Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này
Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại, được tổ chức một cách khoa học, gồm những người có tri thức năng động, sáng tạo, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng để đạt được hiệu quả cao nhất. Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
Bộ phận Văn thư trong Văn phòng Cục Công nghệ thông tin
Văn phòng Cục Công nghệ thông tin đã và đang từng bước hiện đại hóa về cơ sở vật chất cũng như nguồn nhân sự nhằm mục tiêu là thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo điều hành, quản lý hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất. Để đạt được mục tiêu cơ bản đó, các nhà quản trị văn phòng đã tiến hành cải tiến công tác tổ chức văn phòng theo hướng hiện đại hóa trên một số lĩnh vực sau đây:
- Xây dựng bộ máy văn phòng khoa học, tinh giảm biên chế, cơ cấu gọn nhẹ. Sắp xếp đúng người, đúng việc với đội ngũ công chức có trình độ cao, phần lớn có trình độ đại học trở lên
- Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng
Công nghệ thông tin với thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của công tác văn phòng Cục thay đổi về căn bản. Hiện nay, nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ (LAN) và nối mạng diện rộng bên ngoài (WAN) để xử lý luồng thông tin đầu ra. Một số văn bản, công văn giấy tờ
được gửi qua mạng, email, tiết kiệm văn phòng phẩm, thời gian và công sức.
- Về trang thiết bị trong văn phòng
Phòng làm việc là nơi diễn ra mọi hoạt động quản lý. Các trang thiết bị hiện đại góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng và tình thần làm việc của nhân viên. Văn phòng Cục được trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại như: Máy vi tính, máy in, máy FAX, máy photocopy, điện thoại, máy scan và một số văn phòng phẩm chuyên dùng như bút, giấy, ghim, kẹp; bìa, cặp, tủ đựng hồ sơ.
- Hiện đại hóa nền hành chính: Hiện nay Cục tiếp tục thực hiện thí điểm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001-2008 vào hoạt động của Văn phòng Cục.
- Về kỹ thuật và các thủ tục hành chính
Trong hoạt động điều hành và quản lý của cơ quan phải tiến hành các tác nghiệp và thủ tục hành chính. Cải cách hành chính là một trong những vấn đề được quan tâm và nghiên cứu để triển khai thực hiện, trong đó có các vấn đề quan trọng như văn hóa công sở, công tác văn thư, công tác lưu trữ. Sự hiểu biết tường tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật, nghiệp vụ đó là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả hoạt động công vụ của cơ quan.
- Về con người:
Con người đóng vai trò quan trọng trong trong văn phòng, nhân viên văn phòng kiểu cũ thường ít được đào tạo; việc bố trí, sắp xếp, sử dụng con người còn tuỳ tiện. Vì vậy trong văn phòng hiện đại con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Để đáp ứng nhu cầu của văn phòng hiện đại Cục Công nghệ thông tin đã có những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng nhân viên trong văn phòng bằng cách cử đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, trang bị các kiến thức về công nghệ thông tin, các thiết bị máy móc hiện đại để phục vụ cho công việc.
Với các biện pháp hiện đại hóa trên, Văn phòng Cục Công nghệ thông tin ngày càng kiện toàn về bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng vững mạnh, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng để phát triển phù hợp với tình hình kinh tế và xu thế xã hội.
*. Ưu điểm:
- Với mô hình trên, Các trang thiết bị được trong phòng được trang bị đầy đủ, tạo điều kiện cho các cán bộ làm việc có hiệu quả cao.
- Các trang thiết bị được đặt ở những vị trí hợp lý, khoa học đã tạo điều kiện thuận lợi tốt nhất cho các cán bộ thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, không bị chồng chéo.
- Phòng làm việc tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi công việc giữa các nhân viên và lãnh đạo, cũng như giữa các cán bộ khi đến trao đổi công việc.
- Các trang thiết bị được bố trí khoa học sẽ tạo ra không gian thoáng đãng, không có cảm giác bó buộc, tạo cho cán bộ trong phòng bầu không khí thoải mái từ đó làm tăng hiệu quả công việc.
*. Nhược điểm:
- Khuôn viên Phòng có diện tích hơi chật hẹp, nên có ảnh hưởng đến các công việc của cán bộ phòng.
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan. Nhận xét về ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng.
Mô hình tổ chức là điều quan trọng cho hoạt động của văn phòng hay các đơn vị phòng ban khác. Một mô hình hiện đại khoa học, phù hợp cho quá trình giải quyết công việc đòi hỏi người xây dựng phải nghiên cứu tính chất công việc, vị trí chức năng của từng cán bộ nhân viên thuộc trách nhiệm để thực hiện xử lí nhanh chóng kịp thời và chính xác nhất.
* Ưu điểm mô hình Văn phòng:
- Nguyên tắc tổ chức hoạt động bộ máy văn phòng có sự phân công và phối hợp thực hiện giữa các bộ phận. Ví dụ việc tổ chức hội họp, cán bộ tổng hợp sẽ xây dựng bản kế hoạch, cán bộ văn thư chuẩn bị văn bản có liên quan, kế toán dự trù kinh phí, Chánh văn phòng trình lãnh đạo bản dự thảo, Cục trưởng ký duyệt và cán bộ văn thư đóng dấu ban hành thông báo cho các đơn vị cán bộ có trong thành phần tham dự chuẩn bị tổ chức cuộc họp.
- Bộ máy văn phòng áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ, quyền lực cao
nhất là lãnh đạo Văn phòng có quyền hành quyết định các công việc thuộc thẩm quyền, cú trỏch nhiệm chỉ đạo theo dừi kiểm tra cấp dưới triển khai thực hiện công việc, đồng thời tập trung luôn được đặt trên nền tảng dân chủ, những vấn đề quan trọng phải được bàn bạc đóng góp ý kiến, cấp trên phải tôn trọng cấp dưới, phát huy năng lực sáng tạo của nhân viên, chứ không áp đặt mệnh lệnh.
- Thực hiện đúng nguyên tắc pháp chế XHCN trong bộ máy văn phòng, việc chỉ đạo luôn được thống nhất theo quy định.
- Việc sắp xếp vị trí làm việc trong văn phòng rất thuận lợi đối với công tác xử lý trao đổi công việc, logic và khoa học. Thiết kế bàn làm việc theo vách ngăn vượt đầu người, trang thiết bị, văn phòng phẩm được trang bị đầy đủ, mỗi người đều có thể tập trung vào công việc của mình.
- Văn bản được xử lý tập trung theo quy trình nhất định, thống nhất chỉ đạo, tất cả văn bản đều được tập trung trong văn phòng và được cán bộ văn thư - lưu trữ lưu giữ trên mạng điện tử, trong các tủ đựng tài liệu nên tránh được sự mất mát và sai lệch trong công tác chỉ đạo của cấp trên.
- Quá trình giải quyết công việc ổn định, quản lý và sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất đảm bảo hợp lí cho Cục.
- Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng cán bộ bằng nhiều hình thức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, các kỹ năng phân tích.
* Nhược điểm:
- Chưa có các phòng thực hiện về chuyên môn như phòng hành chính, tổ chức cán bộ để thực hiện chuyên môn và quản lý hồ sơ.