CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan (phụ lục 6)
Mẫu hóa chương trình nghị sự:
CHƯƠNG TRÌNH
Hội nghị tổng kết thi đua cụm thi đua huyện vùng cao năm 2014 (Thời gian: ngày 30/3/2015)
Thời gian: 7h00’ đến 10h00’
Địa điểm: Tại trung tâm Hội nghị huyện Mường nhé STT Thời
gian
Nội dung Người điều hành
Người thực hiện
1
07h00’- 07h30’
- Đón tiếp đại biểu
Đ/c Lù Văn
Thanh
-Đ/c Lò Văn Chiên
Chánh VP HĐND& UBND huyện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND
huyện 2
07h30’- 07h50’
- Chào cờ, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
” Đ/c Lò Văn Chiên
Chánh văn phòng HĐND- UBND huyện
3 07h50’-
08h20’
Báo cáo tổng kết công tác TĐ-KT năm 2014, phương hướng, nhiệm vụ năm 2015 của cụm thi đua huyện vùng cao.
” Đ/c Quách thế Nam - Phó CT UBND huyện
4 08h20’-
08h40’
- Báo cáo tham luận về “công tác bảo vệ chủ quyền an ninh biên giới và vượt biên trái phép” của xã Ma Thì Hồ, huyện Mường Trà
” Lãnh đạo UBND xã Ma Thì Hồ huyện Mường Chà
5 08h40’-
09h00’
Báo cáo luận “toàn dân xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư” của phòng VH- TT huyện Tủa Chùa
”
Lãnh đạo phòng GD&ĐT huyện Tủa Chùa
6 09h00’-
09h20’
Báo cáo tham luận
“Xây dựng cơ sở vật chất kiên cố hóa trường lớp học” của phòng GD&DDT huyện Nậm Pồ
”
Lãnh đạo phòng GD&ĐT huyện Nậm Pồ
7 09h20’-
09h30’
Nghỉ giải lao ”
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 09h45’ nghị
9 09h45’-
10h00’
Công bố quyết định và trao bằng khen của UBND tỉnh cho Huyện Tủa Chùa và huyện Nậm Pồ
” Lãnh đạo ban Thi đua-Khen thưởng tỉnh
10 10h00’-
10h20’
Quyết định khen thưởng của UBND huyện Mường Nhé cho điển hình tiên tiến có báo cáo tham luận tại Hội nghị.
” Đ/c Trần Quyết Thắng
Trưởng phòng Nội Vụ huyện Mường Nhé
11 10h20’-
10h40’
Phát đâng thi đua năm 2015
” Đ/c Lù văn Thanh - CT UBND huyện Mường Nhé
12 10h40’-
11h00’
Thông qua giao ước Thi đua
’’ Đ/c Trần Quyết Thắng - Trưởng phòng Nội Vụ huyện Mường Nhé
13 11h00’-
11h20’
Ký kết giao ước năm 2015
” Lãnh đạo 5 huyện trong cụm Thi đua huyện vùng cao
14 11h20’-
11h30’
Bế mạc Hội nghị ” Đ/c Lù Văn Thanh - CT UBND huyện Mường Nhé
BAN TỔ CHỨC
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại của UBND huyện Mường Nhé Sơ đồ mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan (Phụ lục 07)
Văn phòng là bộ mặt toàn thể của cơ quan, là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, bởi vậy mà việc hiện đại hóa trong công tác văn phòng ngày càng được chú trọng quan tâm để có thể phục vụ tốt cho hoạt động của toàn cơ quan.
Việc xây dựng văn phòng hiện đại cho UBND huyện Mường Nhé bao gồm những yếu tố sau :
- Trang thiết bị văn phòng: Ngày nay với sự phát triển của khoa học công nghệ thông tin đã làm cho hoạt động của văn phòng được thay đổi căn bản.
+ Cần trang bị đầy đủ trang thiết bị như: máy vi tính, máy fax, máy scan, máy hút ẩm, máy hút bụi, máy chiếu,… để hoạt động của văn phòng hoạt động mang tính chuyên nghiệp hơn.
- Về vấn đề phong thuỷ cũng cần được quan tâm hơn như: cần bố trí cây xanh, hệ thống phun nước,… để tạo nên sự hài hoà trong văn phòng.
- Một văn phòng hiện đại là một văn phòng được trang bị những thiết bị hiện đại, được bố trí một cách khoa học, hợp lý kết hợp với một trình độ tri thức luôn luôn sẵn sàng ứng dụng công nghệ khoa học sẽ tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
- Con người làm việc văn phòng:
Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng. Con người làm việc trong văn phòng cần có đầy đủ các kỹ năng quản trị: kỹ năng nghiệp vụ- kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tư duy. Bên cạnh các nghiệp vụ chuyên môn thì phẩm chất cá nhân là yêu cầu cần thiết đối với con người làm việc văn phòng.
Đổi mới cách thức hoạt động, làm việc sao cho khoa học, kiến thức được nâng cao để bắt kịp với sự phát triển chung.
- Các nghiệp vụ hành chính văn phòng:
Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong văn phòng thì công
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả, mang tính khoa học cao. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của văn phòng trở nên hài hòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể.
Ưu điểm:
Việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng nằm ở tầng 1, gần phòng làm việc của lãnh đạo HĐND, UBND huyện và các bộ phận trong Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo, lãnh đạo của lãnh đạo huyện, lãnh đạo Văn phòng.
Văn phòng theo kiểu khép kín tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức xử lý công việc được nhanh chóng, chính xác.
Giảm được công đoạn những khâu không cần thiết nên tăng hiệu suất công việc.
Tạo ấn tượng tốt đối với đối tượng giao tiếp.
Tạo tâm lý thoải mái đối với người làm việc.
Tăng khả năng thực hiện nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả công việc.
Nhược điểm:
Chi phí thực hiện, đầu tư trang thiết bị tốn kém.
Đòi hỏi có trình độ nhất định trong việc sử dụng.
6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng HĐND- UBND huyện Mường Nhé. Nhận xét ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng HĐND-UBND .
Ưu điểm:
Văn phòng HĐND – UBND huyện Mường Nhé được tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ. Mỗi bộ phận phòng ban đảm nhận chức năng, nhiệm vụ riêng và những công việc khác nhau. Như vậy sẽ k gây ra hiện tượng chồng chéo công việc, không bị trùng lặp hay bỏ sót. Với mô hình tổ chức như vậy văn phòng HĐND – UBND huyện đã đảm bảo được tính hiệu lực, linh hoạt trong công việc, bên cạnh đó , việc tổ chức lao động hợp lí đã tạo điều kiện cho các cán bộ,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công chức, viên chức phát huy được hết năng lực của bản thân.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhược điểm:
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực thì vẫn tồn tại những hạn chế nhất định, đó là bộ mấy còn cồng kềnh vì tổ chức theo chức năng nhiệm vụ nên khó có thể thực hiện việc làm gọn nhẹ bộ máy văn phòng.
Ngoài ra mô hình này còn có những tình trạng cán bộ chức năng thường coi trọng chức năng của bộ phận mình hơn, do đó thiếu sự gắn kết giữa các bộ phận chức năng với nhau. Tính chuyên môn hóa cao nên hạn chế phát triển đội ngũ nhân viên, nhân viên cần được đào tạo, bồi dưỡng theo chức năng nhiệm vụ của mình .
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Tuy thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Mường Nhé không nhiều nhưng qua khảo sát tình hình thực tế công tác hành chính văn phòng tại UBND huyện Mường Nhé em xin được đánh giá như sau:
1. Công tác văn phòng