Trong thời gian qua, được học hỏi, tìm hiểu và làm việc ở Cục Công nghệ thông thông tin cùng với sự chỉ bảo tận tình em có cái nhìn toàn diện tổng quát hơn về toàn bộ cơ cấu tổ chức, hoạt động công tác cũng như chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận từng đơn vị. Đặc biệt hơn, em thấy được công tác văn phòng tại cơ quan có vai trò rất quan trọng, với sự hiểu biết trên trường học và thực tế một sinh viên năm cuối của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em xin được đưa ra một số nhận xét về công tác văn phòng của Văn phòng Cục Công nghệ thông tin như sau:
1. Về công tác văn phòng.
a. Ưu điểm:
Nhìn chung mọi công việc được giao đều hoàn thành tốt, thực hiện đúng trách nhiệm. Tại phòng, các cán bộ, công chức, các bộ phận phòng đều được phân công nhiệm vụ một cách cụ thể và chi tiết, nên mỗi cá nhân trong phòng thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đã được phân công, mỗi cá nhân cán bộ đều thực hiện nghiệp vụ chuyên môn nhất định về các lĩnh vực đã phân bố, tất cả mọi người đều ý thức được công việc của mình, do vậy các công việc không chồng chéo, tồn đọng. Mọi cán bộ đều dốc hết khả năng và lòng nhiệt huyết với công việc khi được giao nhiệm vụ quan trọng hay không quan trọng.
Môi trường phòng được bố trí theo mô hình văn phòng hiện đại, thoáng mát, không gian phòng tràn đầy sức sống, trong lành và dễ chịu hơn với những chậu cây cảnh, những chậu hoa nhỏ thấp thoáng mùi hương nhè nhẹ man mát.
Sự trang nhã cũng không làm mất đi vẻ sang trọng với những khung hình dơn giản và bình dị. Chính vì thế, khi được làm việc trong không gian như vậy công việc sẽ được làm với sự tập trung, hứng thú đam mê thúc đẩy công việc được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Các trang thiết bị trong phòng đều rất đầy đủ, hiện đại đã giúp cán bộ phòng làm việc thuận tiện, xử lý các công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Ngoài ra lãnh đạo văn phòng luôn quan tâm tạo điều kiện bồi dưỡng cán bộ văn phòng đi học thêm các lớp nghiệp vụ về văn phòng, các lớp bồi dưỡng chuyên đề để tự trang bị cho mình những kiến thức cần thiết, nâng cao trình độ chuyên môn và khả năng ứng dụng các trang thiết bị hiện đại trong hoạt động quản lý.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản như quy định của nhà nước đã ban hành.
Phòng đã thực hiện tốt các nhiệm vụ khi giải quyết các vấn đề cho nhân dân cũng như hoàn thành kế hoạch của lãnh đạo giao phó, đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, các cán bộ, nhân viên trong văn phòng phần lớn được đào tạo đúng chuyên môn và trình độ học vấn từ cao đẳng trở lên.
Xây dựng đầy đủ, kịp thời các chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm, tháng, tuần của Cục. Công tác thực hiện nội quy văn phòng được thực hiện một cách nghiêm túc, các cán bộ phòng đều có ý thức thực hiện nội quy một cách nghiêm chỉnh và tạo được các mối quan hệ tốt đẹp giữa cán bộ với lãnh đạo.
Các nghiệp vụ và tay nghề được áp dụng linh hoạt, nhạy bén, đảm bảo công việc hàng ngày tốt hơn.
Văn phòng được bố trí theo mô hình tập trung nên lãnh đạo phòng luôn kiểm tra giám sát mọi hoạt động của cán bộ trong văn phòng giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
Trong công tác đảm bảo hậu cần thì văn phòng luôn đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho hoạt động của toàn cơ quan như mua sắm trang thiêt bị, vệ sinh thực hiện tốt.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực nói trên vẫn còn tồn tại những hạn chế của công tác văn phòng nói chung.
b. Nhược điểm:
Cán bộ tổng hợp còn phải kiêm về công tác tổ chức cán bộ, tần suất thực
hiện công việc nhiều hơn.
Một số trang thiết bị phòng đã cũ, làm mất thời gian, ảnh hưởng tới tiến độ của công việc.
Trong phòng hiện tại vẫn chưa có các phần mềm xử lý dữ liệu, nên công việc vẫn gặp nhiều khó khăn, và chậm trễ hơn.
2. Về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan a. Ưu điểm:
Cán bộ văn thư là người có chuyên môn, có năng lực, có trách nhiệm cao trong công việc vậy nên công tác văn thư của cơ quan luôn được giải quyết nhanh chóng, kịp thời và đạt hiệu quả cao.
Các văn bản giấy tờ như công văn, thông báo,… được lưu thông nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ. Đảm bảo được mức độ mật của thông tin, giải quyết công việc chính xác theo đúng tiến trình, đúng quy định, tiết kiệm được thời gian công sức trong quá trình thực hiện.
Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan đều thực hiện đúng, đầy đủ tất cả các khâu nghiệp vụ về giải quyết văn bản đi, đến, lập hồ sơ đảm bảo tiến độ giải quyết công việc một cách chính xác và nhanh chóng.
Nhận thấy văn bản là vật chứa thông tin và mang một tầm quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan cũng như nhà nước. Vì vậy bộ phận văn thư lưu trữ luôn chuyên tâm chú ý tới việc lưu trữ tài liệu.
Quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện một cách nghiêm túc không có tình trạng đóng dấu khống.
Bộ phận hoạt động của cán bộ văn thư, lưu trữ luôn đảm bảo sạch sẽ, thoáng mát.
Phần mềm tra cứu văn bản trên máy tính góp phần nhanh chóng trong việc tra tìm văn bản phục vụ tài liệu lưu trữ.
Những văn bản quan trọng được mẫu hoá tạo nên sự thống nhất trong soạn thảo và ban hành văn bản của các đơn vị.
Hàng ngày, hàng tuần khối lượng văn bản cần giải quyết ngày càng nhiều và công tác văn thư, lưu trữ cũng cần thực hiện nhanh chóng, kịp thời để đạt
hiệu quả cao nhất.
b. Nhược điểm:
Bộ phận văn thư với diện tích nhỏ hẹp, không có các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo vệ như: không có máy hút bụi, quạt thông gió, máy hút ẩm,…
Cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu công việc của cơ quan. Máy photocopy khi photo 2 mặt hay bị kẹt giấy.
Do khối lượng công việc khá nhiều nên văn bản đi, đến chưa được văn thư cập nhật kịp thời vào mạng.