Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi trình người lãnh đạo UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình lãnh đạo UBND huyện xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
2. Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dừi, đụn đốc về thời hạn giải quyết.
Trỏch nhiệm theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Chỏnh, Phú Văn phũng HĐND&UBND huyện cú nhiệm vụ theo dừi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm:
tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
- Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trỏch nhiệm theo dừi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đỳng thời hạn quy định.
Mục 3
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Căn cứ vào danh mục hồ sơ và kế hoạch công tác hàng năm của các cơ quan, đơn vị, công chức (sau đây gọi chung là người lập hồ sơ) phải mở hồ sơ về
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội những cụng việc được giao theo dừi giải quyết.
2. Sau khi mở hồ sơ người lập hồ sơ phải thu thập những văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho đến các ý kiến đóng góp của các đơn vị (nếu có) ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo, văn bản đi của cơ quan.
3. Khi giải quyết xong công việc, người lập hồ sơ phải thực hiện các công việc sau để hoàn chỉnh hồ sơ.
- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ;
- Kiểm tra để loại ra khỏi hồ sơ những văn bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo và tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết;
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào thực tế tài liệu có trong hồ sơ và chỉnh sửa cho phù hợp;
- Sắp xết các văn bản, tài liệu trong hồ sơ;
- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến ban đầu;
- Biên mục hồ sơ;
4. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của huyện;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sừ liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 23. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Các cơ quan, đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ huyện.
1.1. Thời hạn giao nộp tài liêu vào lưu trữ huyện
- Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công vệc kết thúc
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ ngày công việc kết thúc.
1.2. Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của UBND huyện giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu