III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Cục Công nghệ thông tin
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ a. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi được nhà nước quy định.
Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ của Cục Công nghệ thông tin gồm tài liệu của văn phòng Cục, tài liệu của các phòng, ban chức năng, đơn vị thuộc Cục.
* Ưu điểm:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Cục được thực hiện tốt. Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoài tài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn.
Các tài liệu thu thập được đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Cục đều có giá trị thực tiễn.
* Nhược điểm:
Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và tổ chức chỉnh lý, thống kê. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại là chưa thu được dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu.
Nhiều tài liệu liên quan đến hoạt động của Cục chưa được thu thập đầy đủ.
Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ tiến hành khi các cơ quan, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu nhưng vẫn chưa đầy đủ, hoàn chỉnh cần tiến hành bổ sung thêm.
b. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, lập mới hồ sơ; xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Quá trình chỉnh lý tài liệu sẽ giúp tổ chức sắp xếp hồ sơ. tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị phương tiện bảo quản.
* Ưu điểm:
Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ Văn thư kiêm lưu trữ đã tiến hành chỉnh lý tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắc chỉnh lý. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân loại và lập hồ sơ phải theo trỡnh tự theo dừi, giải quyết cụng việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu.
Văn thư - Lưu trữ Cục đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý tài liệu, đó là chương trình “Quản lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên máy tính. Chương trình này được xây dựng và có sự bổ sung, nâng cấp qua các năm để dần hoàn thiện hơn. So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống thì chỉnh lý tài liệu có sự trợ giúp của máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích, không những giảm bớt một số khâu trong quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu cũng nhanh hơn, giảm thời gian, công sức cho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in được tiêu đề và mục lục hồ sơ luôn; tiết kiệm được kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa trên cơ sở dữ liệu giúp cán bộ lưu trữ và bạn đọc tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng.
* Nhược điểm:
Chỉnh lý tài liệu ngày càng trở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càng tăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiện hành dưới dạng tài liệu bó gói, văn
phòng Cục thì thiếu cán bộ. Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Cục.
c. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng trong lưu trữ. Nếu không có biện pháp bảo quản quản tốt thì tại liệu lưu trữ có thể bị mất mát hư hỏng.
Đặc biệt nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa cho nên các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho vi sinh vật, côn trùng...phát triển mạnh tác động phá hoại tài liệu rất lớn. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp.
* Ưu điểm:
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào tủ lưu trữ Cục thì công tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các tủ lưu trữ.
* Nhược điểm
Tài liệu nhiều nhưng chưa có kho lưu trữ, khiến việc sắp xếp các tủ đựng tài liệu khó khăn, và diện tích văn phòng trật hẹp.
d. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu là qua trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu giải quyết công việc của lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức trong Cục.
* Ưu điểm:
Việc phụ vụ khai thác, tra cứu tài liệu luôn được phục vụ nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
Đảm bảo yêu cầu của đối tượng sử dụng tài liệu.
* Nhược điểm:
Vẫn còn bất cập trong việc tìm tài liệu vì tài liệu không được tập trung, mà sắp xếp trong các tủ khác nhau, sắp xếp không theo trình tự thời gian.
Chưa áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện cho người đọc có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ.
Chưa có phòng đọc để người đọc trực tiếp nghiên cứu tài liệu.
Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA