TNHH VAN TAI BACH VIET.
3.1. Định hướng và mục tiêu hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biến tại công ty TNHH Vận tải Bách Việt
3.1.1. Định hướng
- Trong giai đoạn tới Bách Việt đã có những định hướng trong việc hoàn thiện hơn quy trình giao nhận hàng hóa nhập khâu nguyên container đường biên cụ thê như sau:
- Với kết quả kinh doanh hiện tại của Bách Việt và ké hoạch hoạt động của công ty trong thời gian tới. Hiện tại công ty đã có định hướng đây mạnh hoạt động kinh doanh trong giai đoạn
2022 - 2025, cụ thẻ như sau:
+ Giai đoạn 2022 - 2025:
LI Mặc dù năm 2022 Việt Nam ảnh hưởng nghiêm trọng từ Covid 19, nhưng Bách Việt
vẫn ôn định được lượng khách hàng trong nửa cuối năm 2021.
0 Day mạnh kinh doanh các dich vu thé mạnh, hạn ché chỉ phí chủ yếu vẻ giá vốn hang bán bảng việc tích cực thỏa thuận với các đối tác như hãng tàu.
O Duy tri va mở rộng được lượng khách hảng ở các dịch vụ và thị trường hiện tại đang cung cáp với con số gia tăng 50% so với số lượng hiện tại nhằm tăng sức canh tranh của Bách Việt trên thị trường logistics.
+ Đến năm 2025, Bách Việt định hướng:
r1 Tỷ suất lợi nhuận doanh thu đạt trên 3%
D Hệ thống phương tiện vận chuyên được mở rộng và nâng cáp, đề đáp ứng tốt cho mọi hoạt động về nghiệp vụ kinh doanh của công ty.
L Hoàn thiện các dịch vụ logistics Bách Việt cung cáp.
z1 Hoạt động marketing được đây mạnh và gia tăng lượng khách hàng, ôn định lượng khach hang trung thành.
LI Xây dựng và nâng cao hơn hình ảnh công ty.
z¡ Nhân viên các cáp tiếp tục được bồi dưỡng, đào tạo, luôn đáp ứng được sự thay đổi trong quá trình thực hiện nghiệp vụ trong giai đoạn tới
3.1.2 Mục tiêu
- Đến năm 2025, 100% các loại hàng giao nhận được xử lý trôi chảy bởi số lượng và năng lực nhân viên bó trí tại các bộ phận, các khâu đáp ứng tốt cho hoạt động nghiệp vụ. Tông số lượng nhân viên tăng từ 5-10 người trở lên, trong đó số lượng nhân viên có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm từ 70-80%. Tất cả nhân sự đều được bồ trí hợp lý đề phát huy tốt năng lực, giải quyết nhanh chóng 100% các vấn đẻ nghiệp vụ phát sinh.
LE THỊ THUY DUYEN - K59 63
- Không xảy ra hiện tượng thiếu hụt phương tiện vận chuyên, tắt cả các các trang thiết bị đều được hiện đại hóa đảm bảo quá trình giao và nhận hảng an toản đúng thời gian quy định. Bỏ sung thêm lượng phương tiện vận chuyên tối thiêu 2-4 xe đầu kéo mới và một xe tải, hiện đại, an toàn,
có thê đáp ứng mọi lúc, mọi nơi. Quy trình giao nhận của Bách Việt là một quy trình hiện đại với mức độ áp dụng khoa học - công nghệ cao. Ứng dụng được 2-3 chương trình, phần mềm trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận cũng như vận hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Thành công trong việc kêu gọi thêm vốn đầu tư và lợi nhuận đạt được từ hoạt động giao nhận mỗi năm tăng từ 5-10% so với năm trước đề quy trình giao nhận của công ty dễ dàng hoàn thiện hơn nhờ có nguôn tài chính đầu tư vào các yếu tố trang thiết bị, phương tiện, nguôn nhân lực và cả chỉ trả trước phí làm hàng.
3.1.3 Cơ sở đề xuất giải pháp
- Dựa trên những lập luận phân tích trình bày trong chương 2, dựa trên cơ sở nghiên cứu cơ Sở ở chương 1. Từ mô hình SWOT kết hợp với định hướng phát triền của công ty. Từ đó đưa ra một sô giải pháp đây mạnh hoạt động xuất nhập khâu hàng bảng đường biên như sau:
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khấu nguyên container bằng đường biến tại Công ty TNHH Vận Tải Bách Việt
3.2.1. Giải pháp 1: Rút ngắn thời gian giao nhận:
- Mục tiêu của giải pháp + Rút ngắn thời gian báo giá cho 1 lô hàng, tăng được số lô hàng và lượng khách hàng cho công ty
+ Rút ngắn thời gian làm hàng + Giảm thời gian do sai sót chứng từ hải quan - Nội dung giải pháp:
Chi phi thoi gian cho một container hàng FCL từ khâu nhận hàng va vận Chuyên đến khách hàng(
không bao gồm thời gian tàu chạy, thời gian đại lý làm hàng bên đầu xuất khâu) Bảng 3.1 Thời gian làm hàng từ khâu nhận đơn hàng và vận chuyền đến khách hàng của
Bách Việt
Các khâu Thời gian hiện tại
( giờ)
Nhận yêu câu và làm báo giá 5
Làm chứng từ 8
Lay Iénh hang tau 6
Van chuyén 5
Làm thủ tục hải quan tai cang 3
LE THỊ THUY DUYEN - K59 64
Chương 3: Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên container băng đường biên tại công ty TNHH vận tải Bách Việt
Tác nghiệp của nhân viên giao nhận 2.5
Thời gian xép dỡ hàng hóa 4
Tổng thời gian làm hàng 33.5
(Nguồn: tự tông hợp)
- Nhận yêu càu và báo giá:
Hiện tại công ty đang đề nhân viên sale sẽ đi chào giá cho khách hàng, và liên hệ lấy báo giá qua bộ phận pricing thông qua hệ thống, việc này thường sẽ mát khoảng 5 tiếng kẻ từ lúc nhận được yêu câu từ khách hàng cho đến lúc có giá từ hãng tàu.
Tuy nhiên bộ phận pricing càn liên hệ với hãng tàu ngay khi nhận được tín hiệu xin giá từ các nhân viên sale để có giá sớm nhát. Thời gian ước tính rút ngắn còn 3 tiếng.
- Làm chứng từ
+ Khi tàu chạy, nhân viên chứng từ chủ động liên hệ khách hàng đề nhận bộ chứng từ cần thiết cho lô hàng. Sau khi nhận được chứng từ phải kiêm tra xem bộ chứng từ đã đầy đủ và chính xác chưa, có nhất quán các thông tin với nhau không. Nếu có những thiếu sót gì, nhân viên lập tức liên hệ khách hàng đề kịp thời bổ sung cho đây đủ. Khi tàu chạy nhân viên chứng từ hàng nhập chủ động liên hệ khách hàng đề nhận bộ chứng từ cân thiết. Công đoạn này mát 8 tiếng.
+ Bồ sung 03 nhân viên chia đều cho hai bộ phận xuất và nhập và 01 trưởng phòng chứng từ thực hiện việc quản lý toàn bộ hoạt động của phòng chứ không còn phụ trách cả máng hàng nhập như trước. Tách riêng nhân viên chứng từ hàng xuất và hàng nhập đề dễ quản lý công việc và tránh sai sót
+ Đảo tạo nhân lực chất lượng hơn đề hạn chế tối đa các sai sót, vì nêu không xảy ra sai sót thì các bước sau sẽ được diễn ra xuyên suốt và không bị gián đoạn.
+ Sau khi áp dụng các biện pháp trên, ước tính sẽ giảm đi một nửa thời gian so với hiện tại( còn 4 tiếng)
- Tác nghiệp của nhân viên giao nhận hiện trường:
+ Công ty đã sử dụng E-D/O, không cần trực tiếp lên hãng tàu chỉ cần dem EDO và tờ khai thông quan lên cảng đề lấy container nên thời gian bước này vẫn giữ như cũ.
- Vận chuyên
+ Điều phối xe càn linh hoạt, chuyên nghiệp đẻ sắp xép các chuyền xe chạy được tối ưu thời gian, lay đúng container, đúng thời điểm, tránh đề container bị lưu bãi quá lâu.
Thời gian tác nghiệp của nhân viên vận tải (vận chuyên đến đích): Chỉ số này được đo lường bảng cách tính só ngày (hoặc giờ) kẻ từ khi một lô hàng rời khỏi cảng cho đến địa điểm
LE THỊ THUY DUYEN - K59 65
của khách hàng. Thời gian vận chuyên có thẻ dao động đáng kế, phụ thuộc vào phương tiện và hệ thống vận chuyên, cho một khoảng cách nhất định. bằng cách theo dõi thời gian vận chuyên, bạn có thé tối uu hóa năng suất và tìm ra những yéu tố gây ảnh hưởng tiêu cực đến tài xế và nhà vận chuyên, từ đó giảm thiêu chúng. Đối với các công ty, tỷ lệ lấy hàng đúng giờ cung cap cho ta các thông tin chỉ tiết như van đề đang nằm ở nhà cung cap dich vụ hay làn đường nào, và cách chúng ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. Đối với tài xé, họ sẽ thấy được tam quan trọng của việc đúng giờ và cách nó ảnh hưởng đén lịch trình giao hàng. (Ví dụ: Kẹt xe chúng ta sẽ tìm tuyến đường ít kẹt hoặc cho vận chuyên vào giờ thấp điềm, ...)
+ Nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ đào tạo chuyên sâu cho các tài xé dé họ có thê hoàn thành đúng quy trình và đúng thời gian
+ Tính toán chính xác khung giờ và khoảng thời gian giao hàng cho khách tránh trường hợp giao chậm trễ hàng hóa.
+ Đầu tư và nâng cáp trang thiết bị, phương tiện để có thê đáp ứng kịp thời vào những
thời điểm giao hàng nhiều.
Sau khi áp dụng các biện pháp trên thì thời gian vận chuyên ước tính giảm còn 3 tiếng.
- Dự kiến hiệu quả có thể mang lại:
+ Tăng doanh thu theo tỉ lệ tăng số lojợng khách hàng.
+ Nâng cao chát lượng dịch vụ, làm hài lòng khách hàng không phải chờ đợi quá lâu. - Tăng khả năng cạnh tranh trong việc tìm kiếm khách hàng.
+ Giảm thời gian làm hàng.
3.2.2. Giải pháp 2: Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất trang thiết bị chủ yếu là các phương tiện vận chuyền
- Mục tiêu của giải pháp
Nâng cáp toàn bộ trang thiết bị vật chát lên mức tốt nhất, đáp ứng được nhu cầu của nhân viên trong lúc làm việc đồng thời có đầy đủ trang thiết bị đề phục vụ công việc một cách nhanh nhát và tốt nhát.
- Cách thức thực hiện + Cơ sở vật chát trang thiết bị bị và phương tiện vận chuyên của Bách Việt hiện còn nhiều hạn ché. Biện pháp đầu tư và nâng cáp là thật sự cần thiết cho quá trình hoàn thiện quy trình trong giai đoạn tới. Đề thực hiện biện pháp này Bách Việt cần tiền hành theo lộ trình:
ằ Giai đoạn 2022-2023: nhõn viờn cụng ty, chủ yếu là phũng giao nhận và đội xe theo dừi số lượng đơn hàng cần thực hiện, nếu xảy ra việc chậm trễ do số lượng phương tiện không đủ hoặc có máy móc, thiết bị, phương tiện hư hỏng không thẻ tiếp tục sử dụng cần báo ngay với bộ phận ké toán - tài chính đề đề xuất ban quản trị đầu tư thêm, đảm bảo công việc được hoàn thành tót.
LE THỊ THUY DUYEN - K59 66
Chương 3: Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên container băng đường biên tại công ty TNHH vận tải Bách Việt
ô Giai đoạn 2024-2025: khi nguồn tài chớnh của cụng ty cú thẻ đỏp ứng cho cỏc hoạt động đầu tư và lượng hàng ngày một tăng bằng giải pháp đã đề ra ở trên, ban quản trị cần chủ động đầu tư thêm 2-4 xe đầu kéo, 1 xe tải đề đáp ứng tốt việc vận chuyên cùng lúc nhiều lô hàng các loại.
Ngoài ra, cần thay mới các máy móc thiết bị văn phòng đã cũ nhằm hoàn thành các công việc nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn, tránh bị gián đoạn. Tuy nhiên các khoản đầu tư cũng cần phải cân nhắc đề tránh việc đầu tư lãng phí, không mang lại hiệu quả kinh doanh.
- Dự kiến kết quả đạt được + Tiến độ công việc được nâng cao + Giảm tình trạng trì trệ công việc do hư hỏng trang thiết bị + Nâng cao hiệu quả công viêc, đem lại hiệu suất công việc cao 3.2.3. Giải pháp 3: Xâm nhập và mở rộng thị trường
- Hiện nay tình hình cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt, các công ty giao nhận ngày càng được thành lập nhiều hơn. Đề đạt được lợi nhuận cao đồng thời nâng cao được vị thé của mình thi doanh nghiệp càn phải mở rộng thị trường kinh doanh
- Bên cạnh đó cân tìm hiệu và lựa chọn những doanh nghiệp tojơng đồng về ngành nghè hoạt động đẻ liên két, tăng thêm nguồn vón, sức mạnh đề mở rộng thị troờng một cách hiệu quả.
- Mở rộng thị troyờng của doanh nghiệp không chỉ là việc phát triên thêm các thị troyờng mới mà còn là cả tăng thị phần ở các thị trơjờng cũ.
- Đưa ra mục tiêu
+ Khai thác triệt dé nhu cầu của thị trường nước ngoài, tăng hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận và nâng cao vị thế cạnh tranh.
- Cách thức thực hiện
+ Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường. Mọi doanh nghiệp muón thành công thì phải am hiệu rõ môi trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc néu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng không thẻ duy trì họat động. Muốn thâm nhập vào thị trường mới hay tìm năng cần tìm hiệu nhu câu các thị trường này đang ở mức nào, kha năng phát triển ra sao. Tìm hiều kỹ vẻ phong tục tập quán ở thị trường đó như thế nào, những điềm khác biệt của thị trường cần đén với thị trường hiện tại sẽ gây rất nhiều trở ngại cho công ty. Lựa chọn những thị trường có thẻ mang lại lợi nhuận cho công ty những thị tường tiềm năng, hạn chế mat thai gian vào những thị trường không tiềm năng.
+ Doanh nghiệp đã vươn ra khá nhiều thị trường như Trung Quốc, Mỹ.... Và vẫn còn rất nhiêu thị trường tiềm năng mà doanh nghiệp cần mở rộng như: Nam Mỹ, Trung Đông.
+ Ngày 12/05/2022 Bách Việt cũng đã chính thức mở văn phòng bên Mỹ dé phục vụ
khách hàng có nhu càu XNK hàng từ Mỹ
LE THỊ THUY DUYEN - K59 67
+ Khách hàng thường lựa chọn những đối tác có thẻ đáp ứng tát cả các yêu cầu và lợi ích của họ vì vậy doanh nghiệp luôn cần đôi mới và phát triển đẻ đáp ứng kịp thời nhu cầu cảu khách hàng
+ Bên cạnh mở rộng quy mô can phải tăng thêm số lượng nhân viên đề có thê đáp ứng được nhu cầu đặt dịch vụ từ khách hàng
- Dự kiến hiệu quả + Sau khi nghiên cứu doanh nghiệp sẽ nắm bắt được nhu câu của thị trường mình đang hướng tới từ đó sẽ tố chức các dịch vụ thích hợp
+ Khi mở rộng thị trường thì doanh nghiệp sẽ mở rộng thêm khả năng cạnh tranh, nâng cao uy tín và chiếm được niềm tin của khách hàng.
3.2.4. Giải pháp 4: Mở rộng quy mô nhân sự, nâng cao chất lượng nhân viên ở tất cả các phòng ban
- Mục tiêu thực hiện + Vấn đề vẻ chất lượng nguồn nhân lực hiện nay là một trong những lý do chính gây ra những điểm chưa hoàn thiện trong quy trình giao nhận hiện tại ở Bách Việt. Với những định hướng vè nâng cao chát lượng, hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, công ty Bách Việt cần tuyên dụng thêm nhân viên có chuyên môn và kinh nghiệm, thực hiện việc đào tạo thường xuyên đề nâng cao kiến thức và kỹ năng làm việc.
- Cách thức thực hiện giải pháp + Giai đoạn 2022-2025: Thực hiện tuyên dụng thêm nhân sự cho các phòng ban với các tiêu chí đặt ra chú trọng vẻ ngoại ngữ, kinh nghiệm, tốt nhát là đúng chuyên ngành. Việc tìm kiếm
ứng viên có thẻ tìm trên các trang web: vieclam24h.vn, mywork.com.vn, vietnamwork.com....
hoặc các trang mạng xã hội như facebook,... Nhân sự cho các phòng ban được bỏ sung cụ thê như sau:
+ Phòng kinh doanh: Từ năm 2022, tuyển dụng thêm 03 nhân viên trong đó mỗi bộ phận hàng xuất và nhập 01 nhân viên, người còn lại chuyên phụ trách mảng chăm sóc khách hang, marketing hình ảnh công ty. Mỗi bộ phận sẽ phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi cá nhân theo khách hàng, tạo điều kiện thuận lợi đê họ phát huy hết năng lực. Đến năm 2025, mỗi bộ phận tuyên dụng thêm 01 nhân viên, tức trong giai đoạn này dự kiến bô sung cho phòng kinh doanh 05 nhân viên.
+ Phòng chứng từ: bố sung 03 nhân viên, tức đến năm 2025 lượng nhân viên phòng chứng từ là 06 nhân viên chia đều cho hai bộ phận xuất và nhập và 01 trưởng phòng chứng từ thực hiện việc quản lý toàn bộ hoạt động của phỏng chứ không cỏn phụ trách cả mảng hàng nhập như trước. Nhân viên được tuyên vào phòng chứng từ là những người đã có kinh nghiệm làm việc qua các vị trí tương tự và có trình dộ chuyên môn, ngoại ngữ.
LE THỊ THUY DUYEN - K59 68
Chương 3: Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên container băng đường biên tại công ty TNHH vận tải Bách Việt
+ Phòng giao nhận: tuyên dụng thêm 02 nhân viên hoặc xem xét nhận các thực tập tập sinh có tiềm năng ở lại làm việc. Khi đủ số lượng thì phân chia phụ trách theo loại hình vận chuyên dé dé quan ly.
+ Phòng kế toán: tuyên dụng thêm 01 nhân viên có chuyên môn ké toán và phân chia công việc cho 03 nhân viên phòng ké toán mỗi người đảm nhận mot mang riêng: ké toán nội bộ, ké toán thué, ké toán công nợ.
+ Còn lại tùy thuộc vào tình hình kinh doanh, mức độ tài chính, số lượng phương tiện vận chuyên bộ sung thêm đề tuyên dụng thêm nhân viên, tài xé xe đầu kéo, xe tải,... Nhân viên công ty tuyên dụng nên ở độ tuôi trung bình từ 28 tuổi trở xuống, nguồn nhân lực sẽ luôn hăng hái, năng động trong giải quyết mọi công việc.
+ Bên cạnh đó vẫn tiếp tục việc đào tạo nhân viên về chuyên môn và kỹ năng, đưa nhân viên đi đào tạo các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ở các trung tâm, lớp học hải quan đê nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, khuyến khích các nhân viên cũ có nhiều kinh nghiệm dành thời gian rãnh đề hướng dẫn những nhân viên mới về nghiệp vụ cũng như chia sẻ kinh nghiệm bản thân sau nhiều năm làm việc, đề giúp các nhân viên tránh khỏi những lỗi hay mắc phải
- Dự kiến kết quả đạt được +Sau khi mở rộng và nâng cao quy mô, chát lượng nhân viên ở tất cả các phòng ban thì kỹ năng, nghiệp vụ của nhân viên sẽ được nâng cao hơn giúp cho quá trình công việc được trơn tru và mang lại hiệu suất cao hơn.
3.3. Quy trình sau khi hoàn thiện - Một quy trình sẽ không thẻ hoàn thiện được néu thiếu đi những tài liệu hướng dan minh họa lại thành hình ảnh đề tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, công ty phải dự trù được và cung cáp thêm những thông tin, hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn đề hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt
hơn.
+ Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuân, có thê đánh giá chất lượng sản phẩm đầu vào + Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình có thê nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cái tiền thêm
+ Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, càn hỗ trợ từ ai...)
LE THỊ THUY DUYEN - K59 69