Là hệ thống các sổ kế toán số lượng sổ, kết cấu các loại số mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp hệ thống hóa số liệu kế toán bắt đầu từ các chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán tài chính.
Hiện nay ở nước ta có các hình thức kế toán:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
3.4.1. Hình thức thức kế toán Nhật ký chung:
- Nhật ký chung: Trong hình thức kế toán nhật ký chung ngoài sổ kế toán có tên gọi là nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài sản để phực vụ cho việc ghi sổ cái. Thì còn có các nhật ký chuyên dùng khác được ghi chép, đồng thời nhật ký chung để theo dõi phản ánh một số loại nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tiền hoặc có liên quan đến quan hệ thanh toán.
- Trình tự và phương pháp ghi sổ: Đối với nhật ký chung kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc lập một định khoản kế toán để phản ánh vào nhật ký chung theo hàng ngang. Sau khi phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế hoặc hết trang nhật ký thì dòng cuối cùng của trang phải ghi rõ là cộng chuyển trang sau với điều kiện là số phát sinh
Nợ và số phát sinh Có bằng nhau.
3.4.2. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:
- Nhật ký - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế.
- Số liệu ghi trên nhật kỳ được dùng lập báo cáo tài chính.
- Sổ bao gồm 02 phần: Phần nhật ký và phần sổ cái. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ trên cùng một dòng ở cả hai phần nhật ký và sổ cái.
- Cuối kỳ khi khóa sổ cộng tổng số tiền ở phần nhật ký (cộng phát sinh Nợ, phát sinh Có) và tính số dư cuối kỳ của từng tài khoản ở từng sổ cái và đối chiếu sao cho:
“Số tổng cộng số tiền ở phần nhật ký = tổng số tiền phát sinh Nợ của các tài khoản ghi ở sổ cái = tổng số tiền phát sinh Có của các tài khoản ghi ở phần sổ cái”.
“Và tổng số dư bên Nợ cuối kỳ của tài khoản = tổng số dư Có cuối kỳ của các tài khoản”.
3.4.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, quản lý các chứng tứ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối kế toán.
- Các chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục cho từng tháng hoặc cả năm theo số thứ tự trong sổ đăng ký, chứng từ ghi sổ và có các chứng từ gốc kèm theo, đồng thời phải được kế toán trưởng ký duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán.
- Trước khi lập các chứng từ ghi sổ, kế toán phải lập bảng kê chứng từ. Việc ghi số liệu và chứng từ ghi sổ tùy thuộc vào tình hình cụ thể DN mà kế toán trưởng quyết định theo tuần hoặc 10 ngày lập 01 chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ lập xong được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo số liệu đã ghi ở chứng từ ghi sổ.
3.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
- Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản. Một nhật ký chứng từ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau. Hình thức kế toán nhật
ký – chứng từ có 10 cuốn nhật ký đánh số từ 01 đến 10.
- Căn cứ để ghi vào các nhật ký là các chứng từ gốc số liệu của kế toán chi tiết của bảng kê và bảng phân bổ.
- Cùng với 10 nhật ký chứng từ trong hình thức kế toán này còn có 10 bảng kê đánh số từ 01 đến 11 ( không có bảng kê số 7) bảng kê được sử dụng trong trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết không phản ánh hết trên nhật ký chứng từ. Cuối tháng số tổng cộng từ các bảng kê được chuyển vào ghi ở nhật ký chứng từ có liên quan. Số liệu của bảng kê trong được dùng ghi vào sổ cái.
* Các sổ chi tiết bao gồm:
- Sổ chi tiết dùng cho các TK 521, 632
- Sổ theo dõi thanh toán mở TK 131, 136, 138, 141
- Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán mở TK 121, 221
- Sổ chi tiết doanh thu mở TK 511, 515
- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản, phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ. Căn cứ vào số liệu từ các nhật ký chứng từ.
3.4.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Hình thức kế toán trên máy vi tính: Là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
- Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
- Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.
- Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
- Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết
kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:
+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+ Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để
in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
- Biểu mẫu sổ sách theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
+ Biểu mẫu sổ sách trong hình thức kế toán trên máy vi tính không nhất thiết phải giống hoàn toàn như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
- Biểu mẫu có thể không có các cột thông tin như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay, có thể
có thêm các cột thông tin trung gian để nhằm thuận tiện cho việc lập công thức.
+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán trên máy tính khi phát sinh nghiệp
vụ thì nhân viên kế toán thường sẽ nhập thông tin vào máy ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, do đó thông thường ngày ghi sổ và ngày trên chứng từ là cùng 1 ngày.
- Đối chiếu số liệu trong kế toán trên máy vi tính:
+ Trong hình thức ghi sổ kế toán bằng tay thì việc đối chiếu số liệu giữa các sổ sách là quan trọng vì số liệu có thể bị ghi sai thông tin vào sổ sách hoặc từ lúc tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết lên bảng tổng hợp. Việc đối chiếu giúp cho kế toán phát hiện lỗi sai và dùng phương pháp chỉnh sửa.
+ Tuy nhiêu trong hình thức Kế toán máy thì việc đối chiếu số liệu giữa các sổ sách không có nhiều ý nghĩa, vì do tất cả các sổ sách kế toán đều đc truy xuất chung vào bộ số liệu nên việc lập các sổ sách gần như độc lập nhau.