2.1 Đặc điểm tình hình kinh doanh và quản lý kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Vận tải GLOBAL
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Căn cứ vào loại hình kinh doanh, quy mô và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, công ty TNHH Thương mại và Vận tải GLOBAL đã và đang
áp dụng hinh thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung tại phòng Kế toán nhằm
GIÁM ĐỐC
PHÒNG HÀNH CHÍNH –
NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN
TỔ 1 TỔ 2
Phan Thị Ngọc Hiệp CQ55/21.03 34
đảm bảo cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo cho sự thống nhất giữa kế toán trưởng với Ban lãnh đạo công ty.
Phòng Kế toán của công ty có 4 thành viên, đó là:
- Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp).
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán thuế.
- Kế toán tiền lương kiêm kế toán TSCĐ.
- Thủ quỹ kiêm thủ kho.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty như sau:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty TNHH Thương mại và Vận tải
GLOBAL
Trong đó:
- Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán
của phòng Kế toán; có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và lập các báo cáo kế toán theo quy định hiện hành; chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ; đưa ra những tham mưu về tình hình tài chính của công ty; tham gia ý kiến với giám đốc về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên của bộ phận Kế toán.
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán thuế: là người đưa ra các quyết định và
thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán cho nhà cung cấp hay cho khách hàng trả chậm. Theo dõi và quản lý các khoản phải thu, phải trả, quản
lý công nợ, lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung câp cũng như thu hồi các
KẾ TOÁN TRƯỞNG
(KẾ TOÁN TỔNG
HỢP)
KẾ TOÁN
THANH
TOÁN KIÊM
KẾ TOÁN
THUẾ
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KIÊM
KẾ TOÁN TSCĐ,KẾ TOÁN
KHO
THỦ QUỸ KIÊM THỦ KHO
Phan Thị Ngọc Hiệp CQ55/21.03 35
khoản phải thu từ khách hàng. Kê khai các khoản thuế phải nộp hay các khoản thuế được khấu trừ hàng tháng của doanh nghiệp. Nộp các khoản thuế phải đóng cho Chi cục Thuế.
- Kế toán tiền lương kiêm kế toán tài sản cố định, kế toán kho: tính lương và
chi trả lương hàng tháng cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Tính các khoản trích theo lương theo quy định của Nhà nước. Trả lương kịp thời, theo dõi tình hình sử dụng quỹ lương của doanh nghiệp. Ghi chép, theo dõi số lượng cũng như tình trạng, giá trị của TSCĐ. Tính toán chính xác mức khấu hao theo quy định để tính vào chi phí trong kỳ, hạch toán chính xác chi phí khấu hao vào các khoản mục chi phí thích hợp. Xử lý đúng các TSCĐ không còn được sử dụng. Phản ánh các khoản thu chi từ thanh lý TSCĐ. Đề xuất mua mới hay thanh lý TSCĐ khi cần thiết cho Ban lãnh đạo. Theo dõi và trích lập các khoản dự phòng đối với giảm giá hàng tồn kho khi giá trị hàng tồn kho giảm, chất lượng hàng tồn kho không còn cao.
- Thủ quỹ kiêm thủ kho:
+ Phần việc đối với Quỹ: là người sẽ chịu trách nhiệm quản lý, ghi chép việc thu, chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. Thực hiện thu, chi tiền mặt theo quyết định của cấp trên. Thực kiểm kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và so sánh số tiền thực có ở Quỹ với số liệu trên sổ sách, nếu
có sai sót phải tìm ra nguyên nhân và chỉnh sửa. Lập các báo cáo khi cấp trên yêu cầu.
+ Phần việc đối với Kho: là người chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa của công ty trong kho. Ghi chép và tính toán giá nhập, xuất, tồn trong kho. Theo dõi, kiểm kê hàng hóa trong kho hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, so sánh giữa số thực tồn và số liệu trên sổ sách, nếu có sai sót thì phải tìm ra nguyên nhân và chỉnh sửa. Quản lý và thực hiện các biện pháp để bảo quản, duy trì chất lượng của hàng hóa trong kho. Báo cáo cấp trên khi hàng hóa trong kho
Phan Thị Ngọc Hiệp CQ55/21.03 36
không còn giữ được chất lượng để trích lập dự phòng kịp thời. Thực hiện nhập, xuất kho theo quyết định mua bán của cấp trên.
2.1.4.2 Chính sách và chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị
Với số vốn điều lệ là 10.000.000.000 VNĐ (mười tỷ đồng chẵn) và số nhân viên là 30 người, Công ty TNHH Thương mại và Vận tải GLOBAL đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hàng ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vi tiền tệ sử dụng trong thanh toán: Việt Nam Đồng.
- Hinh thức hạch toán: Nhật ký chung.
- Phần mềm kế toán đang sử dụng: Phần mềm kế toán Misa.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính và nộp thuế giá trị gia tăng: kê khai khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng.
2.1.4.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH Thương mại và Vận Tải GLOBAL áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC vào hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ và thiết lập
hệ thống tài khoản phù hợp với quy mô cũng như đăc điểm của hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ của công ty.
Hệ thống tài khoản áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Cách thức mở tài khoản chi tiết với các đối tượng:
- Tài khoản tiền mặt: được theo dõi chi tiết thành hai tài khoản nhỏ theo đơn
vị tiền tệ là đồng Việt Nam và ngoại tệ (Đô la Mỹ).
- Tài khoản tiền gửi ngân hàng: được theo dõi theo từng đơn vị tiền tệ (đồng Việt Nam và đô la Mỹ) và tại từng ngân hàng mà công ty mở tài khoản thanh toán.
- Tài khoản hàng tồn kho: được phân loại chi tiết theo từng loại hàng hóa.
Phan Thị Ngọc Hiệp CQ55/21.03 37
- Tài khoản doanh thu: được theo dõi chi tiết theo từng nội dung (doanh thu bán hàng hóa, doanh thu cung cấp dịch vụ,…), với từng loại tài khoản đó lại
có những tài khoản chi tiết theo từng loại hình dịch vụ cung cấp.
- Tài khoản chi phí: được theo dõi và phân loại tương tư như các tài khoản doanh thu (được chia theo từng nội dung, sau đó đi vào chi tiết chi phí của từng loại hình dịch vụ).
Hệ thống sổ kế toán tại doanh nghiệp bao gồm: sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản. Ngoài ra công ty còn sử dụng nhiều bảng tổng hợp, bảng kê…
Kế toán công ty tuân thủ Luật kế toán Việt Nam, Chuẩn mực kế toán và Chế
độ kế toán Việt Nam.
Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Misa trong việc hạch toán kế toán.
Phan Thị Ngọc Hiệp CQ55/21.03 38