủ điều này do diện tích quá chật hẹp, phòng tiếp dân không bảo đảm diện tích theo quy định nên khó khăn trong việc bố trí các điều kiện cần thiết của bộ phận "một cửa". Các trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động tuyên truyền của các phường tuy đầy đủ, hiện đại nhưng thông tin cập nhật về các văn bản quy phạm pháp luật mới về chứng thực chƣa đƣợc thực hiện kịp thời, nhanh chóng.
Công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình tổ chức, hoạt động chứng thực còn chưa chặt chẽ, thường xuyên nên dẫn đến việc tháo gỡ vướng mắc, khó
khăn, phát hiện, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật đôi khi còn chƣa hiệu quả. Công tác hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp và Phòng Tƣ pháp đôi khi chƣa kịp thời, sâu sát dẫn đến có những sai sót ở cơ sở chƣa đƣợc phát hiện để chỉ đạo uốn nắn.
Nguyên nhân của hạn chế trong thực hiện pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy
hứ nhất, sự tuân thủ của các cơ quan, tổ chức đối với các quy định của pháp luật về chứng thực không cao do bị chi phối bởi nhiều các văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Trong khi đó, một số quy định pháp luật về chứng thực còn hạn chế. Mặc dù được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước chúng ta đã ban hành đƣợc một hệ thống các quy định pháp luật về chứng thực tạo khuôn khổ pháp lý cho hoạt động chứng thực cũng nhƣ đảm bảo hoạt động quản lý nhà nước có hiệu quả. Tuy nhiên, trong hệ thống các văn bản pháp luật liên quan tới lĩnh vực chứng thực thì văn bản điều chỉnh trực tiếp của lĩnh vực chứng thực mới chỉ dừng lại ở cấp độ nghị định của Chính phủ. Trong khi đó, một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết đã đƣợc ban hành ở cấp độ luật nhƣ: Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Nhà ở Một số quy định về chứng thực trong các văn bản pháp luật không đƣợc quy định đồng bộ, nhất quán, nên còn có nhiều cách hiểu, cách làm khác nhau ở các địa phương. Ngoài ra, còn có những trường hợp khi áp dụng quy định trong văn bản luật vào thực tế khó đƣợc thực hiện, do chƣa dự liệu hết các tình huống có thể xảy ra.
Chẳng hạn, theo quy định của pháp luật về chứng thực, công tác chứng thực ở cấp xã do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch đƣợc giao phụ trách. Họ sẽ là người ký chứng thực. Tuy vậy, điều này phát sinh một bất cập là khi người ký chứng thực đi vắng vì một lý do nào đó (đi họp, đi cơ sở, đi việc riêng ) thì sẽ không có ai ký chứng thực. Và, có hai trường hợp xảy ra là: cán bộ chứng thực không nhận hồ sơ hoặc hồ sơ phải chờ ký. Cả hai trường hợp này người dân đều
phải đợi (đợi hôm khác hoặc đợi đến khi người ký chứng thực về ký). Như vậy, sự liên tục của công tác chứng thực không còn. Điều này không phù hợp với nguyên tắc của cơ chế một cửa đang đƣợc áp dụng trên toàn địa bàn thành phố Hà Nội. Sự gián đoạn này sẽ có hệ quả lớn hơn đối với những phường mà nhu cầu chứng thực của người dân lớn. Đây là vấn đề về thể chế chứng thực cần Nhà nước phải điều chỉnh cho phù hợp.
Hoặc Nghị định 23/2015/NĐ-CP chƣa quy định cụ thể, rõ ràng về việc chứng thực những giao dịch có liên quan đến hình thức, nội dung, trình tự thủ tục thực hiện hợp đồng. Điều này ít nhiều có thể khiến cán bộ làm công tác chứng thực ở cơ sở lúng túng. Thêm vào đó, khi đƣợc giao thêm thẩm quyền này, không phải Phó Chủ tịch, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường nào cũng nắm vững Luật. Do đó, giai đoạn đầu triển khai thực hiện, một số địa phương đã xảy ra sai sót trong công tác chứng thực.
Thứ hai, về đạo đức công vụ, trong khi thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng chức năng, thẩm quyền một bộ phận cán bộ, công chức vi phạm đạo đức nghề nghiệp, còn có hiện tƣợng cán bộ tƣ pháp cố ý làm trái, không tuân thủ đúng trình tự, thủ tục chứng thực theo quy định của pháp luật gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan công quyền và tiếp tay cho các loại tội phạm các hoạt động. Cũng có trường hợp, do nể nang, chủ quan một số cán bộ tư pháp đã chứng thực bản sao mà không có bản chính. Một số Ủy ban nhân dân phường chưa chú trọng công tác quản lý đào tạo công chức về văn hóa định hướng phục vụ nhân dân nên mặc dù cán bộ công chức đã đƣợc tập huấn về thái độ tiếp công dân: hòa nhã, niềm nở, hướng dẫn công dân làm thủ tục tận tình chu đáo nhưng đôi khi có những trường hợp cán bộ tiếp nhận hồ sơ tiếp xúc dân chưa được niềm nở, chƣa thể hiện hết trách nhiệm của mình, còn có thái độ hách dịch, bớt xén giờ làm, trách nhiệm thấp của cán bộ chứng thực với hoạt động chứng thực.