CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT CỦA HỢP TÁC XÃ TMDV&MT HIỆP
2.4. Chứng từ sổ sách kế toán
2.4.1. Chứng từ kế toán
2.4.1.1. Tên chứng từ
Chứng từ liên quan đến tiền mặt được sử dụng tại Hợp tác xã gồm có:
- Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
- Phiếu thu (Mẫu số 02-TT)
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001)
2.4.1.2. Mục đích và cách lập từng chứng từ:
Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán MISA nên các hóa đơn đều được lập trực tiếp trên phần mềm. Mục đích và cách lập các chứng từ liên quan đến tiền mặt như sau:
❖ Phiếu thu: Mẫu hóa đơn, chứng từ thu tiền mặt được lập để thể hiện quá trình giao dịch đã hoàn thành tương ứng với số tiền. Ngoài mục đích trên, phiếu thu cần được lập với mục đích xác định số tiền mặt, ngoại tệ,…thực tế nhập quỹ và làm minh chứng và căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, để kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Phiếu thu còn là bằng chứng để chứng minh, làm rõ ràng mọi vấn đề trong việc thu tiền để phòng khi có giao dịch xảy ra tranh chấp.
Trên mẫu phiếu thu cần ghi đầy đủ các thông tin:
- Tên đơn vị và địa chỉ đơn vị lập phiếu thu
- Số quyển, số từng phiếu thu
- Tên biểu mẫu
- Thông tin và địa chỉ người nộp tiền
- Lý do nộp tiền và số tiền
- Chứng từ liên quan
- Chữ ký và đóng dấu
Phiếu thu được lập thành 3 liên, thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên còn lại lưu tại nơi lập phiếu
Cách lập phiếu thu trên phần mềm MISA như sau:
Khi nhận được tiền thanh toán từ khách hàng, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm, tìm hóa đơn, đối chiếu
Bước 1: Trên phần mềm, vào quỹ - thu tiền.
19
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin về đối tượng, lý do nộp, ngày hạch toán, ngày chứng
từ, số tiền.
Bước 3: Chọn cất – đóng
Phiều thu lập trên phần mềm MISA được thể hiện bằng hình 2.1:
Hình 2.1. Mẫu phiếu thu trên phần mềm MISA
Nguồn: Phần mềm MISA SME.NET 2017
❖ Phiếu chi: Là chứng từ giúp kiểm soát các khoản chi tiêu để sử dụng
cho mục đích nào đó của doanh nghiệp. Lập phiếu chi nhằm xác định các khoản tiền
mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế
toán ghi sổ kế toán. Khi phát sinh bất kỳ hoạt động bất thường nào, phiếu thu là
minh chứng để kiểm tra, soát xét để chứng minh sự thực tế và chân thật.
Trên mẫu phiếu chi cần ghi đầy đủ các thông tin:
- Đơn vị, địa chỉ
- Tên phiếu chi
- Ngày tháng năm lập phiếu
20
- Địa chỉ
- Lý do chi
- Số tiền
- Chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người lập phiếu và Người nhận tiền.
- Tỷ giá ngoại tệ, số tiền quy đổi
Tương tự như phiếu thu, phiếu chi được lập trên phần mềm như sau:
Bước 1: Vào quỹ - chi tiền
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin và chọn cất – đóng
Phiều chi lập trên phần mềm MISA được thể hiện bằng hình 2.2:
Hình 2.2. Mẫu phiếu chi trên phần mềm MISA
Nguồn: Phần mềm MISA SME.NET 2017 Phiếu thu và phiếu chi hợp lệ khi có đủ chữ ký cùa kế toán, người nộp tiền và xác nhận con dấu của doanh nghiệp.
❖ Hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGTGT), (HĐ VAT)
21
Hóa đơn giá trị gia tăng ghi nhận thông tin bán hàng và cung cấp dịch vụ cho bên mua nhằm xác định thuế GTGTđầu ra và doanh thu bán hàng. HĐGTGT được lập vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hay quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Hóa đơn được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Tại HTX sử dụng hóa đơn điện tử vì vậy khi lập HĐ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các thông tin sau:
- Ngày tháng năm lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; người mua
- Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Chứ ký số, chữ ký điện tử của người bán
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.