CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
4.2. Thúc đẩy thực hiện và kiểm tra thường xuyên công tác 5S – 7S
Đối với việc thực hiện công tác 5S tại kho vật tƣ (bao gồm kho phụ liệu) của Nhà máy 1, công nhân viên đang đƣợc khuyến khích thực hiện trên tinh thần tự giác.
Điều này giúp nâng cao tinh thần, ý thức làm việc của công nhân rất nhiều. Tuy nhiên, để công tác 5S được thực hiện nghiêm túc, thường xuyên, triệt để và mang lại hiệu quả cao thì tác giả đề xuất thực hiện nhƣ sau:
Tại bước chuẩn bị:
Trang 50
Khóa luận tốt nghiệp
Lãnh đạo cam kết thực hiện vì sự quyết tâm thực hiện đến cùng của lãnh đạo có tầm ảnh hưởng rất lớn đến hành động của công nhân viên. Phan Chí Anh (2015) đã đề cập đến rằng: “Một yếu tố quan trọng giúp quá trình triển khai 5S thành công là sự cam kết của lãnh đạo. Việc cam kết này sẽ đảm bảo nguồn lực trong toàn bộ quá trình thực hiện.”
Thành lập ban chỉ đạo 5S bài bản (có sự tham gia của lãnh đạo và đại diện của các phòng ban trong công ty), tổ chức tuyên truyền đến tất cả CB – CNV (đặc biệt là CB – CNV mới);
Tổ chức chương trình đào tạo cho các cán bộ hướng dẫn thực hiện 5S, chia sẻ kinh nghiệm thực hiện học hỏi đƣợc từ việc áp dụng của các doanh nghiệp đã áp dụng trước;
Xây dựng kế hoạch thực hiện, kiểm tra, đánh giá định kỳ và đảm bảo việc kiểm tra nghiêm ngặt, mang tính kỷ luật.
Việc thực hiện 5S được thực hiện tại các phân xưởng, khu vực văn phòng, khu nhà ăn, các kho,.. bởi sự tham gia của tất cả các cá nhân, trong đó cán bộ cấp cao, ban lãnh đạo là những người tiên phong trong việc thực hiện công tác này. Các cán bộ chịu trách nhiệm chính truyền đạt, hướng dẫn công nhân viên thuộc quyền quản lý của mình, thường xuyên đôn đốc, lắng nghe chia sẻ các khó khăn và vướng mắc trong quá trình thực hiện của công nhân viên và đƣa ra sự hỗ trợ kịp thời. Cụ thể trong luận văn này, tác giả xin tập trung vào các hoạt động tại kho vật tƣ của Nhà máy 1.
Phân loại những gì cần thiết và không cần thiết cho công việc, sau đó loại bỏ những gì không cần thiết:
+ Những vật dụng nhƣ bọc nylon bọc NVL, thùng đựng sau khi cấp phát NVL sẽ còn dƣ, nếu không tái thể tái sử dụng đƣợc nữa thì công nhân phải tự giác gom gọn lại và loại bỏ;
+ Những dụng cụ, máy móc để cắt & cấp phát NVL nếu không còn nhu cầu sử
dụng trong thời gian dài sắp tới thì đem cất vào kho dụng cụ, dán thẻ màu phân biệt hoặc bị hao mòn không còn sử dụng đƣợc nữa thì mang đi thanh lý.
Trang 51
Khóa luận tốt nghiệp
Bước 2: Sắp xếp
+ NVL sau khi đƣợc kiểm tra số lƣợng & chất lƣợng đạt chuẩn thì phân công công nhân sắp xếp lên kệ theo đúng quy định ngay, tránh chất đống gây tốn diện tích kho, khó khăn trong việc di chuyển và gây nguy hiểm nếu NVL bị ngã.;
+ Dụng cụ phục vụ cho việc lấy, vận chuyển NVL nhƣ xe đẩy, thang,.. và các máy móc khác sau khi sử dụng xong thì phải xếp vào khu vực quy định để trước đó một cách ngay ngắn, tránh để lung tung gây thất lạc, khó khăn trong việc di chuyển và gây lãng phí diện tích sàn nhà;
+ Tại các khu vực được quy định dùng để lưu trữ máy móc, dụng cụ nên bổ sung thêm hình ảnh minh họa, kèm tên gọi giúp không bị nhầm lẫn vị trí cho các máy móc, dụng cụ này;
+ Các cuốn Swatch book, băng keo, viết, kéo tại khu vực kiểm tra chất lƣợng
+ Trên bàn làm việc của ban quản lý kho, nên dán các miếng stick ghi rõ tên dụng cụ cần thiết cho công việc nhƣ máy tính, bàn phím, chuột máy tính, văn phòng phẩm, hồ sơ,..và cố định vị trí của chúng trên bàn, tạo sự dễ dàng trong việc lấy và trả lại các dụng cụ này.
Bước 3: Sạch sẽ
+ Cá nhân mỗi người dành thời gian 5 – 7 phút vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ, máy móc làm việc của mình trước khi làm việc. Khẩu hiệu “5 phút làm 5S mỗi ngày” đã đƣợc Phan Chí Anh (2015) đề cập đến trong sách Quản trị sản xuất tinh gọn. Ngoài ra, thông qua việc vệ sinh này đôi khi sẽ có thể phát hiện những bất thường trên máy, hỗ trợ cho việc bảo trì máy, hạn chế xảy ra sự cố);
+ Trang bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh;
+ Khi phát hiện nguồn gây bẩn thì phải nhanh chóng tiêu diệt, tránh để lây lan ra các khu vực khác, gây té ngã và gây bẩn NVL trong kho;
+ Không chỉ giữ vệ sinh khu vực mình làm việc mà còn cả không gian làm việc chung, tạo không gian làm việc sạch sẽ & thân thiện, góp phần tạo không khí làm việc tốt và nâng cao hiệu quả làm việc;
Trang 52
Khóa luận tốt nghiệp
+ Thiết kế lịch làm vệ sinh kho sau mỗi ngày làm việc (2 người/ ngày, thời gian:
10 – 15 phút) có phân chia khu vực cụ thể;
+ Khi làm vệ sinh nên chú ý rút kinh nghiệm, đƣa ra các nhận định, cải tiến giúp cho việc làm vệ sinh thuận tiện hơn, tốn ít thời gian hơn.
Bước 4: Săn sóc
Bảo quản NVL cẩn thận (tuân thủ quy định về nhiệt độ, độ ẩm,..), bảo trì máy móc theo đúng lịch, thường xuyên và đúng quy định.
Nỗ lực duy trì sự thực hiện thường xuyên các bước trên vì “5S cần được thực hiện liên tục, không bị gián đoạn vì bất kỳ lý do gì và nó phải đƣợc thực hiện ngay trong lúc làm việc.” Nguyễn Phương Quang (2016).
Bước 5: Duy trì (Sẵn sàng)
Cá nhân mỗi người tự duy trì ý thức tuân thủ nghiêm túc công tác 5S – 7S. Từ đó, hình thành thói quen thực hiện 5S, không còn mang tính chất ép buộc hoặc chỉ để cho có hình thức. Điều này giúp cho NVL, máy móc, dụng cụ luôn ở trong tình trạng tốt, phục vụ tốt cho công việc và cho quá trình sản xuất, tạo môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái, thân thiện.
Nếu không có nỗ lực duy trì, mọi sự cố gắng của tập thể đã có trước đó đều không hề mang lại hiệu quả. “5S phải là hoạt động thường xuyên và cải tiến liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong”. Nếu dừng lại thì cơ quan, xí nghiệp sẽ quay về tình trạng ban đầu, giống nhƣ lúc chƣa thực hiện 5S.” Nguyễn Phương Quang (2016).
Bước 6: An toàn (Safe)
Nơi làm việc phải luôn đảm bảo an toàn, đƣợc trang bị đầy đủ dụng cụ bảo hộ lao động. Kết hợp tuyên truyền tầm quan trọng của việc sử dụng dụng cụ bảo hộ lao động, thúc đẩy và giám sát việc công nhân phải sử dụng những dụng cụ này trong quá trình làm việc. Các máy móc, dụng cụ phải đƣợc sử dụng đúng cách, tránh gây nguy hiểm trong quá trình làm việc.
Bước 7: Tiết kiệm (Save)
Sử dụng vật tƣ một cách tiết kiệm bằng cách tuân thủ quy trình công nghệ khi cắt vật tƣ. Việc bảo quản NVL theo đúng quy định cũng giúp đảm bảo nguyên vẹn NVL, tránh hao phí do NVL bị hƣ hỏng, không đạt chuẩn chất lƣợng. Ngoài ra,
Trang 53
Khóa luận tốt nghiệp
những nguồn tài nguyên khác phục vụ cho quá trình làm việc như điện, nước cũng cần đƣợc sử dụng hợp lý và tiết kiệm. Đơn cử nhƣ việc tắt các thiết bị, máy móc khi không còn nhu cầu sử dụng, không để quên qua đêm khi không làm việc.
Tại bước đánh giá:
Để các hoạt động 5S – 7S mang lại hiệu quả thì việc kiểm tra thường xuyên, việc đánh giá định kì, nghiêm túc, kỷ luật là việc vô cùng quan trọng. Việc thiếu kiểm tra, giám sát sẽ làm giảm hiệu quả công tác 5S – 7S, thậm chí có thể làm lệch với các triết lý ban đầu, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất và gây lãng phí cho công ty.
Xây dựng, biên soạn tài liệu, chỉ tiêu đánh giá là vấn đề cần đƣợc chú ý để tạo hệ thống đánh giá bài bản. Phan Chí Anh (2015) đƣa ra gợi một mẫu đánh giá chung sau cùng nhƣ sau: “Mẫu đánh giá dùng thang điểm 5 với quy ƣớc nhƣ sau:
1. Hoàn toàn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu thực hiện 5S 2. Đã đáp ứng một số nguyên tắc của thực hành 5S 3. Áp dụng khá tốt 5S và có những kết quả cụ thể 4. Thực hiện 5S tốt, có hệ thống, đạt hiệu quả tốt 5. Áp dụng rất tốt 5S trong toàn doanh nghiệp.”
Tiến hành kiểm tra, đánh giá: Những cán bộ đƣợc phân công kiểm tra, đánh giá có thể tiến hành chia nhóm làm nhiệm vụ theo lịch định kỳ hoặc những dịp kiểm tra đột xuất nhằm giúp kết quả đánh giá mang tính khách quan, thực tế hơn.
Công bố bảng tin 5S thể hiện kết quả thực hiện giữa các bộ phận. Dựa vào kết quả, ta có thể nhận biết đƣợc khu vực, bộ phận nào đang gặp vấn đề và tiến hành ghi nhận, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra phương án cải thiện.
Tiến hành tuyên dương, khen thưởng: Đối với những bộ phận, cá nhân có thành tích thực hiện 5S tốt thì cần có hình thức tuyên dương, thưởng khích lệ nhằm thúc đẩy phong trào thi đua thực hiện 5S diễn ra mạnh mẽ hơn trong công ty. Đối với các bộ phận, cá nhân chƣa thực hiện tốt công tác 5S, cần nhắc nhở và đẩy mạnh khuyến khích thực hiện, phát phiếu khảo sát để tìm hiểu rõ nguyên nhân, các vấn đề gây khó khăn trong việc thực hiện của họ để có
Trang 54
Khóa luận tốt nghiệp
hướng hỗ trợ khắc phục. Tuy nhiên, có thể áp dụng hình thức kỷ luật phù hợp dựa vào số lƣợng biên bản vi phạm và mức độ vi phạm nhằm giúp cho công tác 5S tại công ty đƣợc thực hiện nghiêm túc, chỉnh chu và mang lại hiệu quả cao hơn.