CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU ĐÁ SANG THỊ TRƯỜNG
2.2. Thực trạng xuất khẩu mặt hàng đá của công ty vào thị trường Trung Quốc
2.2.1. Quy trình xuất khẩu
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hợp đồng xuất khẩu của Công Ty TNHH Công Nghệ Cao CB
Quốc Tế
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Quy trình kinh doanh giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công Ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế được hình thành qua những bước sau:
a) Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng
Bộ phận Marketing của công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế đã tiến hành một cuộc nghiên cứu thị trường cẩn thận về ngành công nghiệp vật liệu đá và thị trường Trung Quốc.
Nghiên cứu thị trường
Đầu tiên, bộ phận Marketing đã tiến hành nghiên cứu thị trường cơ bản về lĩnh vực sản phẩm của công ty, trong trường hợp này là vật liệu đá. Cuộc nghiên cứu này đã bao gồm việc xác định các đối thủ cạnh tranh, cấu trúc thị trường, và xu hướng phát triển trong ngành.
Họ đã tìm hiểu về các yếu tố quyết định trong việc xuất khẩu vật liệu đá sang Trung Quốc, bao gồm các quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật địa phương mà sản phẩm cần tuân thủ. Ngoài ra, họ đã đánh giá tình hình thị trường, thậm chí là sự ổn định chính trị và kinh tế của Trung Quốc để đảm bảo rằng việc xuất khẩu sẽ không gặp rủi ro không cần thiết.
Nghiên cứu thị
trường và tìm kiếm khách hàng
Liên hệ và giới thiệu dịch vụ
Báo giá và thu thập thông tin lô hàng
Ký kết hợp đồng Chuẩn bị giao
hàng cho người vận tải Làm thủ tục hải
quan
Giao hàng cho
người vận tải
Lập bộ chứng
từ thanh toán và quyết toán
Thư viện ĐH Thăng Long
22
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
Sau khi hoàn thành cuộc nghiên cứu thị trường, bộ phận Marketing đã xác định rằng Lotus Venture Holding là một trong những công ty hàng đầu trong ngành và có nhu cầu cung cấp vật liệu đá. Họ đã tạo danh sách khách hàng tiềm năng khác trong ngành, bao gồm các công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và các đối tác tiềm năng khác có thể có nhu cầu trong sản phẩm của công ty.
Để xác định thông tin liên hệ của các khách hàng tiềm năng, bộ phận Marketing đã sử dụng nhiều nguồn khác nhau như cơ sở dữ liệu thương mại, trang web công ty, mạng xã hội, và các sự kiện ngành để thu thập thông tin cụ thể về các công ty và cá nhân có thể quan tâm đến sản phẩm của họ.
Lựa chọn khách hàng tiềm năng
Cuối cùng, sau khi thu thập đủ thông tin, bộ phận Marketing đã thực hiện một quá trình lựa chọn cẩn thận để xác định các khách hàng tiềm năng phù hợp nhất cho sản phẩm của công ty. Các yếu tố quyết định trong quá trình này bao gồm khả năng cung cấp của công ty, kích thước của lô hàng, yêu cầu về chất lượng, và sự phù hợp về giá cả.
Khi danh sách khách hàng tiềm năng được xác định, bộ phận Kinh doanh đã chuẩn bị một chiến dịch tiếp thị riêng để tiếp cận và thu hút sự quan tâm của họ đối với sản phẩm và dịch vụ của công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế .
Tổng cộng, quá trình này đã đảm bảo rằng công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc
Tế đã có cơ sở vững chắc để tiếp cận và làm việc với Lotus Venture Holding và các khách hàng tiềm năng khác tại thị trường Trung Quốc.
b) Liên hệ và giới thiệu dịch vụ
Bộ phận Kinh doanh của công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế đã liên hệ trực tiếp với Lotus Venture Holding qua email và điện thoại. Họ đã giới thiệu dịch vụ của công
ty, đặc biệt là khả năng cung cấp vật liệu đá với chất lượng cao và giá cả cạnh tranh. Quá trình liên hệ và giới thiệu dịch vụ:
Liên hệ ban đầu: Bước đầu tiên là việc liên hệ với Lotus Venture Holding, một khách hàng tiềm năng quan trọng. Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế đã sử dụng các phương tiện liên lạc như email và điện thoại để thiết lập một cầu nối ban đầu.
Giới thiệu dịch vụ: Trong quá trình liên hệ ban đầu, bộ phận Kinh doanh của Hoàng Trần đã giới thiệu dịch vụ của công ty một cách chuyên nghiệp. Họ đã nhấn mạnh về sự chất lượng và đáng tin cậy của sản phẩm vật liệu đá, cùng với khả năng cung cấp hàng loạt lớn, điều quan trọng trong ngành sản xuất điện tử.
23 Thông tin chi tiết: Bộ phận Kinh doanh đã cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ, bao gồm cả quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng, và thời gian sản xuất. Họ đã đảm bảo rằng Lotus Venture Holding có cái nhìn tổng quan về khả năng và sự chuẩn bị của công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế .
c) Báo giá và thu thập thông tin lô hàng
Lotus Venture Holding đã thể hiện sự quan tâm đối với sản phẩm của công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế . Bộ phận Kinh doanh đã lập bảng chào giá chi tiết về vật liệu
đá dựa trên yêu cầu cụ thể của Lotus Venture Holding.
Quá trình báo giá và thu thập thông tin lô hàng:
Bảng chào giá chi tiết: Bộ phận Kinh doanh đã tổng hợp thông tin và lập bảng chào giá chi tiết về sản phẩm vật liệu đá dựa trên yêu cầu cụ thể của Lotus Venture Holding. Bảng chào giá này bao gồm giá cả, chi tiết về sản phẩm, điều khoản và điều kiện giao dịch. Thu thập thông tin lô hàng: Sau khi báo giá, bộ phận Kinh doanh đã tiến hành thu thập thông tin chi tiết về lô hàng cần xuất khẩu. Điều này bao gồm số lượng, tính chất hàng hóa, địa điểm giao hàng trong Trung Quốc, và bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào từ phía Lotus Venture Holding. Việc thu thập thông tin này rất quan trọng để chuẩn bị cho việc xuất khẩu và đảm bảo rằng lô hàng sẽ đến đích một cách an toàn và hiệu quả.
Quá trình này đã thể hiện sự chuyên nghiệp và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế trong việc tìm kiếm và thu hút khách hàng tiềm năng, đồng thời đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến giao dịch xuất khẩu được xử lý một cách chi tiết và đáng tin cậy.
d) Ký kết hợp đồng
Sau khi hoàn thành các bước trước đó, bộ phận Kinh doanh của công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế và đại diện của Lotus Venture Holding đã tiến hành ký kết hợp đồng xuất khẩu chính thức. Bước này đánh dấu sự cam kết và sự thỏa thuận cuối cùng giữa hai bên trong việc xuất khẩu vật liệu đá từ Việt Nam sang Trung Quốc.
Quá trình ký kết hợp đồng:
Thỏa thuận điều khoản: Trước khi ký kết, các điều khoản chính của hợp đồng đã được thảo luận và thỏa thuận giữa hai bên. Điều này bao gồm giá cả, số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, và bất kỳ điều khoản đặc biệt nào khác mà cả hai bên đều đồng ý.
Lập hợp đồng: Các chuyên viên pháp lý của cả hai công ty đã lập ra hợp đồng chính thức, bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận. Hợp đồng này được chuẩn
Thư viện ĐH Thăng Long
24
bị bằng văn bản và phải tuân theo quy định pháp luật của cả hai quốc gia, Việt Nam và Trung Quốc.
Kiểm tra và xác nhận thông tin: Cả hai bên kiểm tra kỹ hợp đồng để đảm bảo rằng tất
cả các chi tiết đều đúng và phù hợp. Điều này đảm bảo rằng không có hiểu lầm nào xảy ra trong quá trình xuất khẩu.
Ký kết hợp đồng: Sau khi kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của hợp đồng, cả hai bên tiến hành ký tên trên hợp đồng. Thông thường, điều này được thực hiện tại một buổi họp chính thức hoặc thông qua việc gửi hợp đồng qua dịch vụ giao dịch điện tử an toàn. Lưu giữ hợp đồng: Hợp đồng đã ký kết sau đó được lưu giữ và sao chép bởi cả hai bên để sử dụng cho việc theo dõi và thực hiện giao dịch. Các phiên bản lưu giữ này thường được xem xét một lần nữa trước khi hàng hóa được giao và thanh toán được thực hiện. Bước 4 này đại diện cho sự chắc chắn và thỏa thuận cuối cùng giữa công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế và Lotus Venture Holding, đảm bảo rằng việc xuất khẩu vật liệu đá sẽ được thực hiện theo đúng cam kết và đúng thời hạn đã thỏa thuận.
e) Chuẩn bị giao hàng cho người vận tải
Sau khi hợp đồng xuất khẩu vật liệu đá đã được ký kết, công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế tiến hành chuẩn bị lô hàng để giao cho người vận tải. Quy trình này đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được vận chuyển an toàn và đúng thời hạn đến Lotus Venture Holding tại Trung Quốc.
Quá trình chuẩn bị giao hàng:
Kiểm tra hàng hóa: Những vật liệu đá cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chất lượng và đúng số lượng theo hợp đồng. Mọi lỗi hoặc thiếu sót cần được sửa chữa hoặc
bổ sung trước khi giao hàng.
Đóng gói hàng hóa: Các vật liệu đá cần được đóng gói một cách cẩn thận và an toàn
để đảm bảo không bị hỏng hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển. Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế thường sử dụng các vật liệu bảo vệ chuyên nghiệp để đảm bảo tính
an toàn của hàng hóa.
Đánh dấu và đóng thùng: Mỗi thùng hàng cần được đánh dấu rõ ràng với thông tin như tên của sản phẩm, số lô hàng, số lượng, trọng lượng, và thông tin liên hệ của cả hai bên. Điều này giúp trong việc theo dõi và xác định lô hàng dễ dàng.
Lập danh sách kiểm tra: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế lập danh sách kiểm tra chi tiết về lô hàng bao gồm số lượng, đóng gói, và thông tin liên quan. Danh sách này sẽ được sử dụng để đối chiếu khi nhận hàng tại điểm đến.
25 Chọn người vận chuyển: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế chọn một đối tác vận tải đáng tin cậy để vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến Trung Quốc. Điều này bao gồm việc lựa chọn loại vận chuyển (đường bộ, đường biển, hay đường hàng không) và thỏa thuận về thời gian giao hàng.
Quá trình chuẩn bị giao hàng này rất quan trọng để đảm bảo tính chất lượng và độ an toàn của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển từ Việt Nam đến Trung Quốc.
f) Làm thủ tục hải quan
Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế thực hiện bước này để đảm bảo rằng lô hàng vật liệu đá sẽ được thông quan qua cửa khẩu Trung Quốc một cách hợp pháp và nhanh chóng. Quy trình này đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ các quy định của Hải quan Trung Quốc.
Các bước thực hiện thủ tục hải quan:
Đăng ký tờ khai hải quan: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế tiến hành đăng ký tờ khai hải quan tại cửa khẩu Trung Quốc nơi lô hàng sẽ nhập cảnh.
Làm hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc
Tế chuẩn bị hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu có), hóa đơn xuất khẩu, bản kê chi tiết hàng hóa, giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu, và các giấy tờ khác liên quan. Khai báo hải quan điện tử: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS 5 để khai báo các thông tin theo quy định của Hải quan Trung Quốc. Nhân viên giao nhận của công ty thực hiện việc này.
Gửi thông tin tờ khai cho Hải quan: Phần mềm ECUS 5 gửi toàn bộ thông tin tờ khai
và các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan tới Chi cục Hải quan tại cửa khẩu nhập cảnh. Hệ thống xử lý dữ liệu của Hải quan tự động tiếp nhận và trả về kết quả của tờ khai cho công
ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế .
Xử lý kết quả tờ khai: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế nhận kết quả trả
về từ tờ khai hải quan, bao gồm số tờ khai, kết quả phân luồng, thông báo thuế, quyết định thông quan, và các thông tin liên quan khác.
Quá trình này đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được thông quan một cách hợp pháp và đúng quy định tại cửa khẩu Trung Quốc, đồng thời giúp cho việc vận chuyển lô hàng vật liệu đá tiếp theo trong quá trình xuất khẩu diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
g) Giao hàng cho người vận tải
Sau khi các thủ tục hải quan đã hoàn tất, Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc
Tế sẽ tiến hành bước giao hàng cho đối tác vận tải để lô hàng vật liệu đá được vận chuyển
Thư viện ĐH Thăng Long
26
từ cơ sở sản xuất ở Việt Nam đến địa chỉ của Công ty TNHH Lotus Venture Holding tại Trung Quốc.
Các bước thực hiện quá trình giao hàng cho người vận tải:
Chuẩn bị lô hàng: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế kiểm tra lô hàng vật liệu đá để đảm bảo tính trạng và đóng gói hoàn hảo. Họ xác nhận rằng các chứng từ hải quan và hợp đồng vận chuyển đã được hoàn thiện.
Liên hệ với đối tác vận tải: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế liên hệ với công ty vận tải hoặc dịch vụ giao hàng của họ để sắp xếp việc lô hàng sẽ được vận chuyển đến Trung Quốc. Thông qua cuộc họp và các cuộc trao đổi, họ xác định thời gian, địa điểm nhận hàng, và các yêu cầu vận chuyển cụ thể.
Giao hàng cho người vận tải: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế giao lô hàng vật liệu đá cho đối tác vận tải tại cơ sở sản xuất hoặc cơ sở lưu kho tại Việt Nam. Họ đảm bảo rằng lô hàng đã được đóng gói một cách an toàn và đáp ứng các yêu cầu vận chuyển cụ thể của đối tác vận tải.
Lập kế hoạch vận chuyển: Công ty vận tải sẽ lập kế hoạch vận chuyển lô hàng từ Việt Nam đến Trung Quốc. Điều này bao gồm việc chọn phương tiện vận chuyển phù hợp (container, đường biển hoặc đường hàng không), lên kế hoạch vận chuyển, và xác định thời gian dự kiến để đảm bảo giao hàng đúng hẹn.
Theo dõi và báo cáo trạng thái vận chuyển: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc
Tế duy trì liên lạc chặt chẽ với đối tác vận tải để theo dõi trạng thái vận chuyển. Họ cũng
có thể nhận được các báo cáo trạng thái từ đối tác vận tải để đảm bảo rằng lô hàng diễn ra một cách trơn tru và đúng thời gian.
Bước này đảm bảo rằng lô hàng vật liệu đá sẽ được vận chuyển một cách an toàn và đáp ứng các yêu cầu của đối tác vận tải, giúp cho quá trình xuất khẩu diễn ra một cách hiệu quả và đúng hẹn.
h) Lập bộ chứng từ thanh toán và quyết toán
Sau khi lô hàng vật liệu đá đã được giao đến Công ty TNHH Lotus Venture Holding tại Trung Quốc, quá trình thanh toán và quyết toán sẽ bắt đầu. Các bước cụ thể trong quá trình này như sau:
27
Sơ đồ 2.2: Quy trình thanh toán tại công ty
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Lập hóa đơn và phiếu giao hàng: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế sẽ lập hóa đơn và phiếu giao hàng chi tiết, bao gồm thông tin về lô hàng, số lượng, giá trị, và các điều khoản thanh toán. Điều này giúp xác định số tiền cần thanh toán và thông tin liên quan đến lô hàng.
Gửi hóa đơn và phiếu giao hàng: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế sẽ gửi hóa đơn và phiếu giao hàng đến Công ty TNHH Lotus Venture Holding để xác nhận việc giao hàng và thông tin về thanh toán. Điều này có thể được thực hiện qua email hoặc các phương tiện liên lạc khác.
Thỏa thuận điều khoản thanh toán: Hai bên sẽ thỏa thuận về điều khoản thanh toán, bao gồm thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán (thanh toán trước, LC, chuyển khoản ngân hàng, hoặc các phương thức khác), và các điều khoản bổ sung nếu cần thiết.
Thanh toán: Công ty TNHH Lotus Venture Holding sẽ tiến hành thanh toán theo thỏa thuận đã đạt được. Điều này có thể là việc chuyển tiền qua ngân hàng, sử dụng hình thức thanh toán trả sau, hoặc theo các điều khoản của hợp đồng.
Lập bộ chứng từ quyết toán: Công ty TNHH Công Nghệ Cao CB Quốc Tế sẽ lập bộ chứng từ quyết toán để xác nhận việc thanh toán đã được thực hiện thành công. Bộ chứng
từ này bao gồm hóa đơn đã thanh toán, các chứng từ ngân hàng (nếu có), và các giấy tờ liên quan khác.
Lập hóa đơn và
phiếu giao hàng Gửi hóa đơn và
phiếu giao hàng
Thỏa thuận điều khoản thanh toán
Thanh toán Lập bộ chứng
từ quyết toán Gửi bộ chứng
từ quyết toán
Quyết toán hợp
đồng
Thư viện ĐH Thăng Long