CHƯƠNG 2: KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG CÁ NHÂN TẠI NHTMCP QUỐC TẾ VIỆT NAM – CHI NHÁNH QUẬN 2 –
2.2. Kiểm soát nội bộ quy trình cho vay đối với KHCN tại NHTMCP Quốc Tế Việt Nam – Chi Nhánh Quận 2 – PGDTân Phú
2.2.3. Mô phỏng tình huống về hoạt động kiểm soát trong KSNB quy trình cho vay
Hoạt động kiểm soát quy trình cho vay KHCN được thể hiện qua ví dụ cho vay của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng qua ba giai đoạn: Kiểm soát giai đoạn trước giải ngân, kiểm soát giai đoạn giải ngân, Kiểm soát giai đoạn sau giải ngân.
Hoạt động kiểm soát giai đoạn trước giải ngân
+ Chủ thể kiểm soát: QLKH, trưởng phòng KHCN, Giám đốc chi nhánh
+ Mục tiêu kiểm soát: việc đưa ra quyết định không cho vay hay cho vay
+ Rủi ro trước khi tiến hành giải ngân: khi quyết định sai đối tượng cho vay + Nội dung kiểm soát: Kiểm soát năng lực tài chính, pháp lý của KH, tài sản đảm bảo, danh mục hồ sơ tín dụng, hợp lệ, đầy đủ và tuân thủ đúng các quy định tại NH của CBTD và tuân thủ các quy định của pháp luật.
Cụ thể kiểm soát giai đoạn trước giải ngân đối với ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng
(1) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của KH
Ngày 19/03/2021 ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng đến Ngân Hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam – Chi Nhánh Quận 2 – Phòng Giao Dịch Tân Phú đề nghị vay vốn. Tại phòng KHCN, ông Đậu Văn Trung – Phó Giám đốc QLKH, trao đổi và giới thiệu cho KH biết cụ thể về quy trình vay vốn tại NH và các lợi ích, thế mạnh của Phòng giao dịch Tân Phú so với các NH khác,… để KH có thể lựa chọn được hình thức vay vốn thích hợp. Sau khi tiếp xúc KH, QLKH tiến hành thu thập các thông tin cơ bản của KH qua Hợp đồng cho vay (Phụ lục 01) như sau:
- Tên KH: Trần Văn Dũng
- CMND: 271585428
lại cho KH chỉ khi KH đã trả hết khoản nợ cho
NH.
NH ban hành quy định về việc quản lý và lưu
trữ hồ sơ KH theo quyết định số 290/QĐ-
VIBBANK.
Hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng. Thông tin không khớp giữu hồ sơ trên giấy và hồ sơ được lưu trên máy.
38
- Địa chỉ hiện tại: Ấp Trầu, xã Phước Thiền, Huyện Nhơn Trạch, tỉnh Đồng Nai
- Sđt: 0933050527
- Tên KH: Dương Thị Hồng
- CMND: 271940086
- Địa chỉ hiện tại: 109C KP3, phường Long Bình, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai
- Sđt: 0933050527
- Nhu cầu vay vốn: 1.681.625.784 VNĐ
- Mục đích vay vốn: Thanh toán một phần tiền mua căn hộ chung cư số S10.0311.14, phân khu Origami, dự án Vinhomes Grand Park (Dự án khu dân cư và công viên Phước Thiện).
- Phương thức đảm bảo khoản vay: Quyền tài sản phát sinh từ hợp đồng mua bán căn hộ số S10.0311.14/VHGP/HĐMBCH ngày 08/03/2021 giữa Công Ty Cổ Phần kinh doanh Bất Động sản MV Việt Nam và ông Hoàng Văn Dũng về việc mua bán/chuyển nhượng căn hộ số: 11.14, tại tầng 11, diên tích sử dụng căn hộ là 26.3 m2 thuộc dự án Khu nhà ở cao tầng thuộc các lô đất A1, A2, A3, A4, A5, A6 - khu dân cư và công viên Phước Thiện (Vinhomes Grand Park) tại phường Long Bình, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Căn cứ vào nhu cầu vay vốn hợp lý của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng, QLKH báo cáo lên Trưởng ĐVKD quyết định. Trường hợp Trưởng ĐVKD không đồng
ý thì QLKH sẽ gửi thông báo kèm lời giải thích đến KH. Trường hợp Trưởng ĐVKD đồng ý chấp nhận nhu cầu vay vốn thì QLKH sẽ tiến hành tư vấn các hình thức vay vốn
và thời hạn vay phù hợp với nhu cầu của KH.
Khi đã thống nhất ý kiến với QLKH, khách hàng sẽ làm hồ sơ vay vốn. QLKH hướng dẫn ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng lập hồ sơ tín dụng bao gồm:
Hồ sơ pháp lý
- CMND
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Sổ hộ khẩu
Hồ sơ mục đích vay vốn
- Hợp đồng mua bán Căn hộ (Phụ lục 02)
Hồ sơ nguồn thu nhập
39
- Từ lương, thưởng, hoa hồng: Hợp đồng lao động (Phụ lục 03)
(2) Thực hiện thẩm định tín dụng
Sau khi hoàn thiện hồ sơ tín dụng thì vào ngày 21/03/2021 QLKH và tổ thẩm định
sẽ tiến hành thẩm định.
Thẩm định tín dụng giúp NH xác định được nguồn thu của khách hàng, đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng. Thông qua công tác thẩm định thực tế được thực hiện rất nghiêm túc, QLKH và tổ thẩm định sẽ tiến hành thẩm định xuống địa chỉ căn hộ chung cư số S10.0311.14, phân khu Origami, dự án Vinhomes Grand Park tại phường Long Bình, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh để kiểm tra xem xét thực trạng của căn hộ chung cư. Khi kết thúc quá trình thẩm định, tiến hành định giá TSĐB trong biên bản định giá tài sản đảm bảo (Phụ lục 04).
(3) Đưa ra kết luận
Kết luận cuối cùng cho KH vay hay không thuộc thẩm quyền quyết định của Trưởng ĐVKD và Giám đốc. Sau khi tiến hành xem xét toàn bộ hồ sơ của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng, Trưởng ĐVKD và Giám đốc đồng ý phê duyệt cho vay. QLKH thông báo tới ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng và tiến hành soạn thảo Hợp đồng cho vay.
(4) Kiểm soát hợp đồng
Sau khi HĐTD được soạn thảo xong, QLKH chuyển cho Trưởng ĐVKD tiến hành kiểm tra lại hồ sơ, HĐTD để ký nháy vào hợp đồng. Việc ký nháy thể hiện Trưởng ĐVKD đã kiểm tra những nội dung trong hợp đồng và sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát với những phần mình đã ký.
Trưởng ĐVKD kiểm duyệt xong chuyển lên cho Giám đốc chi nhánh là Ông Nguyễn Tất Thắng để tiếp tục thực hiện việc kiểm tra toàn bộ hồ sơ tín dụng.
Sau khi ký kết hợp đồng, trưởng ĐVKD phải kiểm tra, kiểm soát việc nhập dữ liệu của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng hệ thống BPM để tiện theo dõi khoản vay sau này.
Hoạt động kiểm soát giai đoạn giải ngân
+ Chủ thể kiểm soát: QLKH, Trưởng ĐVKD, Giám đốc
+ Mục tiêu kiểm soát: Giải ngân đúng thời hạn, số tiền, đối tượng và đúng hình thức, đúng quy định như trong HĐTD đã ký.
40
+ Rủi ro trước tiến hành giải ngân: Cho vay sai đối tượng, thời hạn cho vay bị kéo dài, phải điều chỉnh số tiền vay.
+ Nội dung kiểm soát: Kiểm tra và phê duyệt hồ sơ giải ngân, giám sát việc nhập
dữ liệu giải ngân.
Cụ thể kiểm soát giai đoạn trước giải ngân đối với ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng
(1) Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của hồ sơ giải ngân
Trưởng ĐVKD thực hiện kiểm tra nội dung thông tin trên Đơn đề nghị giải ngân kiêm khế ước nhận nợ và các tài liệu, chứng từ liên quan, nếu phù hợp với các điều kiện
và quy định về giải ngân trong HĐTD và các quy định hiện hành của Ngân hàng VIB, thì Trưởng ĐVKD tiến hành ký và trình lên giám đốc CN quyết định. Nếu giám đốc đồng ý, khi đó bộ hồ sơ được QLKH chuyển sang bộ phận kế toán tiến hành giải ngân cho ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng.
(2) Đưa ra kết luận giải ngân
Kết luận của phòng kinh doanh là hồ sơ tín dụng của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng là hợp lệ và sẽ tiến hành giải ngân tổng số tiền là 1.681.625.784 đồng qua 2 đợt giải ngân.
(3) Giải ngân
Ngày 22/03/2021 cán bộ kế toán giao dịch căn cứ vào hồ sơ giải ngân để tiến hành giải ngân đợt 1 cho ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng số tiền là 735.711.281 đồng và số tiền này được giải ngân bằng chuyển khoản. Ngày 10/10/2022 cán bộ kế toán tiếp tục giải ngân đợt 2 dựa trên hồ sơ giải ngân số tiền còn lại là 945.914.503 đồng bằng chuyển khoản. Ở 2 đợt giải ngân, cán bộ kế toán đều yêu cầu ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng trình CMND gốc để đối chiếu và ký vào Đơn đề nghị giải ngân kiêm khế ước nhận nợ (Phụ lục 05) và xác nhận đã nhận đủ số tiền giải ngân.
Hoạt động kiểm soát giai đoạn sau giải ngân
Chủ thể kiểm soát: QLKH, Trưởng ĐVKD, Giám đốc
+ Mục tiêu kiểm soát: Đảm bảo nguồn vốn cho vay được sử dụng đúng mục đích. + Rủi ro kiểm soát: Vốn vay không được sử dụng đúng mục đích, KH không trả lãi, gốc đúng hạn, KH làm ăn thua lỗ nên phải gia hạn nợ, TSĐB giảm giá trị,..
41
+ Nội dung kiểm soát: Kiểm tra tình hình tài chính, hiệu quả sử dụng vốn vay của KH, kiểm tra TSĐB, đôn đốc KH trả nợ.
Ví dụ: Quy trình kiểm soát giai đoạn sau giải ngân đối với ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng
(1) Kiểm soát việc sử dụng vốn vay và kiểm tra TSĐB
Sau 15 kể từ ngày giải ngân đợt 1 và đợt 2 cho ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng thì ông Đậu Văn Trung – Phó Giám đốc QLKH, xuống tận nơi kiểm tra thực tế tại địa chỉ căn hộ chung cư S10.0311.14, phân khu Origami, dự án Vinhomes Grand Park tại phường Long Bình, TP Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh để tiến hành phân tích và đưa ra đánh giá về mục đích sử dụng vốn vay theo nội dung HĐTD số 13086.21.110.9821521 ngày 19/03/2021.
Sau khi kiểm tra, QLKH nhận thấy rằng hiện trạng TSĐB là căn hộ chung cư, nhà
ở của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng vẫn bình thường đúng như nội dung ghi trên HĐTD. Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, QLKH lập Biên bản kiểm tra và giám sát vốn vay có chữ ký xác nhận của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng và Trưởng phòng DVKH phê duyệt.
(2) Kiểm soát việc trả gốc, lãi
Trong kỳ, PGĐ QLKH Đậu Văn Trung xem xét quá trình trả nợ của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng, thực hiện việc đánh giá, chấm điểm và xếp hạng lại KH
để có thể kịp thời phát hiện những thay đổi và sự sụt giảm trong khả năng thanh toán của KH, từ đó có biện pháp để xử lý. Thực tế việc trả nợ của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng thực hiện đúng theo cam kết trong HĐTD và việc chấm điểm, xếp hạng cho thấy không có sự sụt giảm khả năng thanh toán.
Định kỳ cuối tháng, Trưởng ĐVKD chỉ đạo, giám sát việc thực hiện kiểm tra các khoản cho vay của QLKH qua phần mềm BPM để đảm bảo khoản vay của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng có tổng dư nợ tại mọi thời điểm cho vay không vượt quá hạn mức tín dụng được cấp là 1.681.625.784 đồng, đôn đốc QLKH lập Bảng theo dõi
nợ vay về số dư nợ cuối tháng của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng. Đồng thời, hằng quý Trưởng ĐVKD xem xét việc phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro tín dụng theo đúng quy định.
Vào cuối năm, cán bộ của phòng kiểm tra KSNB tại VIB phối hợp với phòng kinh
42
doanh thực hiện đánh giá việc cho vay và tình hình công tác thu hồi vốn của các cán bộ tín dụng để trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao chất lượng tín dụng của NH.
(3) Đưa ra kết luận
QLKH sau khi kiểm tra ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng đã đưa ra kết luận như sau: ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng vay và sử dụng vốn đúng như mục đích trong HĐTD, hiện trạng TSĐB vẫn bình thường, không có sự biến động về giá, không có sự thay đổi chủ sở hữu, KH thực hiện đúng những cam kết trong HĐTD,.. Đến giai đoạn thanh lý hợp đồng, QLKH sẽ kiểm tra quá trình thanh toán của ông
bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng để xác định KH đã thanh toán đầy đủ số vốn vay, lãi vay và các chi phí khác cũng như đã hoàn tất hết các nghĩa vụ đã ghi trong HĐTD hay chưa. Tiếp đến, QLKH sẽ tiến hành tất toán các khoản vay và giải chấp TSĐB. Khi giải chấp tài sản, QLKH sẽ lập Giấy giao nhận tài sản và tiến hành chuyển giao chứng
từ lại cho ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng.
43
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này có 2 vấn đề chính được đề cập:
+ Tổng quan về Ngân Hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam – Chi Nhánh Quận 2 – Phòng Giao Dịch Tân Phú: Ngoài việc trình bày về đặc điểm hoạt động, tổ chức, kế toán, tác giả còn phân tích tình hình hoạt động của VIB - PGD Tân Phú trong giai đoạn 2021-2023 như: tình hình lao động, tổng tài sản và nguồn vốn, huy động vốn, cho vay KHCN và kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Kiểm soát nội bộ quy trình cho vay KHCN tại VIB - PGD Tân Phú: Đi sâu vào nghiên cứu hoạt động kiểm soát quy trình cho vay trong cả 3 giai đoạn trước, trong và sau giải ngân. Dùng hồ sơ tín dụng của ông bà Trần Văn Dũng - Dương Thị Hồng để đưa ra những kết luận minh chứng về hoạt động kiểm soát trong KSNB và đánh giá hoạt động kiểm soát trong KSNB quy trình cho vay KHCN tạo tiền đề để đưa ra những giải giáp hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình cho vay KHCN trong Chương 3.
44