GÓI ERP 3.1. LỢI ÍCH VÀ BÁT LỢI CỦA VIỆC SỬ DỤNG ERP
3.4. TÁT CÁ CÁC DOANH NGHIỆP CÓ NÊN MUA GÓI ERP?
3.4.1 Những doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP
Không phải tất cả cTc doanh nghiệp đều cần một hệ thống ERP. Đối với cTc
doanh nghiệp vừa và nhr thN việc triển khai một hệ thông ERP có thể không dTp
ứng được cTc nhu cầu kinh doanh hàng ngày. Tuy nhiên, nKu cTe doanh nghiệp đang gặp phải những thTch thức quản lý quy mô lớn có thể giải quyKt được băng c†ch tích hợp cTc dữ liệu quản lý khTe nhau thN việc triển khai hệ thống ERP có thể giúp giải quyKt cTc vấn đề này.
Khi quy mô sản xuất được mở rộng, khối lượng công việc cần giải quyKt sX cao, theo đó, số lượng nhân viên cũng sX tăng theo. VN thK việc xH lý cTc công việc và quản lý, kiểm soTt lực lượng nhân viên đề biKt họ có làm việc hiệu quả không sX mat khT nhiều thli gian. Bằng cTch tự động hóa những quy trNnh thủ công và chia thl¡ gian hiệu quả cho những nhiệm vụ cần thiKt, hệ thông ERP sX là biện phTp tốt
20
giúp doanh nghiệp phTt triển nhanh hơn trong ngành. Sau đây là những lý do chứng minh cho việc ERP thMI sự có hữu ích:
1. Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho từng bộ phận
NKu một doanh nghiệp mới chỉ nghe đKn phần mềm ERP, và doanh nghiệp đó có hơn 500 nhân viên, Hơn thK nữa doanh nghiệp đang sH dụng những phần mềm kK toTn chuyên dụng, cho quT trNnh dịch vụ khTch hàng, hay phần mềm khTc cho việc
quản lý hàng tồn kho,.... Và còn nhiều hơn nữa
Điều đó sX có thê làm cho doanh nghiệp cảm thay thuMn loi trong thli gian
ngăn, doanh nghiệp sX có khả năng chỉ trả ngay đối với những phần mềm nhr này vN chỉ phí của chúng đều khT rẻ, và chúng cũng tức thN giải quyKt những vấn đề đang gặp phải của từng riêng bộ phMln nao đó.
Nhưng đôi khi xung đột vẫn có thê xảy ra khi trên cùng một hệ thông, cTc phần mềm đó lại được hoạt động riêng lẻ và không có sự kKt nối với nhau. Khi bên kK toTn cần cTc thông tin từ nơi bTn hang, họ sX đưa ra Ili dé nghị và bên bộ phMn kinh doanh sX kKt xuất thông tin cần thiKt qua cTc file excel. Từ đó, bộ phMn kK toTn sX điều chỉnh, sau đó tổng hợp lại đưa vào phần mềm kK toTn. Dẫn tới phải thực hiện rất nhiều bước bằng tay và có thế dẫn đKn số liệu dễ bị dính những sai sót không đĩng có.
Phần mềm quản lý ERP sX kKt hợp tất cả phần mềm đang chạy mà được doanh nghiệp sH dụng riêng lẻ. Với ERP, mọi bộ phMn, phòng ban trong doanh nghiệp đều sH đụng chung một cơ sở đữ liệu, và chúng sX được phân quyền rõ ràng.
Bang cTch này, vấn đề sai lệch đữ liệu được giải quyKt tốt, nhân viên sX tiKt kiệm được nhiều thli gian hơn, từ đó cơ hội phTt triển của doanh nghiệp sX lớn hơn.
2. Mắt rất nhiều thời gian dé tong hợp thông tin, báo cáo
NKu có ngưIi hri, mỗi thTng doanh thu trung bNnh của hệ thống cHa hang
bạn là bao nhiêu, bạn sX mắt bao lâu đề tNm ra? TNnh hNnh nợ hiện tại của khTch
hàng là bao nhiêu? Có bao nhiêu khTch hàng mới và cũ quay lại mua hàng tại cHa
hàng?
21
Dù là một nhân viên xuất sắc đi nữa, bạn cũng sX mắt không ít công sức để tNm kiKm cTc nguồn trả lH. Đặc biệt là nKu bạn nói có những bTo eTo của nhiều đơn vị thN tất nhiên bạn sX phải chI dé có thêm những thông tin vé cTe don vi khTc.
Là ngưII làm doanh nghiệp, bạn hiểu biKt được rằng cTch ban thu thMp va tMp hợp đữ liệu liên quan đKn quT trNnh ra quyKt định. . Với một hệ thống ERP, ban sX có được một cT¡ nhNn tổng thế đối với việc quản lý trong bất cứ thli gian nào và ở bất cứ nơi đâu chỉ với một chiKc mTy tính. Điều này đồng nghĩa cho phép bạn giảm thiểu số những buổi hội họp. Thay vN mất thli gil viKt bTo cTo thN doanh nghiệp của bạn nên dùng chúng để trao đổi với khTch và tNm kiKm khoản đầu tư mới hoặc đề xuất những sTng kiKn mới vào cTc chiKn lược marketing sắp tới. .... Điều này sX khuyKn khích mọi nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ hiệu quả lên và giúp công ty của bạn tăng trưởng tốt hơn nữa.
3. Việc hạch toán kế toán có thể bị kéo dài và trở nên phức tạp Trong hầu hKt cTc trưIng hợp, dâu hiệu cụ thê nhất cho thấy một công ty cần một hệ thông ERP đKn tt kK toTn. XTc định xem phần mềm ERP có thực sự dTng giT hay khéng nKu nhan vién cua ban dựa vào hóa đơn giấy và đơn đặt hàng, hoặc dành hàng gi1 mỗi tuần đề nhMp dữ liệu vào phần mềm kK toTn VN lý đo đó, chúng ta cần xem xét những lợi ích mà nó mang lại. Co dTng để chi trả một khoảng tiền lớn không?
Tương tự như bTo cTo tài chính, phần mềm ERP là giải phTp hữu hiệu khi
bạn tốn nhiều thi gian và công sức để đối chiKu và đồng bộ dữ liệu giữa cTc hệ thống qua vô số bảng tính. Hiệu quả và tối ưu cho công ty của bạn. Điều quan trọng là giảm bớt công việc thủ công của nhân viên kK toTn và nâng cao hiệu quả hoạt dong ERP — giải phTp hoàn hảo dành cho mọi doanh nghiệp
Enterprise Resource Planning [erp]
) ie
ree
22
Hinh 3.3: ERP — giai phap hoan hao dành cho mọi doanh nghiệp Nguồn: hps://erpviet.vn/5-dau-hieu-cho-thay-da-den-luc-doanh-nghiep-cua-ban- can-su-dung-phan-mem-quan-tri-erp/?
fbclid=IwAR3emznluKGT3cUiZZjNxKy Ith jioNvikg7GdF-dS8eNDrs0nsigOmO4Mug EpEQ
4. Hiệu quả kém khi tương tác với khách hàng
Với sự phTt triển không ngừng của cTc doanh nghiệp, việc quản lý hàng tồn kho đã trở thành một trong những vấn đề gây khó khăn cho cTe doanh nghiệp. Khi hàng tồn kho bị sai sót, dịch vụ khTch hàng hoặc nhân viên bTn hàng có thê làm tổn hại danh tiKng doanh nghiệp bằng cTch cung cấp thông tin sai lệch cho khTch hàng.
Dẫn đKn ảnh hưởng đKn uy tín của doanh nghiệp Ví dụ, nKu khTch hàng quan tâm đKn sản phẩm C và nói rằng muốn mua nó, nhưng đã hKt hàng, nhân viên bTn hàng hoặc đại diện dich vu khTch hang xTc dinh rằng sản phẩm D vẫn còn hàng, hãy giới thiệu chúng và trấn an khTch hàng, đồng thli bảo đảm với khTch là có thế quay lại vào hôm sau dé nhMn sản phẩm vMn chuyên từ kho đKn cHa hàng.
Nhưng khi thực hiện kiểm tra kho thN nhân viên kho phTt hiện số lượng hàng hóa không khớp với số lượng sản phẩm C. Dữ liệu hệ thống ghi là l nhưng số lượng thực tK trong kho là 0. Ngưli bTn quên lưu thông tin liên lạc với khch hàng. Ngay cả sau khi khTch hàng quay lại lay dé va biKt théng tin đó là chính xTc, cũng vẫn sX không hài lòng và trực tiKp làm mất niềm tin về doanh nghiệp.
Chính vN thK hệ thống ERP đã cung cấp tính năng là nhân viên của tất ca cTc phòng ban đều có quyên truy cMp thông tin cMp nhMt, nhanh chóng phản hồi những thắc mắc mà khTch hàng đưa ra, đồng thli đảm bảo độ chính xTc của đữ liệu trong hệ thống, hạn chK tối đa sai số.
5. Công nghệ thông tin phức tạp và tiêu hao nhiều thời gian Quản lý CNTT là một trong những nhược điểm lớn nhất của việc sH dụng quT nhiều phần mềm trong một doanh nghiệp. Việc đó sX trở nên khó khăn hơn.
Việc tùy chỉnh phần mềm, cMp nhMt, bao trN va tich hợp chúng, vT lỗi và nâng cấp có thê phức tạp, tốn nhiều thli gian và tài nguyên..
23
NKu cTe công ty đang sH dụng phan mềm lỗi thli, viée vT 1éi va tich hop c6 thé tốn thli gian và chỉ phí, đồng thi dữ liệu có thê đễ bị mắt khiKn nhân viên mất nhiều thli gian cho việc thống kê và IMp bảng tăng lên.
Thay vào đó, phần mềm quản lý ERP cung cấp cho cTec công ty một nền tảng ôn định, minh bạch và hoạt động nhanh, ấp ứng nhu cầu luôn thay đổi của họ.
Hệ thông ERP có thê được sH đụng hiệu quả trong nhiều ngành như bTn lẻ, sản xuất, xây dựng, ngân hàng, y tK, dầu khí, hóa chất, nông nghiệp và chăn nuôi.
Một chức danh công việc cụ thể, chẳng hạn như kK toTn. Thay vào đó, hệ thông trở thành trợ thủ đắc lực giúp nhân viên giảm bớt công sức thủ công phTt sinh trước đây.
CTc chức năng quan trọng trong kinh doanh như kiếm soTt sản xuất, kK toTn và xH lý đơn hàng đều được tự động hóa, giúp việc sH dụng đễ dàng hơn và hạn chK những trục trặc, cũng như tắc nghXn cho cTc doanh nghiệp nhr.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tự động tổng hợp dữ liệu từ nhiều phòng ban khTc nhau của công ty. Do đó, cTe doanh nghiệp nhr cũng cần nghiên
cứu, tNm hiểu và lên kK hoạch cần thMn trước khi triển khai ERP nhằm giảm thiểu rủi
ro thất bại và đạt được mục tiêu đề ra Tuy nhiên, phần mềm ERP được tích hợp trong tất cả cTc phòng ban của công ty. Việc triển khai một hệ thống ERP đòi hri phải [Mp kK hoạch cân thMn để giảm thiểu rủi ro thất bại và đảm bảo đạt được cTc mục tiêu. Điều nay doi hri sự tham gia của tất cả nhân viên và cTc nhà quản lý cấp trung và cấp cao của cTe bé phMn khTc nhau.
3.4.2. Lợi ích từ phần mềm quản lý ERP với các doanh nghiệp nhỏ ERP giúp doanh nghiệp vMn hành trơn tru hơn
Minh bạch và rõ ràng: không có phần mềm riêng hay kKt nối dữ liệu, khi dùng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP sX cho phép mỗi bộ phMn được kKt nối với nhau, giúp thông tin được chia sẻ và truy eMp mọi đữ liệu từ cTe phòng ban liên quan đKn phòng ban của múNnh. Điều này giúp tiKt kiệm thi gian của nhân viên trong việc nhMp xuất đữ liệu và giảm thiêu sai sót.
Ra quyKt định một cTch đễ đàng: phần mềm quản trị ERP chạy theo th]i gian thực, vN vMy, chủ doanh nghiệp sX có thể đưa ra những quyKt định nhanh chóng và
24
trong thli gian ngắn có thể giải quyKt cTc vấn đề phTt sinh. Điều này rất quan trọng trong những môi trưlng kinh doanh luôn có sự thay đôi
Năng suất lao động được tăng lên: Với cTch sắp xKp công việc rõ ràng, minh bạch và hợp lý, nhân viên sX tMp trung vào những phần việc quan trọng và giảm thiểu lao động chân tay. VN vMy, năng suất lao động sX nhanh chóng được tăng lên.
Điều đó có nghĩa là đoanh nghiệp sX nhanh chóng về đích hơn, đồng thl¡ đạt được cTc mục tiêu đã đề ra về doanh số bTn hàng và danh tiKng thương hiệu đã thiKt IMp.
3.4.3. Một số vấn đề cần lưu ý khi mua gói ERP
QuyKt định quan trọng là lựa chọn ERP .Bởi vN điều đó sX quyKt định toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Như đã đề cMp trước đó, việc chọn công cụ phù hợp có nghĩa là tMn dụng tối đa khả năng của nó và trải nghiệm kKt quả tích cực, hiệu quả và mang tính thực tK.
® Tích hợp với nhóm CNTTT
Một vài công việc yêu cầu thực hiện thao tTc nhiều hơn để tích hợp, những công việc khTc thN ít hơn. Điều này ảnh hưởng lớn đKn công việc mỗi ngày của cTc nhóm CNTTT.
Trong quT trNnh lựa chọn phần mềm ERP, ngưli ta nên xem xét những tích hợp nào được yêu cầu và những loại hạn chK nào được yêu cầu. CTc yêu cầu đào tạo nhóm, giTm s†t, đào tạo và nhân sự bô sung có thê cần được xem xét
® Quy mô tô chức và khả năng công cụ
Cấu trúc bên trong doanh nghiệp càng phức tạp thN càng có nhiều trở ngại trong giao tiKp và hội nhMp giữa cTe khu vực. Một trong cTc biện phTp phòng chống
chính khi chọn ERP là phạm vi. Cần phải xem xét và đTnh giT rằng hệ thống này có
đTp ứng cTc nhu cầu của cTc ngành khTc nhau đồng thli tạo ra những thuMn lợi về điều kiện cho sự tham gia của họ hay không.
Ngoài ra, hóy kiểm tra xem cụng cụ cú cấp quyền truy cMp cho tất cả ngưẽi dùng không. Tắt nhiên, loại quyền truy cMp nào được sH dụng đề bảo vệ dữ liệu.
e Di chuyén dir liéu dé dang
25
Nhiều công ty đã có hệ thống và phần mém riéng biét. VN thK, khi chon một
ERP, điều quan trọng là xTc định eTch thức dữ liệu sX được di chuyên và xem điều đó có gây giTn đoạn công việc khi nó diễn ra không.
Di chuyển dữ liệu cũng phải được phân tích trong phiên bản mới. NKu hệ thống ERP được nâng cấp, bạn có cần đây nhanh quT trNnh di chuyên đữ liệu không? Điều này có để chạy trên hệ thống không? Điều đó đTng xem xét.
LÌ Khả năng sH dụng
Nói cTch khTc, khả năng sH dụng là khả năng ngưli dùng hiểu một công cụ.
Trên thực tK, điều này có thê được hiểu từ nhiều khía cạnh. Khi một hệ thong ERP
dễ vMn hành, nó có thể nhớ cTc lệnh mà không cần yêu câu trợ giúp và có giao diện dễ sH dụng
Một điêm khTc của cTc công cụ có khả năng sH dụng tốt là bảo mMt. VN vMy, nKu ERP ngăn ngừa tốt cTc lỗi hệ thống, sự cỗ phần mềm va đảm bảo an toàn trong quT trNnh vMn hành thN cũng có thê coi là có tính khả dụng tốt.
1 Đầutư Ở đây đầu tư chính là chọn một phần mềm ERP. Nhưng, trên thực tK la cần phải dựa vào cTe khoảng tiền và ngân sTch mà công ty có thê trả dé dTnh giT.
Bản thõn gớT khụng núi lờn điều ứN về việc mua lại. Ngoài giT trị, lợi tức đầu
tư (ROI) cũng cần được đĩnh giT để xem liệu công cụ có thực sự đĩTng tin cMy va cần thiKt hay không.
ERP thưIng rất tốn kém đối với ngân sTch của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, nKu lợi tức đầu tư nhanh chóng, việc mua lại hoặc thông qua một khoản vay là đĨng xem xét.
Chọn đúng ERP thích hợp cho doanh nghiệp của bạn cũng sX làm giảm căng thắng và tạo ra kKt quả tốt hơn. Trước khi chọn một công cụ, bạn vẫn nên kiểm tra ý
kiKn của những ngưi đã sH dụng nó để xem họ có chấp nhMn nó hay không.