III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Cục Công nghệ thông tin
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Cục
Văn thư của Cục Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Cục, dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng. Công tác văn thư của Cục Công nghệ thông tin được áp dụng theo Quyết định 698/QĐ-CNTT ngày 09/11/2012 quy chế Văn thư lưu trữ của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin.
2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Chánh Văn phòng có trách nhiệm giám sát kiểm tra về công tác soạn thảo văn bản đảm bảo văn bản được ban hành theo đúng quy trình, thể thức và thẩm quyền được pháp luật quy định.
Trước khi trình lãnh đạo, Chánh Văn phòng phê duyệt, kí nháy vào văn bản để đảm bảo đúng quy trình, tính pháp lí. Sau khi lãnh đạo ký duyệt Chánh Văn phòng giao cho cán bộ văn thư đóng dấu và ban hành.
- Các văn bản được trình bày đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc đã được quy định.
Ngoài 9 thành phần thể thức bắt buộc còn có một số thành phần thể thức bổ
sung như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc, dấu dự thảo...
- Việc đóng dấu các tài liệu kèm theo được thực hiện đúng quy định của nhà nước.
2.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
- Việc soạn thảo văn bản đạt yêu cầu chất lượng, và kịp tiến độ. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức luôn tạo điều kiện để nắm vững lĩnh vực chuyên môn phụ trách, kỹ năng soạn thảo văn bản, Các quy định về soạn thảo thảo được Chánh văn phòng yêu cầu thực hiện đầy đủ, đúng thủ tục: các Tờ trình, phiếu trình ký luôn phải qua các khâu thẩm định của các đơn vị có chức năng là bộ phận văn thư của văn phòng.
- Văn bản phải được Chánh văn phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.), và dấu nháy cuối thành phần nơi nhận để xác nhận thể thức của văn bản do cán bộ văn thư rà soát, trước khi trình Cục trưởng hay Phó Cục trưởng ký và ban hành.
* Ưu điểm
Cỏc chuyờn viờn nắm rừ kỹ thuật soạn thảo văn bản. bố cục và cỏch thức diễn đạt văn bản.
Quy trình soạn thảo được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước và quy chế của Cục.
Văn bản ban hành đúng thẩm quyền.
Sự thống nhất quá trình quản lý soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Cục nhằm đảm bảo việc giải quyết kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, mau lẹ và chính xác.
* Nhược điểm
Có một số văn bản chưa có chữ ký nháy đã đưa Cục trưởng ký và đóng dấu.
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Tất cả văn bản đi của Cục đều được quản lý theo trình tự: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản;
Đăng ký văn bản đi; Nhân bản, đóng dấu của Cục và dấu mức độ mật, khẩn;
Làm thủ tục phất hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi;
Lưu văn bản đi.
* Ưu điểm
Về cụng tỏc quản lớ văn bản đi Chỏnh Văn phũng theo dừi, kiểm tra cỏn bộ Văn thư - Lưu trữ xử lí văn bản cho đúng tiến độ.
Trong quá trình giải quyết văn bản phát hiện kịp thời những văn bản chưa đúng theo quy định hiện hành.
Cụng việc cú sự phõn cụng rừ ràng, nghiờm chỉnh.
Cỏc chuyờn viờn nắm rừ kỹ thuật soạn thảo văn bản.
* Nhược điểm
Cán bộ văn thư thường hay làm sai quy trình hiện hành. Có những văn bản mặc dù chưa đúng với quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhưng văn thư vẫn đóng dấu cho phép ban hành văn bản.
2.2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Theo dừi giải quyết văn bản đến, việc giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất lượng cao. Trường hợp văn bản đến cần sự phối hợp giải quyết của nhiều đơn vị, lãnh đạo cho ý kiến vào “Phiếu giải quyết văn bản đến” để các đơn vị có liên quan phối hợp giải quyết, theo nguyên tắc: Đơn vị nào ghi trước là đơn vị chủ trì. Đơn vị nào ghi sau là đơn vị phối hợp. Mọi tác nghiệp giao nhận văn bản, tài liệu, hồ sơ trình giải quyết công việc, hồ sơ công việc nêu trong quy trình này đều phải ký xác nhận vào sổ giao nhận văn bản.
Việc tiếp nhận tất cả các văn bản dù chuyển giao theo hình thức nào đểu phải qua bộ phận văn thư để cán bộ vào sổ. Vì vậy đảm bảo được nghiêm ngặt chế độ bảo mật trong cơ quan, không xảy ra tình trạng mất mát hay thất lạc công văn, giấy tờ.
Tất cả văn bản đến của Cục luôn được quản lý theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trỡnh, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dừi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến được giải quyết theo đúng quy định của nhà nước và theo quy định của Cục.
Văn bản được đăng ký vào các hình thức sổ văn bản đến khác nhau: Sổ công văn đến, sổ chuyển bì, sổ văn bản mật sau đó được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản trên mạng giúp cho việc phân loại và quản lý, tra tìm văn bản theo từng loại được dễ dàng và thuận tiện.
Văn bản đến được chuyển giao trong ngày đảm bảo thời gian giải quyết công việc của đơn vị nhận văn bản.
Văn bản đến được phân loại, bóc bì và chuyển đến đúng đối tượng không có sự nhầm lẫn hay mất mát.
2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
*. Ưu điểm
Việc lập hồ sơ công việc trong năm của cơ quan được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước và quy định của cơ quan.
Việc biên mục hồ sơ phục vụ cho việc tra tìm tài liệu kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâu dài của cơ quan.
Danh mục hồ sơ do các chuyên viên, đơn vị lập nên được tiến hành dễ dàng hơn, độ chính xác và bám sát công việc cao.
Các tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Cục và đơn vị.
Hồ sơ được sắp xếp chặt chẽ, hợp lý tạo nên sự quản lý chuyên nghiệp, công việc được giải quyết nhanh chóng.
Chánh văn phòng chỉ đạo các đơn vị lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định. Tổ chức quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình.
Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công
việc kết thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào kho lưu trữ theo quy định.
*. Nhược điểm
Tài liệu văn bản của cá nhân, đơn vị sau khi kết thúc công việc không được lập thành hồ sơ công việc mà chỉ là những tập, chồng tài liệu được xếp cho vào hộp hoặc ở dạng bó gói. Điều này dẫn đến tính thẩm mỹ, chiếm nhiều không gian, gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu.
Khi nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ. Các phòng, ban không thống kê các hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu.
2.2.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan
Con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, hiệu lực thi hành và thẩm quyền ban hành của cơ quan. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc quản lý, sử dụng con dấu của Cục. Do sự quan trọng của công tác quản lý con dấu, công tác quản lý con dấu được Chánh văn phòng chịu trách nhiệm và giao cho các bộ phụ trách lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ giữ để thực hiện các nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật, của cơ quan, đơn vị. Chuyên viên văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, Phó chánh phòng việc quản lý và sự dụng con dấu.
Bộ phận văn thư trực tiếp quản lý con dấu của Cục. Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm trước Cục về quản lý con dấu tạo nên sự thống nhất.
Việc đóng dấu và quản lý con dấu được chỉ đạo tuân theo đúng quy định của pháp luật; chưa xảy ra trường hợp nào đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định. Kể cả đóng dấu các phụ lục, dấu giáp lai, chưa xảy ra hiện tượng hỏng và mất mát về dấu. Cục đã phân công trách nhiệm quản lý cho cán bộ văn thư chuyên trách có đủ phẩm chất đạo đức tin cậy.
Dấu được giữ trong cơ quan, không có trường hợp tự ý mang dấu ra ngoài cơ quan. Trường hợp giao dấu cho người khác đều được sự cho phép của lãnh đạo bằng văn bản.
Văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm
quyền của người ký văn bản.
Dấu được đóng đúng chiều, chùm kên 1/3 chữ ký ở bên trái, không có trường hợp đóng dấu khống chỉ vào văn bản chưa có chữ ký đúng thẩm quyền.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ